Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai là cơ quan được giao nhiệm vụ hướng dẫn và hỗ trợ cho các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Đồng nai xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Có thể nói mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai có thể là mô hình mẫu cho các cơ quan hành chính nhà nước khác của tỉnh trong quá trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, do đó những kết quả đánh giá tại Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai có thể được xem như là cơ sở để rút kinh nghiệm cho các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Từ những kết quả đánh giá tại Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai, các cơ quan hành chính nhà nước cần thiết lập lại quy trình xem xét của lãnh đạo và quy trình đánh giá nội bộ, quy định rõ nội dung xem xét về kết quả thực hiện các thủ tục hành chính trong các quy trình này để làm cơ sở thể hiện việc thường xuyên cải tiến các thủ tục hành chính của cơ quan áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, từ đó sẽ đem lại hiệu quả cao trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
2.3.3. Thực trạng hiệu quả về cải tiến thủ tục hành chính của việc ápdụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
2.3.3.1. Thực trạng của thủ tục hành chính sau khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
TT Nội dung Kết quả Tỷ lệ
1 Đơn giản dễ làm hơn nhiều 24/38 63,2%
3 Đơn giản dễ làm hơn một chút 08/38 21,1%
4 Phức tạp, rườm rà hơn nhiều 02/38 5,3%
(Nguồn: Báo cáo số 1205/BC-SKHCN ngày 05/10/2012 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai về tổng hợp kết quả khảo sát áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai)
Kết quả cho thấy việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 đối với các thủ tục hành chính đã giúp cho quá trình xử lý thủ tục hành chính trở nên đơn giản và dễ làm hơn (theo đánh giá của cán bộ, công chức được khảo sát). Tuy nhiên, vẫn có ý kiến trả lời là phức tạp, rườm rà có thể là do trong quá trình tư vấn của tổ chức tư vấn phát hiện thấy rằng việc xử lý thủ tục hành chính của đơn vị đó chưa đảm bảo đáp ứng đầy đủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, do đó phải có thêm những biểu mẫu để giúp cho việc kiểm soát các quá trình đó, chính vì thế người thực hiện cảm thấy phức tạp, rườm rà và khó áp dụng hơn.
2.3.3.2. Thực trạng về hữu ích của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với cải cách hành chính
TT Nội dung Kết quả Tỷ lệ
1 Hệ thống hóa được các quy định, quy trình thủ tục hành chính nên dễ thực hiện; công khai, minh bạch, góp phần phòng, chống tham nhũng; đảm bảo quy trình, thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo ra sự hài lòng cho người dân; xác định được trách nhiệm cán bộ, công chức có liên quan; giúp cán bộ, công chức nâng cao ý thức chất lượng công việc.
38/38 100%
(Nguồn: Báo cáo số 1205/BC-SKHCN ngày 05/10/2012 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai về tổng hợp kết quả khảo sát áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai)
Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 đã góp phần cho việc thực hiện cải cách hành chính nhất là trong việc cải tiến các thủ tục hành chính điều này giúp cho người dân khi đến làm việc được thoải mái hơn, đồng thời việc trong
quá trình xử lý thủ tục hành chính sẽ dễ dàng xác định được trách nhiệm của từng cán bộ một cách rõ ràng.
2.3.3.3. Thực trạng hệ thống tài liệu và hồ sơ của thủ tục hành chính
TT Nội dung Kết quả Tỷ lệ
1 Hệ thống tài liệu và hồ sơ rõ ràng hơn dễ kiểm soát hơn, truy xuất dễ hơn
38/38 100%
(Nguồn: Báo cáo số 1205/BC-SKHCN ngày 05/10/2012 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai về tổng hợp kết quả khảo sát áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai)
Thực trạng trên cho thấy việc kiểm soát được tài liệu, hồ sơ đảm bảo tính rõ ràng, dễ nhận biết, dễ truy xuất sẽ giúp cho cán bộ, công chức trong quá trình xử lý các thủ tục hành chính được thuận tiện hơn, giảm bớt thời gian trong quá trình xử lý; hệ thống tài liệu được bố trí, xắp xếp theo những trình tự khoa học, hợp lý.
2.3.3.4. Thực trạng hoạt động cải tiến về mặt thời gian đối với các thủ tục hành chính
TT Nội dung Kết quả Tỷ lệ
1 Hoạt động cải tiến thủ tục hành chính tập trung vào cải tiến thời gian xử lý
14/38 36,8% 2 Các hoạt động cải tiến của đơn vị không tập
trung vào cải tiến thời gian xử lý thủ tục hành chính hoặc không quan tâm tới việc cải tiến
24/38 63,2%
(Nguồn: Báo cáo số 1205/BC-SKHCN ngày 05/10/2012 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai về tổng hợp kết quả khảo sát áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai)
Việc cải tiến thời gian xử lý thủ tục hành chính là vấn đề rất quan trọng trong việc cải cách thủ tục hành chính vì việc xử lý nhanh sẽ giúp cho tổ chức công dân thoải mái và yên tâm hơn khi đến làm việc với đơn vị. Chính vì thế, đây là một vấn đề cần được xem xét trong tiêu chí đánh giá tính hiệu quả của quá trình áp dụng TCVN ISO 9001:2008 tại các đơn vị.
Tuy nhiên qua thực trạng cho thấy một số cán bộ, công chức cho rằng hoạt động cải tiến thời gian xử lý thủ tục hành chính tương đối thấp, điều này cho thấy các đơn vị vẫn chưa quan tâm nhiều về mặt cải tiến thời gian xử lý thủ tục hành chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.3.5. Thực trạng hoạt động thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa đối với các thủ tục hành chính
TT Nội dung Kết quả Tỷ lệ
1 Việc cải tiến thủ tục hành chính về mặt rút ngắn thời gian xử lý cũng như bổ sung các biểu mẫu nhằm giúp cho thủ tục hành chính rõ ràng hơn
17/38 44,7%
2 Việc cải tiến tập trung vào việc loại bỏ bớt một số thủ tục không cần thiết
10/38 26,3% 3 Cải tiến phương thức xử lý cũng như minh
bạch hóa các thủ tục
07/38 18,4% 4 Các hành động khắc phục, phòng ngừa không
được thực hiện cũng như có phiếu trả lời về việc có thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa nhưng không tập trung vào việc cải tiến thủ tục hành chính
21/38 55,3%
(Nguồn: Báo cáo số 1205/BC-SKHCN ngày 05/10/2012 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai về tổng hợp kết quả khảo sát áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai)
Trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 các hành động khắc phục, phòng ngừa dùng để xử lý những điểm không phù hợp đã được phát hiện. Điều này giúp cho các đơn vị có cơ hội cải tiến về các hoạt động của mình. Từ thực trạng áp dụng, các hành động khắc phục, phòng ngừa đối với các thủ tục hành chính được tiến hành thường xuyên, điều này cho thấy các đơn vị có sự quan tâm tới việc khắc phục, phòng ngừa đối với các thủ tục hành chính và các hành động này, nên giúp cho việc xử lý các thủ tục hành chính được nhanh chóng và hơn, dễ dàng hơn cho các tổ chức, công dân.
2.3.3.6. Thực trạng về việc thực hiện các mục tiêu chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
TT Nội dung Kết quả Tỷ lệ
1 Việc thiết lập các mục tiêu chất lượng và kết quả thực hiện các mục tiêu này đều tập trung vào giảm thời gian xử lý thủ tục hành chính, giảm khiếu nại của tổ chức công dân, giảm các bước xử lý thủ tục hành chính, chuẩn hóa các thủ tục hành chính thành các quy trình và rõ ràng hơn
36/38 94,7%
2 Các mục tiêu chất lượng không tập trung vào việc cải tiến các thủ tục hành chính
02/38 5,3%
(Nguồn: Báo cáo số 1205/BC-SKHCN ngày 05/10/2012 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai về tổng hợp kết quả khảo sát áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai)
Các mục tiêu chất lượng định kỳ được đặt ra nhằm giúp cho các đơn vị khi áp dụng TCVN ISO 9001:2008 định hướng vào việc cải tiến hoạt động về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, hướng đến sự hoàn hảo và giảm thiểu các khiếu nại của tổ chức, công dân. Kết quả cho thấy đã đạt được mục tiêu chất lượng, các đơn vị đã tập trung vào việc cải tiến thủ tục hành chính ở mức cao. Đây chính là bước khởi đầu quan trọng cho quá trình cải tiến về hệ thống quản lý chất lượng của các đơn vị.
2.3.3.7. Thực trạng về cải tiến thủ tục hành chính trong hoạt động đánh giá nội bộ của các đơn vị áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
TT Nội dung Kết quả Tỷ lệ
1 Trong hoạt động đánh giá nội bộ có phát hiện các điểm không phù hợp và các điểm này chủ yếu tập trung vào kết quả xử lý thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật (về mặt thời gian, hồ sơ), khiếu nại của các tổ chức, công dân
28/38 73,7%
2 Không thực hiện đánh giá nội bộ cũng như không biết có đánh giá hay không
(Nguồn: Báo cáo số 1205/BC-SKHCN ngày 05/10/2012 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai về tổng hợp kết quả khảo sát áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai)
Hoạt động đánh giá nội bộ giúp cho các đơn vị xem xét lại tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng so với các yêu cầu của tiêu chuẩn, yêu cầu của văn bản pháp luật; qua đó cũng giúp cho các đơn vị trong việc cải tiến hoạt động vừa đảm bảo tính hiệu lực cũng như tính hiệu quả của hệ thống. Với kết quả đánh giá nội bộ tập trung vào thủ tục hành chính ở mức cao cho thấy việc thực hiện thủ tục hành chính ở các đơn vị vẫn còn một số điểm không phù hợp, đồng thời quá trình đánh giá nội bộ của các chuyên gia đánh giá tại một số đơn vị tập trung nhiều vào xem xét việc thực hiện các thủ tục hành chính.
2.3.3.8. Thực trạng về cải tiến thủ tục hành chính trong hoạt động lãnh đạo, quản lý của các đơn vị áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
TT Nội dung Kết quả Tỷ lệ
1 Xem xét của lãnh đạo tập trung vào việc xem xét các kết quả của việc xử lý các thủ tục hành chính, cải tiến quy trình xử lý thủ tục hành chính và kết quả của giải quyết khiếu nại của tổ chức/công dân (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
33/38 86,8%
2 Không liên quan đến thủ tục hành chính 05/38 13,2%
(Nguồn: Báo cáo số 1205/BC-SKHCN ngày 05/10/2012 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai về tổng hợp kết quả khảo sát áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai)
Cải tiến thủ tục hành chính trong hoạt động lãnh đạo, quản lý đã góp phần quan trọng và mang lại hiệu quả cao khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong các đơn vị.
Từ thực trạng điều tra, khảo sát trong quá trình cải tiến thủ tục hành chính này đã tìm ra những vấn đề chưa phù hợp cũng như những hoạt động của lãnh đạo, quản lý hiệu quả còn thấp, từ đó có những kết luận để cải tiến
hệ thống ngày càng hoàn thiện. Kết quả cũng cho thấy hoạt động của lãnh đạo, quản lý chủ yếu tập trung vào các vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính của các đơn vị.
2.3.3.9. Thực trạng về thái độ, ý thức làm việc của cán bộ, công chức khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
TT Nội dung Kết quả Tỷ lệ
1 Mức độ rất tốt 27/38 71,1%
2 Mức độ khá tốt 05/38 13,2%
3 Mức độ bình thường 06/38 15,8%
(Nguồn: Báo cáo số 1205/BC-SKHCN ngày 05/10/2012 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai về tổng hợp kết quả khảo sát áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai)
Qua kết quả trên cho thấy, thái độ và ý thức làm việc của cán bộ, công chức khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đã có sự chuyển biến theo chiều hướng tích cực. Điều này hết sức quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng tới quá trình cán bộ, công chức thực hiện các thủ tục hành chính và tiếp xúc với các tổ chức/công dân.
2.3.3.10. Thực trạng về mức độ phù hợp của các thủ tục hành chính
TT Nội dung Kết quả Tỷ lệ
1 Các cán bộ, công chức của các đơn vị hài lòng với thủ tục hành chính áp dụng theo TCVN ISO 9001:2008 27/38 71,1% 2 Việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 rất cần cho thủ tục hành chính 31/38 81,6%
(Nguồn: Báo cáo số 1205/BC-SKHCN ngày 05/10/2012 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai về tổng hợp kết quả khảo sát áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai)
Qua kết quả trên cho thấy, việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 để giải quyết các nhu cầu của công dân, tổ chức là hết sức cần thiết. Việc áp dụng cơ bản đã mang lại sự hài lòng cho những người tham gia vào quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
Việc đánh giá hiệu quả về mặt xử lý thủ tục hành chính của quá trình áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đã tạo được sự chuyển biến về hoạt động cung ứng dịch vụ công theo hướng tích cực hơn; các đơn vị áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đảm bảo tính hiệu lực, các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đã được các đơn vị tuân thủ và đáp ứng đảm bảo tính phù hợp. Với mọi khía cạnh của hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 đối với các thủ tục hành chính cho thấy, các cơ quan áp dụng TCVN ISO 9001:2008 đã có sự quan tâm về mặt cải tiến quá trình xử lý thủ tục hành chính như thời gian xử lý, quá trình xử lý, tài liệu, hồ sơ dùng trong quá trình xử lý, sự hài lòng của tổ chức/công dân... xem đây như là một yếu tố quan trọng trong hoạt động cải cách hành chính. Chính vì thế, việc đánh giá tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cần xoay quanh những hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng liên quan đến việc cải tiến thủ tục hành chính mà trước đây khi chưa áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 thì các cơ quan chưa quan tâm đến việc cải tiến thủ tục hành chính.