2.1.5.1 Sơ đồ hình thức kế tốn của doanh nghiệp
Sơ đồ 3: Hình thức kế tốn của doanh nghiệp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế tốn đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế tốn lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào bảng kê chi tiết, sau đĩ được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế tốn sau khi làm căn cứ lập bảng kê chi tiết được dùng để ghi vào sổ kế tốn chi tiết cĩ liên quan
Cuối tháng, phải khĩa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên bảng kê chi tiết, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh cĩ và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh
Sau khi đối chiếu các sồ liệu đã chính xác, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tồng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh cĩ của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên bảng kê chi tiết. Tổng sồ dư nợ và tổng số dư cĩ của các tài khoản trên ảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Chứng từ gốc
Bảng kê chi tiết TK
Sổ cái
Bảng cân đối TK
Báo cáo tài chính
Nhận thấy việc sử dụng kế tốn bằng máy vi tính do khả năng của máy cĩ thể ghi nhận một lượng thơng tin rất lớn và trên cơ sở những thơng tin ban đầu cĩ thể chuyển đổi thành những thơng tin hữu ích nhờ một chương trình định mức trong máy. Tồn bộ những thơng tin ban đầu đều được tập hợp trong file dữ liệu cơ sở, chỉ cần một chương trình kế tốn sắp xếp phân loại tổng hợp thơng tin ban đầu thành những thơng tin hữu ích là cĩ được tồn bộ hệ thống thơng tin tương tự như trong sổ sách kế tốn của kế tốn thủ cơng nhưng chính xác hơn, rõ ràng hơn và đặc biệt là nhanh chĩng hơn.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính theo mơ hình như sau:
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
-Hàng ngày kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ để xác định tài khoản ghi NỢ, tài khoản ghi CĨ để nhập liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm máy kế tốn.
-Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động cập nhật vào sổ kế tốn tổng hợp và các sổ thẻ.
-Cuối tháng kế tốn thực hiện các thao tác khĩa sổ và lập kế tốn tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luơn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm
Phần mềm kế tốn CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN SỔ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp. - Sổ chi tiết. BÁO CÁO TÀI CHÍNH
kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
-Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
Thơng qua việc sử dụng hệ thống thơng tin kế tốn thay cho hình thức kế tốn thủ cơng giúp cho sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính được phần mềm tự động tính tốn chính xác (với điều kiện người nhập liệu đúng) nên việc truy xuất thơng tin kế tốn trở nên nhanh chĩng, kịp thời. Đồng thời giúp cho nhân viên kế tốn làm quen với mơi trường làm việc mới, giúp họ tiếp cận cơng nghệ thơng tin, dần dần tạo ra mơi trường làm việc chuyên nghiệp trong DN.
Cuối mỗi kỳ kế tốn, dựa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi tiết chứng từ kế tốn các phần hành kế tốn lập báo cáo. Hệ thống báo cáo cụ thể:
Bảng cân đối kế tốn: mẫu số B01 – DN
Báo cáo kết quả kinh doanh: mẫu số B02 – DN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: mẫu số B03 – DN
Thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu số S09 – DN
2.1.5.2 Niên độ kế tốn, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn
Kỳ kế tốn: Năm tài chính của cơng ty bắt đầu từ 01 tháng 01 và kết thúc vào cuối 31 tháng 12 năm dương lịch
Đơn vị tiền tệ: quy định trong việc ghi chép kế tốn là VND
2.1.5.3 Chế độ kế tốn áp dụng
Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn dành cho doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC chế độ kế tốn doanh nghiệp, các chuẩn mực kế tốn Việt Nam do Bộ tài chính ban hành.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: doanh nghiệp ghi nhận doanh thu khi khơng cịn yếu tố khơng chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh tốn tiền hoặc chi phí kèm theo.
Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp sử dụng bao gồm các tài khoản cấp 2.
Từ yêu cầu thực tế và do đặc điểm kinh doanh, hiện tại cơng ty TNHH Kỳ Duyên đang sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của hình thức “Chứng từ ghi sổ” là các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh vào các chứng
từ gốc, sao đĩ các chứng từ gốc được phân loại, tổng hợp. Theo hình thức này, các sổ kế tốn tổng hợp bao gồm:
Sổ chi tiết
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Sổ cái các tài khoản
2.1.5.4 Các chính sách kế tốn áp dụng
Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế tốn:
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tương đương tiền: Theo đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam, các khoản tương đương tiền bao gồm các loại đầu tư ngắn hạn cĩ thời gian thu hồi hoặc đáo hạn khơng quá 3 tháng.
- Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế tốn: theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Phương pháp lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho: Khơng
Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ và bất động sản đầu tư:
Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vơ hình, thuê tài chính): các tài sản được ghi nhận là TSCĐ hữu hình phải thõa mãn đồng thời tất cả bốn tiêu chuẩn ghi nhận sau:
+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đĩ; + Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy;
+ Thời gian sử dụng ước tính trên một năm;
+ Cĩ đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng, theo TT 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng: được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau:
+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hĩa cho người mua;
+ Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hĩa như người sở hữu hàng hĩa hoặc quyền kiểm sốt hàng hĩa;
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Doanh thu cung cấp dịch vụ: được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đĩ được xác định một cách đáng tin cậy. Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần cơng việc đã hồn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế tốn của kỳ đĩ. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn tất cả bốn điều kiện sau: Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; Cĩ khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đĩ; Xác định được phần cơng việc đã hồn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế tốn; Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hồn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đĩ.
Doanh thu hoạt động tài chính: Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia của doanh nghiệp được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời hai điều kiện sau:
+ Cĩ khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đĩ; + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
2.1.5.5 Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Đầu tiên, khách hàng sẽ gửi phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ cho bộ phận giao nhận thuộc phịng tài chính – kế tốn của đơn vị. Bộ phận giao nhận sẽ duyệt phiếu yêu cầu của khách hàng và gửi qua cho bộ phận kế tốn của cơng ty để kế tốn cập nhật thơng tin khách hàng và lập hĩa đơn. Hĩa đơn được lập thành 3 liên, 1 liên dùng để lưu lại phịng kế tốn đơn vị, 1 liên để gửi cho khách hàng và liên cịn lại được chuyển qua cho bộ phận kế tốn khách hàng.
Bộ phận giao nhận Bộ phận nhân sự Bộ phận kế tốn Khách hàng Phiếu yêu cầu Duy ệt Phiếu yêu cầu Phiếu yêu cầu Cập nhật thơng tin KH Lập HĐ Hĩa đơn A KH PYC HĐ A A Cập nhật thơng tin KH Lập báo cáo, in BCTC KH
Bộ phận kế tốn khách hàng sẽ cập nhật thơng tin kế tốn hàng tháng và in sổ sách cũng như báo cáo tài chính theo yêu cầu của khách hàng.
2.1.6 Tình hình cơng ty những năm gần đây
Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty TNHH Kỳ Duyên các năm
Stt Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
1 2 3 4 5
1 Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ 756.066.472 483.940.916 776.619.545
2 Các khoản giảm trừ doanh thu - - -
3
Doanh thu thuần về bán
hàng và cung cấp dịch vụ 756.066.472 483.940.916 776.619.545 (10 = 01 -02) 4 Giá vốn hàng bán 416.483.029 56.977.101 - 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 339.583.443 426.963.815 776.619.545 (20 = 10 – 11)
6 Doanh thu hoạt động tài
chính 134.099 65.556 216.685
7 Chi phí tài chính - - -
- Trong đĩ: Chi phí lãi vay - - -
8 Chi phí bán hàng - - -
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 832.433.821 792.099.665 737.304.223
10
Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh (492.716.278) (365.070.294) 39.532.007 (30 = 20 + (21-22) – (24+25)) 11 Thu nhập khác 3.000.000 - 1.500 12 Chi phí khác 7.262.127 - 115.35 13 Lợi nhuận khác (4.262.127) - (113.85) (40 = 31-32) 14 Tổng lợi nhuận kế tốn trƣớc thuế (50 = 30 + 40) (496.978.405) (365.070.294) 39.418.157
15 Chi phí thuế thu nhập doanh
nghiệp hiện hành - - -
16 Chi phí thuế thu nhập doanh
nghiệp hỗn lại
17
Lợi nhuận sau thuế thu
nhập doanh nghiệp (496.978.405) (365.070.294) 39.418.157 (60 = 50 – 51 – 52)
Theo dữ liệu ở bảng trên, cĩ thể thấy doanh thu qua các năm cĩ sự thay đổi nhiều, doanh thu năm 2012 tụt giảm nhiều so với năm trước và sang năm 2013 thì doanh thu lại tăng gần gấp đơi. Doanh thu cao, tuy nhiên chi phí quản lý lại cũng tương đối lớn, thường là chi phí cao hơn doanh thu và kết quả là dẫn đến lợi nhuận sau thuế âm hay nĩi cách khác là doanh nghiệp kinh doanh bị thua lỗ. Riêng qua tới năm 2013, theo dữ liệu chúng ta cĩ thể thấy hoạt động cơng ty cĩ bước chuyển mình tích cực, doanh nghiệp hoạt động cĩ hiệu quả hơn so với các năm cũ, các khoản chi phí được tiết chế đến mức tối đa.
2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại cơng ty tại cơng ty
2.2.1 Đặc điểm kinh doanh, các phƣơng thức tiêu thụ và thanh tốn 2.2.1.1 Đặc điểm kinh doanh
Đặc trưng cơ bản nhất tại doanh nghiệp chính là phần lớn hoạt động chính nghiêng về cung cấp dịch vụ nhiều hơn. Do đĩ, về các loại hàng hĩa là vật chất hiện hữu tại doanh nghiệp là khơng cĩ hoặc cĩ rất ít nên khoản mục hàng hĩa tồn kho sẽ khơng cĩ chỉ tiêu. Dịch vụ là loại hàng hĩa khơng thuộc về vật chất nên những biến động trên thị trường ảnh hưởng tới giá bán sẽ cĩ phần ít hơn, vì vậy doanh nghiệp cĩ thể hạn chế mức thua lỗ trong kinh doanh.
Tại cơng ty TNHH Kỳ Duyên cĩ nhiều bộ phận đảm nhận các vai trị khác nhau tuy hoạt động riêng lẻ nhưng xét về mặt tổng thể lại tương tác và hỗ trợ lẫn nhau.
2.2.1.2 Các phƣơng thức tiêu thụ
Đối với hàng hĩa là các loại máy mĩc thiết bị, linh kiện máy tính, điện tử…, do khơng phải là loại hàng hĩa chính mà doanh nghiệp cung cấp nên phần lớn doanh nghiệp áp dụng phương pháp bán buơn chuyển thẳng khơng qua kho. Doanh nghiệp mua lại từ nhà sản xuất khi khách hàng cĩ nhu cầu và chuyển thẳng cho người mua. Với phương thức này doanh nghiệp yên tâm khi hàng hĩa khơng hao hụt nhiều, khơng hư hỏng nhiều so với tồn lại kho trong thời gian dài. Tuy nhiên, với loại hình kinh này, doanh thu trong năm của doanh nghiệp thường rất ít, thậm chí cĩ khi khơng xảy ra nghiệp vụ bán hàng hĩa do đây khơng phải là loại hình kinh doanh đặc trưng của doanh nghiệp.
Đối với hàng hĩa là các loại dịch vụ bao gồm dịch vụ kế tốn, dịch vụ bảo hiểm, doanh nghiệp áp dụng phương thức bán lẻ, doanh nghiệp sẽ cung ứng từng gĩi dịch
vụ tùy theo yêu cầu mỗi khách hàng. Đây được xem là hoạt động đặc trưng cơ bản nhất của doanh nghiệp và phần lớn các nghiệp vụ xảy ra đều là cung cấp dịch vụ. Với từng loại khách hàng khác nhau thì nhu cầu về từng gĩi dịch vụ cũng sẽ khác nhau. Hầu hết phần lớn khách hàng đều là những doanh nghiệp tư nhân, cơng ty cổ phần…cĩ hoạt động sản xuất liên tục với quy mơ trung bình hoặc cao.
Phương thức cung cấp dịch vụ được thỏa thuận trong hợp đồng giao dịch giữa 2 bên (bằng văn bản hoặc bằng lời nĩi)
Chứng từ sử dụng: Hĩa đơn GTGT Hĩa đơn vận chuyển
Các chứng từ thanh tốn: phiếu thu, hĩa đơn cung cấp dịch vụ, giấy báo cĩ của ngân hàng...
Kế tốn ghi nhận doanh thu khi lập và xuất hĩa đơn Liên 1 lưu lại hĩa đơn của cơng ty
Liên 2 giao cho khách hàng Liên 3 dùng để lưu chuyển nội bộ
2.2.1.3 Các phƣơng thức thanh tốn
Phương thức thanh tốn: thu bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc thanh tốn sau. Đối với trường hợp thu bằng tiền mặt là những khách hàng thuộc những doanh nghiệp cĩ quy mơ nhỏ, hoạt động sản xuất kinh doanh khá đơn giản và gĩi cung ứng dịch vụ mà khách hàng yêu cầu thường rất ít.
Trường hợp chuyển khoản là phương thức thanh tốn được doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Với phương pháp này địi hỏi khách hàng phải cĩ mối quan hệ lâu năm, cĩ được độ tin cậy cao từ hai phía. Hầu hết những khách hàng chấp nhận chuyển khoản đều là những doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn, các nghiệp vụ kế tốn xảy ra tương