3.2.1. Tồn trữ và bảo quản thuốc
Các kho của khoa Dược thực hiện tốt việc xuất- nhập hàng hóa đảm bảo chính xác, kịp thời, quản lý tốt số lượng hàng hóa và thường xuyên luân chuyển không để thuốc quá hạn dùng. Công tác xuất nhập kho thực hiện theo nguyên tắc kiểm nhận ( kiểm tra, giám sát).
Kho thuốc, vật tư tiêu hao được bố trí ở tầng 2, diện tích mỗi kho khoảng
20 m2, kho tiêu hao khoảng 40 m2. Kho dịch truyền đặt ở tầng 1. Các kho đều
được bố trí ở nơi khô ráo, thuận tiện cho việc xuất, nhập, vận chuyển, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ. Hệ thống kho của bệnh viện được trang bị đầy đủ các loại giá kệ, máy điều hoà, quạt thông gió, tủ lạnh. Các công tắc điện được
đặt ở ngoài kho. Thuốc gây nghiện, hướng tâm thần được bảo quản riêng, trong tủ có khóa chắc chắn, có danh mục để ở phía ngoài tủ. Kho hóa chất, các chất dễ cháy nổ được bố trí cách xa các kho khác, tránh xa nguồn nhiệt, điện.
Kho thuốc khoa Dược BVPSHP tổ chức theo loại hình 1 cấp, gồm các kho chính: kho A (cấp phát thuốc gây nghiện- Hướng tâm thần, thuốc chuyên khoa và các thuốc viên), kho B (cấp phát thuốc kháng sinh, dịch truyền, thuốc bổ và thuốc ống), kho C (cấp phát tiêu hao dược)). Kho phụ gồm: kho cấp phát ngoại trú, kho hóa chất, kho y cụ, kho pha chế theo đơn.
Hình 3.8. Công tác sắp xếp thuốc trong kho dƣợc- BVPSHP
Thuốc khi nhập kho được phân loại thành từng nhóm khác nhau (phân loại theo tác dụng dược lý, tần suất cấp phát và nguyên tắc FEFO, FIFO), tránh tồn kho những thuốc hết hạn sử dụng thuận lợi cho việc bảo quản và cấp phát thuốc. Thuốc được kiểm nhập trước khi nhập kho, những thuốc hạn gần trong 3 tháng, không đủ nhãn mác, kém chất lượng không được nhập vào kho. Các thuốc
được bảo quản lạnh theo yêu cầu của nhà sản xuất và theo tiêu chuẩn GSP. Có bảng theo dõi nhiệt độ tủ lạnh theo quy định. Kho có khu biệt trữ để thuốc kém phẩm chất, thuốc hết hạn chờ hủy. Cuối tháng kiểm kê kho. Thành phần tham gia gồm thủ kho, thống kê dược, kế toán bệnh viện.
+Bảo quản thuốc GN-HTT
Thuốc gây nghiện, hướng tâm thần được bảo quản trong tủ gỗ có khoá chắc chắn và có ngăn riêng cho từng loại. Có danh mục trong tủ ghi rõ tên thuốc nồng độ hàm lượng dạng bào chế của từng loại thuốc.
Mỗi khoa lâm sàng đều được trang bị một tủ thuốc trực, có danh mục thuốc phù hợp với yêu cầu điều trị của từng khoa do Giám đốc bệnh viện phê duyệt. Công tác kiểm kê được thực hiện 1 tháng 1 lần, tổng kiểm kê hàng năm không có hiện tượng thừa thiếu thuốc xảy ra.
Hàng tháng có báo cáo tồn kho trên cơ sở thống kê và tổng hợp số lượng thuốc, hoá chất, vật tư y tế tiêu hao.
+ Nhân sự
Thủ kho thuốc là dược sĩ trung học, kho thuốc nghiện, hướng tâm thần là dược sĩ trung học được trưởng khoa dược ủy quyền bằng văn bản
Các thủ kho dược được liên tục cập nhật về tiêu chuẩn kho GSP, quản lý sổ sách, theo dõi xuất, nhập, tồn, chất lượng thuốc. Các văn bản, thông tư mới được các dược sĩ đại học phổ biến trong các cuộc giao ban đầu giờ hàng ngày. Có các quy trình duyệt thuốc, quy trình kiểm nhập, quy trình cấp phát thuốc, quy trình pha chế để ở nơi làm việc.
Các dược sĩ đại học được phân công giám sát công việc của thủ kho theo mẫu biểu do trưởng khoa dược quy định.
Nhân viên khoa dược được kiểm tra sức khỏe định kỳ 1 năm/ lần.
+ Sổ sách
Thủ kho thuốc gây nghiện, hướng tâm thần có sổ theo dõi xuất, nhập, tồn riêng, đóng dấu giáp lai của bệnh viện và giám đốc bệnh viện ký xác nhận.
Có đầy đủ thẻ kho theo dõi xuất, nhập, tồn thuốc. Thẻ kho ghi đầy đủ cột mục tên thuốc, hàm lượng, đơn vị tính, quy cách đóng gói. Các thuốc nhập về ghi rõ số lô, hạn dùng, nơi mua theo quy định. Cuối mỗi tháng cộng tổng lượng nhập, xuất, tồn.
+ Vệ sinh
Kệ, giá, tủ đựng thuốc sạch sẽ, không bám bụi bẩn, không có nấm mốc phát triển. Có lịch làm vệ sinh hàng tuần tại kho, tủ lạnh dán ở ngoài kho.
+ Hồ sơ tài liệu
Các biểu mẫu, sổ sách theo dõi quản lý kho dược năm 2011
Sổ xuất nhập thuốc gây nghiện, hướng tâm thần
Sổ kiểm nhập thuốc- vật tư tiêu hao
Sổ theo dõi hạn dùng của thuốc và chất lượng thuốc
Thẻ kho
Các phiếu lĩnh thuốc theo biểu mẫu của Bộ y tế ban hành
Báo cáo xuất nhập tồn hàng tháng
Biên bản kiểm kê, cân đối kho hàng tháng
Biên bản thanh lý thuốc và vật tư y tế hư hỏng, kém chất lượng
Báo cáo sử dụng thuốc gây nghiện, hướng tâm thần hàng tháng
Hàng tháng khoa Dược tổ chức kiểm kê cân đối kho cả về lượng và tiền. Giá trị tiền thuốc tồn kho trung bình hàng tháng và cả năm 2011 được trình bày trong bảng 3.16.
Bảng 3.16. Giá trị thuốc tồn kho hàng tháng tại bệnh viện
TT Nội dung Giá trị
(1000 đồng)
Tỷ lệ (%)
Ghi chú
1 Giá trị thuốc tồn kho năm 2011 23.741.569 100,0
2 Giá trị thuốc sử dụng năm 2011 22.138.303 92,3
3 Thuốc sử dụng trung bình/ tháng 1.847.808 7,8
4 Thuốc tồn kho thấp nhất/ tháng 1.451.296 6,1 2/2011
5 Thuốc tồn kho nhiều nhất/ tháng 4.290.354 18,1 11/2011
(gối thầu) Công tác dự trữ thuốc được chú trọng ở mức tối đa 3 tháng, mức tối thiểu 0,5 tháng. Đầu năm 2012 bệnh viện chưa có quyết định phê duyệt thầu của Sở Y tế, nên kho dược phải dự trữ thuốc đủ dùng trong 3 tháng đầu năm 2012 (gối thầu). Bệnh viện không để tình trạng thiếu thuốc trong khám, chữa bệnh.
3.2.2. Cấp phát thuốc.
Quy trình cấp phát thuốc tại khoa Dược bệnh viện Phụ sản Hải phòng được mô tả trong hình 3.9 .
Hình 3.9. Quy trình cấp phát thuốc tới ngƣời bệnh tại BV phụ sản Hải phòng
Khoa Dược tổ chức cấp phát thuốc cho 100% khoa lâm sàng trong 2 buổi (sáng, chiều) hàng ngày, chiều thứ 6 các khoa lĩnh gộp thuốc cho 2 ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật để cấp thuốc cho bệnh nhân nội trú. Các bác sĩ làm hồ sơ bệnh án cho bệnh nhân điều trị nội trú, các điều dưỡng của khoa tổng hợp thuốc từ y lệnh rồi vào sổ tiêm uống, viết phiếu lĩnh thuốc xuống khoa Dược. Dược sĩ khoa Dược được Trưởng khoa ủy quyền căn cứ vào sổ tiêm uống của các khoa lâm sàng để duyệt phiếu lĩnh thuốc. Sau khi phiếu lĩnh thuốc được duyệt, các y tá hành chính lĩnh thuốc tại khoa Dược và thực hiện y lệnh thuốc cho bệnh nhân. Để quản lý việc sử dụng thuốc hiệu quả, khoa Dược đã đóng dấu và thu hồi vỏ
THUỐC TỪ NƠI CUNG ỨNG KHO NỘI TRÚ KHO LẺ NGOẠI TRÚ
BỆNH NHÂN NỘI TRÚ BỆNH NHÂN NGOẠI TRÚ
Bác sỹ khám Đơn thuốc
Thẻ Bảo hiểm y tế Phòng KHTH duyệt đơn thuốc
KHOA LÂM SÀNG
Dƣợc sĩ ký duyệt Y tá lĩnh thuốc Thu hồi vỏ thuốc Hoá đơn nhập
Phiếu báo lô Phiếu nhập kho Phiếu lĩnh thuốc TKĐT ký Dƣợc sỹ thủ kho thuốc Dƣợc sỹ thủ kho tiêu hao, hóa chất Thống kê dƣợc Kiểm soát Dƣợc sỹ nhập hàng Dƣợc sỹ thủ kho Kế toán dƣợc Hội đồng kiểm nhập
Hoá đơn xuất kho Trƣởng khoa dƣợc ký
thuốc GN-HTT, vỏ thuốc đắt tiền, kháng sinh, dịch truyền. Mỗi khoa khi lĩnh thuốc có ghi tên khoa trên vỏ thuốc, lượng thuốc phát ra bằng lượng vỏ thu về. Quy trình cấp phát thuốc tới tay người bệnh của bệnh viện được thực hiện thống nhất nhịp nhàng giữa các khâu. Tuy nhiên do nhân lực dược còn thiếu nên khoa dược vẫn chưa tổ chức được cấp phát thuốc tại các khoa phòng.
Khoa Dược tổ chức cấp phát thuốc cho bệnh nhân ngoại trú vào giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Lưu lượng bệnh nhân đến khám và điều trị tại bệnh viện được biểu thị trong bảng 3.17.
Bảng 3.17. Số lƣợng bệnh nhân khám và điều trị tại bệnh viện
TT Đối tƣợng khám và điều trị Số lƣợng Tỷ lệ (%) Lƣu lƣợng/ngày 1 Khám ngoại trú 114318 100 300-320 1.1 Bảo hiểm y tế 21916 19,2 1.2 Khám thu phí trực tiếp 92402 80,8 2 Điều trị nội trú 51597 100 400-500 2.1 Bảo hiểm y tế 40805 79,1
2.2 Điều trị thu phí trực tiếp 10792 20,9
Trung bình mỗi ngày kho cấp phát lẻ ngoại trú cấp từ 10-15 đơn thuốc được BHYT chi trả, kho nội trú cấp phát từ 400-500 bệnh nhân/ ngày. Trước khi cấp phát thuốc, thủ kho phải thực hiện “ 3 kiểm tra- 3 đối chiếu” ( 3 kiểm tra: thể thức đơn thuốc, phiếu lĩnh thuốc, liều dùng, cách dùng, nhãn thuốc, chất lượng thuốc; 3 đối chiếu: tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, số khoản thuốc).
Khoa Dược chú trọng công tác cấp phát thuốc và xây dựng quy trình cấp phát thuốc hợp lý. Hiện tại bệnh viện chưa nối mạng nội bộ do vậy các bác sĩ kê đơn không nắm rõ số lượng, chủng loại thuốc hiện có tại khoa dược, việc cập nhật số liệu xuất, nhập, tồn tại kho dược chưa được các bác sĩ nắm bắt một cách chính xác và nhanh chóng.