3.2.2.1. Nguồn kinh phí bảo trì
Kinh phí bảo trì đƣợc tổng hợp chung vào dự toán chi hoạt động hàng năm từ nguồn Ngân sách nhà nƣớc của đơn vị quản lý, sử dụng sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin.
3.2.2.2. Lập và quản lý chi phí bảo trì
a) Nội dung chi phí bảo trì
- Chi phí lập, thẩm định hoặc thẩm tra quy trình bảo trì;
- Chi phí lập kế hoạch bảo trì (bao gồm cả chi phí lập và thẩm định hoặc thẩm tra chi phí bảo trì);
- Chi phí kiểm tra thƣờng xuyên, định kỳ và đột xuất; - Chi phí bảo dƣỡng;
- Chi phí sửa chữa định kỳ và đột xuất; - Chi phí lập và quản lý hồ sơ bảo trì. b) Nguyên tắc xác định chi phí bảo trì
- Chi phí bảo trì là mức chi phí cần thiết để hoàn thành một số hoặc toàn bộ các nội dung công việc thuộc phạm vi quy trình bảo trì, theo đúng các phƣơng pháp, đủ các khoản mục chi phí theo quy định và phù hợp với quy mô, yêu cầu của thiết bị, quy trình bảo trì và các điều kiện khác có liên quan.
- Căn cứ vào tính chất, đặc điểm, thời gian thực hiện công việc thuộc phạm vi quy trình bảo trì để xác định nội dung khối lƣợng công việc làm cơ sở cho việc xác định chi phí.
- Việc áp dụng, vận dụng định mức, đơn giá xây dựng đƣợc công bố hoặc điều chỉnh, xây dựng mới theo các nguyên tắc về lập và quản lý định mức hiện hành.
- Chi phí bảo trì đƣợc tổng hợp chung vào dự toán chi hoạt động hàng năm của đơn vị quản lý, sử dụng sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin.
c) Quản lý chi phí bảo trì
Những ngƣời sau đây có trách nhiệm chi trả chi phí bảo trì:
- Chủ sở hữu hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền, trừ trƣờng hợp khác theo quy định của pháp luật;
- Chủ sử dụng đối với sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin đã đƣa vào sử dụng;
- Đối với dự án có nhiều chủ sở hữu, các chủ sở hữu có trách nhiệm chi trả chi phí bảo trì phần sở hữu riêng của mình và chi trả chi phí bảo trì phần sở hữu chung.
Chủ sở hữu hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền có trách nhiệm quản lý, thanh toán, quyết toán chi phí bảo trì theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nƣớc và các quy định của pháp luật.
3.2.2.3. Phương pháp xác định chi phí bảo trì và đề xuất định mức, cách tính các chi phí trong thực hiện bảo trì
Có hai phƣơng pháp xác định chi phí bảo trì là phƣơng pháp xác định bằng dự toán theo khối lƣợng và đơn giá và phƣơng pháp xác định theo định mức tỷ lệ %.
Hiện nay do chƣa có quy định cụ thể về nội dung bảo trì cũng nhƣ chi phí bảo trì nên việc xác định chi phí bảo trì chƣa thống nhất:
- Một số cơ quan, đơn vị sử dụng phƣơng pháp định mức tỷ lệ %, ví dụ Thành phố Hồ Chí Minh trích 20% nguồn kinh phí từ nguồn kinh phí chi ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác bảo trì, Sở thông tin và Truyền thông Cần thơ xác định giá thuê dịch vụ bảo trì theo % (từ 15% đến 20%) giá trị của thiết bị.
- Một số cơ quan, đơn vị sử dụng phƣơng pháp lập dự toán theo khối lƣợng và đơn giá, ví dụ Tổng Cục Hải quan lập dự toán theo khối lƣợng và đơn giá để xác định giá gói thầu thuê dịch vụ bảo trì trọn gói.
Tuy nhiên, mỗi loại sản phẩm dự án ứng dụng công nghệ thông tin có đặc điểm kỹ thuật, tính năng sử dụng và giá trị khác nhau nên không thể áp dụng cứng nhắc một trong hai phƣơng pháp này. Bên cạnh đó, chi phí bảo trì thuộc Ngân sách nhà nƣớc nên phải tuân thủ theo trình tự lập, phê duyệt dự toán ngân sách nhà nƣớc hàng năm.
Căn cứ vào các phân tích trên, việc xác định chi phí bảo trì theo phƣơng pháp lập dự toán theo khối lƣợng và đơn giá (là một nội dung chi thuộc nguồn chi ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm của các cơ quan) là phù hợp với quy định hiện hành.
3.2.2.4. Thẩm định, phê duyệt dự toán bảo trì
- Chủ sở hữu hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền phê duyệt dự toán bảo trì sau khi đã thẩm định hoặc thẩm tra và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về kết quả phê duyệt dự toán bảo trì khác có liên quan. Nội dung thẩm định bao gồm:
+ Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lƣợng chủ yếu của dự toán với khối lƣợng thực hiện;
+ Kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của việc áp dụng, vận dụng đơn giá phục vụ bảo trì, định mức chi phí tỷ lệ, dự toán chi phí tƣ vấn và dự toán các khoản mục chi phí khác trong dự toán bảo trì;
+ Xác định giá trị dự toán bảo trì.
- Trƣờng hợp chủ sở hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền không đủ điều kiện, năng lực thẩm định thì đƣợc phép thuê tổ chức, cá nhân tƣ vấn đủ điều kiện năng lực, kinh nghiệm chuyên môn để thẩm tra dự toán. Tổ chức, cá nhân tƣ vấn thực hiện thẩm tra dự toán bảo trì chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và chủ sở hữu hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền về kết quả thẩm tra.