c. Khoản hàng bán bị trả lạ
3.2.2Hoàn thiện hạch toán
Hiện tại công ty không sử dụng các tài khoản TK 532 “giảm giá hàng bán”, TK 531 “hàng bán bị trả lại” trong hạch toán. Khi xuất hiện các khoản giảm giá
hàng bán hay hàng bán bị trả lại, kế toán hạch toán giảm trên TK 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Điều này là sai so với quy định của chế độ kế toán hiện hành, không phản ánh đúng bản chất của khoản giảm trừ doanh thu. Do vậy, kế toán của công ty cần chú trọng xem xét để hạch toán đúng với quy định. Cụ thể:
Khi xuất hiện các khoản giảm giá hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 532: Khoản giảm giá theo giá chưa thuế GTGT Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra tính trên khoản giảm giá Có TK 111,112,131: Khoản giảm giá theo giá thanh toán Khi xuất hiện khoản hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:
Nợ TK 531: Trị giá hàng bán bị trả lại chưa thuế Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra của hàng bị trả lại
Có TK 111,112,131: Giá thanh toán của hàng bị trả lại Trường hợp hàng bị trả lại đơn vị chuyển về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 156: Trị giá hàng bị trả lại nhập kho
Có TK 632: Giá vốn của số hàng bị trả lại.
Trường hợp hàng bị trả lại chưa chuyển về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 157: Trị giá hàng gửi
Có TK 632: Giá vốn của hàng bị trả lại Sau đó, khi hàng chuyển về nhập kho, ghi: Nợ TK 156
Có TK 157
Cuối kỳ, kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu vào tài khoản 511: Nợ TK 511: Giảm trừ doanh thu
Có TK 532, 531: Các khoản giảm trừ doanh thu.
Việc theo dõi các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại trên các tài khoản TK532 “giảm giá hàng bán” và TK531 “hàng bán bị trả lại” thay vì ghi nhận giảm trừ trực tiếp trên TK511 như kế toán công ty đang làm là một điều cần thiết. Việc hạch toán như thế này đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định kế toán hiện hành, thể hiện đúng bản chất của các khoản giảm trừ doanh thu. Không chỉ vậy, việc sử dụng các tài khoản TK532, TK531 giúp việc theo dõi doanh thu của các mặt hàng được rõ ràng, cụ thể. Nhà quản trị có thể theo dõi được tình hình tiêu thụ của các
mặt hàng kể cả khoản doanh thu bán hàng và các khoản làm giảm doanh thu bán. Từ đó kế toán bán hàng có thể hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định, chính sách hạn chế sai sót dẫn đến hàng bán bị trả lại hay quản lý hàng bán hiệu quả tránh trường hợp khách hàng yêu cầu giảm giá. Vì thế, có thể nói, kế toán bán hàng nên xem xét việc đưa tài khoản TK532 “giảm giá hàng bán”, TK531” hàng bán bị trả lại” vào trong hệ thống tài khoản sử dụng của công ty đồng thời tuân thủ quy định hạch toán ghi nhận các khoản giảm giá hàng bán và khoản hàng bán bị trả lại.