Thực tế cho thấy, các công ty trong việc xây dựng nội dung quản lý chất lƣợng cáp thông tin của doanh nghiệp đều tuân thủ theo quy trình và trong đó giai đoạn hoạch định chính sách chất lƣợng đƣợc ƣu tiên quan tâm hàng đầu. Và đối với Công ty cổ phần Cokyvina cũng không nằm ngoài thực tế đó, cụ thể tại công ty:
* Hoạch định chính sách: Đây là giai đoạn đầu tiên của quản trị chất lƣợng. Hoạch định chất lƣợng chính xác, đầy đủ sẽ giúp định hƣớng tốt các hoạt động tiếp theo bởi vì tất cả chúng đều phụ thuộc vào kế hoạch. Nếu kế hoạch ban đầu đƣợc xây dựng tốt thì sẽ có ít các hoạt động cần điều chỉnh và các hoạt động sẽ đƣợc điều khiển một cách có hiệu quả hơn. Hoạch định chất lƣợng đƣợc coi là chức năng quan trọng nhất cần ƣu tiên hàng đầu hiện nay.
* Hoạch định chất lƣợng: là hoạt động xác minh mục tiêu chất lƣợng sản phẩm.
Hoạch định chất lƣợng cho phép xác định mục tiêu, phƣơng hƣớng phát triển chất lƣợng cho toàn công ty Cokyvina theo một hƣớng thống nhất. Tạo điều kiện khai thác sử dụng có hiệu quả hơn các nguồn lực và tiềm năng trong dài hạn góp phần giảm chi phí cho chất lƣợng, nâng cao khả năng cạnh tranh, giúp các công ty chủ động thâm nhập và mở rộng thị trƣờng, đặc biệt là thị trƣờng thế giới. Hoạch định chất lƣợng còn tạo ra một sự chuyển biến căn bản về phƣơng pháp quản trị chi phí giữa các doanh nghiệp.
- Nội dung chủ yếu của hoạch định chất lượng sản phẩm mới bao gồm:
+ Xác lập mục tiêu chất lƣợng tổng quát và chính sách chất lƣợng + Xác định khách hàng
28
+ Phát triển những quy trình có khả năng tạo những đặc điểm của sản phẩm. + Chuyển giao các kết quả hoạch định cho bộ phận tác nghiệp.
* Tổ chức thực hiện: Sau khi hoàn thành chức năng hoạch định thì chuyển sang
tổ chức thực hiện chiến lƣợc đã hoạch định. Thực chất quá trình này là quá trình điều khiển các hoạt động thông qua kỹ thuật, phƣơng tiện, phƣơng pháp cụ thể nhằm bảo đảm chất lƣợng sản phẩm theo đúng yêu cầu kế hoạch đề ra. Tổ chức thực hiện có ý nghĩa quyết định đến việc biến các kế hoạch chất lƣợng thành hiện thực.
Những bƣớc sau đây cần tiến hành theo trật tự nhằm đảm bảo các kế hoạch sẽ đƣợc điều khiển một cách hợp lý, mục đích yêu cầu đặt ra với các hoạt động triển khai là:
+ Đảm bảo rằng mọi ngƣời có trách nhiệm thực hiện các kế hoạch, nhân thức một cách đầy đủ các mục tiêu và sự cần thiết của chúng.
+ Giải thích cho mọi ngƣời biết chính xác những nhiệm vụ kế hoạch chất lƣợng cụ thể cần thiết phải thực hiện
+ Cung cấp đầy đủ các nguồn lực ở những nơi và những lúc cần thiết có những phƣơng tiện kỹ thuật dùng để kiểm soát chất lƣợng.
+ Tổ chức những chƣơng trình giáo dục và đào tạo, cung cấp những kiến thức, kinh nghiệm cần thiết đối với việc thực hiện kế hoạch.
Trên thực tế vấn đề đào tạo và huấn luyện về chất lƣợng là một yếu tố quan trọng trong quản trị chất lƣợng. Giáo sƣ ISHIKAWAORU – ngƣời đã có công tạo ra cái gọi là “chất lượng Nhật Bản” đã nói: “Quản trị chất lượng bắt đầu bằng giáo dục và kết thúc cũng bằng giáo dục”. Qua đào tạo huấn luyện mà nâng cao kỹ thuật cho mọi thành viên, họ xác định đƣợc nguyên nhân gây nên sai sót để có biện pháp ngăn ngừa, họ biết cải tiến và hoàn thiện quy trình sản xuất, biến lƣợng hoá những vấn đề liên quan đến chất lƣợng. Quá trình đào tạo trong một doanh nghiệp cần phải đƣợc tiến hành liên tục, nhằm trang bị những kiến thức về công nghệ, môi trƣờng, sáng tạo cho các cấp những khả năng chủ động trong quản trị.
29
* Kiểm soát chất lượng: Để đảm bảo đúng mục tiêu chất lƣợng dự kiến đƣợc
thực hiện theo đúng yêu cầu kế hoạch đặt ra trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành các hoạt động kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng. Kiểm tra chất lƣợng là hoạt động theo dõi tu nhập phát hiện và đánh giá những trục trặc khuyết tật của sản phẩm và dịch vụ đƣợc tiến hành trong mọi khâu xuyên suốt đời sống của sản phẩm. Mục đích kiểm tra không phải là tập trung vào phát hiện các sản phẩm hỏng, loại xấu ra khỏi tốt mà là những trục trặc khuyết tật ở mọi khâu, mọi công đoạn, mọi quá trình tìm kiếm những nguyên nhân gây ra trục trặc khuyết tật đó để có những biện pháp ngăn chặn kịp thời.
30
==> Từ các nội dung quản lý chất lƣợng trên rút ra một số lƣu ý công ty Cokyvina trong “Hoạt động điều chỉnh và cải tiến”:
Hoạt động điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống doanh nghiệp có khả năng thực hiện đƣợc những tiêu chuẩn chất lƣợng đề ra, đồng thời cũng là hoạt động đƣa chất lƣợng sản phẩm thích ứng với tình hình mới, nhằm giảm dần khoảng cách mong muốn của khách hàng với thực tế chất lƣợng đạt đƣợc, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức độ cao hơn.
- Động viên đào tạo và khuyến khích quá trình thực hiện dự án cải tiến chất lượng. Khi chỉ tiêu không đạt đƣợc cần phải phân tích tình hình nhằm xác định xem vấn đề thuộc về tài chính hay thực hiện kế hoạch, xem xét thận trọng để tìm ra chính xác cái gì sai để điều chỉnh. Khi cần thiết có thể điều chỉnh mục tiêu chất lƣợng. Thực chất đó là quá trình cải tiến chất lƣợng cho phù hợp với môi trƣờng kinh doanh mới của doanh nghiệp.
- Quá trình cải tiến theo các bước sau:
+ Thay đổi quá trình nhằm giảm khuyết tật.
+ Thực hiện công nghệ mới.
+ Phát triển sản phẩm mới, đa dạnh hoá sản phẩm.
Yêu cầu đặt ra đối với cải tiến chất lƣợng là tiến hành cải tiến đặc điểm của sản phẩm, đặc điểm quá trình nhằm giảm sai sót, trục trặc trong quá trình thực hiện và giảm khuyết tật trong sản phẩm.
- Nhiệm vụ chủ yếu của kiểm tra chất lượng là:
+ Đánh giá tình hình thực hiện chất lƣợng và xác định mức độ chất lƣợng đạt đƣợc trong thực tế của doanh nghiệp.
+ So sánh chất lƣợng thực tế với kế hoạch để phát hiện sai lệch trên các phƣơng tiện kinh tế kỹ thuật.
+ Phân tích thông tin về chất lƣợng tạo cơ sở cho cải tiến và khuyến khích cải tiến chất lƣợng sản phẩm.
Khi tiến hành kiểm tra các kết quả thức hiện kể hoạch cần đánh giá hai vấn đề cơ bản đó là mức độ tuân thủ nghiêm túc kế hoạch đã vạch ra, tính chính xác, đầy đủ và tính khả thi của kế hoạch.
31
Thông thƣờng có hai loại kiểm tra là: Kiểm tra thƣờng hàng tháng hay kiểm tra định kỳ và kiểm tra định kỳ vào cuối năm kinh doanh.
Trong hoạt động kiểm tra chất lƣợng tập trung vào kiểm tra định kỳ. Xác định mức độ biến thiên của quá trình và những nguyên nhân làm chệch hƣớng các chỉ tiêu chất lƣợng. Phân tích phát hiện các nguyên nhân ban đầu, nguyên nhân trực tiếp để xoá bỏ chúng, phòng ngừa sự tái diễn.
* Một số bài học cụ thể rút ra cho Công ty cổ phần Cokyvina.
Về hoạch định chính sách chất lượng: là giai đoạn đầu tiên quan trọng nhất với bất cứ doanh nghiệp nào.
- Tất cả các công ty đều hƣớng tới khách hàng.
- Chú ý đến các tiêu chuẩn chất lƣợng và phải thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn áp dụng.
- Xây dựng thƣơng hiệu và uy tín sản phẩm.
Về tổ chức thực hiện:
- Phải có một bộ máy về quản lý chất lƣợng gồm bộ phận hoặc các nhân nào. - Chú ý đến công tác truyền thông, tƣ vấn cho công nhân viên trong quá trình thực hiện chính sách chất lƣợng, đặc biệt với công nhân trực tiếp sản xuất.
Về kiểm soát:
- Đồng bộ từ đầu vào, quá trình và đầu ra. Trong đó con ngƣời là yếu tố quyết định.
32
Chƣơng 2:PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG CÁP ĐỒNG THÔNG TIN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN COKYVINA 2.1. Giới thiệu về công ty Cổ phần Cokyvina
2.1.1. Giới thiệu chung quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Công ty Cổ phần Cokyvina tiền thân là Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và xuất nhập khẩu Vật tƣ thiết bị Bƣu chính Viễn thông gọi tắt là Công ty Dịch vụ Kỹ thuật -Vật tƣ Bƣu điện, một đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Tổng cục Bƣu điện, đƣợc thành lập theo quyết định số 372/QĐ-TCCBLĐ ngày 30 tháng 3 năm 1990 của Tổng cục trƣởng Tổng cục Bƣu điện từ việc hợp nhất hai công ty: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Viễn thông Việt Nam (1987) và Công ty Vật tƣ Bƣu điện (1955).
Theo Quyết định số 197/QĐ-TCCB của Tổng cục trƣởng Tổng cục Bƣu điện ngày 15 tháng 3 năm 1993, Công ty đƣợc thành lập lại với tên gọi “Công ty Dịch vụ xuất nhập khẩu Vật tƣ Bƣu điện - COKYVINA” .
Theo Quyết định số 426/TCCB-LĐ ngày 9/9/1996 của Tổng cục trƣởng Tổng cục Bƣu điện, COKYVIA là đơn vị thành viên của Tổng công ty Bƣu chính Viễn Thông Việt Nam với tên gọi là Công ty Vật tƣ Bƣu điện I.
- Căn cứ Nghị định số 64/2002/NĐ-CP ngày 19/06/2002 của Chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nƣớc thành công ty cổ phần; căn cứ Quyết định số 30/QĐ- ĐMDN/HĐQT ngày 02/02/2000 của Hội đồng quản trị Tổng công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam về việc cho phép Công ty Vật tƣ Bƣu điện triển khai thủ tục chuyển Doanh nghiệp Nhà nƣớc thành Công ty cổ phần, Công ty Vật tƣ Bƣu điện I đã thực hiện Cổ phần hóa. Theo Quyết định số 45/2004/QĐ-BCVT, ngày 05/11/2004 của Bộ trƣởng Bộ Bƣu chính Viễn thông (nay là Bộ Thông tin và Truyền thông), chuyển Công ty Vật tƣ Bƣu điện I thành Công ty cổ phần Thƣơng mại Bƣu chính Viễn thông với số vốn Điều lệ ban đầu là: 27.000.000.000 VNĐ (Hai mươi bẩy tỷ đồng). Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0103007704 do Sở KH&ĐT Thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 10/05/2005.
33
Vốn điều lệ của Công ty ban đầu khi cổ phần hóa là 27 tỷ đồng. Từ đó đến nay Công ty đã thực hiện tăng vốn một lần. Ngày chốt danh sách cổ đông: 30/4/2007. Ngày phát hành: 15/5/2007. Ngày kết thúc đợt phát hành: 01/6/2007. Công ty đã đƣợc UBCKNN chấp thuận kết quả đợt phát hành tăng vốn điều lệ này. Vốn điều lệ sau khi phát hành là: 40.500.000.000 VNĐ. Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0103007704 do Sở KH&ĐT Thành phố Hà Nội cấp lần 2 ngày 11/03/2008.
Ngày 24/6/2009, Tập đoàn Bƣu chính Viễn thông Việt Nam đã bán bớt phần vốn Nhà nƣớc tại Công ty, với số lƣợng 81.000 cổ phần (2% vốn điều lệ) (theo Hợp đồng chuyển nhƣợng cổ phần ngày 24/6/2009) tỷ lệ sở hữu của Nhà nƣớc tại Công ty giảm xuống còn 49%. Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0103007704 do Sở KH&ĐT Thành phố Hà Nội cấp lần 3 ngày 01/07/2009.
Ngày 15/12/2009 Sở giao dịch Chứng khoán Hà Nội đã ra Quyết định số : 821/QĐ-SGDHN về việc chấp thuận niêm yết cổ phiếu Công ty cổ phần Thƣơng mại Bƣu chính Viễn thông: Ngày 11/03/2010 cổ phiếu của Công ty COKYVINA đã đƣợc chính thức giao dịch trên Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội với mã chứng khoán là: CKV
Công ty Cổ Cokyvina là thành viên của Tập đoàn Bƣu Chính Viễn Thông Việt Nam, đơn vị nhiều năm đƣợc Thủ tƣớng chính phủ và Bộ Thƣơng Mại tặng bằng khen về thành tích trong kinh doanh sản xuất. Công ty Cổ Cokyvina liên tục nhiều năm Sở, Ban Ngành tặng cờ và bằng khen vì đã có thành tích tốt trong đóng góp phát triển kinh doanh và sản xuất tốt trên địa bàn và hoàn thành tốt nghĩa vụ nộp thuế với nhà nƣớc. Trong những năm qua, Công ty Cổ phần CokyViana đã cam kết với chính m ình, với cộng đồng là “Luôn phấn đấu cho nguyên tắc phát triển bền vững”. Điều này đƣợc thể hiện trong mọi chiến lƣợc, hoạt động của Công ty từ sản phẩm đến quan hệ đối tác và các hoạt động xã hội.
Công ty Cổ phần Cokyvina có trụ sở chính tại 178 Triệu Việt Vƣơng - Phƣờng Bùi Thị Xuân - Quận Hai Bà Trƣng - Thành Phố Hà Nội, Nhà máy cáp Cokyvina tại Xã Yên Viên - Huyện Gia Lâm - TP.Hà Nội. Với mục tiêu trở thành Công ty Sản xuất, kinh doanh hàng đầu trong ngành Viễn thông tại Việt Nam, Công ty không ngừng hoàn thiện công tác quản lý, đầu tƣ máy móc, thiết bị, áp dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh, đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Trong những năm
34
qua cùng với các doanh nghiệp sản xuất cáp thông tin trên địa bàn , Công ty đã góp phần vào phát triển kinh doanh ngành. Đƣa nhiều công nghệ tiên tiến trong sản xuất từ nƣớc ngoài để áp dụng trong sản xuất cũng nhƣ trong kinh doanh Việt Nam. Công ty Cổ phần Cokyvina là một trong những đơn vị tiên phong trong áp dụng những công nghệ tiên tiến nhất của Châu Âu vào sản xuất cáp đồng thông tin, để các đơn vị sản xuất cùng ngành đi theo và áp dụng, nâng cao vị thế của Viễn thông Việt Nam nói chung và ngành sản xuất cáp thông tin nói riêng.
2.1.2. Lĩnh vực kinh doanhchính
a. Thương mại: Kinh doanh mua bán các thiết bị đầu cuối (gồm: tổng đài, điện thoại kỹ thuật số, máy thu phát sóng vô tuyến, máy điện thoại cố định, điện thoại cầm tay, điện thoại di động, máy fax...); các loại thiết bị truyền dẫn SDH, viba truyền dẫn quang và các thiết bị ngoại vi khác...Kinh doanh nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm cáp chuyên ngành viễn thông, dây thuê bao và vật liệu điện dân dụng...
b. Dịch vụ uỷ thác xuất nhập khẩu: Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu cho VNPT và các đơn vị trong ngành, ngoài ngành , các dự án về Bƣu chính viễn thông và công nghệ thông tin....
c. Sản xuất: Cáp đồng thông tin các chủng loại, dây thuê bao, bọc cáp quang. Công ty COKYVINA luôn trực tiếp tham gia vào các dự án lớn của VNPT qua hoạt động nhập ủy thác cho các đơn vị trong ngành nhƣ VDC, Vinaphone, VTN, VTI, Mobiphone, VASC… Ngoài ra, Công ty còn có mối quan hệ hợp tác với nhiều đối tác trong và ngoài nƣớc trên lĩnh vực điện tử, tin học, viễn thông, nhờ đó, COKYVINA có điều kiện nắm bắt các công nghệ mới, đủ khả năng thực hiện các dự án lớn.Việc nhập ủy thác cho các đơn vị viễn thông trong ngành vừa là vinh dự, vừa là hoạt động mang lại lợi ích to lớn đối với sự tồn tại và phát triển của công ty.
2.1.3. Bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần Cokyvina
Công ty Cổ phần Cokyvina có trụ sở chính và 01 nhà máy sản xuất cáp thông tin tại Hà Nội.
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
35
b. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy của Công ty
- Hội đồng quản trị là cấp cao nhất, là ngƣời hoạch đinh, quyết định toàn bộ kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Tổng Giám đốc là ngƣời đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Hội đồng quản trị về toàn bộ hoạt động của công ty cổ phần Cokyvina.
- Phó Tổng giám đốc là ngƣời giúp việc cho Tổng Giám đốc, Trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty.
Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát
Tổng Giám đốc Phó Tổng giám đốc Phòng KH - Kinh doanh Phòng Kỹ thuật chất lƣợng Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổ chức hành chính Phòng