Trên thực tế, không có một quy trình hòa giải mang tính thống nhất trên toàn thế giới mà mỗi trung tâm hòa giải và mỗi hòa giải viên sẽ áp dụng những quy trình riêng phù hợp với nội dung và tính chất của vụ tranh chấp. Để có thể tiến hành quy trình hòa giải thì đầu tiên giữa các bên có thoả thuận rằng sẽ dùng biện pháp hoà giải để giải quyết tranh chấp hay nói một cách khác quy trình hòa giải thƣờng bắt đầu bằng việc hai bên tranh chấp cùng đề nghị hòa giải với hòa giải viên hoặc một tổ chức hòa giải; một bên cũng có thể đơn phƣơng liên hệ với hòa giải viên hoặc với một tổ chức hòa giải để yêu cầu tiến hành hoà giải, khi đó hòa giải viên hoặc tổ chức hòa giải sẽ liên hệ và thuyết phục phía bên kia tham gia hòa giải. Việc hòa giải chỉ đƣợc thực hiện sau khi có sự đồng ý của cả hai bên tranh chấp.
Quy trình hòa giải đƣợc tiến hành theo trình tự sau:
Bước 1: Lựa chọn người hoà giải: Các bên tranh chấp phải thảo luận thống
nhất lựa chọn hòa giải viên. Việc lựa chọn đƣợc hòa giải viên giỏi là phần rất quan trọng vì hòa giải viên có kiến thức chuyên môn, khéo léo trong giao tiếp, nắm vững pháp luật và thực tế của vụ tranh chấp sẽ đƣợc các bên đƣơng sự tin cậy và giúp cho các bên giải quyết tranh chấp một cách nhanh chóng. Sau khi lựa chọn đƣợc hòa giải viên, hòa giải viên sẽ tiếp tục tiến hành các giai đoạn sau:
31
Bước 2: Hòa giải viên tìm hiểu mâu thuẫn. Trƣớc khi tiến hành hoà giải, hòa
giải viên đƣợc tự do liên lạc hoặc gặp riêng từng bên, yêu cầu mỗi bên cung cấp thông tin và các văn bản có liên quan đến vụ tranh chấp để hòa giải viên có thể nắm vững và tìm hiểu về tranh chấp một chính xác.
Bước 3: Giải quyết mâu thuẫn. Qua bản tƣờng trình, tài liệu mà các bên đã nộp
cùng ý kiến trình bày với biên bản tại các cuộc họp giữa các bên, hòa giải viên có thể xác định đƣợc mâu thuẫn, những quan điểm khác nhau của các bên về vụ việc tranh chấp. Từ đó, hòa giải viên có thể nhìn nhận và khám phá tìm hiểu rõ nguyện vọng và những lợi ích chung của các bên tranh chấp. Tiếp theo, hòa giải viên sẽ sắp xếp, tổ chức phiên hòa giải cho các bên tranh chấp thƣơng lƣợng cùng nhau và đi đến thoả thuận. Trong phiên hòa giải, các bên trình bày ý kiến, quan điểm của mình về nội dung vụ tranh chấp, lắng nghe ý kiến của bên kia và đề xuất phƣơng án giải quyết tranh chấp. Trong trƣờng hợp các bên không đề xuất đƣợc phƣơng án thì hòa giải viên sẽ áp dụng các kỹ năng và hiểu biết của mình để gợi ý các giải pháp có thể; thuyết phục các bên đồng ý với nhau một giải pháp nhất định. Nếu các bên đạt đƣợc thỏa thuận, hòa giải viên sẽ giúp các bên soạn thảo thỏa thuận hòa giải thành một cách chi tiết, ngƣời đại diện hợp pháp của các bên tranh chấp và hòa giải viên sẽ ký vào biên bản. Văn bản thỏa thuận này có giá trị pháp lý nhƣ một hợp đồng, ràng buộc các bên đã ký kết các bên phải tôn trọng và thi hành cam kết. Nhƣ vậy, bằng việc ký vào văn bản thoả thuận hoà giải thành, các bên kết thúc tranh chấp và bị ràng buộc bởi thoả thuận hòa giải thành đó.
Quá trình hòa giải sẽ chấm dứt vào ngày mà các bên ký vào văn bản thoả thuận hòa giải thành. Ngoài ra, một trong các bên hoặc bản thân hòa giải viên có quyền chấm dứt hòa giải vào bất cứ giai đoạn nào của quá trình hòa giải khi thấy việc hòa giải sẽ không mang lại hiệu quả, hoặc quá trình hòa giải kết thúc vào ngày mà một hoặc các bên đƣa vụ tranh chấp đang là đối tƣợng của quá trình hòa giải kiện tại trọng tài hoặc tòa án. Một điều cần chú ý là trong quá trình hòa giải, các bên phải cam kết không tiến hành bất cứ tố tụng trọng tài hoặc tòa án nào đối với tranh chấp đang là đối tƣợng của quá trình hòa giải và toàn bộ quá trình hoà giải phải
32
đƣợc giữ bí mật, các bên tranh chấp và hòa giải viên không đƣợc tiết lộ các thông tin có liên quan đến quá trình hòa giải cho ngƣời khác, trừ khi các bên đã đồng ý.