Phân tích các yếu tố môi trƣờng bên trong và yếu tố bên ngoài có ảnh hƣởng đến quản lý chất lƣợng sản phẩm, doanh nghiệp sẽ đánh giá chính xác doanh nghiệp mình và các đối tác có liên quan, qua đó đƣa ra những biện pháp quản lý chất lƣợng có hiệu quả cũng nhƣ đề ra những chiến lƣợc phát triển đúng đắn, xây dựng và thực hiện đƣợc một hệ chất lƣợng phù hợp với doanh nghiệp để nâng cao vị trí của mình trên thị trƣờng.
1.2.5.1 Yếu tố môi trường bên trong
a. Năng lực và phong cách làm việc của nhà quản lý
Theo quan điểm quản lý chất lƣợng sản phẩm hiện đại, mặc dù công nhân là ngƣời trực tiếp sản xuất ra sản phẩm nhƣng ngƣời quản lý lại là ngƣời phải chịu trách nhiệm đối với sản phẩm sản xuất ra. Trong thực tế, tỷ lệ nhà quản lý liên quan đến những vấn đề trong quản lý chất lƣợng chiếm tới 80%.
Do vậy, nhà quản lý phải nhận thức đƣợc rằng đó không chỉ do lỗi ở trình độ tay nghề ngƣời công nhân mà còn do chính bản thân mình. Trên thực tế, liệu đã có nhà quản lý nào đặt cho chính họ những câu hỏi nhƣ: Họ bố trí lao động đã hợp lý chƣa? Việc bố trí có phát huy đƣợc khả năng, trình độ tay nghề của ngƣời công nhân hay không? Sản phẩm sản xuất với chất lƣợng kém có phải do con ngƣời, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu hay do nguyên nhân nào khác...
21
Thêm vào đó, chính sách chất lƣợng và kế hoạch chất lƣợng đƣợc lập ra dựa trên những nghiên cứu, thiết kế của các lãnh đạo doanh nghiệp. Quan điểm của họ có ảnh hƣởng rất lớn tới việc thực hiện chất lƣợng trong toàn công ty. Điều này chứng tỏ rằng, chỉ có nhận thức đƣợc trách nhiệm của lãnh đạo doanh nghiệp thì mới có cở sở thực hiện việc cải tiến và nâng cao chất lƣợng sản phẩm của doanh nghiệp.
Nhà quản lý có trách nhiệm tạo môi trƣờng để đánh thức động cơ, động lực trong ngƣời lao động. Nhà quản lý phải có tầm nhìn xa, xây dựng những giá trị rõ ràng, cụ thể, phải chỉ đạo và tham gia xây dựng chiến lƣợc, hệ thống và và các biện pháp huy động sự tham gia và tính sáng tạo của mỗi nhân viên để nâng cao năng lực của doanh nghiệp và đạt kết quả tốt nhất trong quản lý chất lƣợng.
b. Thái độ và kĩ năng của người lao động
Trong tất cả các hoạt động sản xuất, xã hội, yếu tố con ngƣời luôn luôn là yếu tố căn bản, quyết định tới chất lƣợng của các hoạt động đó. Nó đƣợc phản ánh thông qua thái độ, ý thức trách nhiệm, trình độ chuyên môn, tay nghề, kỹ năng, kinh nghiệm của từng lao động trong doanh nghiệp. Trình độ của ngƣời lao động còn đƣợc đánh giá thông qua sự hiểu biết, nắm vững về phƣơng pháp, công nghệ, quy trình sản xuất, các tính năng, tác dụng của máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, sự chấp hành đúng quy trình phƣơng pháp công nghệ và các điều kiện đảm bảo an toàn trong doanh nghiệp.
Để nâng cao chất lƣợng quản lý sản phẩm trong doanh nghiệp thì việc đầu tƣ phát triển và bồi dƣỡng nhằm nâng cao trình độ năng lực của ngƣời lao động cần đƣợc coi trọng và quan tâm thƣờng xuyên.
Mỗi doanh nghiệp phải có biện pháp tổ chức lao động khoa học, đảm bảo và trang bị đầy đủ các điều kiện, môi trƣờng làm việc an toàn, vệ sinh cho ngƣời lao động. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp phải có các chính sách động viên, khuyến khích nhằm phát huy khả năng sáng tạo trong cải tiến, nâng cao chất lƣợng sản phẩm thông qua chế độ thƣởng phạt nghiêm minh. Mức thƣởng phạt phải phù hợp, tƣơng ứng với phần giá trị mà ngƣời lao động làm lợi hay gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
c. Các nguồn lực
Khả năng tài chính, hệ thống nhà xƣởng, kho bãi, máy móc thiết bị công nghệ có ảnh hƣởng rất lớn đến công tác quản lý chất lƣợng của Công ty. Vì vậy muốn có chất
22
lƣợng tốt thì một trong các yếu tố quan trọng đó là máy móc - thiết bị và ứng dụng công nghệ phải đƣợc đầu tƣ tƣơng ứng, đủ đảm bảo mức độ chất lƣợng đã xác định. Nhƣng để đầu tƣ đƣợc hệ thống máy móc - thiết bị ở trình độ hiện đại, doanh nghiệp cần có nguồn vốn và khả năng tài chính tốt.
1.2.5.2 Yếu tố môi trường bên ngoài
Việc phân tích môi trƣờng bên ngoài giúp cho doanh nghiệp trả lời câu hỏi: Doanh nghiệp phải đối phó với cái gì, từ đó có thể tìm ra các giải pháp, những hƣớng đi đúng cho doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh.
a. Yếu tố môi trường vĩ mô
Mỗi yếu tố của môi trƣờng vĩ mô có thể tác động trực tiếp đến doanh nghiệp hoặc tác động gián tiếp đến doanh nghiệp thông qua các tác động khác. Yếu tố môi trƣờng vĩ mô có thể là yếu tố chính trị - luật pháp, kinh tế văn hóa, xã hội, khoa học - công nghệ và tự nhiên sinh thái
- Yếu tố chính trị và luật pháp: Sự ổn định chính trị, việc công bố các chủ trƣơng, chính sách, các đạo luật, các pháp lệnh và nghị định cũng nhƣ các quy định pháp quy có ảnh hƣởng đến doanh nghiệp, tác động đến cách thức của doanh nghiệp. Mỗi quy định mới đƣợc công bố sẽ có thể tạo đà cho doanh nghiệp này phát triển, nhƣng cũng có thể thu hẹp phạm vi hoạt động của doanh nghiệp khác. Doanh nghiệp phải nắm đƣợc đầy đủ những luật lệ và quy định của chính phủ và thực hiện chúng một cách nghiêm túc, đồng thời dựa trên những quy định mới điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp cho phù hợp. Pháp lệnh chất lƣợng hàng hoá đã ban hành cũng nhƣ chính sách chất lƣợng quốc gia nếu đƣợc ban hành sẽ là những định hƣớng quan trọng để các doanh nghiệp đổi mới công tác quản lý chất lƣợng, đề ra chính sách chất lƣợng, chiến lƣợc phát triển chất lƣợng và xây dựng hệ thống chất lƣợng cho doanh nghiệp mình.
- Yếu tố kinh tế: Các yếu tố kinh tế vĩ mô ảnh hƣởng vô cùng lớn đến các doanh nghiệp. Chúng rất rộng lớn, đa dạng và phức tạp. Các ảnh hƣởng chủ yếu về kinh tế bao gồm các yếu tố nhƣ lãi suất ngân hàng, cán cân thanh toán, chính sách tài chính và tiền tệ. Vì các yếu tồ này rất rộng nên từng doanh nghiệp cần xuất phát từ các đặc điểm của doanh doanh nghiệp mình mà chọn lọc các yếu tố có liên quan để phân tích
23
các tác động cụ thể của chúng, từ đó xác định đƣợc các yếu tố có thể ảnh hƣởng lớn tới họat động kinh doanh cũng nhƣ tới hoạt động quản lý chất lƣợng của doanh nghiệp.
- Yếu tố văn hóa xã hội : Các yếu tố văn hóa xã hội thƣờng thay đổi chậm nên khó nhận ra, nhƣng chúng cũng là các yếu tố tạo cơ hội hoặc gây ra những nguy cơ đối với doanh nghiệp.
Đối với nƣớc ta trong thời kỳ đang hội nhập, có thể có những thay đổi nhanh, doanh nghiệp cần chú ý phân tích kịp thời để đón bắt cơ hội hoặc phòng tránh nguy cơ.
- Yếu tố khoa học- công nghệ: Cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật , các yếu tố này càng trở nên quan trọng, giữ vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lƣợng sản phẩm của doanh nghiệp. Việc áp dụng những công nghệ mới, những thành tựu mới của khoa học và kỹ thuật mang lại sức cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi phải thay đổi và đổi mới trong quản lý chất lƣợng.
- Yếu tố tự nhiên: Các điều kiện về vị trí địa lý, khí hậu, thời tiết có ảnh hƣởng rõ rệt đến các quyết định của doanh nghiệp. Vấn đề sử dụng hợp lý các nguồn tài nguyên, năng lƣợng cũng nhƣ các vấn đề về môi trƣờng, đòi hỏi các doanh nghiệp có các biện pháp sử lý thích đáng để bảo đảm sự hài hoà lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của ngƣời tiêu dùng và xã hội.
b. Yếu tố môi trường vi mô
Các nhà hoạch định chiến lƣợc, cạnh tranh hàng đầu thế giới hiện, đã cung cấp một khung lý thuyết để phân tích. Trong đó, môi trƣờng vĩ mô cho rằng ngành kinh doanh nào cũng phải chịu tác động của năm lực lƣợng cạnh tranh. Các nhà chiến lƣợc đang tìm kiếm ƣu thế nổi trội hơn các đối thủ có thể sử dụng mô hình này nhằm hiểu rõ hơn bối cảnh của ngành kinh doanh mình đang hoạt động.
24
- Khách hàng: Khách hàng là yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Sự tín nhiệm của khách hàng là một trong những mục tiêu của doanh nghiệp. Sự tín nhiệm đó đạt đƣợc khi doanh nghiệp thoả mãn tốt nhu cầu của khách hàng so với đối thủ của mình.
Khách hàng thƣờng mong muốn chất lƣợng cao nhƣng giá cả phú hợp, bảo hành và dịch vụ tốt. Doanh nghiệp cần nghiên cứu, tìm hiểu những mong muốn của họ để có những biện pháp thích ứng. Phải nắm bắt đƣợc các đặc điểm về vị trí địa lý, dân tộc và xác định các khách hàng tiềm ẩn trong tƣơng lai.
Khách hàng của doanh nghiệp sản xuất cáp bao gồm các khách hàng công nghiệp và khách hàng thƣơng mại, trong đó khách hàng công nghiệp là chủ yếu vì cáp đồng thông tin chủ yếu sẽ là yếu tố phát triển khoa học công nghệ và là cái nhìn mới, nâng cao chất lƣợng cuộc sống.
- Đối thủ cạnh tranh: Sự hiểu về các đối thủ cạnh tranh với mình là điều rất quan trọng đối với doanh nghiệp để tồn tại và phát triển. Chính sự cạnh tranh nhau giữa các đối thủ sẽ quyết định tính chất và mức độ ganh đua trong công nghiệp cũng nhƣ trên thị trƣờng.
Doanh nghiệp cần phân tích từng đối thủ cạnh tranh để hiểu và nắm bắt đƣợc các ý đồ của họ cũng nhƣ các biện pháp phản ứng vàn hành động mà họ có thể thực hiện để giành lợi thế. Sản phẩm thay thế Các đối thủ tiềm năng Các đối thủ cạnh tranh trong ngành Nhà cung ứng Khách hàng
25
Doanh nghiệp cần biết đối thủ của mình đang làm gì, mục tiêu chiến lƣợc của họ nhƣ thế nào, phƣơng thức quản lý chất lƣợng của họ, họ đã có chính sách chất lƣợng và hệ thống chất lƣợng chƣa?
Bên cạnh những đối thủ hiện có, cũng cần phát hiện và tìm hiểu những đối thủ tiềm ẩn mới mà sự tham gia của họ trong tƣơng lai có thể mang lại những nguy cơ mà doanh nghiệp phải thay đổi chính sách để ứng phó với những tình thế mới.
Doanh nghiệp cũng không thể coi nhẹ những sản phẩm tiềm ẩn có thể thay thế hoặc hạn chế sản phẩm của mình trên thị trƣờng, do đó phải thƣờng xuyên nghiên cứu cải tiến thiết kế, đổi mới công nghệ để không ngừng hoàn thiện sản phẩm của mình.
- Nhà cung ứng: Những ngƣời cung cấp là một phần quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp có tác động lớn đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đó là những nguồn cung cấp nguyên- nhiên- vật liệu, chi tiết, phụ tùng, máy móc, trang- thiết bị, cung cấp vốn cho doanh nghiệp. Họ là chỗ dựa vững chắc cho doanh nghiệp. Họ có thể gây áp lực với doanh nghiệp bằng cách tăng giá, giảm giá, giảm chất lƣợng hoặc cung cấp không đủ số lƣợng, không đúng thời hạn. Doanh nghiệp cần có đủ thông tin về những ngƣời cung cấp, lựa chọn những bạn hàng tin cậy và tạo nên mối quan hệ lâu dài với họ.
- Đối thủ tiềm năng: Đối thủ tiềm năng là những ngƣời sẽ đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh ở ngành doanh nghiệp đang hoạt động hoặc ở những ngành sản xuất sản phẩm, dịch vụ thay thế. Họ có khả năng mở rộng hoạt động chiếm lĩnh thị trƣờng của doanh nghiệp, họ có thể là yếu tố làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đứng trƣớc nguy cơ này, các doanh nghiệp phải cùng liên kết và dựng lên các hàng rào chắc vô hình và hữu hình đối vơi các đối thủ cạnh tranh tiềm năng.
- Sản phẩm thay thế: Sức ép của sản phẩm thay thế làm hạn chế tiềm năng lợi nhuận của ngành do mức giá cao nhất bị khống chế. Nếu không chú ý tới sản phẩm thay thế tiềm ẩn, doanh nghiệp có thể bị tụt lại với nhu cầu thị trƣờng.
Phần lớn các sản phẩm thay thế mới là kết quả của sự tiến bộ về công nghệ. Muốn đạt đƣợc thành công các doanh nghiệp cần phải chú ý và giành nguồn lực để phát triển hay vận dụng công nghệ mới vào chiến lƣợc của mình.
26