* Vị trí, mô hình tổ chức, cơ cấu nhân lực bộ phận cấp phát thuốc ngoại trú
- Vị trí, mô hình tổ chức: vị trí, mô hình tổ chức của bộ phận cấp phát thuốc ngoại trú được trình bày tóm tắt trong hình 1.3.
18
Hình 1.3: Vị trí, mô hình tổ chức của bộ phận cấp phát thuốc ngoại trú
Bộ phận cấp phát thuốc là một bộ phận trực thuộc khoa dược, do 01 DSĐH phụ trách được tổ chức làm 02 nhóm theo mô hình trực tuyến bộ phận chức năng.
- Cơ cấu nhân lực:
Cơ cấu nhân lực bộ phận cấp phát ngoại trú được trình bày trong bảng 1.3.
Bảng 1.3: Cơ cấu nhân lực bộ phận cấp phát thuốc ngoại trú
STT Cán bộ, nhân viên Số lượng Tỷ lệ %
1 Dược sỹ đại học 1 20,0 2 Dược sỹ trung học 3 60,0 3 Dược tá 1 20,0 Tổng 5 100,0 Tổ kho và cấp phát Tổ thống kê Tổ Dược lâm sàng, thông tin thuốc
TRƯỞNG KHOA DƯỢC
Tổ Nghiệp vụ dược Bộ phận cấp phát ngoại trú Bộ phận cấp phát nội trú Kho chính Quầy cấp phát
19
* Chức năng nhiệm vụ, phân công nhiệm vụ
- Chức năng nhiệm vụ: Bộ phận cấp phát thuốc ngoại trú có chức năng tồn trữ bảo quản và cấp phát thuốc cho các bệnh nhân điều trị ngoại trú, thực hiện thông tin, hướng dẫn sử dụng thuốc cho Khoa khám bệnh, bệnh nhân.
- Phân công nhiệm vụ: Các cán bộ nhân viên được phân công nhiệm vụ cụ thể:
+ DSĐH: phụ trách, điều hành chung và thực hiện kiểm tra đơn thuốc, cấp phát thuốc hướng tâm thần.
+ Kho chính gồm 01 Dược sỹ trung học (DSTH)
+ Quầy cấp phát gồm 02 DSTH làm nhiệm vụ cấp phát và 01 Dược tá làm nhiệm vụ vệ sinh xếp số bệnh nhân.
20
Chương 2
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. Đối tượng nghiên cứu
- Khoa dược: nguồn dữ liệu là các báo cáo xuất, nhập, tồn hàng ngày, tháng, quí và năm trong năm 2013; các biên bản kiểm nhập thuốc, các hoạt động kiểm nhập, cấp phát, sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm.
- Hội đồng thuốc và điều trị: nguồn dữ liệu là các biên bản họp phân tích đánh giá sử dụng thuốc trong năm 2013.
- Bác sỹ khoa khám bệnh: các hoạt động kê đơn, đơn thuốc.
- Khoa thận nhân tạo: các hoạt động kê đơn, sử dụng thuốc cho bệnh nhân.
2.2. Thời gian và địa điểm nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu: Từ 01/01/2014 đến 01/5/2014. - Địa điểm: BV Đại học Y Thái Bình
2.3. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu: phương pháp mô tả hồi cứu; phương pháp mô tả tiến cứu; phương pháp phân tích nhóm điều trị; phương pháp so sánh.
2.3.1. Phương pháp mô tả hồi cứu
Thực hiện hồi cứu DMT, DMT sử dụng của bệnh viện; các báo cáo tổng kết số liệu thuốc sử dụng; các báo cáo chuyên môn của phòng Kế hoạch Tổng hợp, của khoa dược, khoa khám bệnh, khoa thận nhân tạo, phòng tài chính kế toán, bộ phận cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị ngoại trú trong từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/12/2013 và các tài liệu chuyên môn có liên quan. Tiến hành ghi chép đo lường số liệu và mô tả bằng các bảng số liệu, các biểu đồ. Với nội dung theo dõi điều kiện bảo quản thuốc chúng tôi thực hiện chiết xuất, thống kê số liệu từ sổ theo dõi điều kiện môi trường bảo quản.
21
2.3.2. Phương pháp mô tả tiến cứu
Quan sát cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị ngoại trú tại Khoa khám bệnh, khoa thận nhân tạo và kho, quầy cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị ngoại trú. Thời gian quan sát từ ngày 10/3/2014 đến ngày 14/3/2014. Thực hiện ghi chép, đo lường số liệu và mô tả bằng các bảng số liệu, các biểu đồ. Do hạn chế về nhân lực nên khi quan sát chúng tôi thực hiện quan sát ngẫu nhiên có định hướng vào thời điểm đông bệnh nhân đến khám và điều trị, mỗi ngày quan sát 6 đơn thuốc.
2.3.3. Phương pháp so sánh
Là phương pháp đối chiếu các số liệu nghiên cứu với nhau xem tìm giá trị lớn hay nhỏ nhất; đối chiếu các số liệu nghiên cứu với số liệu nghiên cứu của các công trình nghiên cứu khác hay với các số liệu tiêu chuẩn do pháp luật qui định.
2.3.4. Phân tích nhóm điều trị
Phân tích nhóm điều trị: Xác định những nhóm thuốc được sử dụng trong quá trình điều trị. Tính khối lượng sử dụng và giá trị sử dụng. Xác định các nhóm thuốc được sử dụng nhiều. Trên cơ sở thông tin về tình hình bệnh tật, xác định những vấn đề sử dụng thuốc bất hợp lý. Xác định những thuốc đã bị lạm dụng hoặc những thuốc mà mức tiêu thụ không mang tính đại diện cho những ca bệnh cụ thể như sốt rét và sốt xuất huyết.
Tiêu chí phân nhóm: các thuốc sử dụng được phân nhóm theo thông tư 31/2011/TT-BYT của BYT.
2.4. Chỉ tiêu nghiên cứu
2.4.1. Một số chỉ tiêu tồn trữ, bảo quản thuốc
22 Tỷ lệ % đảm bảo đầy đủ =
∑ Số lần nhập đủ
x 100 ∑ Số lần nhập
- Tỷ lệ % số lô thuốc nhập có phiếu kiểm nghiệm:
- Tỷ lệ % lô thuốc có =
∑ Số lô thuốc có
x 100 ∑ Số lô nhập
- Tỷ lệ % số loại thuốc nhập được kiểm tra chất lượng bằng cảm quan:
Tỷ lệ % được kiểm tra =
∑ Số loại thuốc kiểm tra
x 100 ∑ Số loại thuốc nhập
- Số ngày không theo dõi điều kiện bảo quản: là các ngày mà trong sổ theo dõi điều kiện bảo quản không ghi chép và số ngày quan sát là tổng số ngày có ghi chép:
Tỷ lệ % số n =
∑ Số loại thuốc kiểm tra
x 100 ∑ Số loại thuốc nhập
- Chỉ tiêu về nội dung sử dụng thuốc trong đơn được thu thập qua phiếu thu thập nội dung sử dụng thuốc (Phụ lục 4)
2.4.2. Một số chỉ tiêu kê đơn
- Thực hiện quy chế kê đơn đánh giá theo các nội dung của Quyết định 04/2008/QĐ-BYT về qui chế kê đơn thuốc điều trị ngoại trú: tính tỷ lệ %
Tỷ lệ % =
∑Số đơn có chỉ tiêu quan sát (ghi họ tên, địa chỉ thiếu,...)
x 100 ∑Số đơn nghiên cứu
- Số thuốc trung bình trong đơn ± độ lệch chuẩn: tính trung bình cộng của số loại thuốc có trong đơn, sử dụng phần mềm Microsof office excel 2010.
23
- An toàn sử dụng thuốc trong đơn: xác định mức độ tương tác trong đơn thuốc bằng phần mềm Facts and Comparisons 4.0- (2009). Gồm 5 mức độ tương tác thuốc:
Mức 1: Nặng (đe dọa tính mạng), có chứng cứ rõ ràng.
Mức 2: Có thể nặng thêm tình trạng bệnh nhân, có chứng cứ rõ ràng. Mức 3: Nhẹ, có chứng cứ rõ ràng.
Mức 4: Trung bình đến nặng; ít chứng cứ.
Mức 5: Nhẹ đến nặng; không có chứng cứ tốt thay đổi hệ quả lâm sàng. - chỉ tiêu khác trong kê đơn: Quan sát từ khi bệnh nhân đến đăng ký khám bệnh tới khi bệnh nhân nhận được thuốc điều trị trừ đi thời gian xét nghiệm (nếu có)
2.4.3. Một số chỉ tiêu cấp phát thuốc
- Thời gian cấp phát thuốc xác định khi: người bệnh bắt đầu đưa đơn thuốc cho nhân viên cấp phát cho đến khi nhận thuốc ra khỏi quầy cấp phát; đơn vị tính: giây; tính giá trị trung bình cộng và độ lệch chuẩn bằng phần mềm Microsof office excel 2010.
- Tỷ lệ % thuốc được giao phát so với thực tế: Tỷ lệ % thuốc giao phát =
∑ Số thuốc thực phát
x 100 ∑ Số thuốc theo đơn
- Tỷ lệ % số đơn có nhầm lẫn khi giao phát: tỷ lệ % số đơn có nhầm lẫn (cấp phát sai chủng loại, số lượng thuốc) nhưng khắc phục được ngay khi bệnh nhân chưa ra khỏi cửa quầy cấp phát:
Tỷ lệ % số đơn nhầm =
∑ Số đơn nhầm lẫn
x 100 ∑ Số đơn quan sát
24
- Hư hao thuốc trong tồn trữ, cấp phát thuốc: tính tổng giá trị các thuốc phải loại bỏ do mọi nguyên nhân (hết hạn, rơi vỡ) tính tổng giá trị hư hao và tỷ lệ % giá trị hư hao so với giá trị thuốc trung bình tháng.
2.5. Xử lý và trình bày số liệu
- Xử lý số liệu: số liệu được xử lý trên phần mềm Microsof office excel 2010.
- Trình bày số liệu: số liệu nghiên cứu và các phần khác của đề tài được trình bày trên phần mềm Microsof office word 2010 và Microsof office
25
Chương 3
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
3.1. Phân tích hoạt động tồn trữ, cấp phát và sử dụng thuốc ngoại trú tại Bệnh viện Đại học Y Thái Bình năm 2013
3.1.1. Nhận hàng và kiểm nhập
Sau khi Bệnh viện ký kết hợp đồng Bộ phận cấp phát ngoại trú thực hiện theo dõi đôn đốc nhà cung ứng giao hàng và tiếp nhận hàng. Thông thường nhà cung ứng sẽ bàn giao thuốc tại kho chính. Khi nhà cung ứng giao hàng bộ phận cấp phát thuốc ngoại trú thực hiện nhận hàng và kiểm nhập. Quá trình này được trình bày tóm tắt trong hình 3.1:
Hình 3.1: Quy trình nhập thuốc tại bộ phận cấp phát thuốc ngoại trú của BV Đại học y Thái Bình năm 2013
Thành lập tổ nhận hàng và kiểm nhập: tổ nhận hàng và kiểm nhập của nhà thuốc được thiết lập cơ bản ngay từ đầu tháng. Thành phần tổ nhận hàng
Thành lập hội đồng kiểm nhập
Kiểm tra giấy tờ pháp lý
Kiểm nhận thuốc
26
và kiểm nhập bao gồm 01 nhân viên phòng tài chính bệnh viện, 01 trưởng bộ phận cấp phát, 01 thủ kho.
Nhận và kiểm nhập: tổ nhận hàng kiểm tra đối chiếu chủng loại, số lượng hàng hóa thực tế so với hợp đồng, kiểm tra sơ bộ chất lượng hàng hóa bằng cảm quan, kiểm tra hạn dùng với thuốc và thực phẩm chức năng. Khi tất cả các yêu cầu đều đáp ứng thì thực hiện lập biên bản tiếp nhận và kiểm nhập.
Với thuốc hướng tâm thần bộ phận không nhập vào kho chính mà nhập thẳng vào tủ thuốc hướng tâm thần ở kho lẻ để trưởng bộ phận là DSĐH trực tiếp quản lý.
3.1.2. Hoạt động bảo quản.
Để thực hiện bảo quản cấp phát thuốc Bộ phận cấp phát thuốc ngoại trú, BV ĐH Y Thái Bình được bố trí gồm 01 kho chính và 01 kho lẻ cấp phát. Kho chính rộng khoảng 40 m2, kho lẻ cấp phát khoảng 20 m2 có đầy đủ trang thiết bị bảo quản cần thiết. Các thuốc được bảo quản đúng theo yêu cầu trên nhãn. Theo qui định của bệnh viện điều kiện bảo quản thuốc (nhiệt độ, độ ẩm), chất lượng thuốc phải được theo dõi thường xuyên.
* Điều kiện bảo quản: với nhiệt độ, độ ẩm phải theo dõi thường xuyên trong ngày và ghi chép vào sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm ngày 02 lần (lúc 8h00 và 14h00). Điều kiện thường qui định trong kho là nhiệt độ dưới 300C, độ ẩm 65-70%. Khi nhân viên kiểm tra thấy điều kiện không đảm bảo thì sử dụng các thiết bị chống nóng, ẩm; sau đó tiếp tục theo dõi nếu sau 1 giờ điều kiện đảm bảo vẫn chưa đạt qui định thì báo ngay với trưởng bộ phận để tìm biện pháp xử lý. Với các thuốc có yêu cầu đặc biệt như điều kiện bảo quản mát, tránh ánh sáng được để vào tủ mát (2-80C) và tủ tránh ánh sáng.
Kết quả khảo sát cơ cấu thuốc theo điều kiện bảo quản trong kho được trình bày trong bảng 3.1 và hình 3.2.
27
Bảng 3.1: Cơ cấu thuốc theo điều kiện bảo quản
STT Nội dung Số loại thuốc Tỷ lệ (%)
1 Bảo quản thường 61 84,7
2 Tránh ánh sáng 2 2,8
3 Bảo quản mát 9 12,5
Tổng 72 100,0
Hình 3.2: Cơ cấu thuốc theo điều kiện bảo quản
Nhận xét
Đa số các thuốc của bộ phận là thuốc có yêu cầu bảo quản ở điều kiện thường 84,7%, ngoài ra có thuốc có yêu cầu bảo quản tránh ánh sáng và bảo quản mát. Điều kiện bảo quản thuốc được theo dõi chặt chẽ, các thuốc được phân loại bảo quản đúng theo yêu cầu ghi trên nhãn. Với thuốc hướng tâm thần được để vào tủ kín có khoá chắc chắn và do trưởng bộ phận quản lý.
28
Với thuốc hướng tâm thần được bảo quản trong tủ riêng có khoá chắc chắn do trưởng bộ phận cấp phát quản lý theo đúng qui chế.
3.1.3. Hoạt động cấp phát
Cấp phát thuốc là một nội dung chính quan trọng nhất của bộ phận cấp phát ngoại trú tại BV ĐH Y Thái Bình. Thuốc sau khi mua được nhập vào kho chính sau đó chuyển sang kho lẻ và thực hiện cấp phát tại kho lẻ. Quy trình cấp phát tại kho lẻ được trình bày tóm tắt trong hình 3.3.
Hình 3.3: Qui trình cấp phát thuốc ngoại trú tại BV Đại học y Thái Bình năm 2013 Nhận xét
- Quá trình cấp phát được tiến hành có sự kiểm tra giám sát chặt chẽ từ kiểm tra đơn thuốc đến cấp thuốc cho bệnh nhân.
- Qui trình cấp phát có 03 khâu quan trọng là kiểm tra đơn thuốc được DSĐH trưởng bộ phận thực hiện, lấy thuốc và phát thuốc do 02 DSTH đảm
Tiếp nhận đơn thuốc
Kiểm tra đơn thuốc, kiểm tra thuốc trong kho
Lấy thuốc chuyển cho nhân viên kiểm tra phát thuốc
Phát thuốc, hướng dẫn sử dụng, bảo quản thuốc
29
nhiệm mỗi người thực hiện 01 khâu độc lập. Riêng với thuốc hướng tâm thần được thực hiện hoàn toàn do DSĐH.
Như vậy, quá trình cấp phát của bộ phận cấp phát ngoại trú BV ĐH Y Thái Bình được thực hiện theo một qui trình có kiểm tra giám sát liên tục bởi các CBNV có trình độ chuyên môn phù hợp nhiệm vụ thực hiện.
3.2. Phân tích cơ cấu danh mục thuốc sử dụng cho bệnh nhân điều trị ngoại trú tại Bệnh viện Đại học Y Thái Bình năm 2013
3.2.1. Cơ cấu sử dụng thuốc theo đối tượng bệnh nhân và hình thức điều trị trị
Trong thăm khám điều trị bệnh nhân có sử dụng thuốc tại Bệnh viện Đại học Y Thái Bình có 2 nhóm đối tượng: bệnh nhân BHYT, bệnh nhân tự nguyện và 2 hình thức điều trị: nội trú và ngoại trú. Kết quả khảo sát cơ cấu thuốc sử dụng theo đối tượng và hình thức điều trị được trình bày trong bảng
Trong cơ cấu chi phí sử dụng thuốc của Bệnh viện Đại học Y Thái Bình thì đối tượng bệnh nhân BHYT điều trị ngoại trú chiếm tỷ lệ cao nhất tới 70,5% tổng chi phí thuốc sử dụng của bệnh viện; đối tượng sử dụng ít chi phí tiền thuốc nhất là bệnh nhân tự nguyện ngoại trú 0,2%. Tỷ lệ này cũng phù hợp với mô hình bệnh tật và qui chế chi trả của BHYT.
Do chi phí tiền thuốc sử dụng của đối tượng bệnh nhân BHYT ngoại trú chiếm tỷ trọng rất cao 70,5%. Chính vì vậy, việc thực hiện phân tích danh mục thuốc sử dụng BHYT ngoại trú có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý sử dụng thuốc của Bệnh viện Đại học Y Thái Bình. Nên, chúng tôi lấy danh mục thuốc sử dụng BHYT ngoại trú cho các nghiên cứu tiếp theo. Và từ đây trong luận văn sử dụng thuật ngữ danh mục thuốc sử dụng thì chính là danh mục thuốc sử dụng cho bệnh nhân bảo hiểm y tế ngoại trú.
30
3.2.2. Cơ cấu danh mục thuốc sử dụng ngoại trú theo nhóm tác dụng dược lý
Bảng 3.2: Cơ cấu danh mục thuốc sử dụng ngoại trú theo nhóm tác dụng dược lý
STT Nhóm thuốc
Giá trị sử dụng
Thành tiền
(1.000 VNĐ) Tỷ lệ %
1 Thuốc tác dụng vào máu 2.670.675,7 37,9
2 Đông dược 1.634.819,9 23,2
3 Kháng sinh 648.290,7 9,2
4 Tiểu đường 577.824,3 8,2
5 Tim mạch 514.404,5 7,3
6 Vitamin 288.912,1 4,1
7 NSAID, thuốc kháng viêm 246.632,3 3,5
8 Khác 465.078,1 6,6
31
Hình 3.4. Cơ cấu danh mục thuốc theo nhóm tác dụng dược lý
Nhận xét:
- Nhóm thuốc có giá trị sử dụng lớn nhất là nhóm Thuốc tác dụng vào máu với GTSD là 2.670.675,7 nghìn đồng chiếm tỷ lệ 37,9%.
- Nhóm thuốc Đông dược có GTSD lớn thứ 2 với 1.634.819,9 nghìn