Khoản phải thu chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu tài sản lưu động của công ty, do đó để nâng cao hiệu quả quản lý khoản phải thu khách hàng thì công ty cần có những chính sách hợp lý để hạn chế tối đa lượng vốn mà công ty bị chiếm dụng. Để nâng cao hiệu quả sử dụng và quản lý các khoản phải thu, công ty có thể sử dụng một số biện pháp sau:
Một trong các nhân tố ảnh hưởng đến các khoản phải thu đó là chính sách tín dụng thương mại. Chính sách tín dụng thương mại được xây dựng cẩn thận dựa trên việc so sánh lợi ích tăng thêm từ doanh thu, giá bán cao với các chi phí liên quan đến thực hiện chính sách tín dụng tăng tương ứng, sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Tín dụng thương mại đém đến cho công ty nhiều lợi thế nhưng cũng mang lại không ít rủi ro bán chịu hàng hóa, do đó công ty nên thường xuyên đánh giá tính hợp lý của chính sách tín dụng thương mại, điều kiện xét tín dụng đã phù hợp với tình hình tài chính của công ty hay chưa. Từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
65
Thực hiện phân tích và cho điểm tín dụng đối với từng khách hàng, từ đó đưa ra chính sách bán hàng phù hợp như: thời hạn nợ, mức dư nợ, chính sách giá nhằm rút ngắn tối đa tuổi nợ của các khoản phải thu.
Công ty cũng có thể sử dụng mô hình điểm tín dụng để quản trị tốt các khoản phải thu. Dựa vào các tiêu chí thu nhập và tổng hợp lại trong hệ thống thông tin về tín dụng của khách hàng để công ty đưa ra quyết định có cấp tín dụng hay chính sách thương mại cho khách hàng hay không. Để thực hiện được điều này, công ty nên sử dụng phương pháp phân nhóm khách hàng theo mức độ rủi ro.
Theo phương pháp này, khách hàng của công ty được chia thành các nhóm như sau:
Bảng 3.1. Danh sách các nhóm rủi ro
Nhóm rủi ro Tỷ lệ doanh thu không thu hồi đƣợc ƣớc tính Tỷ lệ khách hàng thuộc nhóm rủi ro (%) 1 0 – 1 35 2 1 – 2,5 30 3 2,5 – 4 20 4 4 – 6 10 5 > 6 5
(Nguồn: Quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại – Tác giả Nguyễn Hải Sản) Như vậy, các khách hàng thuộc nhóm 1 có thể được mở tín dụng mà không cần phải xem xét nhiều, gần như tự động và vị thế của các khách hàng này có thể được xem xét lại mỗi năm một lần. Các khách hàng thuộc nhóm 2 có thể được cung cấp tín dụng trong một thời hạn nhất định và vị thế của các khách hàng này có thể được xem xét lại mỗi năm hai lần. Và cứ tương tự như vậy, công ty xem xét đến các nhóm khách hàng 3, 4, 5. Để giảm tiểu tổn thất có thể xảy ra, có thể công ty sẽ phải yêu cầu khách hàng nhóm 5 thanh toán tiền ngay khi nhận hàng hóa, dịch vụ. Yêu cầu tín dụng khác nhau đối với các khách hàng ở những nhóm rủi ro khác nhau là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên, phải làm thế nào đó để việc phân nhóm là chính xác, không bị nhầm lẫn khi phân nhóm.
Để phân nhóm rủi ro, doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình cho điểm tín dụng như sau:
Điểm tín dụng = 4 * Khả năng thanh toán lãi + 11 * Khả năng thanh toán nhanh + 1 * Số năm hoạt động
Trong công thức trên, với số năm hoạt động càng lâu thì khả năng quản lý tài chính càng cao và theo đó, công ty cũng có khả năng trả nợ nhanh hơn.
Sau khi tính được điểm tín dụng như trên, ta có thể xếp loại theo các nhóm rủi ro như sau:
Bảng 3.2. Mô hình tính điểm tín dụng
Biến số Trọng số Điểm tín dụng Nhóm rủi ro
Khả năng thanh toán lãi 4 > 47 1
Khả năng thanh toán nhanh 11 40 - 47 2
Số năm hoạt động 1 32 - 39 3
24 - 31 4
< 24 5
(Nguồn: Quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại – Tác giả Nguyễn Hải Sản)
Bên cạnh thực hiện chính sách tín dụng công ty cũng cần phải tổ chức chặt chẽ các khoản phải thu, phân công trách nhiệm và quyền hạn của từng cấp trong việc đưa ra quyết định bán chịu, đồng thời có chế độ báo cáo giám sát để tránh rủi ro trong quá trình theo dõi và quản lý thu hồi nợ.
Công ty nên có chính sách chiết khấu thương mại thích hợp để kích thích khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán đúng hạn khi mua hàng nhằm thu hồi vốn nhanh và góp phần làm tăng doanh thu, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và hàng hóa được tiêu thụ nhiều hơn. Công ty có thể tham khảo dự báo của các chuyên gia kinh tế về tình hình kinh tế trong nước giai đoạn 5 năm tiếp theo để có thể lập kế hoạch chi tiết về tốc độ gia tăng của khoản phải thu. Từ đó đưa ra chính sách tín dụng thương mại phù hợp và hiệu quả cho từng giai đoạn.
Công ty nên sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi nợ để theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ kịp thời, trích lập dự phòng hợp lý, đồng thời phải xác định số dư các khoản phải thu theo đối tượng khách hàng để xem khách hàng đó có số dư vượt quá mức dư nợ cho phép thì thu hồi ngay.
Thường xuyên cử cán bộ độc lập với kế toán công nợ xác minh đối chiếu nợ nhằm cảnh giác trường hợp cán bộ thu nợ thông đồng với khách hàng để kéo dài thời gian trả nợ hoặc chiếm dụng các khoản nợ đã thu tiền rồi.
Trường hợp phát sinh nợ quá hạn xảy ra thì công ty nên áp dụng các biện pháp mềm dẻo để yêu cầu khách hàng trả nợ như cử cán bộ đến trực tiếp làm việc, điện thoại, fax hay gửi thư điện tử yêu cầu trả nợ với nội dung tế nhị và thân thiện.
67
Đối với các khoản nợ khó đòi: một mặt công ty thực hiện trích lập quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi đảm bảo sự ổn định về mặt tài chính. Mặt khác công ty có biện pháp xử lý khoản nợ khó đòi này một cách phù hợp như: gia hạn nợ, thậm chí giảm nợ nhằm thu hồi những khoản nợ một phần coi như bị mất.