- Tính chính xác khi xác định chỉ tiêu: Ngoài ra, sự chính xác của các chỉ tiêu cũng là vấn đề cần xem xét Một số chỉ tiêu phản ánh không đúng bản chất thực trạng của
3.2. Hoàn thiện hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính tại công ty TNHH Đức Mạnh 1.Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho phân tích
3.2.1.Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho phân tích
Để phân tích chỉ tiêu tài chính đạt hiệu quả cao, cần có hệ thống thông tin cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các tin tức cần thiết. Do vậy, việc hoàn thiện hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng và cần được tiến hành đồng thời với việc hoàn thiện hệ thống chỉ tiêu phân tích tài chính. Hệ thống thông tin phục vụ cho phân tích chỉ tiêu tài chính tại công ty và toàn tổ hợp cần được hoàn thiện trên các mặt sau:
Thứ nhất là hoàn thiện nguồn thông tin cung cấp cho phân tích tài chính
Để phục vụ phân tích chỉ tiêu tài chính cho công ty, nguồn thông tin cần được hoàn thiện chủ yếu là nguồn thông tin bên ngoài hệ thống kế toán. Hiện tại, mặc dù các thông tin về tình hình kinh tế xã hội và thông tin về ngành kinh doanh thương mại thiết bị công nghệ cao do ban kế hoạch thị trường cung cấp có thể sử dụng cho phân tích tài chính nhưng để phục vụ tốt cho yêu cầu phân tích, bên cạnh các thông tin này cần bổ sung thêm thông tin về đặc điểm hoạt động của công ty như mục tiêu và chiến lược kinh doanh, chính sách tài chính, tín dụng, chính sách đầu tư. Các thông tin này được cung cấp từ phòng tổng hợp là bộ phận giúp việc của hội đồng quản trị và phòng tài chính đầu tư thuộc phòng tài chính kế toán của công ty. Trong phân tích tài chính toàn tổ hợp, bên cạnh nguồn thông tin ngoài hệ thống kế toán như đã nêu trên, nguồn thông tin từ hệ thống
kế toán cũng cần được hoàn thiện thông qua lập báo cáo tài chính hợp nhất. Báo cáo tài chính hợp nhất sẽ phản ánh chính xác các chỉ tiêu tài chính như tổng tài sản, các loại tài sản, vốn chủ sở hữu, tổng nợ phải trả, doanh thu, chi phí…của toàn tổ hợp. Từ đó các báo cáo này mới có số liệu hợp lý cung cấp cho phân tích tài chính toàn tổ hợp.
Thứ hai, cần xây dựng quy trình cung cấp thông tin.
Việc cung cấp và thu nhận thông tin có liên quan đến nhiều bộ phận, cá nhân trong đơn vị. Do vậy, trong quy trình này cần quy định cụ thể bộ phận, cá nhân nào có trách nhiệm cung cấp thông tin, nội dung, phạm vi của thông tin, thời hạn cung cấp thông tin và bộ phận, cá nhân có trách nhiệm thu nhận và phân tích thông tin. Để phục vụ phân tích tài chính của công ty, bộ phận cung cấp thông tin kế toán chủ yếu là phòng kế toán tổng hợp thuộc phòng tài chính kế toán của công ty. Phòng này có trách nhiệm cung cấp các báo cáo tài chính của công ty.
Trong phân tích tài chính toàn tổ hợp, bên cạnh nguồn thông tin ngoài hệ thống kế toán được cung cấp từ các bộ phận như trên, nguồn thông tin từ hệ thống kế toán còn cần báo cáo tài chính được cung cấp từ bộ phận kế toán của các chi nhánh của công ty. Trên cơ sở báo cáo tài chính của công ty và các chi nhánh của công ty, phòng kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính hợp nhất cho phân tích toàn tổ hợp.
Để phục vụ kịp thời cho phân tích đồng thời đáp ứng yêu cầu nộp báo cáo tài chính của công ty (công ty phải nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất 90 ngày và báo cáo tài chính quý chậm nhất 45 ngày), các chi nhánh của công ty cần nộp báo cáo tài chính năm chậm nhất 60 ngày và báo cáo tài chính quý chậm nhất 30 ngày.
Phòng tài chính kế toán cần cung cấp báo cáo tài chính của công ty và toàn tổ hợp theo đúng thời hạn quy định như đã nêu trên. Các phòng kế toán thu, kế toán chi cung cấp số liệu chi tiết về doanh thu, chi phí, bộ phận thống kê kế toán và các bộ phận cung cấp thông tin bên ngoài hệ thống kế toán cũng cần đáp ứng yêu cầu thông tin theo thời hạn này. Bộ phận phân tích có trách nhiệm thu nhận và hoàn thành phân tích chậm nhất 10 ngày sau khi nhận tài liệu.
Thứ ba là tăng cường giám sát hoạt động của hệ thống thông tin
Để giám sát tốt hơn hoạt động của hệ thống thông tin cần quan tâm đến các công cụ quản lý và biện pháp kiểm tra để đảm bảo chất lượng công việc cung cấp và thu nhận
thông tin cho phân tích tài chính, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, đầy đủ nội dung. Đặc biệt, phản hồi từ bộ phận phân tích - nơi thu nhận thông tin - rất quan trọng trong việc kiểm tra, đánh giá kết quả cung cấp thông tin với các tiêu chí kịp thời, đầy đủ và chính xác. Theo quy trình cung cấp thông tin nêu trên thì trong nội bộ phòng tài chính kế toán cũng có bốn bộ phận cung cấp thông tin là bộ phận kế toán thu, bộ phận kế toán chi, bộ phận kế toán tổng hợp và bộ phận kế toán tài chính đầu tư.
Như vậy, bộ phận phân tích thuộc phòng tài chính kế toán có thể phản hồi về tiến độ, chất lượng thông tin cung cấp cho phó giám đốc tài chính từ đó giúp cho việc kiểm soát của phó giám đốc trên cơ sở đánh giá chất lượng công việc. Bên cạnh đó, giữa Ban giám đốc và kế toán trưởng là nơi tiếp nhận thông tin và phòng kế hoạch kinh doanh, bộ phận thống kê kế toán trụ sở chính, bộ phận kế toán của các chi nhánh của công ty là nơi cung cấp thông tin cần có sự liên hệ để kiểm tra, đánh giá chất lượng công việc nhân viên của mình. Từ đó, hệ thống thông tin sẽ được vận hành tốt hơn, đảm bảo cung cấp dữ liệu cho phân tích tài chính.