Hình 2.1: Tổ chức bộ máy của doanh nghiệp
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
P.GIÁM ĐÔC KINH DOANH
GIÁM ĐỐC
P.GIÁM ĐÔC KỸ THUẬT
BAN ISO BAN ATLD
Phòng kinh doanh Phòng hành chính nhân sự phòng tài chính kế toán nhà máy 01 nhà máy 02 Phòng vật tư kỹ thuật Tổ bảo vệ KCS sản phẩm kỹ thuật nhà máy Đội sản xuất đế cống Kế toán thủ kho Đội sản xuất cống tròn Đội sản xuất cống hộp Tổ bảo vệ KCS sản phẩm Kỹ thuật nhà máy Đội sản xuất đế cống Kế toán thủ kho Đội sản xuất cống hộp
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
1.Hội đồng quản trị:
Là cơ quan quản lý cấp cao nhất của công ty, thực hiện chức năng quản lý, kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động của công ty. Chịu trách nhiệm về sự phát triển của công ty theo phương hướng mà đại hội cổ đông thông qua. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông.
2.Giám đốc công ty
Là người quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty: như ủy quyền và phân công trách nhiệm cho các phó giám đốc, các trưởng phòng và nhân viên trong toàn công ty. Xây dựng các chiến lược, kế hoạch phát triển. Phê duyệt các chính sách về chất lượng sản phẩm.
3.Phó giám đốc công ty
Giúp việc cho giám đốc công ty trong các lĩnh vực theo sự ủy quyền, phân công của giám đốc công ty
4.Phòng hành chính nhân sự
Chức năng:
Tham mưu cho Giám đốc Công ty về lĩnh vực Hành chính, quản trị, tổng hợp hoạt động của Công ty.
Trực tiếp theo dõi công tác tiếp khách đối nội, đối ngoại đến làm việc với Công ty, bố trí lịch làm việc với lãnh đạo với các phòng ban, công tác đời sống, tinh thần, vật chất, quản lý bất động sản: Nhà cửa đất đai từ cơ quan Công ty đến các đơn vị trực thuộc.
Công tác thanh tra, pháp chế, bảo vệ, phòng chống cháy nổ.
Thực hiện các chế độ chính sách về lao động, tiền lương đối với người lao động của công ty.
Thực hiện các chế độ chính sách về BHXH, BHYT, BHTT.... Theo dõi và thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. Nhiệm vụ quyền hạn
Xây dựng phương án tổ chức các đơn vị trực thuộc và thường xuyên có phương án bổ sung về tổ chức sản xuất phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ, lập quy hoạch cán bộ ngắn hạn, dài hạn.
Đề xuất với Giám đốc trong công tác cán bộ và làm mọi thủ tục theo quy trình bổ nhiệm, bố trí, phân công, miễn nhiệm cách chức cán bộ hoặc đề nghị cấp trên quyết định.
Được đề xuất tất cả những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ, lao động tiền lương và chế độ chính sách.
Được mời các đồng chí thủ trưởng đơn vị, phòng ban để bàn các công việc có liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ, lao động tiền lương, chế độ chính sách .
Soạn thảo các văn bản của công ty theo yêu cầu của giám đốc
Ghi chép các biên bản, nghị quyết hội nghị của công ty khi giám đốc yêu cầu. Tổng hợp toàn bộ các mặt hoạt động của công ty để phân tích đánh giá kết quả và dự kiến chương trình công tác hàng tuần của Giám đốc.
Lập quy hoạch sử dụng đất đai xây dựng sửa chữa nhà cửa, thuê đất trong toàn công ty.
Tiếp khách đối nội, đối ngoại sắp xếp lịch để lãnh đạo công ty làm việc khi khách đến làm việc, các đơn vị đến làm việc.
Tổ chức đầy đủ, chu đáo cho tất cả các hội nghị do công ty chủ trì.
Quản lý tổng đài điện thoại, fax, điện chiếu sáng theo dõi điều độ sản xuất của các đơn vị trực thuộc công ty.
Quản lý con dấu, kho, lưu trữ công văn tiếp nhận vào sổ công văn.
Quản lý điều độ xe ô tô phục vụ lãnh đạo đi công tác, các phòng xin xe đi làm việc.
Mua sắm trang thiết bị hành chính, chuyển phát công văn, giữ kho lưu trữ, phòng họp, hội trường, hộ khẩu tập thể.
Được đề xuất với giám đốc tất cả các vấn đề liên quan đến công tác TCHC. Được thừa lệnh giám đốc lám việc với các đơn vị, phòng ban cơ quan trên mọi mặt công tác khi giám đốc yêu cầu.
Được thừa lệnh giám đốc công ty ký lệnh điều xe, cấp xăng dầu và các giấy tờ thuộc về phạm vi quản lý hành chính.
Được từ chối không đóng dấu xác nhận những văn bản trong và ngoài công ty không đảm bảo nguyên tắc thủ tục quản lý hành chính.
5. Phòng tài chính kế toán.
a. Chức năng:
- Phòng có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính, kế toán trong công ty.
- Tổ chức hạch toán kế toán, báo cáo, kiểm tra, kiểm toán nội bộ. b. Nhiệm vụ - quyền hạn
- Tạo vốn để SXKD ban hành và sử dụng vốn có hiệu quả.
Lập và trình duyệt kế hoạch thu, chi tài chính với cấp trên, tham gia xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật.
Tổ chức hạch toán kế toán chặt chẽ đúng quy định pháp luật của nhà nước nhằm đảm bảo cho SXKD của công ty có lãi. Lập báo cáo quyết toán hàng quý, năm kịp thời.Đảm bảo về mặt tài chính cho các hoạt động SXKD của toàn công ty.
Quản lý tất cả các loại vốn.
Tham mưu cho giám đốc giám sát kiểm tra thực hiện việc quản lý sử dụng vốn và tài sản từ công ty đến các xí nghiệp đội công trình .
Chỉ đạo công tác kiểm tra tài chính, chủ động phối hợp với các phòng có liên quan lập thủ tục thanh lý TSCĐ, tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ, thu hồi khấu hao, đồng thời phải thường xuyên phát hiện sai phạm kịp thời uốn nắn và đề nghị xử lý vi phạm nguyên tắc thu, chi tài chính .
Thu hồi công nợ và chỉ đạo các đơn vị thu hồi công nợ . Lưu giữ, bảo mật hồ sơ tài chính theo quy định của pháp luật .
Được đề nghị giám đốc công ty để tiến hành kiểm tra công tác kế toán tài chính ở tất cả các đơn vị trực thuộc trong toàn công ty.
Báo cáo kế toán về thuế và các khoản thu nộp, nghĩa vụ nộp cho nhà nước kịp thời.
Tham gia tổ chức bộ máy kế toán công ty và các đơn vị trực thuộc.
Phân tích hoạt động kinh tế giúp công ty hoạt động có hiệu quả trong SXKD. 6.Phòng vật tư kỹ thuật
Chức năng
Phòng vật tư - thiết bị của công ty là một phòng chức năng, tham mưu cho giám đốc công ty về:
Đầu tư mua sắm những máy móc có hiệu quả trong SXKD. Quản lý, khai thác sử dụng hữu ích những thiết bị hiện có
Quản lý tất cả các vật tư trong toàn công ty: Từ nguồn nhập vào bao gồm số lượng, chất lượng và chủng loại, hợp lý về giá cả đồng thời sử dụng đúng hạn mức của những công việc và nhiệm vụ được giao
Công tác định mức kinh tế kỹ thuật Công tác quản lý ISO 9001:2000 Nhiệm vụ - quyền hạn
Nắm vững số lượng, chủng loại, chất lượng các loại xe máy thiết bị ( thuộc mọi nguồn vốn) của công ty và khả năng hoạt động của từng thiết bị.
Tham mưu và chỉ đạo lập kế hoạch đầu tư mua sắm máy móc thiết bị cho công ty hàng năm và dài hạn.
Quản lý và điều động các máy móc trong công ty theo yêu cầu SXKD.
Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong xử lý các số liệu kỹ thuật của những thiết bị đặc chủng.
Tính khấu hao cơ bản cụ thể từng thiết bị theo quy chế của công ty cho những thiết bị có giá trị 5 triệu đồng trở lên .
Biên soạn, hướng dẫn, phổ biến các quy trình sử dụng máy móc thiết bị
Chỉ đạo, thực hiện công tác đăng ký đăng kiểm các loại phương tiện theo quy định của nhà nước.
Theo dõi giám sát và chỉ đạo công tác bảo dưỡng, sửa chữa các loại máy móc thiết bị của toàn công ty.
Tổng hợp những sáng kiến, cải hoán các máy móc thiết bị nhằm nâng cao năng suất hiệu quả sử dụng .
Phối hợp với phòng HC-NS tham gia hội đồng khảo thí nâng bậc công nhân kỹ thuật cơ điện .
Tổng hợp, kiểm tra, tham mưu chính cho lãnh đạo công ty về thanh lý tài sản cố định là máy móc - thiết bị. Là ủy viên hội đồng xét tài sản thanh lý cố định của công ty.
Quản lý lưu trữ hồ sơ, lý lịch tất cả các máy móc - thiết bị của công ty.
Kiểm tra việc sử dụng vật tư trong toàn công ty theo hạn mức, đúng với công việc về số lượng và chất lượng.
Có quyền tham mưu, kiến nghị với giám đốc đình chỉ và loại bỏ những vật tư mà đơn vị đưa vào, sản xuất, thi công không đúng quy định, quá số lượng, kém chất lượng.
7.Phòng kinh doanh –marketing
Có chức năng nhiệm vụ như sau :
- Tiếp thị thị trường, tiêu thụ sán phẩm, tìm kiếm và làm việc chực tiếp với khách hàng, dẫn đến ký kết hợp đồng vớ khách hàng.
Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng phòng có trách nhiệm thông báo với nhà máy sản xuất và phòng kỹ thuật vật tư để lập kế hoạch sản xuất, quản lý và theo dõi kế hoạch sản xuất để thông báo với khách hàng
Có trách nhiệm thu hồi công nợ các hợp đồng kinh tế đã ký kết và thanh lý các hợp đồng đó.
Nghiên cứu đánh giá thị trường giúp lãnh đạo công ty có những thông tin cần thiết trong định hướng phát triển các sản phẩm mới
8.Nhà máy ống cống bê tông cốt thép
Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
Tổ chức và điều hành sản xuất, mọi hoạt động của nhà máy. Xây dựng mô hình quản lý gọn nhẹ và hiệu quả.
Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, hạch toán chi phí định mức kinh tế kỹ thuật
Quản lý phụ tùng, công nghệ và chất lượng sản phẩm. Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
Công tác tuyển dụng, nâng lương,nâng bậc. Quản lý thực hiện ISO 9001:2000.
Bộ phận KCS: Thực hiện công tác thí nghiệm kiểm tra chất lượng đầu vào và chất lượng sản phẩm khi suất kho.Công tác kiểm soát quá trình sản xuất.Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Trả lời khiếu nại kiến nghị khách hàng về chất lượng sản phẩm.
Chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho CBCNV trong nhà máy có đủ sức khỏe để sản xuất.
9.Các đội sản xuất
Đội sản xuất là một đơn vị trực thuộc công ty, đội hạch toán, tự mở sổ sách theo dõi chi tiêu, hạch toán kế toán theo quy định của pháp lệnh tài chính kế toán và các quy định hiện hành của nhà nước, chịu sự quản lý hướng dẫn thường xuyên của các phòng ban công ty. Thực hiện nhiệm vụ SXKD theo quy chế điều hành sản xuất kinh doanh và sự chỉ đạo của công ty. Ngoài ra đội tự tìm kiếm thêm cho CBCNV nhưng phải tuân theo quy chế điều hành SXKD và các mặt công tác khác của công ty.
Nhiệm vụ chính của đội sản xuất là trực tiếp sản xuất các loại ống cống.vật liệu xây dựng và cấu kiện xây dựng.đồng thời tham gia vào quá trình xây dựng mà công ty đảm nhiệm.