Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Sơ đồ 21: Kế toỏn mỏy
Chứng từ gốc (bảng tổng hợp chứng từ gốc) Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán
Sổ, thẻ hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu đqquqqqkQuanlkkhs;flkh;slfdgd; plffkghhchieeuccchiêuchiếu
Báo cáo kế toán Báo cáo quản trị -Sổ kế toán -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Phần mềm kế toán máy Bảng tổng hợp chứng từ gốc -Chứng từ gốc -Hoá đơn GTGT -Phiếu xuất kho
Phần mềm kế toỏn là chương trỡnh được thiết kế để xử lý tự động những thụng tin cập nhật từ những chứng từ gốc ban đầu theo quy trỡnh kế toỏn đó được ấn định sau đú in ra cỏc sổ sỏch và bỏo cỏo cú liờn quan.
Hiện nay trờn thị trường cú rất nhiều phần mềm kế toỏn khỏc nhau như: Sas, Cads, Fast, Misa, Effect... Khi đưa ra cỏc phần mềm này sử dụng, bộ phận kế toỏn khụng cũn phải thực hiện một cỏch thủ cụng một số khõu cụng việc như: ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập bỏo cỏo kế toỏn mà chỉ cần phõn loại, bổ sung thụng tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào mỏy, kiểm tra, phõn tớch số liệu trờn cỏc sổ bỏo cỏo kế toỏn để cú thể đưa ra cỏc quyết định phự hợp. Ngoài ưu điểm trờn nú cũn cho phộp cung cấp thụng tin một cỏch nhanh chúng với độ chớnh xỏc cao thụng qua tớnh năng ưu việt của mỏy tớnh và kỹ thuật tin học.
Khi đưa phần mềm kế toỏn vào sử dụng trong doanh nghiệp sẽ phải tiến hành mó hoỏ cỏc đối tượng quản lý. Mó hoỏ là cỏch thức để thực hiện việc phõn loại, gắn ký hiệu và xếp lớp cỏc đối tượng này. Nú cho phộp nhận diện và tỡm kiếm một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc cỏc đối tượng trong quỏ trỡnh xử lý thụng tin tự động đồng thời cho phộp tăng tốc độ xử lý, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Thụng thường cỏc đối tượng sau đõy cần phải được mó hoỏ khi tổ chức kế toỏn hàng hoỏ trờn mỏy vi tớnh:
• Danh mục tài khoản • Danh mục hàng hoỏ • Danh mục nhúm hàng hoỏ • Danh mục kho hàng hoỏ
• Danh mục khỏch hàng, nhà cung cấp • Danh mục chứng từ
Khi tiến hành mó hoỏ cỏc đối tượng cần phải mó hoỏ đầy đủ, đồng bộ, cú hệ thống cho tất cả cỏc đối tượng cần quản lý, đảm bảo tớnh thống nhất và nhất quỏn, phự hợp với chế độ kế toỏn hiện hành.
Sau đõy là một số cỏch thức để tiến hành mó hoỏ cỏc danh mục: - Mó hoỏ theo cỏch gợi nhớ đến tờn và đặc điểm của danh điểm.
- Mó hoỏ bằng cỏch đỏnh số lần lượt tăng dần theo phỏt sinh của cỏc danh điểm, bắt đầu từ 1. Phương phỏp này thường được ỏp dụng trong trường hợp số danh điểm lớn.
- Trong mó ta chia thành cỏc nhúm khỏc nhau và nhúm khụng chỉ cú một cấp mà cú thể đến 2-3 cấp.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của đơn vị mỡnh mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn cỏch thức mó hoỏ cho phự hợp.
Hàng hoỏ trong doanh nghiệp cú rất nhiều chủng loại chủng loại phong phỳ và biến động thường xuyờn. Do đú, yờu cầu quản lý đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhúm hàng hoỏ. Vỡ vậy, danh mục hàng hoỏ phải được xõy dựng chi tiết từng danh điểm. Khi nhập, xuất hàng hoỏ nhất thiết phải chỉ ra danh điểm hàng hoỏ nhập hay xuất kho.
Phần mềm kế toỏn cho phộp nhập hay xuất cựng lỳc nhiều loại hàng hoỏ nhưng với điều kiện nhập, xuất cựng lỳc, cựng một kho, cựng một mục đớch.
Phần mềm kế toỏn đồng thời cũng cho phộp theo dừi cả thuế GTGT đầu vào, đầu ra của hàng hoỏ. Ngoài ra nú cũn cho phộp theo dừi cụng nợ cho từng chứng từ đầu vào. Vỡ vậy, người nhập cần chỳ ý khụng kờ thiếu thụng tin để mỏy xử lý chớnh xỏc, nhanh chúng, hiệu quả.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CễNG TY CP KỸ NGHỆ
KINGTECH.