chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan công tác của học viên (Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai)
2.3.2.1. Phạm vi và kết quả áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 từ năm 2005. Đến năm 2010, Sở Khoa học và Công nghệ đã tiến hành chuyển đổi phiên bản áp dụng sang tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của Sở Khoa học và Công nghệ đã được triển khai áp dụng cho 07 phòng ban của Sở với 06 lĩnh vực và 14 thủ tục hành chính, bao gồm:
- 07 phòng ban: Văn phòng Sở, phòng Kế hoạch Tài chính, phòng Quản lý Sở hữu trí tuệ, phòng Quản lý công nghệ, phòng Quản lý khoa học, Thanh tra Sở, phòng Quản lý khoa học công nghệ cơ sở.
- 06 lĩnh vực: quản lý đề tài, dự án; quản lý sở hữu trí tuệ, thẩm định công nghệ; chuyển giao công nghệ; tổ chức các hội thi, cấp phép X-quang
- Các thủ tục hành chính:
Bảng 3.3. Các thủ tục hành chính của Sở KH&CN tỉnh Đồng Nai
TT Ký hiệu Thủ tục áp dụng Nơi thực hiện
1 TT
01/QLK
Xây dựng kế họach đề tài nghiên cứu triển khai theo phương thức giao trực tiếp
Phòng Quản lý khoa học
2 TT
02/QLK
Xây dựng kế họach đề tài nghiên cứu triển khai theo phương thức tuyển chọn
Phòng Quản lý khoa học
3 TT
03/QLK
Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện các đề tài, dự án
Phòng Quản lý khoa học 4 TT01/QLS Thủ tục cấp GCN tổ chức đủ điều kiện
hoạt động giám định Sở hữu công nghiệp
Phòng Quản lý sở hữu trí tuệ 5 TT02/QLS Thủ tục thu hồi GCN tổ chức không đủ Phòng Quản lý
điều kiện hoạt động giám định Sở hữu công nghiệp
sở hữu trí tuệ 6 TT03/QLS Thủ tục tổ chức giải thưởng doanh nghiệp
ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất kinh doanh
Phòng Quản lý sở hữu trí tuệ 7 TT04/QLS Thủ tục tổ chức tham gia hội thi sáng tạokỹ thuật tỉnh Đồng Nai Phòng Quản lýsở hữu trí tuệ 8 TT05/QLS Tổ chức tham gia chương trình phát huy
sáng kiến, sáng tạo trong lao động và học tập
Phòng Quản lý sở hữu trí tuệ 9 TT 01/QLC Cấp phép sử dụng máy X quang trong y tế Phòng Quản lý
công nghệ
10 TT02/QLC Thẩm định công nghệ Phòng Quản lý
công nghệ 11 TT03/QLC Thủ tục xác nhận đăng ký hợp đồng
chuyển giao công nghệ
Phòng Quản lý công nghệ 12 TT 01/TTr Thanh kiểm tra việc thực hiện chính sách,
pháp luật về khoa học và công nghệ
Thanh Tra 13 TT 02/TTr Giải quyết khiếu nại tố cáo trong lĩnh vực
khoa học và công nghệ
Thanh Tra 14 TT01/QKC Thủ tục quản lý, theo dõi, đánh giá kết quả
thực hiện các đề tài, dự án KHCN cấp huyện, ngành
Phòng quản lý khoa học công
nghệ cơ sở Hệ thống quản lý chất lượng của Sở Khoa học và Công nghệ đã được Trung tâm chứng nhận sự phù hợp Quacert tiến hành đánh giá chứng nhận và được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp giấy chứng nhận sự phù hợp theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Hoạt động quản lý chất lượng của Sở Khoa học và Công nghệ Đồng Nai được định kỳ đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo được thực hiện 1 lần/năm.
2.3.2.2. Đánh giá về tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai
Qua tìm hiểu về quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai với sự
trợ giúp của Lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ, tác giả đã tiến hành thực hiện công tác đánh giá tính hiệu quả về mặt cải tiến thủ tục hành chính của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai theo các tiêu chí của 05 nhóm hoạt động. Kết quả đánh giá như sau:
* Hoạt động thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa
- Tỷ lệ hành động khắc phục, phòng ngừa tập trung vào việc xử lý các điểm không phù hợp phát sinh trong quá trình xử lý thủ tục hành chính.
Trong khoảng thời gian từ năm 2006-2010, Sở Khoa học và Công nghệ đã thực hiện 17 hành động khắc phục, 08 hành động phòng ngừa. Trong đó có 06 hành động khắc phục, phòng ngừa tập trung vào việc xử lý thủ tục hành chính.
- Sự không phù hợp tái diễn nhiều lần trong quá trình xử lý thủ tục hành chính.
Trong 06 hành động khắc phục, phòng ngừa để xử lý các điểm không phù hợp xảy ra trong quá trình xử lý thủ tục hành chính không có sự trùng lặp về sự không phù hợp cũng như nguyên nhân phát sinh. Cho thấy việc thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa đảm bảo tính hiệu quả trong việc xử lý.
- Thời gian thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa
Qua xem xét các phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa cho thấy thời gian từ khi phát hiện sự không phù hợp đến khi thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa và cuối cùng là kiểm tra hiệu lực của hành động, tổng cộng là 03 ngày. Điều này cho thấy thời gian thực hiện diễn ra nhanh, kịp thời khắc phục phòng ngừa những điểm không phù hợp được phát hiện.
* Hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng
Xem xét hồ sơ cho thấy, mỗi năm Sở Khoa học và Công nghệ thực hiện đánh giá nội bộ một lần và tập trung đánh giá vào tất cả các phòng, ban liên quan trong hệ thống quản lý chất lượng.
- Số điểm không phù hợp được phát hiện trong đợt đánh giá nội bộ Trong các đợt đánh giá nội bộ phát hiện được 13 điểm không phù hợp. - Số điểm kiến nghị cải tiến được đưa ra trong đánh giá nội bộ.
Trung bình mỗi đợt đánh giá, Đoàn đánh giá nội bộ của Sở đã đưa ra được 05 kiến nghị cải tiến.
- Chương trình đánh giá nội bộ có tập trung vào việc đánh giá các vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính.
Qua chương trình, kế hoạch đánh giá nội bộ và phiếu ghi chép của chuyên gia đánh giá cho thấy, các nội dung đánh giá xem xét về hồ sơ xử lý các thủ tục hành chính chỉ tập trung 40% nội dung xem xét.
- Phương pháp đánh giá đảm bảo xác định đúng thực trạng của hệ thống. Phương pháp đánh giá nội bộ của chuyên gia đánh giá theo hình thức lấy mẫu ngẫu nhiên các hồ sơ để xem xét. Tuy nhiên chỉ xem từ 01 - 02 hồ sơ liên quan đến việc xử lý các thủ tục hành chính.
* Hoạt động của lãnh đạo, quản lý
- Tần suất thực hiện hoạt động của lãnh đạo, quản lý
Tần suất xem xét của lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ đối với hệ thống quản lý chất lượng chỉ thực hiện 01 năm/lần.
- Các nội dung xem xét của lãnh đạo tập trung nhiều vào sự phù hợp của các thủ tục hành chính và việc thực thi các thủ tục hành chính.
Các biên bản họp xem xét của lãnh đạo cho thấy các nội dung xem xét của lãnh đạo có tập trung vào việc xem xét việc thực hiện các thủ tục hành chính về tính phù hợp của các thủ tục. Tuy nhiên các nội dung ghi nhận chưa
cụ thể, chi tiết về các thủ tục hành chính nào, mức độ phù hợp ra sao, tính rõ ràng trong các thủ tục hành chính...
- Kết luận của cuộc xem xét của lãnh đạo có đưa ra kết luận về việc cải tiến thủ tục hành chính (về mặt thời gian, các bước xử lý, biểu mẫu hóa các quy định về loại hồ sơ, minh bạch hóa các thủ tục)
Các kết luận đưa ra trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo chưa đề cập đến việc cải tiến các thủ tục hành chính.
* Hoạt động thiết lập, thực hiện cải tiến mục tiêu chất lượng
- Các mục tiêu chất lượng được thiết lập có liên quan đến thủ tục hành chính
Các mục tiêu chất lượng được hoạch định hàng năm có liên quan đến thủ tục hành chính như: đảm bảo các thủ tục hành chính đều được xử lý đúng thời hạn quy định của pháp luật, giảm khiếu nại của tổ chức công dân còn 1%. - Kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng đạt được theo mục tiêu đã được thiết lập:
Qua xem xét chưa có các hồ sơ đánh giá về kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng do đó chưa có cơ sở để hướng đến việc phân tích kết quả đạt được và cải tiến thủ tục hành chính.
* Hoạt động cải tiến
- Hoạt động cải tiến thủ tục hành chính tập trung vào việc rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính, biểu mẫu hóa các loại hồ sơ, giảm các bước xử lý
Các hồ sơ ghi nhận hoạt động cải tiến chủ yếu là hồ sơ về hành động khắc phục phòng ngừa. Qua 06 hồ sơ cho thấy, các hành động được đưa ra trong đó có việc biểu mẫu hóa các hồ sơ quy định để tổ chức, công dân dễ thực hiện.
- Hoạt động cải tiến thủ tục hành chính thực hiện cải tiến thái độ làm việc của cán bộ, công chức.
Xem xét các hồ sơ về khảo sát các ý kiến của tổ chức, công dân cho thấy không có sự phàn nàn về thái độ làm việc của cán bộ, công chức; đồng
thời khảo sát đánh giá tại chỗ, quan sát việc tiếp xúc của bộ phận một cửa với tổ chức, công dân cho thấy có sự nhiệt tình trong quá trình giao tiếp và hướng dẫn của cán bộ, công chức.
Nhận xét và đánh giá chung: Qua việc thực hiện đánh giá với sự giúp
đỡ của đơn vị, nhìn chung cho thấy quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai cơ bản bước đầu có hiệu quả về mặt cải tiến các thủ tục hành chính. Đơn vị đã có sự quan tâm trong việc cải tiến thủ tục hành chính về mặt biểu mẫu hóa các hồ sơ để giúp cho tổ chức, công dân thực hiện các hồ sơ của thủ tục hành chính một cách dễ dàng; đồng thời thái độ làm việc của cán bộ, công chức được phản ánh qua thông tin khảo sát từ đơn vị cho thấy tổ chức, công dân đều thỏa mãn với thái độ làm việc của cán bộ, công chức. Các điểm không phù hợp được phát hiện đều được xử lý đảm bảo không có sự tái diễn, cho thấy hiệu quả của quá trình thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa.
Tuy nhiên đơn vị chưa phát huy được hết vai trò của lãnh đạo trong việc thúc đẩy hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo nâng cao hiệu quả do tần suất xem xét của lãnh đạo còn thấp, các vấn đề xem xét cũng như kết luận của quá trình xem xét chưa đề cập đến việc cải tiến thủ tục hành chính. Đồng thời hoạt động đánh giá nội bộ chưa đảm bảo tính hiệu quả do tần suất và phương pháp đánh giá nội bộ chưa đảm bảo xem xét bao quát được các loại hồ sơ do đó việc đưa ra các kiến nghị cải tiến cũng chỉ tập trung giải quyết một số vấn đề tồn tại trong các hồ sơ được xem xét trong khi đó 01 năm mới thực hiện đánh giá 01 lần. Bên cạnh đó, các mục tiêu chất lượng được thiết lập nhưng không tiến hành thống kê, phân tích, đánh giá do đó việc thiết lập mục tiêu cho những năm tiếp theo đều không có cơ sở và không có cơ sở cho việc cải tiến khi không biết được rằng mục tiêu chất lượng có đạt được hay không.
Qua việc thực hiện đánh giá tại Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai, tác giả xin kiến nghị Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai cần xem xét điều chỉnh việc bố trí các thủ tục TT03/QLS, TT04/QLS, TT05/QLS trong
phòng Quản lý sở hữu trí tuệ vì nội dung của các thủ tục này không thuộc trách nhiệm của phòng Quản lý sở hữu trí tuệ.
Từ kết quả đánh giá tính hiệu quả của việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai có thể rút ra kinh nghiệm cho các cơ quan hành chính nhà nước khác trong tỉnh để nâng cao hiệu