2. Nhân tố bên trong:
2.2.2.3Phương pháp hạch toán 1 Bán buôn
1. Bán buôn
Bộ phận bán hàng tìm kiếm khách hàng theo tuyến trên đại bàn được giao , thỏa thuận giá, nhận đơn hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán và ký kết hợp đồng (nếu có).
Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty, sau khi được Giám đốc hoặc Phó giám đốc ký duyệt thì chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ để lập phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được chuyển cho thủ kho tiến hành xuất hàng hóa, ký vào phiếu xuất kho rồi giao lại cho kế toán trưởng ký và tiến hành ghi sổ. Phiếu xuất kho được chuyển cho Giám đốc hay Phó giám đốc ký thường theo định kỳ vì trước đó đã ký duyệt giấy đề nghị xuất kho hàng hóa nên chỉ cần kiểm tra và xác nhận lại.
Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần):
Liên 1: Lưu tại quyển gốc Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Lưu chuyển nội bộ, phục vụ kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền thanh toán, chiết khấu (nếu có), thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán.
TH1: Bán hàng hóa chưa thu tiền:
Ví dụ:
Ngày 14/12/2013, xuất kho bán thép cây vằn cho công ty Phạm Lê với số lượng 15,000 kg, đơn giá 13,120 đồng/kg, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
Chứng từ kế toán:
Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT
Luân chuyển chứng từ
Công ty căn cứ hợp đồng mua bán giữa hai đơn vị, bộ phận bán hàng nhận đơn hàng và lập phiếu đề nghị xuất hàng.
Sau khi phiếu đề nghị xuất hàng hóa được bộ phận bán hàng chuyển cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc ký duyệt sẽ được chuyển tới bộ phận kế toán. Tại đây, kế toán căn cứ để lập phiếu xuất kho, đồng thời lập hóa đơn GTGT. Phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT là chứng từ phản ánh số lượng, trị giá hàng hóa xuất bán, là căn cứ để thủ kho xuất hàng và lập thẻ kho theo dõi hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng. Phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT là căn cứ để kế toán ghi sổ. Cụ thể, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán xác định giá vốn hàng bán, ghi giảm hàng hóa trong kho. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi nhận doanh thu của hàng hóa được xác định là tiêu thụ, thuế GTGT đầu ra của lượng hàng hóa trên, đồng thời ghi tăng khoản tiền hoặc khoản nợ phải thu khách hàng.
Phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT đều được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần và được luân chuyển như sau:
Với phiếu xuất kho: liên 1 lưu tại gốc, thủ kho ký vào 2 liên còn lại trong đó liên 2 giữ lại ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán, liên 3 giao cho người nhận rồi lưu giữ ở bộ phận bán hàng (Phòng kinh doanh)
Với hóa đơn GTGT: liên 1 lưu tại quyển; liên 2 giao cho khách hàng; liên 3 dùng lưu chuyển nội bộ, căn cứ ghi sổ kế toán.
Phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải được ký duyệt đầy đủ theo đúng chức vụ, quyền hạn.
Tiếp đó, nhân viên bộ phận bán hàng cầm phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, sau khi nhận được hai chứng từ này, thủ kho sẽ cùng người nhận hàng ký vào chứng từ, đồng thời ghi vào thẻ kho và tiến hành xuất hàng. Một liên của phiếu xuất kho được giao cho người nhận hàng.
Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hóa. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Nhân viên bán hàng lập biên bản giao nhận hàng hóa và chuyển hàng, khách hàng nhận hàng hóa và các chứng từ. Khách hàng nhận nợ, chưa thanh toán tiền hàng. Kế toán ghi sổ công nợ.
Hạch toán:
Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: 216,480,000 Có TK 511: 196,800,000 Có TK 3331: 19,680,000 Xác định giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 185,250,000 Có TK 156: 185,250,000
Công ty xác định giá vốn hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Vì thế, cuối kỳ kế toán mới xác định được giá vốn của lượng hàng hóa đã tiêu thụ dựa trên đơn giá bình quân cả kỳ của hàng hóa đó. Còn khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, kế toán chỉ ghi nhận được doanh thu của lượng hàng hóa bán ra, theo dõi hàng hóa tiêu thụ đó về số lượng, giá bán. Đơn giá bình quân của thép cây vằn được xác định là: 12,350 đồng/kg.
Sổ sách sử dụng:
Sổ Nhật ký chung
Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ cái các tài khoản: TK 511, TK 632, TK156, TK 131, TK333
TH2: Bán hàng hóa thu tiền ngay:
Ví dụ:
Ngày 28/12/2013, bán thép cuộn cho công ty Đặng Nguyễn với số lượng là 15,000 kg, đơn giá bán 13,550 đồng/kg, thuế GTGT 10%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Chứng từ kế toán:
Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT Phiếu thu
Luân chuyển chứng từ:
Quy trình tương tự như với trường hợp bán hàng chưa thanh toán, khác ở chỗ sau khi nhân viên bán hàng lập biên bản giao nhận hàng và chuyển hàng, các chứng
từ liên quan cho khách hàng; khách hàng làm thủ tục thanh toán. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên:
o Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu
o Liên 2: Giao cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán tiền mặt.
o Liên 3: Giao cho khách hàng
Sau khi ghi đầy đủ nội dung vào phiếu thu và ký, kế toán chuyển 3 liên cho kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt. Sau đó, kế toán nhận lại 3 liên và lưu liên 1. Hai liên còn lại giao cho thủ quỹ. Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu, chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận. Người nộp tiền giữ lại liên 3. Thủ quỹ dùng liên 2 để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán tiền mặt.
Hạch toán:
Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111: 223,575,000 Có TK 511: 203,250,000 Có TK 3331: 20,325,000 Xác định giá vốn : Nợ TK 632: 181,800,000 Có TK 156: 181,800,000
Công ty xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Do đó, khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng, kế toán chỉ xác định được doanh thu, theo dõi số lượng và giá cả của hàng bán, chưa xác định được ngay giá vốn. Chỉ tới cuối kỳ, căn cứ vào bảng tính đơn giá bình quân xuất kho của hàng hóa, kế toán tính được giá vốn của hàng đã xác định là tiêu thụ trong kỳ. Đơn giá xuất bán của thép cuộn là 12,120 đồng/kg.
Sổ sách kế toán:
Sổ Nhật ký chung
Sổ chi tiết bán bán, Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ cái các tài khoản: TK156, TK511, TK632, TK111, TK333 Ngoài ra còn có Sổ quỹ, Sổ chi tiết quỹ
2. Bán lẻ
Ví dụ:
Ngày 05/12/2013, Khách hàng đến mua lẻ hàng hóa tại công ty (Bảng kê hàng hóa bán lẻ)
Khách hàng mua lẻ chủ yếu là các đại lý, cửa hàng kinh doanh sắt thép và một số khách hàng là người tiêu dùng mua thép phục vụ trực tiếp cho việc xây dựng của cá nhân.
Hàng ngày, khi khách hàng tới công ty mua lẻ hàng hóa, nhân viên bán hàng lập bảng kê bán lẻ hàng hóa. Bảng kê bán lẻ hàng hóa gồm một số mục sau:
Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá
Thuế GTGT đầu ra Tổng giá thanh toán
Bảng kê có chữ ký người lập và Giám đốc.
Cuối ngày, kế toán căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hóa để lập hóa đơn GTGT cho bảng kê đó. Do công ty có nhiều địa điểm kinh doanh nên tất cả các bảng kê ở các địa điểm kinh doanh đó được chuyển về phòng kế toán vào cuối ngày. Kế toán lập 1 hóa đơn GTGT chung cho tất cả các bảng kê bán lẻ trong ngày. Trên hóa đơn GTGT; ở mục tên đơn vị mua hàng, địa chỉ, mã số thuế kế toán ghi rõ là bán lẻ khách hàng không lấy hóa đơn. Hóa đơn GTGT phải phản ánh đầy đủ các mục tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT đầu ra… như khi lập hóa đơn trong trương hợp bán buôn. Hóa đơn GTGT được lập thành 2 liên: 1 liên lưu tại quyển, 1 liên lưu chuyển nội bộ làm căn cứ cho kế toán ghi sổ.
Đồng thời với lập hóa đơn GTGT, kế toán lập phiếu thu để thu khoản tiền bán lẻ hàng hóa của nhân viên bán hàng.
Phiếu thu được lập 3 liên: 1 liên lưu tại quyển, 1 liên dùng lưu chuyển nội bộ, 1 liên giao cho người nộp tiền. Kế toán chuyển phiếu thu vừa lập cho thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành thu tiền và ghi sổ quỹ sau đó chuyển lại cho kế toán ghi sổ kế toán tiền mặt.
Hạch toán:
Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111: 82,220,600 Có TK 511: 74,746,000 Có TK 3331: 7,474,600 Xác định giá vốn: Nợ TK 632: 70,480,000 Có TK 156: 70,480,000
Công ty xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Do đó, khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng, kế toán chỉ xác định được doanh thu, theo dõi số lượng và giá cả của hàng bán, chưa xác định được ngay giá vốn. Chỉ tới cuối kỳ, căn cứ vào bảng tính đơn giá bình quân xuất kho của hàng hóa, kế toán tính được giá vốn của hàng đã xác định là tiêu thụ trong kỳ. Đơn giá xuất bán của thép cuộn là 12,120 đồng/kg, đơn giá xuất bán của thép cây vằn là 12,350 đồng/kg
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Công ty không sử dụng các tài khoản: TK531 “hàng bán bị trả lại”, TK532 “giảm giá hàng bán”, TK521 “chiết khấu thương mại” để hạch toán khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. Khi xuất hiện các khoản hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán hay khoản chiết khấu thương mại, kế toán hạch toán giảm trực tiếp trên TK511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”