Hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn là hỡnh thức kết hợp cỏc loại sổ kế toỏn khỏc nhau về chức năng ghi chộp, về kết cấu, nội dung phản ỏnh theo một trỡnh tự hạch toỏn nhất định trờn cơ sở của chứng từ gốc. Trờn thực tế doanh nghiệp cú thể lựa chọn một trong cỏc hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn sau đõy:
1.4.1. Hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ
Hỡnh thức này thớch hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toỏn thủ cụng, dễ chuyờn mụn hoỏ cỏn bộ kế toỏn. Tuy nhiờn đũi hỏi trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ kế toỏn phải cao, mặt khỏc khụng phự hợp với việc kế toỏn bằng
TK 632 TK911 TK511 TK515,711 TK641,642 222222222 22 TK811,635 TK 821 TK421 K/c giá vốn hàng bán K/c CPBH, CPQLDN K/c chi phí khác và CFTC K/C CP thuế TNDN hiên hành Kết chuyển lỗ
K/c thu hoạt động tài chính và hoạt động khác K/c doanh thu thuần
mỏy. Sổ sỏch trong hỡnh thức này gồm cú: Sổ nhật ký chứng từ, sổ cỏi, bảng kờ, bảng phõn bổ, sổ chi tiết.
Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức nhật ký chứng từ thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 17: Hỡnh thức nhật ký chứng từ
1.4.2. Hỡnh thức Nhật ký chung
Hỡnh thức Nhật ký chung là hỡnh thức phản ỏnh cỏc nghiệp kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung. Sau đú căn cứ nhật ký chung để ghi vào sổ cỏi. Đối với cỏc tài khoản chủ yếu, phỏt sinh nhiều nghiệp vụ cú thể mở cỏc nhật ký chung phụ. Cuối thỏng hoặc định kỳ cộng cỏc nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cỏi.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc và bảng phân bổ
Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Nhật ký - chứng từ
Sổ cái
Báo cáo kế toán Bảng kê
Bảng tổng hợp chi tiết
Cuối thỏng, quý, năm cộng số liệu trờn sổ cỏi lập cõn đối phỏt sinh. Sau khi kiểm tra số liệu khớp đỳng với số liệu ghi trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết để lập bỏo cỏo tài chớnh. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 18:Hỡnh thức nhật ký chung
1.4.3 Hỡnh thức Nhật ký - Sổ cỏi
Theo hỡnh thức này, cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được phản ỏnh vào một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cỏi. Sổ này là sổ hạch toỏn tổng hợp duy nhất, trong đú kết hợp phản ỏnh theo thời gian và hệ thống. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dũng vào nhật ký sổ cỏi.
Trỡnh tự kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký sổ cỏi, thể hiện qua sơ đồ sau: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán Sổ nhật ký đặc
biệt
Sổ, thẻ hạch toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 19: Hỡnh thức nhật ký - sổ cỏi.
1.4.4 Hỡnh thức chứng từ ghi sổ
Hỡnh thức này thớch hợp này thớch với mọi loại hỡnh doanh nghiệp, thuận tiện cho việc ỏp dụng mỏy tớnh. Tuy nhiờn, việc ghi chộp bị trựng lặp nhiều nờn việc lập bỏo cỏo dễ bị chậm chễ nhất là trong điều kiện thủ cụng.
Hàng ngày kế toỏn căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cỏi.
Cuối thỏng kế toỏn khoỏ sổ tớnh tổng số tiền cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong thỏng trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Căn cứ sổ cỏi để lập bảng cõn đối tài khoản. Sau khi kiểm tra số liệu khớp và đỳng trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký - Sổ Cái
Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 20: Hỡnh thức chứng từ ghi sổ