c. Khoản hàng bán bị trả lạ
3.2.4 Trích lập dự phòng
Dự phòng phải thu khó đòi:
Trong tình hình kinh tế khó khăn, việc chiếm dụng vốn hết sức phổ biến. Vì thế, các khoản nợ phải thu tăng lên kéo theo việc xuất hiện các khoản nợ quá hạn. Thực tế, công ty không trích lập dự phòng phải thu khó đòi, ảnh hưởng tới tài chính của công ty nếu xảy ra tổn thất. Do vậy, công ty nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
Căn cứ để xác định một khoản phải thu khó đòi:
Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Công ty dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản phải thu khó đòi trên. Công ty tiến hành trích lập dự phòng theo các mức:
Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn:
30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 2 năm đến dưới 3 năm. 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Để hạch toán khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 139 Cuối niên độ, căn cứ những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi, công ty xác định số dự phòng cần trích lập cho các khoản nợ này:
Nếu là năm đầu tiên trích lập kế toán ghi: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Các năm sau đó, so sánh số cần trích lập ở niên độ này với số đã trích lập ở niên độ trước:
Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở niên độ này lớn hơn số đã trích lập ở niên độ trước, tiến hành trích lập bổ sung:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Nếu dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở niên độ này nhỏ hơn nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở niên độ trước, hoàn nhập dự phòng:
Nợ TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi. Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong kỳ, nếu xuất hiện khoản nợ phải thu khó đòi không thu hồi được, tiến hành xóa sổ, kế toán ghi:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (TH chưa lập dự phòng) Nợ TK 139 : Dự phòng nợ phải thu khó đòi (TH đã lập dự phòng) Có TK 131,138: Các khoản phải thu
Đồng thời ghi: Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý
Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi đã xóa sổ nay thu hồi được, kế toán ghi: Nợ TK 111,112: Số tiền thu được
Có TK 711: Thu nhập khác
Đồng thời ghi: Có 004: Nợ khó đòi đã xử lý. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Điều kiện:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho.
- Là những vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Trường hợp nguyên vật liệu có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ nguyên vật liệu này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho đó.
Phương pháp lập dự phòng:
Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo
cáo tài chính x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của
hàng tồn kho
Xử lý khoản dự phòng:
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá HTK. Số dự phòng giảm giá HTK được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
Lập dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá HTK
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá HTK Có TK 632: Giá vốn hàng bán.
Một số đề xuất khác:
Chứng từ: công ty nên xem xét để sử dụng phiếu xuất kho trong trường hợp xuất hàng hóa phục vụ cho phương thức bán lẻ. Điều này giúp cho việc theo dõi hàng tồn kho được chặt chẽ, tránh trường hợp hao hụt, thiếu HTK mà không thể quy trách nhiệm cho cá nhân hay bộ phận nào trong công ty.
Sổ chi tiết: Công ty nên mở sổ kế toán chi tiết tài khoản, chi tiết mặt hàng phù hợp với việc chi tiết hệ thống tài khoản (TK 156, TK 511, TK 632) thành những tài khoản cấp 2 thuận tiện cho việc theo dõi. Ngoài ra, công ty nên mở một số sổ theo dõi tình hình bán hàng của từng chi nhánh. Qua đây xác định được chi nhánh nào kinh doanh hiệu quả, kịp thời có biện pháp điều chỉnh cho hợp lý.
Quyết định kế toán áp dụng: Công ty áp dụng kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC với hệ thống tài khoản rất chi tiết nên có thể gây nên cồng kềnh trong hạch toán. Với quy mô vừa, công ty nên xem xét, cân nhắc tới quyết định 48/2006/QĐ-BTC dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Quyết định 48/2006/QĐ- BTC với hệ thống tài khoản gọn hơn, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Vì thế, khi áp dụng kế toán theo quyết định này, số lượng tài khoản trong hệ thống tài khoản sử dụng của công ty ít hơn kéo theo công việc kế toán sẽ nhẹ hơn, tạo điều kiện cho kế toán bán hàng nói riêng, kế toán trong doanh nghiệp nói chung được tiến hành một cách dễ dàng.
Mô hình kế toán: Trong thời gian tới, còn tiếp tục kế toán theo mô hình tập trung, Ban giám đốc cần sát sao, chặt chẽ hơn trong việc luân chuyển chứng từ và
ghi chép của kế toán, Đảm bảo, chứng từ kế toán được mang về đầy đủ tại phòng kế toán công ty. Từ đó, tránh mất mát chứng từ, đồng thời kế toán ghi chép theo dõi kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán: Công ty cũng nên xem xét việc sử dụng phần mềm kế toán trong công việc kế toán của công ty nhằm giảm thiểu khối lượng công việc của kế toán. Hiện nay, việc sử dụng phần mềm trong kế toán tại các doanh nghiệp là khá phổ biến. Nó được coi là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận kế toán công ty trong việc theo dõi, ghi chép kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Cùng với sự tiến bộ của công nghệ, công ty nên xem xét cập nhật phần mềm cho bộ phận kế toán. Các doanh nghiệp hiện đang áp dụng một số phần mềm phổ biến: Fast, Misa… công ty nên tham khảo hoặc tìm thông tin tư vấn từ các công ty phần mềm nhằm đưa ra quyết định sử dụng phần mềm kế toán hữu hiệu và phù hợp với công ty nhất.
Phương thức bán hàng: Với việc áp dụng phương thức bán hàng truyền thống như hiện tại, công ty sẽ khó để mở rộng thị trường tiêu thụ và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng tiềm năng nữa. Vì thế, một trong những vấn đề cần đưa ra xem xét của Ban lãnh đạo công ty là đa dạng hóa phương thức bán hàng và kèm theo đa dạng hóa phương thức thanh toán. Cụ thể, công ty có thể đa dạng hóa phương thức bán hàng bằng cách ngoài phương thức bán buôn, bán lẻ mà công ty đang áp dụng, công ty nên thêm phương thức gửi hàng hay gửi bán đại lý. Việc đa dạng hóa phương thức bán hàng sẽ mang lại cho công ty nhiều cơ hội vươn xa trên thị trường vật liệu xây dựng. Ngoài đa dạng phương thức bán hàng, công ty cũng nên cân nhắc thêm phương thức thanh toán. Với điều kiện thực tế, công ty có thể sử dụng thêm hình thức thanh toán trả chậm, trả góp nhằm mở rộng mạng lưới khách hàng. Trên thực tế, khủng hoảng kinh tế kéo theo khó khăn về tài chính ở mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực. và các doanh nghiệp thương mại cũng không nằm ngoài tình trạng đó. Vì thế, việc sử dụng thêm hình thức thanh toán này cũng là một yếu tố thúc đẩy bán hàng tại công ty. Có nhiều doanh nghiệp không sẵn vốn để mua hàng nhưng với chính sách này của công ty, các doanh nghiệp có nhu cầu giao dịch mua bán nhưng thiếu vốn ở hiện tại vẫn có thể tiến hành giao dịch. Vì thế, công ty có thể khai thác thêm một bộ phận những khách hàng này.
Website: Công ty hiện tại chưa có website. Thực tế, thời gian trước công ty đã từng trang website nhưng do quản lý trang Web không hiệu quả nên đã ngừng sử dụng. Trong thời gian tới, Ban lãnh đạo công ty nên xem xét việc lập và khởi tạo lại website cho công ty. Website được xem xét như bộ mặt của công ty. Trên website, công ty có thể công bố thông tin tổng quan của công ty, tạo niềm tin cho khách hàng. Ngoài ra, công ty có thể đăng thông tin các mặt hàng đang kinh doanh kèm theo giá cả từng mặt hàng. Thông tin kinh doanh của công ty nên được cập nhật thường xuyên, phục vụ cho việc theo dõi của khách hàng. Vì thế, có thể nói, việc sử dụng, duy trì một website là một lời khẳng định hình ảnh, uy tín công ty từ đó nâng cao niềm tin của khách hàng.Website cũng là một kênh quảng cáo nhằm tìm kiếm, mở rộng danh sách khách hàng của công ty.