Diện phân xưởng là 24 m(rộng)×72 m(dài)=1728m2 với 10 máy gia công ,1 văn phòng làm việc, một khu vực mạ và lối vào kho chứa sản phẩm hoàn thiện.
3.3.2. Áp dụng 5s tại các phòng ban và xưởng thép thanh.
Sàng lọc
- Đối vơi phòng ban lãnh đạo và các phòng nghiệp vụ phải kiểm tra lại tất cả các hồ sơ lưu giữ, tiến hành loại bỏ các tài liệu, hồ sơ lỗi thời, không có nhu cầu sử dụng và tiến hành hũy bỏ. Khi thực hiện bước này các bộ phận sẽ dễ nhận thấy tại nơi làm việc có những loại hồ sơ thừa mà chính nó tạo ra một sự lộn xộn dễ nhầm lẫn.
- Đối với kho NVL, có những loại tồn kho đã lâu không sử dụng như các BTP lỗi, NVL dư thừa, NVL hư hỏng, Phòng kế hoạch cần kiểm tra sổ kho để thống kê lại các hạng mục nêu trên và tiến hành phân loại và thanh lý. Công việc này trước đây công ty thực hiện một năm 1 lần với khối lượng lớn và chiếm dụng kho, dễ lẩn lộn với các NVL khác. Quan điểm của công ty là tận dụng khi cần thiết nhưng trong thực tế công ty sản xuất theo đơn đặt hàng và mỗi đơn đặt hàng có mỗi loại NVL khác nhau nên củng không tận dụng được nhiều. Ngoài NVL trước và sau quá trình sản xuất một sản phẩm kho còn là nơi quản lý lưu trữ và cung cấp các loại công cụ dụng cụ thiết bị, phụ tùng… Trong kho chứa đựng nhiều loại vật chất khác nhau. Việc tiến hành kiểm tra phân loại cần phải được tiến hành thường xuyên liên tục, sàng lọc các loại không có nhu cầu sử dụng đưa ra khỏi kho là điều rất cần thiết.
- Đối với phân xưởng sản xuất, ngay sau khi kết thúc một đơn hàng cần phải lưu giữ hồ sơ và tiến hành phân loại, đề xuất thanh lý các loại NVL không có giá trị sản xuất và không lưu trữ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.
Để tiến hành sàng sọc đạt kết quả cao tất cả mọi cá nhân đến công nhân phải thực hiện, thời gian đầu cần làm triệt để trong một tuần và sau đó thực hiện thường xuyên liên tục.
Sắp xếp
Sau bước sàng lọc những thứ không cần thiết ra khỏi làm việc. Nhóm thực hiện Lean cần phải lên kế hoạch tổ chức sắp xếp lại từ hồ sơ đến dụng cụ sản xuất, NVL,vật tư trong kho, máy móc thiết bị, đồ dùng sản xuất trong nhà xưởng.
Với mục tiêu là dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng.
Yêu cầu tất cả hồ sơ phải có danh mục để nhận biết, phải có quy định về lưu trữ và kiểm soát hồ sơ. Nhóm thực hiện Lean và trưởng các bộ phận hướng dẫn cho nhân viên, người lao động có ý thực thực hiện việc sàng lọc và sắp xếp trở thành thói quen đi vào nề nếp.
Sạch sẽ.
Mọi thứ đều nề nếp và sạch sẽ. các loại sản phẩm không được để trực tiếp xuống sàn nhà. Máy móc thiết bị phải được lau chùi, bảo dưởng hằng ngày trước khi vận hành. Nhóm thực hiện Lean phải thường xuyên theo dõi kiểm tra bộ phận tạp vụ trong công ty để công tác quét dọn, lau chùi máy móc và nơi làm việc cho tươm tất, luôn giữ sạch sẽ để ngăn ngừa các vấn đề phát sinh do vệ sinh kém.
Sẵn sàng
Nhóm Lean phải làm chuyển biến nhận thức của mọi thành viên trong đơn vị. Sẵn sàng làm đúng ngay từ đầu ở mọi lúc mọi nơi mọi công việc. để thực hiện được việc này thì nhóm Lean cùng với ban lãnh đạo phải đề ra các quy định về việc thực hiện sắp xếp, sạch sẽ một các cụ thể.
Sâu sát
Hệ thống quản lý tốt sẽ giúp công ty thành công cho nên nhóm thực hiện Lean và mọi thành viên phải thường xuyên chăm lo, săn sóc, duy trì và cải tiến cho hệ thống quản lý của đơn vị mình ngày càng hoàn thiện hơn. Nhóm thực hiện Lean và lãnh đạo công ty cần giám sát và khuyết khích truyền đạt các quy định về 5S biến nó thành văn hóa của công ty ngày từ đầu áp dụng Lean.