- Sổ tổng hợp chữ T của TK 152
3.3.1 Hoàn thiện chứng từ kế toỏn
Khi cú nhu cầu NVL cho sản xuất, bộ phận sản xuất xin ý kiến Giỏm đốc phõn xưởng và Kế toỏn viết Phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho NVL cho Bộ phận Sản xuất. Trước đõy Cụng ty khụng xõy dựng định mức sử dụng NVL do NVL của Cụng ty phụ thuộc vào mựa vụ, do vậy tỡnh hỡnh sản xuất do vậy cũng bị chi phối và khụng đều. Hiện nay, ngoài mặt hàng chủ lực là cà phờ nhõn Cụng ty cũn sản xuất thờm một số mặt hàng cà phờ tiờu dựng ngay như cà phờ tan sữa, cà phờ tan đường, cà phờ phin… Như vậy, việc lập kế hoạch sản xuất là cần phải cú để đưa tỡnh hỡnh sản xuất vào ổn định. Đi kốm với việc lập kế hoạch sản xuất thỡ Cụng ty nờn xõy dựng định mức sử dụng NVL một cỏch chặt chẽ hơn để giảm bớt lượng NVL hao phớ do sử dụng khụng hết, do hư hỏng vỡ khụng bảo quản được. Ngoài ra, trỏnh gõy thủ tục rườm rà trong việc xuất nguyờn vật liệu cho sản xuất, Cụng ty nờn xõy dựng và sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”, xõy dựng định mức dự trữ NVL. Từng bộ phận sản xuất căn cứ theo hạn mức mà sử dụng NVL.
Lượng thực xuất trong thỏng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức sử dụng được duyệt theo yờu cầu sử dụng và số lượng thực xuất từng lần. Phũng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong thỏng và định mức sử dụng NVL cho một đơn vị sản phẩm để xỏc định hạn mức được duyệt trong thỏng cho từng bộ phận sử dụng:
Hạn mức được duyệt trong thỏng = Số lượng SP sản xuất theo kế hoạch * Định mức sử dụng vật liệu cho một đơn vị SP Phiếu được lập làm 2 liờn và giao cả 2 liờn cho bộ phận sản xuất. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang 2 liờn đến kho, người nhận NVL ký nhận vào 2 liờn
(dũng cuối cựng và ngày lĩnh tương ứng). Lần lĩnh tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho nhận khụng cần ký nhận. Cuối thỏng, dự hạn mức cũn hay hết, Thủ kho thu cả 2 phiếu và cộng số thực xuất trong thỏng để ghi thẻ kho, thủ kho nộp lại 1 liờn cho kế toỏn NVL liệu tại Cụng ty. Trường hợp chưa hết thỏng mà hạn mức được duyệt đó lĩnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức sử dụng NVL…), bộ phận sản xuất muốn xin thờm phải xin được cấp “Phiếu xuất kho” hoặc “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” mới cú xỏc nhận của Giỏm đốc phõn xưởng hoặc Trưởng phũng vật tư. Mẫu “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” như sau:
Biểu số 3.1
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Ngày… thỏng…năm 2009
Lý do xuất: Xuất tại kho:
Tờn, nhón hiệu, quy cỏch Mó số ĐV tớnh Hạn mức được Số lượng Ngày … Cộng Cộng Ngày…thỏng….năm2009 Phụ trỏch bộ phận sử dụng (Ký, họ tờn) Phũng vật tư (Ký, họ tờn) Thủ kho (Ký, họ tờn)