tại cơng ty
2.2.1 Đặc điểm kinh doanh, các phƣơng thức tiêu thụ và thanh tốn 2.2.1.1 Đặc điểm kinh doanh
Đặc trưng cơ bản nhất tại doanh nghiệp chính là phần lớn hoạt động chính nghiêng về cung cấp dịch vụ nhiều hơn. Do đĩ, về các loại hàng hĩa là vật chất hiện hữu tại doanh nghiệp là khơng cĩ hoặc cĩ rất ít nên khoản mục hàng hĩa tồn kho sẽ khơng cĩ chỉ tiêu. Dịch vụ là loại hàng hĩa khơng thuộc về vật chất nên những biến động trên thị trường ảnh hưởng tới giá bán sẽ cĩ phần ít hơn, vì vậy doanh nghiệp cĩ thể hạn chế mức thua lỗ trong kinh doanh.
Tại cơng ty TNHH Kỳ Duyên cĩ nhiều bộ phận đảm nhận các vai trị khác nhau tuy hoạt động riêng lẻ nhưng xét về mặt tổng thể lại tương tác và hỗ trợ lẫn nhau.
2.2.1.2 Các phƣơng thức tiêu thụ
Đối với hàng hĩa là các loại máy mĩc thiết bị, linh kiện máy tính, điện tử…, do khơng phải là loại hàng hĩa chính mà doanh nghiệp cung cấp nên phần lớn doanh nghiệp áp dụng phương pháp bán buơn chuyển thẳng khơng qua kho. Doanh nghiệp mua lại từ nhà sản xuất khi khách hàng cĩ nhu cầu và chuyển thẳng cho người mua. Với phương thức này doanh nghiệp yên tâm khi hàng hĩa khơng hao hụt nhiều, khơng hư hỏng nhiều so với tồn lại kho trong thời gian dài. Tuy nhiên, với loại hình kinh này, doanh thu trong năm của doanh nghiệp thường rất ít, thậm chí cĩ khi khơng xảy ra nghiệp vụ bán hàng hĩa do đây khơng phải là loại hình kinh doanh đặc trưng của doanh nghiệp.
Đối với hàng hĩa là các loại dịch vụ bao gồm dịch vụ kế tốn, dịch vụ bảo hiểm, doanh nghiệp áp dụng phương thức bán lẻ, doanh nghiệp sẽ cung ứng từng gĩi dịch
vụ tùy theo yêu cầu mỗi khách hàng. Đây được xem là hoạt động đặc trưng cơ bản nhất của doanh nghiệp và phần lớn các nghiệp vụ xảy ra đều là cung cấp dịch vụ. Với từng loại khách hàng khác nhau thì nhu cầu về từng gĩi dịch vụ cũng sẽ khác nhau. Hầu hết phần lớn khách hàng đều là những doanh nghiệp tư nhân, cơng ty cổ phần…cĩ hoạt động sản xuất liên tục với quy mơ trung bình hoặc cao.
Phương thức cung cấp dịch vụ được thỏa thuận trong hợp đồng giao dịch giữa 2 bên (bằng văn bản hoặc bằng lời nĩi)
Chứng từ sử dụng: Hĩa đơn GTGT Hĩa đơn vận chuyển
Các chứng từ thanh tốn: phiếu thu, hĩa đơn cung cấp dịch vụ, giấy báo cĩ của ngân hàng...
Kế tốn ghi nhận doanh thu khi lập và xuất hĩa đơn Liên 1 lưu lại hĩa đơn của cơng ty
Liên 2 giao cho khách hàng Liên 3 dùng để lưu chuyển nội bộ
2.2.1.3 Các phƣơng thức thanh tốn
Phương thức thanh tốn: thu bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc thanh tốn sau. Đối với trường hợp thu bằng tiền mặt là những khách hàng thuộc những doanh nghiệp cĩ quy mơ nhỏ, hoạt động sản xuất kinh doanh khá đơn giản và gĩi cung ứng dịch vụ mà khách hàng yêu cầu thường rất ít.
Trường hợp chuyển khoản là phương thức thanh tốn được doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Với phương pháp này địi hỏi khách hàng phải cĩ mối quan hệ lâu năm, cĩ được độ tin cậy cao từ hai phía. Hầu hết những khách hàng chấp nhận chuyển khoản đều là những doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn, các nghiệp vụ kế tốn xảy ra tương đối phức tạp.
Phương pháp hạch tốn:
Khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng theo điều kiện ghi trong hợp đồng, phịng kế tốn tiến hành ghi nhận doanh thu. Khi ghi nhận doanh thu cơng ty sử dụng Hĩa đơn giá trị gia tăng, hĩa đơn được lập thành 3 liên.
Khi khách hàng chưa thanh tốn tiền, kế tốn vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng TK 131
Khách hàng trả tiền, căn cứ vào phiếu thu tiền mặt hoặc chứng từ ngân hàng, kế tốn vào chứng từ ghi sổ TK 511
Khi hạch tốn doanh thu, cơng ty sử dụng các tài khoản: TK 5111: Doanh thu bán hàng hĩa
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
2.2.2 Kế tốn các hoạt động chính
2.2.2.1 Kế tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tại doanh nghiệp, doanh thu bao gồm 2 loại chính là doanh thu bán hàng hĩa và doanh thu cung cấp dịch vụ.
Doanh thu bán hàng hĩa của cơng ty TNHH Kỳ Duyên bao gồm các mặt hàng máy mĩc gia dụng, thiết bị điện tử, linh kiện máy tính…là tồn bộ số tiền bán hàng trong kỳ chưa bao gồm thuế GTGT và được hạch tốn vào TK 5111;
Doanh thu cung cấp dịch vụ của cơng ty TNHH Kỳ Duyên bao gồm: dịch vụ kế tốn, phí làm hồ sơ bảo hiểm xã hội...là tồn bộ số tiền cung cấp dịch vụ cho khách hàng chưa cĩ thuế giá trị gia tăng và được hạch tốn vào TK 5113.
Về mức thuế phải nộp tại doanh nghiệp: Khi bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ được xác định doanh thu, doanh nghiệp phải chịu mức thuế suất GTGT đầu ra phải nộp với mức VAT là 10% theo phương pháp khấu trừ.
Số thuế VAT phải
nộp = Số thuế VAT đầu ra - Số thuế VAT đầu vào
Thuế VAT đầu ra
phải nộp =
Giá bán sản phẩm hàng
hĩa dịch vụ chưa thuế x Thuế suất thuế VAT
Mơ tả quá trình luân chuyển chứng từ kế tốn xác định doanh thu:
Bộ phận thư ký: khi cơng ty cần cung ứng dịch vụ gọi điện đặt hàng, nhân viên thư ký sẽ tiếp nhận và lập hợp đồng (2 bản) và lập lệnh cung ứng dịch vụ (3 liên). Kế tiếp, thư ký sẽ chuyển lệnh cung ứng (liên 2) sang phịng kế tốn để làm căn cứ để lập hĩa đơn và ghi sổ kế tốn. Lệnh cung ứng (liên 3) được thư ký chuyển sang phịng nhân sự để bố trí sắp xếp nhân viên thực hiện cơng việc kế tốn cho cơng ty khách hàng.
Bộ phận kế tốn: Dựa vào lệnh cung ứng dịch vụ, kế tốn tiến hành lập hĩa đơn. Hĩa đơn được lập thành 3 liên, liên 2 giao cho khách hàng, 2 liên cịn lại lưu tại phịng kế tốn làm căn cứ định khoản và nhập liệu vào phần mềm. Trường hợp khách hàng trả tiền ngay, kế tốn lập phiếu thu. Phiếu thu (gồm 3 liên, đặt giấy than lên viết một lần) được chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt rồi sau đĩ chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ tiền trên phiếu thu, thủ quỹ ký tên vào phiếu thu đĩ. Thủ quỹ giữ lại một liên phiếu thu để ghi sổ quỹ, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu trữ tại nơi lập phiếu.
Trường hợp khách hàng thanh tốn bằng séc thì khách hàng phải nộp séc cho kế tốn để ghi số séc vào sổ đăng ký séc và lấy chữ ký của kế tốn trưởng.
Nếu khách hàng chưa trả tiền ngay thì trên hĩa đơn GTGT ở phần “Hình thức thanh tốn” kế tốn ghi thanh tốn sau
Bộ phận nhân sự: Dựa vào lệnh cung ứng (liên 3), nhân viên phịng nhân sự tiến hành mở file trên máy tính để theo dõi chi tiết tất cả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty khách hàng. Ngồi ra nhân viên nhân sự cũng cần mở tệp để lưu lại tất cả chứng từ, hĩa đơn, sổ sách liên quan tới khách hàng để cung cấp khi khách hàng cĩ yêu cầu.
Sơ đồ 4: Quá trình luân chuyển chứng từ TK 511 Khách hàng Kiểm tra và xét duyệt Lệnh cung ứng Lệnh cung ứng Lập HĐ Hĩa đơn A KH A A Cập nhật thơng tin KH Lập báo cáo, in BCTC KH Đơn đặt hàng Hĩa đơn Hình thức thanh tốn Chấp nhận thanh tốn Ghi sổ Phiếu thu Lệnh cung ứng KH Bộ phận thư ký Bộ phận nhân sự Bộ phận kế tốn
2.2.2.1.1 Kế tốn doanh thu bán hàng hĩa
Sổ kế tốn: Sổ cái tài khoản 5111
Trình tự hạch tốn
Khi cơng ty căn cứ vào hĩa đơn bán lẻ, kế tốn tiến hành xuất hĩa đơn. Kế tốn nhập doanh thu và số liệu vào sổ chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết.
Trường hợp bán lẻ giao hàng trực tiếp, khi giao hàng hĩa cho bên mua và người đại diện bên mua ký nhận chứng từ xác nhận đã nhận được hàng và đã thanh tốn tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, kế tốn căn cứ vào hĩa đơn GTGT, phiếu thu để phản ánh các bút tốn. Ví dụ minh họa:
Nghiệp vụ 1: Ngày 09/11/2013 cơng ty bán máy hút bụi, máy chà nhám kính cho cơng ty TNHH T.S.I trị giá theo hĩa đơn là 14.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 1.400.000 đồng. Kế tốn lập hĩa đơn GTGT số 0000178 ngày 09 tháng 11 năm 2013 (phụ lục), khách hàng chấp nhận thanh tốn.
Kế tốn định khoản:
Nợ TK 131 : 15.400.000 Cĩ TK 5111: 14.000.000 Cĩ TK 33311: 1.400.000
Kế tốn xác nhận doanh thu vào chứng từ ghi sổ (phụ lục) và sổ cái các TK 5111 phụ lục), TK 131, TK 33311 đồng thời cập nhật cơng nợ vào sổ chi tiết 131 (phụ lục) theo từng mã khách hàng. Đến ngày 5/12, kế tốn nhận được giấy báo của ngân hàng ghi nhận cơng ty TNHH T.S.I đã chuyển khoản thanh tốn tiền hàng của HĐ số 178 ngày 09/11/2013, kế tốn định khoản giảm cơng nợ cho khách hàng:
Nợ TK 1121 : 15.400.000 Cĩ TK 131: 15.400.000
Kế tốn cập nhật số liệu từ chứng từ ngân hàng (phụ lục) vào chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 1121, sổ tiền gửi ngân hàng (phụ lục) đồng thời cập nhật lại cơng nợ trong sổ chi tiết 131 và sổ cái TK 131.
Trường hợp khách hàng thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt, kế tốn xuất hĩa đơn GTGT (phụ lục) kèm phiếu thu (phụ lục), đồng thời ghi nhận bút tốn xác định doanh thu và cập nhật sổ quỹ tiền mặt (phụ lục), ví dụ minh họa:
Nghiệp vụ 2: Ngày 22/11/2013 cơng ty bán máy hút bụi cho cơng ty CP Bảo Việt Luật trị giá theo hĩa đơn là 6.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 600.000 đồng. Kế tốn lập hĩa đơn GTGT số 0000179 ngày 22 tháng 11 năm 2013 (phụ lục), khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt.
Kế tốn định khoản:
Nợ TK 1111 : 6.600.000 Cĩ TK 5111: 6.000.000 Cĩ TK 33311: 600.000
Nghiệp vụ 3: Vào ngày 06/12/2013 cơng ty bán máy cắt rãnh chữ, máy chà nhám kính… cho cơng ty TNHH T.S.I trị giá theo hĩa đơn là 17.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 1.700.000 đồng. Kế tốn lập hĩa đơn GTGT số 0000196 ngày 06 tháng 12 năm 2013 (phụ lục), khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt.
Kế tốn định khoản:
Nợ TK 1111 : 18.700.000 Cĩ TK 5111: 17.000.000 Cĩ TK 33311: 1.700.000
2.2.2.1.2 Kế tốn doanh thu cung cấp dịch vụ
Sổ kế tốn: Sổ cái tài khoản 5113
Trình tự hạch tốn
Khi cơng ty căn cứ vào hĩa đơn bán lẻ, kế tốn tiến hành xuất hĩa đơn. Kế tốn nhập doanh thu và số liệu vào sổ chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu:
1) Vào ngày 21 tháng 12 năm 2013 cơng ty cung cấp dịch vụ kế tốn cho cơng ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Hàng Tiêu Dùng Phương Uyên trị giá theo hĩa đơn là 700.000 đồng, thuế GTGT 10% là 70.000 đồng. Kế tốn lập hĩa đơn GTGT số 0000018 ngày 21 tháng 12 năm 2013 (phụ lục), khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt.
Kế tốn định khoản:
Nợ TK 1111 : 770.000 Cĩ TK 5113: 700.000 Cĩ TK 3331: 70.000
2) Vào ngày 21 tháng 12 năm 2013 cơng ty nhận cung cấp dịch vụ kế tốn cho cơng ty TNHH Sản Xuất Cơ Khí Xây Dựng TM Nguyễn Vĩnh Phúc, trị giá theo hĩa đơn là 1.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 100.000 đồng. Kế tốn lập hĩa đơn GTGT số 0000019 ngày 21 tháng 12 năm 2013 (phụ lục), khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt.
Kế tốn định khoản:
Nợ TK 1111 : 1.100.000 Cĩ TK 5113: 1.000.000 Cĩ TK 3331: 100.000
3) Vào ngày 21 tháng 12 năm 2013 cơng ty cung cấp dịch vụ kế tốn cho cơng ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Túi Xách Trúc Linh trị giá theo hĩa đơn là 700.000 đồng, thuế GTGT 10% là 70.000 đồng. Kế tốn lập hĩa đơn GTGT số 0000020 ngày 21 tháng 12 năm 2013 (phụ lục), khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt.
Kế tốn định khoản:
Nợ TK 1111 : 770.000 Cĩ TK 5113: 700.000 Cĩ TK 3331: 70.000
4) Vào ngày 21 tháng 12 năm 2013 cơng ty nhận cung cấp dịch vụ kế tốn cho cơng ty Luật TNHH Sài Gịn Luật trị giá theo hĩa đơn là 800.000 đồng, thuế GTGT 10% là 80.000 đồng. Kế tốn lập hĩa đơn GTGT số 0000021 ngày 21 tháng 12 năm 2013 (phụ lục), khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt.
Kế tốn định khoản:
Nợ TK 1111 : 880.000 Cĩ TK 5113: 800.000 Cĩ TK 3331: 80.000
5) Vào ngày 21 tháng 12 năm 2013 cơng ty nhận cung cấp dịch vụ kế tốn cho cơng ty TNHH Đầu Tư Và Phát Triển Thương Mại Phúc Thiện, trị giá theo hĩa đơn là 800.000 đồng, thuế GTGT 10% là 80.000 đồng. Kế tốn lập hĩa đơn GTGT số 0000022 ngày 21 tháng 12 năm 2013 (phụ lục), khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt.
Nợ TK 1111 : 880.000 Cĩ TK 5113: 800.000 Cĩ TK 3331: 80.000
6) Vào ngày 21 tháng 12 năm 2013 cơng ty nhận cung cấp dịch vụ kế tốn cho cơng ty TNHH TM DV Khoa Học Kỹ Thuật Hịn Ngọc Việt, trị giá theo hĩa đơn là 900.000 đồng, thuế GTGT 10% là 90.000 đồng. Kế tốn lập hĩa đơn GTGT số 0000023 ngày 21 tháng 12 năm 2013 (phụ lục), khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt. Kế tốn định khoản: Nợ TK 1111 : 990.000 Cĩ TK 5113: 900.000 Cĩ TK 3331: 90.000 Trình tự ghi sổ:
Hằng ngày, khi bộ phận cung cấp dịch vụ xuất hĩa đơn GTGT cho khách hàng, kế tốn sẽ căn cứ trên hĩa đơn đĩ để nhập số liệu và định khoản vào máy tính. Cuối tháng, kế tốn tổng hợp sẽ căn cứ vào các định khoản trên để ghi dữ liệu vào sổ cái TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
Tổng số phát sinh của doanh thu quý 4 năm 2013 là 336.150.000 đồng. Kết chuyển doanh thu bán hàng hĩa và cung cấp dịch vụ:
Nợ TK 5111 : 37.000.000 Nợ TK 5113 : 299.150.000
Cĩ TK 911 : 336.150.000
2.2.2.2 Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu
Tài khoản sử dụng: TK 531, TK 532, TK 521.
Đơn vị khơng phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.
Thứ nhất, do ngành nghề hoạt động chính của doanh nghiệp là cung cấp dịch vụ kế tốn, một loại hàng hĩa khơng thuộc trạng thái vật chất nên khơng thể xảy ra nghiệp vụ trả lại hàng hĩa làm giảm doanh thu bán hàng. Ngồi ra, trước khi thực hiện cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp và khách hàng thường tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế. Nội dung hợp đồng nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bên tham gia nên giá cung ứng dịch vụ hầu hết đều đã được tính tốn trước, được sự đồng ý của hai
bên nên trường hợp xảy ra chiết khấu thanh tốn hàng bán hoặc giảm giá hàng bán là mặt hàng dịch vụ thường khơng xảy ra.
Thứ hai, doanh nghiệp dùng phương thức bán lẻ hàng hĩa, vận chuyển thẳng là chủ yếu và số lượng hàng hĩa cho mỗi đơn đặt hàng thường rất ít (chỉ t ừ 1-2 cái) nên sự chênh lệch giữa giá mua đi và bán lại là khơng nhiều. Do đĩ để đảm bảo cĩ lợi nhuận, doanh nghiệp thường bán hàng ghi nhận doanh thu nhưng lại ít khi giảm giá hàng bán hoặc chiết khấu cho khách hàng.
2.2.2.3 Kế tốn giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là giá thực tế xuất kho của số sản phẩm đã bán được hoặc là giá thành thực tế dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ và các khoản khác được tính vào giá vốn để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Do cơng ty kinh doanh về lĩnh vực máy tính, linh kiện điện tử, đồ điện gia dụng… nên giá vốn của hàng hĩa tiêu thụ được xác định như sau:
Đối với trường hợp tiêu thụ sản phẩm thơng qua các phương thức như bán buơn, bán lẻ thì giá vốn hàng bán trong tháng là tổng giá trị hàng hĩa xuất bán tính theo đơn giá bình quân gia quyền cố định. Do cơng ty cĩ sử dụng chương trình kế tốn trên máy tính, nên cuối tháng kế tốn sẽ nhập tất cả phiếu xuất bán vào phần mềm, và chạy lãi lỗ tồn kho thành tiền thì trên phần mềm sẽ tự động tính giá vốn cho những