c. Khoản hàng bán bị trả lạ
3.2.1 Hoàn thiện hệ thống tài khoản
Theo đúng quy định của quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành mà công ty đang áp dụng thì các khoản giảm trừ doanh thu: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại khi phát sinh phải được hạch toán vào các tài khoản tương ứng TK 532 “giảm giá hàng bán”, TK531 “hàng bán bị trả lại”, TK521 “Chiết khấu thương mại”.
Hiện nay, công ty không sử dụng các tài khoản: TK532, TK531. Để đảm bảo tuân thủ đúng theo chế độ, kế toán công ty nên sử dụng các tài khoản này trong hạch toán bằng cách đưa chúng vào hệ thống tài khoản sử dụng của công ty nhằm mục đích các khoản giảm giá hàng bán và khoản hàng bán bị trả lại được thể hiện đúng bản chất.
Các tài khoản: TK 156, TK 511, TK 632 công ty chưa mở chi tiết để theo dõi. Với TK 156 công ty mới mở chi tiết cho 2 nhóm hàng thép là thép cuộn và thép cây vằn. Nhưng thực tế, mỗi nhóm thép này lại bao gồm nhiều loại khác nhau. Do đó, công ty nên mở chi tiết TK 156 để theo từng loại thép giúp quá trình tính đơn giá bình quân xuất kho được dễ dàng hơn. TK 156 nên chi tiết thành các TK cấp 2: o TK 1561: Thép cuộn Φ6 o TK 1562: Thép cuộn Φ8 o TK 1563: Thép cây vằn D14 o TK 1564: Thép cây vằn D16 o TK 1565: Thép cây vằn D18
Với TK 511, công ty nên mở chi tiết để theo dõi doanh thu của từng mặt hàng nhằm mục đích quản trị của công ty. Hiện tại, công ty chỉ mới theo dõi doanh thu chung trên tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Vì thế, sẽ rất khó cho nhà quản lý để theo dõi doanh thu của từng mặt hàng làm căn cứ đưa ra phân tích, nhìn nhận về khả năng tiêu thụ của mỗi mặt hàng và khả năng đóng góp của doanh thu từng mặt hàng trong tổng doanh thu toàn doanh nghiệp. Qua đây, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định kịp thời trong xúc tiến bán, thúc đẩy hay hạn chế khả năng bán một mặt hàng nào đó. Nhờ vậy, kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản trị đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời, nhanh chóng và hợp lý. Và việc chi tiết tài khoản 511 thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi doanh thu từng mặt hàng trở thành việc nên làm trong kế toán bán hàng tại công ty.
TK511 nên được mở các TK cấp 2: o TK 5111: Thép cuộn Φ6
o TK 5113: Thép cây vằn D14 o TK 5114: Thép cây vằn D16 o TK 5115: Thép cây vằn D18
Đồng thời, TK 632 cũng nên mở chi tiết các tài khoản cấp 2 để theo dõi giá vốn từng mặt hàng, tương ứng với theo dõi doanh thu. Cùng với việc theo dõi chi tiết tài khoản 156, chi tiết tài khoản 511 thì việc theo dõi chi tiết tài khoản 632 là điều cần thiết. Khi mở chi tiết cho tài khoản 632 theo dõi giá vốn của từng mặt hàng, nhà quản trị dễ dàng xác định giá vốn của từng mặt hàng. Từ đó, ban quản trị sử dụng thông tin giá vốn của từng mặt hàng này kết hợp với doanh thu từng mặt hàng để tính toàn điều chỉnh thặng số thương mại. Việc theo dõi chi tiết cho tài khoản 632 kết hợp song song với theo dõi chi tiết tài khoản 156 và chi tiết tài khoản 511 là điều hết sức cần thiết giúp kế toán bán hàng trở nên khoa học, hợp lý, phục vụ sát sườn nhất yêu cầu quản lý của công ty.
TK632 nên được mở chi tiết: o TK 6321: Thép cuộn Φ6 o TK 6322: Thép cuộn Φ8 o TK 6323: Thép cây vằn D14 o TK 6324: Thép cây vằn D16 o TK 6325: Thép cây vằn D18
Việc mở chi tiết các tài khoản TK156, TK 511, TK 632 giúp cho việc theo dõi hàng tồn kho, doanh thu và giá vốn được rõ ràng theo từng mặt hàng, làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh. Điều này giúp công ty xác định được tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng, xác định được mặt hàng nào chiếm ưu thế để đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
Khi sử dụng thêm các tài khoản TK532, TK531 và mở chi tiết các tài khoản TK 511, TK 632. Kế toán bổ sung các tài khoản này vào hệ thống tài khoản sử dụng của công ty.