Công ty Thương mại và Dịch vụ Thanh Hải là một Công ty có bộ máy quản lý theo mô hình chức năng. Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty đã phân biệt rõ vai trò chức năng của từng bộ phận, tạo điều kiện cho cấp dưới chuyên sâu công việc. Các quyết định quản lý và thông tin được truyền đến các trưởng phòng sau đó đến các bộ phận của phòng đó. Các bộ phận đã chuyên môn hoá thành các bộ phận nhỏ hơn và đảm nhận một chức năng riêng làm cho năng suất lao động cao. Theo mô hình quản lý này ban lãnh đạo có thể nắm bắt,
chỉ đạo quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty một cách chặt chẽ. Cách quản lý này có tác dụng phát huy tối đa tính sáng tạo của mỗi cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Tuy nhiên do cơ cấu tổ chức của Công ty chưa hoàn chỉnh, chưa có sự hợp nhất trong kinh doanh giữa các phòng. Một số phòng vẫn hoạt động kinh doanh dưới hình thức khoán như phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kinh doanh. Chính điều này đã gây khó khăn trong việc điều hành quản lý các nhân viên trong Công ty. Hơn thế nữa, Công ty còn thường xuyên thuyên chuyển các nhân viên sang các bộ phận khác và cứ 3 tháng một lần sẽ điều động một cán bộ vào công tác tại Chi nhánh trong TP Hồ Chí Minh làm sáo trộn đội ngũ nhân sự trong Công ty. Vì vậy vấn đề đặt ra đối với Công ty hiện nay là phải bổ sung thêm nhân sự để ổn định.
Theo em cơ cấu tổ chức của Công ty nên tổ chức theo sơ đồ sau :
Giám đốc Phó giám đốc Phòng TCH C Phòn g Tài vụ Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Kinh doanh Phòn g Dự án Phòn g Kỹ thuật Phòn g Kho vận Chi nhánh TP HCM Cửa hàng số1 Cửa hàng số 2 Cửa hàng số3 Cửa hàng sè4 Cửa hàng sè 5
Sơ đồ 3.1 : Cơ cấu tổ chức của Công ty Thương mại và Dịch vụ Thanh Hải
Tổ chức theo cơ cấu này có những ưu điểm sau :
- Giám đốc Công ty nắm toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm với toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng.
- Tập trung sự quản lý bán hàng của các cửa hàng vào một mối, không phân tán, dễ dàng tạo bầu không khí thi đua dạt doanh thu cao.
Tuy nhiên cơ cấu này đòi hỏi giám đốc phải thường xuyên theo dõi, giám sát hoạt động của từng bộ phận và giải quyết các mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng và các bộ phận trực tuyến với nhau. Nếu có nhiều phòng ban chức năng thì gây ra hiện tượng họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng gây lãng phí thời gian. Do vậy Công ty cần cân nhắc kỹ đối với việc sử dụng các cửa hàng nh những phòng, ban chức năng mà nên tập trung lại nh sơ đồ trên.
Bên cạnh việc Công ty có một cơ cấu tổ chức chưa hoàn thiện, Công ty còn có hình thức tổ chức lao động chưa hợp lý, còn nhiều bất cập như :
Đối với phòng Kho vận do khối lượng công việc không lớn mà số lượng nhân viên lại nhiều ( 6 người ). Vì vậy hiện tượng ngồi chơi ở phòng Kho vận thường xuyên sảy ra. Như phân tích ở trên thực tÕ phòng chỉ cần 4 nhân viên là đủ. Quả thật với một mức lương trung bình của Công ty trả cho cán bộ công nhân viên là 1,8 triệu đồng một người thì việc lãng phí nguồn nhân sự gây tổn hại rất lín đến Công ty.
Đối với những nhân viên bán hàng làm việc tại các cửa hàng thì mặc dù mỗi người đã đảm nhiệm một việc nhưng vẫn thiÕu người ví dụ như ở cửa hàng chỉ có một người, người đó vừa làm cửa hàng trưởng vừa làm nhân viên bán hàng tức người đó đảm nhiệm mọi việc của Cửa hàng từ khâu lấy hàng ra từ kho đến khâu bán hàng rồi thu tiền về cho Công ty. Chính sự sắp xếp nhân sự chưa hợp lý như vậy đã làm ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu bán hàng.
Đối với bộ phận chứng từ của Công ty trung bình một phòng Xuất nhập khẩu phải có Ýt nhất 4-5 người nhưng phòng chỉ có 3 người như vậy một người
phải làm việc gấp rưỡi công việc của họ vì vậy có thể làm cho các nhân viên này làm việc quá sức nhiều khi dẫn đến nhầm lẫn trong công việc và có thể gây tổn thất lớn cho Công ty. Hơn nữa do tính chất công việc luôn phải đi làm thủ tục nhận hàng cho Công ty. Do đó nhân sự tại phòng luôn chỉ có 2 người. Vì vậy Công ty phải tiếp tục tuyển chọn, đào tạo thêm đội ngũ nhân sự mới để có thể bù đắp phần thiếu hụt về vấn đề nhân sự trong thời gian tới.
Đối với Phòng Kinh doanh trong Công ty, bình thường với lượng hàng vừa phải thì các nhân viên này có thể tự mình làm các thủ tục hải quan được như xin dấu để xuất hàng nhưng khi khách hàng của họ xuất hoặc nhập nhiều thì họ không thể tự mình làm các công việc đó được vì vậy cần phải có một nhân viên trong phòng làm công việc đó nhưng hiện tại thì Công ty vẫn chưa sắp xếp một nhân viên nào chuyên môn làm. Vì vậy Công ty cần phải có kế hoạch cụ thể để làm sao cho mọi hoạt động của Công ty được thuận lợi.
Phòng Tổ chức – hành chính, bộ phận lái xe trước đây có 2 người, mỗi người quản lý mét xe nhưng hiện nay một người đã về hưu nên người kia phải quản lý cả hai xe, một mình làm việc gấp đôi so với trước. Tình trạng này kéo dài sẽ gây ra sự mệt mỏi cho người lao động gây mất an toàn khi lái xe.
Sắp xếp lại đội ngũ nhân sự một cách hợp lý, khắc phục tình trạng vừa thừa vừa thiếu lao động ở các bộ phận khác nhau. Việc sắp xếp được thực hiện căn cứ theo : yêu cầu, đặc điểm, nội dung của từng công việc, năng lực sở trường của từng cán bộ công nhân viên trong Công ty sao cho mỗi công việc đều có người làm và thực hiện tốt tránh trường hợp chồng chéo khi thực hiện công việc.
Để thực hiện được điều đó, Công ty cần phải tổ chức lao động dựa trên nguyên tắc đúng người, đúng việc. Cơ sở để thực hiện điều đó phải căn cứ vào :
- Định mức lao động
- Căn cứ vào năng lực sở trường của từng người - Căn cứ vào bằng cấp
Ngoài ra Công ty cần phải phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để bộ máy hoạt động hiệu quả hơn. Để sắp xếp lao động một cách nhanh chong, hợp lý phải phối kết hợp các bộ phận và có thể thực hiện theo trình tự sau :
- Liệt kê những chức năng nhiệm vụ chủ yếu cần đạt được trong toàn Công ty và từng bộ phận.
- Liệt kê những chức năng nhiệm vụ chủ yếu đang được thực hiện tại các phòng, ban.
- Tổng hợp và đối chiếu chức năng trên để bổ sung những nhiệm vụ còn sót và điều chỉnh phân công lại những công việc chồng chéo.
- Xác định hao phí thời gian thực tế cần thiết để thực hiện những công việc chính thông qua công việc nhật ký hàng ngày.
- Xác định tổng hợp thời gian hợp lý cần để thực hiện công việc của mỗi phòng, ban trên cơ sở tổng hợp hao phí lao động và có tính thêm thời gian thực hiện công việc vặt.
Chia tổng thời gian hợp lý cần thiết để thực hiện công việc của mỗi phòng, ban cho số nhân viên trong bộ phận đó để xác định thời gian hao phí hợp lý trung bình cần thiết cho mỗi nhân viên.
Công việc này khá phức tạp và mất nhiều thời gian, nhà quản trị cần phải có kế hoạch cụ thể và khoa học để thực hiện được nó.
Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của mình thì Công ty cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức thoả mãn các yêu cầu sau :
- Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp : Một doanh nghiệp muốn phát triển được cần phải có chiến lược cụ thể và mục tiêu rõ ràng trên cơ sở đó xây dựng các biện pháp để thực hiện các chiến lược và mục tiêu của Công ty. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty cũng là một biện pháp hiệu quả để thực hiện điều đó vì vậy biện pháp muốn hữu hiệu thì phải xuất phát từ mục tiêu và chiến lược kinh doanh của Công ty.
- Phải đảm bảo phân quyền rõ ràng, cụ thể và chính xác : song song với việc hình thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy chúng ta phải xác định rõ chức năng,
nhiệm vụ của từng bộ phận tránh sự chồng chéo nhau làm giảm hiệu quả của từng bộ phận.
- Đảm bảo duy trì sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cá nhân trong cơ cấu tổ chức của Công ty. Nh vậy sẽ tạo ra được sự nhịp nhàng giữa các nhân viên và đem lại hiệu quả cao cho Công ty cũng như năng suất lao động của các nhân viên sẽ được nâng nên một cách nhanh chóng.
- Phải đảm bảo tính cân đối và hiệu quả : Công ty phải lựa chọn cơ cấu tổ chức doanh nghiệp vừa gọn nhẹ, có hiệu quả và chi phí thấp nhất có thê. Nếu cơ cấu quá cồng kềnh, phức tạp … sẽ dẫn đến tình trạng trì trệ, hoạt động kém hiệu quả và như vậy ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.