4.2.2.1. Đề xuất hoàn thiện về cấu trúc tổ chức
Trước hết, Công ty cần tách riêng Văn phòng thành hai phòng ban là phòng
“nhân sự” và phòng “hành chính”. Đồng thời luân chuyển Chánh văn phòng sang vị trí trưởng phòng nhân sự, bổ nhiệm phó phòng lên làm trưởng phòng hành chính; hoặc bổ
nhiệm phó phòn là trưởng phòng nhân sự, Chánh văn phòng đảm nhận vị trí trưởng phòng hành chính. Điều này sẽ giúp công ty có một đội ngũ nhân lực nhân sự chuyên nghiệp, chuyên sâu về lĩnh vực quản trị nhân lực. Đồng thời cũng giúp tách biệt hoạt động hành chính với hoạt động nhân sự, giúp việc phân chia nhiệm vụ tránh bị chồng chéo và không rạch ròi giữa nhân sự với hành chính.
Thứ hai, Công ty cần xây dựng mô hình tổ chức bộ máy quản trị nhân lực mới
theo cấu trúc chức năng: bộ máy quản trị nhân lực được chia thành các mảng chức năng chuyên sâu khác nhau, một nhân viên chuyên trách có thể thực hiện một hoặc một số mảng chuyên sâu trong chức năng quản trị nhân lực; trách nhiệm quản trị nhân lực được giao cho người đứng đầu bộ phận quản trị nhân lực, người đứng đầu bộ phận có quyền giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mảng quản trị nhân lực.
Thứ ba, Công ty cần tiếp tục tuyển dụng thêm 5 nhân lực phụ trách nhân sự, cùng
với 1 nhân viên nhân sự ban đầu và trưởng phòng nhân sự, nâng quy mô bộ máy tổ chức quản trị nhân lực lên thành 7 người, để phù hợp với quy mô công ty gồm 623 nhân lực.
Hình 4.1: Đề xuất cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị nhân lực tại công ty
4.2.2.2. Đề xuất tiêu chuẩn nhân lực làm công tác nhân sự
Công ty cần xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho các vị trí trong bộ máy quản trị nhân lực một cách hợp lý:
• Trưởng phòng
- Mô tả công việc:
Trưởng phòng NS NVNS bảo hộ lao động NVNS định mức NVNS trả công LĐ NVNS bảo hiểm xã hội NVNS tuyển dụng Phó phòng NS
Tham mưu cho giám đốc về tổ chức, quản lý, điều hành bộ máy trong toàn công ty trên lĩnh vực tổ chức nhân lực, tiền lương và thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động.
Tham mưu cho ban giám đốc về khen thưởng kỷ luật người lao động trong công ty. Phụ trách chung toàn phòng, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch thuộc về bộ máy quản trị nhân lực
Xây dựng các văn bản, điều lệ, quy chế tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Nghiên cứu, đề xuất, tổ chức thực hiện triển khai các quy định về thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị,...; xây dựng biên chế lao động, các quy chế về chỉ tiêu tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, nội quy lao động...
- Tiêu chuẩn công việc:
Trình độ: tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực, quản trị
doanh nghiệp; có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong nghề và 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự
Kỹ năng: tin học văn phòng thành thạo; khả năng giao tiếp, thuyết trình tốt; có
khả năng quản lý, điều hành; tiếng anh văn phòng tốt; hiểu biết về ngành dệt may; hiểu biết về pháp luật, đặc biệt là luật lao động.
Phẩm chất: chịu được áp lực công việc; nhiệt tình; năng động; sáng tạo.
• Phó phòng
- Mô tả công việc:
Chỉ đạo quản lý, điều hành công việc của phòng khi trưởng phòng vắng mặt. Quản lý, triển khai, tổ chức trực tiếp công tác đào tạo: Xây dựng quy chế đào tạo phù hợp đặc thù sản xuất kinh doanh hàng may mặc của công ty, xây dựng các chương trình, mục tiêu, đối tượng đào tạo.
Phụ trách công tác định mức, tiền lương: Xây dựng đơn giá tiền lương hàng năm, xây dựng định mức lao động.
- Tiêu chuẩn công việc:
Trình độ: Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực hoặc quản
trị doanh nghiệp, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong nghề và có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự.
Kỹ năng: kỹ năng tin học văn phòng tốt; khả năng giao tiếp, thuyết trình tốt; có
khả năng quản lý; hiểu biết về đào tạo, định mức và trả công.
Phẩm chất: chịu được áp lực công việc, nhanh nhẹn, linh hoạt, có trách nhiệm.
• NVNS phụ trách tiền lương
- Mô tả công việc:
Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện công việc được giao trong lĩnh vực tiền lương như chính sách, chế độ tiền lương, thang bảng lương, phụ cấp, nâng bậc, nâng ngạch cho người lao động trong công ty theo quy chế tiền lương của công ty và các quy định khác theo luật doanh nghiệp và luật lao động.
Tham mưu, đề xuất, phân tích, đánh giá tình hình quản lý tiền lương.
Theo dõi giải quyết tiền lương, thưởng, nghỉ lễ, nghỉ phép, thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, hưu trí, tử tuất,...cho người lao động.
Lập sổ và theo dõi diến biến tiền lương cho người lao động trong công ty. - Tiêu chuẩn công việc:
Trình độ: Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực. Có ít nhất
2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự
Kỹ năng: kỹ năng tin học văn phòng tốt, đặc biệt là excel; hiểu biết về luật lao
động và các quy định khác của pháp luật về trả công lao động; kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết tình huống tốt.
Phẩm chất: trung thực, sáng tạo, chăm chỉ, linh hoạt, nhiệt tình với công việc.
• NVNS phụ trách định mức
- Mô tả công việc:
Nắm các văn bản về lao động, tiền lương, định mức lao động, luật lao động để xây dựng định mức phù hợp với các giai đoạn phát triển của công ty.
Thường xuyên xuống nhà xưởng để theo dõi việc thực hiện công tác định mức để có những thay đổi định mức thích hợp, kịp thời.
Phối hợp các trường phòng ban khác trong việc chấm công, đánh giá người lao động.
Thực hiện công việc đột xuất khác khi được yêu cầu. - Tiêu chuẩn công việc:
Trình độ: tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực. Có ít nhất
1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự.
Kỹ năng: hiểu biết về luật lao động; khả năng quan sát tốt, kỹ năng tin học văn
phòng, khả năng giao tiếp tốt.
Phẩm chất: nhanh nhẹn, chăm chỉ, linh hoạt, trung thực.
• NVNS phụ trách bảo hộ lao động
- Mô tả công việc:
Lâp kế hoạch BHLĐ trình trưởng phòng xem, phê duyệt.
Chủ trì nghiên cứu đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, chế độ chính sách trong lĩnh vực an toàn vệ sinh lao động.
Triển khai, tuyên truyền giáo dục, huấn luyện và hướng dẫn tổ chức thực hiện công tác ATLĐ, BHLĐ như: nội quy an toàn lao động, vệ sinh nơi làm việc,..
- Tiêu chuẩn công việc:
Trình độ: tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực hoặc bảo
hộ lao động. Có kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Kỹ năng: kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tổ chức, có
hiểu biết về BHLĐ và ATVSLĐ, am hiểu quy định pháp luật về BHLĐ và ATVSLĐ, am hiểu về ngành may mặc.
Phẩm chất: trung thực, chăm chỉ.
• NVNS phụ trách tuyển dụng
- Mô tả công việc:
Thực hiện việc tuyển dụng người lao động vào làm việc tại công ty theo quy trình tuyển dụng.
Nghiên cứu, xây dựng, sửa đổi, bổ sung bản tiêu chuẩn công việc ứng với mỗi chức danh.
Tham mưu cho ban giám đốc trong việc bố trí, bố trí lại, cung cấp đúng và đủ nguồn nhân lực của các phòng ban, điều phối nhân lực trong công ty.
Xác nhận và lưu trữ các hợp đồng lao động, theo dõi diễn biến về số lao động; lưu, cập nhật và bổ túc hàng năm hồ sơ người lao động.
Giúp giám đốc triển khai công tác nhận xét, đánh giá người lao động theo định kỳ hoặc trước khi bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, miễn nhiệm cán bộ.
- Tiêu chuẩn công việc:
Trình độ: tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực. Có ít nhất
2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự.
Kỹ năng: kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quan sát, kỹ
năng thu thập và xử lý thông tin.
Phẩm chất: sáng tạo, năng động, trung thực, có mối quan hệ xã hội tốt.
• NVNS phụ trách bảo hiểm xã hội:
- Mô tả công việc:
Thực hiện các quy định của Nhà nước, của ngành về lĩnh vực chính sách BHXH như: hưu trí, tử tuất, ốm đau, tai nạn lao động và các chính sách xã hội khác.
Lập hồ sơ thu, nộp BHXH và BHYT cho người lao động, theo dõi và quản lý thời gian công tác của người lao động.
Theo dõi, kiểm tra công tác an toàn vệ sinh lao động và vệ sinh công nghiệp trong công ty.
Xét duyệt danh sách khám sức khoẻ của người lao động. - Tiêu chuẩn công việc:
Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị nhân lực hoặc
chuyên ngành bảo hiểm xã hội. Có kinh nghiệm tại vị trí tương đương.
Kỹ năng: kỹ năng tin học văn phòng, am hiểu pháp luật nhà nước về chính sách
BHXH, kỹ năng giao tiếp.
Phẩm chất: trung thực, chăm chỉ.
4.2.2.3. Đề xuất phương án tuyển dụng bổ sung nhân lực phụ trách nhân sự
Để bổ sung nhân lực còn thiếu trong bộ máy quản trị nhân lực tại công ty, cần tuyển dụng thêm 5 nhân sự ở 5 vị trí: phó phòng, NVNS phụ trách tiền lương, NVNS phụ trách định mức, NVNS phụ trách tuyển dụng và NVNS phụ trách bảo hiểm xã hội. - Đầu tiên, xác định nguồn tuyển dụng là hệ thống các cơ sở đào tạo chuyên ngành quản trị nhân lực như các trường đại học, cơ sở đào tạo nghề; các trung tâm tư vấn và giới thiệu việc làm; các ứng viên tự nộp đơn, sự giới thiệu của nhân viên tại công ty và nhân lực hiện đang làm việc tại công ty.
- Từ đó công ty ra thông báo tuyển dụng và đăng ở nhiều nơi như website công ty, website các trường đại học có chuyên ngành quản trị nhân lực, đăng lên các trung
tâm tư vấn giới thiệu việc làm và trên kênh truyền thông như báo, đài địa phương. Thu nhận hồ sơ qua 2 cách, qua email và nộp trực tiếp để thu hút ứng viên. Thông báo tuyển dụng phải có thông tin đầy đủ về cả 5 vị trí cần tuyển dụng.
- Sau khi thu nhận, xử lý hồ sơ, tiến hành phỏng vấn. Để tiết kiệm chi phsi tuyển dụng, tổ chức phỏng vấn cả 5 vị trí trong cùng thời gian và địa điểm. Trong quá trình phòng vấn, đánh giá ứng viên theo ASK: trình độ, kỹ năng, phẩm chất để lựa chọn ứng viên phù hợp.
- Cuối cùng ra quyết định tuyển dụng.