c. Khoản hàng bán bị trả lạ
3.1.2Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Chứng từ kế toán:
Với trường hợp bán lẻ hàng hóa, công ty không sử dụng phiếu xuất kho khi xuất hàng khỏi kho nhằm mục đích bán lẻ hàng ngày. Thủ kho căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho hàng hóa để xuất hàng hóa theo đúng số lượng yêu cầu, đồng thời làm căn cứ ghi thẻ kho.
Nguyên nhân: kế toán muốn giảm bớt khối lượng công việc, thủ tục xuất kho hàng hóa. Và việc tin tưởng nhân viên trong nội bộ công ty cũng là một lý do công ty không dùng phiếu xuất kho trong trường hợp xuất hàng hóa khỏi kho phục vụ mục đích bán lẻ.
Tài khoản kế toán:
Mặc dù công ty sử dụng các tài khoản theo đúng hệ thống tài khoản của quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Song, việc mở các tài khoản chi tiết còn hạn chế. Thực tế, mặt hàng thép của công ty gồm nhiều loại. Kế toán mới chỉ mở số chi tiết tài khoản 156 theo dõi riêng hai nhóm là thép cuộn và thép cây vằn. Nhưng trong mỗi nhóm thép trên còn gồm nhiều loại thép khác nhau. Kế toán chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại thép đó.
Tương tự với các tài khoản 511 và tài khoản 632, kế toán chưa mở sổ chi tiết cho từng mặt hàng. Vì thế, việc xác định doanh thu, giá vốn của từng mặt hàng gặp khó khăn.
Công ty không sử dụng các tài khoản 532 “giảm giá hàng bán” và tài khoản 531 “hàng bán bị trả lại” trong khi thực tế quá trình bán hàng tại công ty có phát sinh những khoản này.
Nguyên nhân do kế toán muốn giảm khối lượng công việc hạch toán.
Hạch toán các nghiệp vụ:
Khi phát sinh những khoản giám giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại, kế toán không sử dụng tài khoản 532 “giảm giá hàng bán”, TK 531 “hàng bán bị trả lại” mà hạch toán giảm trên tài khoản 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Cách hạch toán như thế này là sai so với quy định của chế độ kế toán hiện hành, không phản ánh đúng bản chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay bản chất của các khoản giảm trừ doanh thu.
Nguyên nhân kế toán hạch toán các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại vào tài khoản 511 là do trong quá trình bán hàng ít xuất hiện khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Vì thế, kế toán muốn giảm khối lượng công việc ghi chép nên hạch toán luôn trên tài khoản 511.
Quản lý tình hình công nợ:
Công ty có thực hiện bán chịu cho khách hàng. Mặc dù đã quy định thời hạn nợ tối đa, song việc phát sinh những khoản nợ quá hạn là không tránh khỏi. Hơn nữa, trong tình hình suy thoái kinh tế của những năm gần đây, việc vay vốn của các ngân hàng và tổ chức tài chính trong tình hình suy thoái là cực kỳ khó khăn. Vì thế, các công ty có xu hướng đi chiếm dụng vốn. Do vậy, việc bán chịu hàng hóa diễn ra nhiều hơn. Và kết quả là khoản nợ phải thu của công ty tăng lên kéo theo những khoản nợ quá hạn cũng tăng theo.
Tuy nhiên, công ty không trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Nếu phát sinh tổn thất về khoản nợ phải thu thì công ty sẽ không có khoản tài chính dự phòng để bù đắp, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty.
Nguyên nhân công ty không trích lập dự phòng phải thu khó đòi do công ty đặt niềm tin vào bạn hàng là những khách hàng quen, thường xuyên, mặc dù đôi khi có giao dịch với khách hàng mới.
Quản lý hàng tồn kho:
Trong tình hình khó khăn của ngành vật liệu xây dựng, giá cả mặt hàng xây dựng không ổn định, thường có biến động theo xu hướng giảm hơn là tăng. Dù vậy nhưng công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nguyên nhân: do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty là vật liệu xây dựng ít hao hụt và trong giai đoạn trước kinh doanh mặt hàng này có giá cả khá ổn định. Vì thế, kế toán nhận định không cần thiết phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Một số hạn chế khác:
Phương thức bán hàng: Hiện tại, công ty mới chỉ áp dụng phương thức bán hàng truyền thống là bán buôn và bán lẻ. Sự hạn chế trong phương thức bán làm cho khả năng tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ gặp khó khăn.
Công ty có quy mô vừa nhưng lại áp dụng hạch toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC với hệ thống tài khoản chi tiết hơn. Điều này có thể làm cho quá trình hạch toán kế toán cồng kềnh hơn.
Mô hình kế toán mà công ty đang áp dụng là mô hình kế toán tập trung. Nó được coi là khá phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của công ty. Song, trên thực tế còn tồn tại hạn chế cần khắc phục trong tương lai. Đó là vì kế toán theo mô hình này nên hàng ngày, tất cả chứng từ ở các địa điểm kinh doanh phải được tập hợp và mang về phòng kế toán công ty để kế toán tiến hành ghi chép. Nhưng trong nhiều trường hợp, cuối ngày chứng từ vẫn chưa được tập hợp đầy đủ tại phòng kế toán công ty. Từ đó dẫn đến việc ghi chép bị chậm trễ, dễ xảy ra nguy cơ thất thoát chứng từ.
Kế toán tại công ty chưa sử dụng phần mềm mà hạch toán làm sổ sách trên Excel khiến khối lượng công việc kế toán nhiều, mất nhiều thời gian. Hạn chế này tồn tại là do kế toán chưa cập nhật kịp thời máy móc hỗ trợ làm việc, cũng do kế toán của công ty quen với dung Excel để hạch toán.
Chính sách bán hàng tại công ty chưa được chú trọng. Công ty không cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại. Các nghiệp vụ bán hàng tại công ty không xuất hiện khoản chiết khấu thương mại. Điều này là do trong những năm gần đây, ngành vật liệu xây dựng gặp khó khăn, công ty hoạt động kinh doanh với mục tiêu duy trì kinh doanh với lợi nhuận có thể chấp nhận được, tránh tình trạng lỗ và hy vọng tình hình khá hơn để phát triển kinh doanh trong thời gian tới. Công ty không đặt kỳ vọng thu được lợi nhuận lớn trong thời gian này.
Công ty chưa có Website. Đây được coi là một hạn chế trong xúc tiến bán hàng và khẳng định hình ảnh của công ty trên thị trường.