- Sổ tổng hợp chữ T của TK 152
2.2.4.3 Kế toỏn chi tiết Nguyờn vật liệu tại cụng ty Cổ phần Tập Đoàn Thỏi Hoà
Tại cụng ty hiện nay việc hạch toỏn chi tiết Nguyờn vật liệu được tiến hành theo phương phỏp ghi thẻ song song.
+ Ở kho: Thủ kho theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiờu số lượng, căn cứ vào cỏc lần nhập, xuất NVL. Với cỏc loại NVL chớnh hay phụ cũng đều được mở một thẻ kho riờng để thuận tiện trong việc theo dừi.
Khi mua NVL về nhập kho, căn cứ vào nguồn hàng, Kế toỏn tại kho lập “Phiếu nhập kho” (Mẫu 01- VT), “Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng húa” (Mẫu 03- VT) ban hành theo QĐ15/2006/QĐ- BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh.
Trước khi nhập kho phải được sự ký duyệt của Giỏm đốc phõn xưởng. Phũng kỹ thuật sẽ tiến hành lấy mẫu và xỏc định cỏc tỷ lệ về chất lượng (đối với nguyờn vật liệu là cà phờ thúc, cà phờ nhõn xụ,…), kiểm tra chủng loại, chất lượng hàng theo chỉ tiờu của Cụng ty gửi xuống.
Kế toỏn lập phiếu nhập kho tất cả cỏc loại NVL mua trong nước, lập “Biờn bản kiểm nghiệm vật tư” cho NVL nhập khẩu. Thủ kho tiến hành nhập kho và nộp
thẻ cõn (đơn vị sử dụng cõn điện tử để xỏc định số lượng thực nhập, khụng ghi số lượng theo chứng từ) cho kế toỏn xưởng để ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho (thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập, khụng ghi số lượng theo chứng từ).
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn cú đầy đủ chữ ký của những người liờn quan: một liờn lưu tại quyển của phũng kế toỏn tại kho, một liờn giao cho người giao hàng làm căn cứ thanh toỏn, một liờn chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số liệu phũng kỹ thuật cung cấp và cỏc Phiếu nhập kho để ghi “Thẻ kho”. Cuối thỏng, sau khi đối chiếu khớp số liệu với thủ kho, kế toỏn phõn xưởng nộp phiếu nhập kho(liờn 2), phiếu xuất kho và cỏc giấy tờ cú liờn quan đến nhập, xuất hàng cho phũng kế toỏn.
+ Ở phũng kế toỏn: Căn cứ vào cỏc húa đơn GTGT do người bỏn hàng giao cho, bảng kờ mua của bộ phận thu mua, tờ khai hàng nhập khẩu của phũng kinh doanh gửi, Kế toỏn vật tư lập phiếu nhập kho (chỉ ghi chỉ tiờu số lượng và giỏ trị theo chứng từ).
Cuối kỳ nhận được cỏc Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và Biờn bản đối chiếu vật tư giữa thủ kho với kế toỏn của kế toỏn phõn xưởng nộp lờn, kế toỏn Vật tư hoàn thiện phiếu nhập kho, xuất kho đồng thời vào sổ kế toỏn chi tiết tài khoản 152. Từ Sổ kế toỏn chi tiết tài khoản 152, cuối thỏng phần mềm sẽ tự động tớnh ra Bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn kho NVL theo từng danh điểm NVL. Kế toỏn chi tiết Cỏc phiếu nhập kho, xuất kho do kế toỏn Vật tư lập là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu cuối kỳ(cũn cỏc phiếu nhập kho, xuất kho do kế toỏn phõn xưởng lập chỉ là phương tiện quản lý nội bộ).
Biểu số 2.1
Cụng ty CP Tập Đoàn Thỏi Hũa Mẫu số S12- DN
D21- Phương Mai, Đống Đa-HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh)
Trớch THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2009
Tờ số: 18
- Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư: Cà phờ thúc Arabica
- Đơn vị tớnh: kg - Mó số: CFT01 ST T Ngày Thỏng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xỏc nhận của kế Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 21/12 NK/12 Cà phờ thúc Arabica 21/12 27000 Cộng cuối kỳ x 27000 x Thủ kho (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Giỏm đốc (Ký, họ tờn, đúng dấu) 2.2.4.4 Kế toỏn tổng hợp Nguyờn vật liệu nhập kho
NVL của Cụng ty được thu mua nhập kho từ cỏc đơn vị Thành viờn, từ cỏc cụng ty chuyờn kinh doanh cà phờ và từ cỏc đại lý chuyờn thu gom Cà phờ. Xuất xứ của nguồn NVL này chủ yếu từ cỏc vựng như: Điện Biờn, Sơn La, Nghệ An, Quảng Trị, ĐăkLăk, Lõm Đồng, Đồng Nai.
Trường hợp mua NVL chưa thanh toỏn, nghiệp vụ này thường xuyờn xảy ra tại cụng ty. Khi NVL về nhập kho cú phiếu nhập kho, húa đơn của người bỏn thanh toỏn kế toỏn định khoản và ghi sổ như sau:
Nợ tài khoản 152: chi tiết NVL
Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ Cú tài khoản 331: Tổng giỏ thanh toỏn
doanh, phũng vật tư, ngoài ra xưởng sản xuất cũng được tạm ứng để mua NVL cần ngay cho sản xuất mà nhõn viờn văn phũng vật tư chưa mua kịp. khi NVL mua về cũng phải nhập kho, viết phiếu nhập kho mới được thanh toỏn. Khi cú đầy đủ phiếu nhập, bảng kờ mua NVL được duyệt, húa đơn bỏn hàng của người bỏn hàng hoặc giấy biờn nhận thu tiền – kế toỏn viết “ Giấy thanh toỏn tạm ứng” cho người mua và ghi sổ nghiệp vụ, căn cứ vào giấy thanh toỏn tạm ứng đú phản ỏnh trị giỏ hàng nhập kho:
Nợ TK 152(chi tiết vật liệu): Trị giỏ hàng nhập kho Nợ TK 1331Thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 141(chi tiết theo đối tượng): Tổng giỏ thanh toỏn
Số tiền mua NVL cú thể nhiều hơn hoặc ớt hơn số tiền tạm ứng, căn cứ vào mục đớch tạm ứng kế toỏn xử lý chờnh lệch đú như sau:
- Nếu tạm ứng để mua NVL chớnh thỡ khụng xử lý chờnh lệch này, để số dư sang thỏng sau hoặc vụ sau.
- Nếu tạm ứng để chi mua những NVL phụ, nhiờn liệu thỡ sau khi NVL về nhập kho, căn cứ vào số tiền đó tạm ứng và giỏ trị NVL nhập kho, kế toỏn ghi:
Nợ TK 152(chi tiết vật liệu): Giỏ trị NVL nhập kho Nợ TK: 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Cú TK 141: Tổng giỏ thanh toỏn
Nợ TK 141: Số tiền tạm ứng thiếu
Cú TK 111: Trả tiền tạm ứng thiếu bằng tiền mặt tại quỹ Nợ TK 111: Thu tiền tạm ứng thừa bằng tiền mặt
Cú TK 141: Số tạm ứng thừa trả lại cụng ty
Cụng ty chỉ dựng tiền mặt để chi trả tiền mua NVL phụ như văn phũng phẩm, với NVL chớnh và khỏch hàng lớn, ở xa Cụng ty thanh toỏn tiền hàng bằng tiền gửi Ngõn hàng. Chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toỏn là: Phiếu nhập kho, Phiếu chi tiền, Húa đơn bỏn hàng của người bỏn, giấy bỏo nợ của ngõn hàng. Khi cú đầy đủ cỏc chứng từ núi trờn, kế toỏn định khoản như sau:
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 111: Trả tiền mua NVL bằng tiền mặt. Nợ TK 152.2: Giỏ trị NVL nhập kho
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 112: Trả tiền mua NVL bằng tiền gửi ngõn hàng
2.2.4.4.1 Thủ tục nhập kho Nguyờn vật liệu
Ngay khi cú lệnh đồng ý cho nhập vật liệu của Giỏm đốc phõn xưởng thỡ Bộ phận cung ứng hay bờn bỏn cung cấp vật tư theo đỳng số lượng, chủng loại đó ký trong hợp đồng. Trước khi nhập kho, Phũng kỹ thuật sẽ tiến hành lấy mẫu và xỏc định cỏc tỷ lệ về chất lượng (đối với nguyờn vật liệu là cà phờ thúc, cà phờ nhõn xụ…), kiểm tra chủng loại, chất lượng hàng theo chỉ tiờu của Cụng ty gửi xuống sau đú Thủ kho mới tiến hành nhập kho NVL, Thủ kho tiến hành nhập kho và nộp thẻ cõn (đơn vị sử dụng cõn điện tử để xỏc định số lượng thực nhập, khụng ghi số lượng theo chứng từ) cho kế toỏn xưởng để ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho (thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập, khụng ghi số lượng theo chứng từ). Kế toỏn Nguyờn vật liệu căn cứ vào Hoỏ đơn GTGT hoặc Hoỏ đơn bỏn hàng thụng thường do bờn bỏn lập hoặc Bảng kờ mua hàng, phiếu cõn hàng để tiến hành viết phiếu nhập kho. Kế toỏn lập phiếu nhập kho tất cả cỏc loại nguyờn vật liệu mua trong nước, lập “Biờn bản kiểm nghiệm vật tư” cho nguyờn vật liệu nhập khẩu. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn: Bờn bỏn hay bộ phận cung ứng giữ một liờn, thủ kho giữ một liờn và một liờn lưu tại cuống do kế toỏn Nguyờn vật liệu giữ. Phiếu nhập kho phải cú đầy đủ chữ ký của Người cung ứng, thủ kho và kế toỏn Nguyờn vật liệu trờn cả ba liờn
Ngày 04/12/2009 tiến hành nhập kho cà phờ thúc Arabica tại kho Liờn Ninh, đơn vị bỏn là cụng ty cà phờ Điện Biờn
Dưới đõy là Mẫu Thẻ Cõn mà Cụng ty sử dụng trong quỏ trỡnh nhập hàng vào kho:
Biểu số 2.2: THẺ CÂN
CễNG TY CP TẬP ĐOÀN THÁI HOÀ
THẺ CÂN
Họ và tờn lỏi xe: Hoàng Nhật Minh
Loại mặt hàng: Cà phờ thúc Arabica (Chi nhỏnh Điện Biờn) Trọng lượng xe cú hàng: 35.900 kg Ngày/Giờ: 09:35 ngày 04/12/2009 Trọng lượng xe: 13.000 kg Ngày/Giờ: 11:55 ngày 04/12/2009 Trọng lượng hàng: 22.900 kg Người cõn hàng (Ký, họ tờn) Kế toỏn Cụng ty (Ký, họ tờn) Lỏi xe (Ký, họ tờn) Thủ kho (Ký, họ tờn) Bảo vệ (Ký, họ tờn)
Và cú húa đơn giỏ trị gia tăng sau (Biểu 2.3)
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liờn 2: Giao khỏch hàng
Ngày 4 thỏng 12 năm 2009
Mẫu số : 01 GTKT – 3LL XT/2009N
0001942 Đơn vị bỏn: Cụng ty CP Cà phờ Thỏi Hoà
Địa chỉ: Mường Ảng- Điện Biờn Số tài khoản:
Điện thoại: 0533 777771 MST: 3200 222 929 Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: Cụng ty CP Tập Đoàn Thỏi Hoà. Tài khoản:
Địa chỉ: D21 - Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội
Hỡnh thức thanh toỏn: CK MST: 0100367361
STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ
Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Cà phờ thúc Arabica kg 22.900 31.965 732.000.000
Cộng tiền hàng: 732.000.000 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 36.600.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 768.600.000 Số tiền viết bằng chữ: bảy trăm sỏu mươi tỏm triệu sỏu trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rừ họ tờn) Người bỏn hàng (Ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
Khi Nguyờn vật liệu về đến kho, căn cứ vào húa đơn nếu phự hợp thỡ tiến hành lập phiếu nhập kho (Biểu 2.4) theo số thực nhập
Cụng ty CP Tập Đoàn Thỏi Hũa Mấu số: 01 – VT Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 04/12/2009 Nợ TK: 1521 Số : 0057531 Nợ TK: 1331 Cú TK: 331 - Họ và tờn người giao hàng: Hoàng Nhật Minh
Theo hoỏ đơn số 0001942 ngày 04 thỏng 12 năm 2009 của Chi nhỏnh Điện Biờn Nhập tại kho: Liờn Ninh
STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cà phờ thúc Arabica CFT01 kg 22.900 22.900 31.965 732.000.000 Cộng 22.900 22.900 732.000.000
Số tiền bằng chữ: Bảy trăm ba mươi hai triệu đồng chẵn Người lập phiếu (Ký, họ tờn) Người giao hàng (Ký, họ tờn) Thủ kho (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) 2.2.4.4.2 Quy trỡnh nhập liệu phiếu nhập kho
* Chọn menu “kế toỏn chi tiết/ thành phẩm, Nguyờn vật liệu đồng việt/ nhập kho/ nhập Nguyờn vật liệu mua ngoài”và nhập cỏc thụng tin:
* Phiếu nhập kho cú cỏc thụng tin sau:
- Lựa chon: nhấp chuột vào mũi tờn ở mục để chọn: 3. nhập NVL mua ngoài - Ngày: là ngày ghi trờn húa đơn
- Số chứng từ: Mỏy mặc định là số tiếp theo của lần nhập gần nhất - Họ tờn: Cỏ nhõn, tổ chức giao hàng
- Đơn vị: Thường là tờn cụng ty bỏn hàng
- Vụ việc: cú thể nhập thụng tin hoặc khụng nếu khụng cần thiết - Nội dung: Diễn giải nội dung nhập
- Tài khoản nợ: nhập tài khoản nguyờn vật liệu chớnh rồi nhấp chuột vào sẽ xuất hiện danh mục Nguyờn vật liệu/ chọn cà phờ thúc Arabica
- Số lượng: Theo số thực nhập (kg)
- Đơn giỏ: Theo đơn giỏ ghi trờn húa đơn - Thành tiền: Số lượng * đơn giỏ
- TK cú: nhập tờn TK tương ứng rồi nhấp chuột vào sẽ xuất hiện danh mục khỏch hàng và chọn
- Đỏnh dấu vào ụ ở mục thuế GTGT - Tổng húa đơn: tổng tiền hàng nhập kho
Sau khi nhập xong thỡ nhấn “Lưu” để lưu dữ liệu vừa nhập. Sau đú mỏy sẽ hiện lờn cửa sổ để kờ khai thuế, nhập ụ thuế suất thỡ chương trỡnh sẽ tự tớnh số tiền VAT đầu vào, nhấn xỏc nhận và lưu.
+ Đối với phiếu nhập kho số 0057531 (Biểu 2.4) nhập kho cà phờ thúc Arabica ngày 4/12/2009 kế toỏn thực hiện thao tỏc:
Vào menu “kế toỏn chi tiết/ thành phẩm, nguyờn vật liệu đồng việt/ nhập kho/ nhập nguyờn vật liệu mua ngoài” sẽ xuất hiện màn hỡnh:
Từ màn hỡnh này, kế toỏn tiến hành nhập cỏc thụng tin sau: - Lựa chọn: kớch chuột mục nguyờn vật liệu mua ngoài - Ngày: Nhập 04/12/2009
- Số chứng từ: mỏy tự mặc định
- Họ tờn, đơn vị nhập tờn: Thỏi Hũa Điện Biờn - Vụ việc cú thể để trống
- Nội dung: nhập kho cà phờ thúc Arabica của Điện Biờn
- TK nợ: nhập 1521 và nhấp chuột vào tờn TK để chọn danh mục nguyờn vật liệu/ chọn CF thúc Arabica - Số lượng: Nhập 22.900 (mặc định đơn vị là kg) - Đơn giỏ: Nhập 31.965 - Thành tiền: Nhập 732.000.000 - TK cú: Nhập 331 và nhấp chuột để chọn danh mục khỏch hàng/ chọn cụng ty CP cà phờ Mường Ảng
- Đỏnh dấu vào mục thuế GTGT 1331 - Tổng húa đơn: 732.000.000
Cuối cựng là nhấn “Lưu” và xuất hiện cửa sổ kờ khai thuế, nhập 5% vào ụ thuế suất và nhấn xỏc nhận và lưu chứng từ.
2.2.4.5 Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu xuất kho
Phần mềm ACsoft cho phộp phản ỏnh nghiệp vụ xuất kho theo mục đớch sử dụng: Xuất dựng và xuất khỏc.Tại cụng ty xuất kho nguyờn vật liệu chủ yếu là xuất dựng cho sản xuất. Khi cú hợp đồng đặt hàng, phũng kinh doanh sẽ chuyển kế hoạch đặt mua hàng cho phũng sản xuất. Phũng sản xuất kiểm tra số lượng tồn kho NVL tại kho để lập kế hoạch sản xuất giao cho bộ phận phụ trỏch sản xuất. Từ kế hoạch sản xuất của phũng sản xuất, bộ phận phụ trỏch sản xuất tớnh ra số NVL cần dựng.
Định mức sử dụng NVL của phũng sản xuất được xõy dựng trờn cơ sở tiờu chuẩn kỹ thuật của quy trỡnh cụng nghệ và nghiờn cứu tỡnh hỡnh sử dụng thực tế tại cụng ty, giữa số xuất sử dụng thực tế được tớnh thờm lượng chờnh lệch hao hụt với tỷ lệ 1%. Biểu số 2.5 ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG VẬT TƯ Thỏng 12/2009 ĐVT: KG STT Tờn sản phẩm Định mức sử dụng NVL Cà phờ quả tươi Cà phờ thúc Cà phờ nhõn xụ
1 Cà phờ Arabica 67.25 74.51 87.65
2 Cà phờ Robusta 49.44 57.26 69.32
3 ….
Sau khi ước tớnh được lượng NVL dự tớnh xuất dựng, phũng sản xuất lập phiếu yờu cầu xuất kho với số lượng NVL cần thiết.
2.2.4.5.1 Thủ tục xuất kho Nguyờn vật liệu
Ngay khi cú lệnh xuất nguyờn vật liệu của giỏm đốc phõn xưởng, thủ kho tiến hành xuất nguyờn vật liệu ra khỏi kho. Kế toỏn vật tư lập phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03PXK-3LL) trong trường hợp hàng hoỏ được luõn chuyển trong nội bộ cỏc đơn vị thành viờn cụng ty với nhau, lập phiếu xuất kho nguyờn vật liệu (Mẫu 02-VT) trong trường hợp xuất dựng cho sản xuất kinh doanh. Phiếu xuất kho được lập thành ba liờn: Một liờn giao thủ kho, một liờn giao bộ phận sản xuất và một liờn lưu tại cuống do kế toỏn nguyờn vật liệu giữ. Trờn cả ba liờn đều phải cú đủ ba chữ ký của kế toỏn, thủ kho và bộ phận sản xuất nhận hàng.Trong trường hợp hàng xuất kho để lưu chuyển nội bộ thỡ cũng phải viết ba liờn và liờn, một liờn giao thủ kho, một liờn giao cho người vận chuyển và một liờn do kế toỏn nguyờn vật liệu giữ.Trờn cả ba liờn đều phải cú chữ ký của kế toỏn, thủ kho, thủ trưởng và người vận chuyển.
2.2.4.5.2 Quy trỡnh nhập liệu phiếu xuất kho phục vụ sản xuất
* Chọn menu “kế toỏn chi tiết/ thành phẩm, Nguyờn vật liệu đồng việt/ chọn