Quản lý chất lƣợng cũng nhƣ bất kỳ một chức năng quản lý nào đều phải thực hiện một số nội dung cơ bản và tuân thủ theo một quy trình. Quản lý chất lƣợng cáp thông tin của doanh nghiệp có những đặc thù riêng nhƣng cũng phải tuân thủ đúng quy trình với các nội dung sau:
16
Hoạch định chất lƣợng là chức năng quan trọng hàng đầu nhằm xác định các mục tiêu về chất lƣợng sản phẩm cáp thông tin đƣợc công bố của doanh nghiệp và xác định các biện pháp đảm bảo thực hiện đƣợc mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định chất lƣợng là các mục tiêu về chất lƣợng và các chính sách chất lƣợng của doanh nghiệp.
Hoạch định chất lƣợng đƣợc coi nhƣ một bộ phận của lập kế hoạch chung, căn cứ vào mục tiêu cho từng thời kỳ của doanh nghiệp.
Quy trình hoạch định chính sách chất lượng cáp đồng thông tin:
- Nghiên cứu và dự báo thị trƣờng để xác định yêu cầu của khách hàng về sản phẩm, từ đó xác định các yêu cầu về chất lƣợng, các thông số kỹ thuật của sản phẩm cáp đồng thông tin. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm cáp, nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa, phần lớn không tự thực hiện công việc dự báo, mà chủ yếu là phân tích các kết quả của nghiên cứu và dự báo đƣợc đƣa ra bởi Tập Đoàn VNPT hoặc các sở ban ngành trong ngành, hay các nhà chuyên môn, nhƣng nhất thiết phải sử dụng đƣợc các thông tin này cho việc hoạch định mục tiêu và chính sách chất lƣợng cho doanh nghiệp của mình.
- Xác định mục tiêu chất lƣợng sản phẩm cáp đồng thông tin cần đạt đƣợc và chính sách chất lƣợng của Công ty. Mục tiêu và chính sách chất lƣợng của doanh nghiệp phải cụ thể, phù hợp với thị trƣờng và khách hàng, đồng thời phù hợp với trình độ và các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Cụ thể hóa các mục tiêu thành các chỉ tiêu chất lƣợng: Từ chất lƣợng vật tƣ và chất lƣợng các đầu vào, các quy trình trong các nhập vật tƣ, sản xuất, nhập kho và xuất hàng.
Việc xây dựng các chính sách, chỉ tiêu chất lƣợng và các quy trình thực hiện có vai trò quan trọng trong quản lý chất lƣợng, đảm bảo quản lý chất lƣợng một cách thống nhất, thông qua đó ngƣời thực hiện có cơ sở để thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ quyền hạn của mình mà không phải lúc nào cũng phải xin ý kiến của lãnh đạo.
- Chuyển giao các kết quả lập kế hoạch cho các bộ phận tác nghiệp (Cán bộ kỹ thuật, quản đốc, công nhân vận hành máy...).
Hoạch định chính sách chất lƣợng có tác dụng định hƣớng phát triển chất lƣợng cho toàn doanh nghiệp một cách bền vững. Tạo điều kiện nâng cao khả năng cạnh
17
tranh bằng chất lƣợng sản phẩm trên thị trƣờng, giúp doanh nghiệp chủ động thâm nhập và mở rộng thị trƣờng. Khai thác và sử dụng có hiệu quả hơn các cơ hội bên ngoài cũng nhƣ các nguồn lực và tiềm năng của doanh nghiệp trong dài hạn, góp phần giảm chi phí cho chất lƣợng.
1.2.4.2. Tổ chức thực hiện chính sách chất lượng
Tổ chức thực hiện chính sách chất lƣợng là quá trình triển khai chính sách chất lƣợng thông qua việc xây dựng và vận hành hệ thống quản lý chất lƣợng nhằm thực hiện mục tiêu chất lƣợng sản phẩm mà doanh nghiệp đề ra.
Nội dung tổ chức thực hiện chính sách chất lượng bao gồm các công việc sau: - Xây dựng bộ máy quản lý chất lượng: Tức là xây dựng các bộ phận, phòng ban và đội ngũ nhân lực làm nhiệm vụ quản lý hoặc có liên quan đến quản lý chất lƣợng. Trong đó xác định rõ công việc, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bộ phận, vị trí trong bộ máy đó và quan hệ giữa các bộ phận, vị trí trong bộ máy quản lý chất lƣợng.
- Xây dựng các kế hoạch thực hiện:
+ Mục tiêu, trình tự, kế hoạch. + Đảm bảo thời gian quy định.
+ Tích cực triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
- Cung cấp và bảo đảm cơ cấu các nguồn lực cần thiết như: nhân lực, tài chính, vật chất, (cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị...), thông tin để thực hiện chính sách chất lƣợng. Cần có đủ tài liệu hƣớng dẫn cần thiết, có đủ điều kiện, phƣơng tiện để thực hiện công việc. Trong đó:
+ Nhân lực thì phải quan tâm: tuyển dụng nhân lực ra sao, phù hợp với ngành nghề hay không. Đào tạo nhân lực ra sao để nhân tố ấy phát huy hết khả năng...
+ Tài chính: chính là tiền, có bao nhiêu, cần bao nhiêu, nguồn vốn đó từ đâu, vay hay huy động...
- Truyền thông, tư vấn: Làm cho mọi ngƣời thực hiện kế hoạch biết rõ mục tiêu, sự cần thiết và nội dung công việc mình cần làm để đạt đƣợc mục tiêu chính sách chất lƣợng.Tổ chức chƣơng trình đào tạo và giáo dục đối với những nhà quản lý cũng nhƣ ngƣời lao động để cung cấp cho họ các kiến thức, kĩ năng và thái độ cần thiết trong
18
quá trình thực hiện công việc theo yêu cầu chất lƣợng. Yêu cầu đối với công tác truyền thông và giáo dục chất lƣợng là ngƣời thực hiện phải đọc các thông tin về nhiệm vụ đƣợc giao một cách rõ ràng, dễ hiểu.
- Tạo động lực vật chất và tinh thần thúc đẩy người lao động tích cực phát huy mọi khả năng để thực hiện chính sách chất lượng: Có cơ chế thƣởng và phạt rõ ràng để khuyến khích và buộc mọi ngƣời bảo đảm chất lƣợng. Ai làm tốt phải đƣợc thƣởng, khen; ai làm xấu phải bị phạt tiền, bị kỉ luật theo mức độ vi phạm.
1.2.4.3. Kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lƣợng cáp là những hoạt động có tính chất kỹ thuật và tác nghiệp nhằm đáp ứng các yêu cầu chất lƣợng. Để kiểm soát chất lƣợng cần xây dựng hệ thống kiểm soát bao gồm các chủ thể kiểm soát, các công cụ kiểm soát, các phƣơng pháp và quy trình kiểm soát.
a. Chủ thể kiểm soát
Nhiều quan điểm cho rằng chủ thể kiểm soát chất lƣợng giữ vai trò quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát chất lƣợng. Trong doanh nghiệp, chủ thể kiểm soát là chủ sở hữu, Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc, các nhà quản lý chất lƣợng và ngƣời lao động. Ngoài ra còn các chủ thể kiểm soát bên ngoài doanh nghiệp.
b. Nội dung kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lƣợng cáp đồng thông tin chú trọng kiểm soát chất lƣợng toàn diện vì kiểm soát chất lƣợng toàn diện là hệ thống có hiệu qủa để nhất thể hóa các nỗ lực phát triển và cải tiến chất lƣợng của các nhóm khác nhau vào trong một tổ chức sao cho các hoạt động có thể tiến hành một cách kinh tế nhất, cho phép thỏa mãn hoàn toàn khách hàng. Kiểm soát toàn diện huy động nỗ lực của mọi ngƣời trong công ty vào các quy trình có liên quan đến duy trì và cải tiến chất lƣợng. Điều này sẽ giúp tiết kiệm tối đa trong sản xuất, dịch vụ đồng thời thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Để kiểm soát chất lƣợng cáp một cách có hiệu quả, doanh nghiệp phải kiểm soát đƣợc các yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp đến quá trình tạo ra sản phẩm. Tại mỗi khâu của quá trình đều có hệ thống chỉ số giám sát, đánh giá chất lƣợng. Cụ thể cần tập trung vào các điểm kiểm soát thiết yếu từ đầu vào, quá trình và đẩu ra sau đây.
19
- Vật tư: Đối với vật tƣ đầu vào, bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra trực quan và lấy mẫu vật tƣ, phân tích, xác định các chỉ tiêu chất lƣợng vật tƣ, đánh giá tính phù hợp của các yếu tố chất lƣợng đầu vào với việc sản xuất sản phẩm cáp đồng thông tin. Ngƣời cung cấp vật tƣ cũng phải đƣợc, thẩm định, đánh giá và lựa chọn kỹ càng. Toàn bộ tài liêu liên quan mua hàng phải chính xác, đầy đủ. Nguyên liệu nhập vào phải đƣợc kiểm soát và bảo quản trong những điều kiện thích hợp.
- Máy móc thiết bị: (i) Phù hợp với mục đích sử dụng; (ii) Đảm bảo đƣợc các yêu cầu: hoạt động tốt, đảm bảo về kỹ thuật; (iii) Đảm bảo an toàn vệ sinh môi trƣờng.
- Tay nghề và thái độ của người lao động: Đƣợc đào tạo phù hợp với nhiệm vụ và đủ kỹ năng nghề nghiệp; Thái độ lao động nghiêm túc và có khả năng làm việc nhóm.
Kiểm soát chất lượng trong khâu sản xuất: tập trung vào kiểm soát phƣơng pháp và quy trình, kiểm soát môi trƣờng, kiểm soát thông tin phản hồi nhƣ:
- Xác định quy trình sản xuất, phƣơng pháp thao tác, vận hành phù hợp, ổn định và kiểm soát đƣợc;
- Phù hợp với những quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm và sản phẩm sản xuất ra phải đƣợc kiểm tra.
- Môi trƣờng thao tác phải thích hợp (ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn...); - Điều kiện an toàn;
- Kiểm soát thông tin phản hồi: để nắm đƣợc việc thực hiện chất lƣợng sản phẩm theo các tiêu chuẩn chất lƣợng đƣợc áp dụng, phân tích đƣợc cái gì là đúng, đạt và chƣa đạt để có phƣơng pháp điều chỉnh.
- Kiểm soát chặt chẽ việc vận chuyển, giao hàng;
Kiểm soát chất lượng sản phẩm đầu ra: cũng phải dựa trên tiêu chuẩn chất lƣợng đƣợc áp dụng.
Phòng Kỹ thuật có vai trò đặc biệt quan trọng trong kiểm soát chất lƣợng thành phẩm đầu ra. Đối với thành phẩm cáp đồng thông tin, quy trình kiểm soát đầu ra đƣợc thực hiện qua việc lấy mẫu kiểm tra trực quan và sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng nhƣ máy kéo giãn, máy đo đồng tâm, máy ép lực... và dụng cụ cuptest để đảm bảo tính chính xác trong định lƣợng và tính thẩm mỹ. Hệ thống đo kiểm loại ra các
20
sản phẩm không đảm bảo tiêu chuẩn hay quy cách kỹ thuật. Kiểm soát sản phẩm đầu ra nhằm:
+ Đúng chủng loại, số lƣợng
+ Đảm bảo chất lƣợng theo tiêu chuẩn
Điều chỉnh và cải tiến chất lượng: Để đảm bảo chất lƣợng đƣợc ngày một phù hợp hơn với các tiêu chuẩn đƣợc áp dụng và hơn nữa chất lƣợng sản phẩm sẽ tốt hơn và tốt nhất.
c. Các hình thức kiểm soát: Để đảm bảo chất lƣợng, và chặt chẽ hơn trong quản lý chất lƣợng phải tăng cƣờng kiểm soát với các hình thức đa dạng: Kiểm soát thường xuyên, kiểm soát định kỳ, kiểm soát đột xuất.