Do tính chất đặc thù của công nghệ thông tin là sự phức tạp, công nghệ thƣờng xuyên thay đổi nên không thể đƣa ra nội dung bảo trì cụ thể, áp dụng cho tất cả các sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin. Tùy theo từng dự án mà nhà thầu xây lắp hoặc cung cấp vật tƣ, thiết bị đƣa ra các nội dung bảo trì khác nhau. Việc quy định cho các nhà thầu đƣa ra các nội dung bảo trì này có ƣu điểm là nội dung bảo trì cụ thể, sát với thực tế. Tuy nhiên, nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là chủ đầu tƣ, đơn vị thụ hƣởng, nhà thầu sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc xây dựng nội dung bảo trì do chƣa có hƣớng dẫn cụ thể. Mặt khác, nếu không có hƣớng dẫn cụ thể sẽ xảy ra tình trạng “trăm hoa đua nở”, mỗi nơi đƣa ra nội dung bảo trì một kiểu, dẫn tới sự không thống nhất.
Do đó, đề xuất cần có quy định “khung” về nội dung bảo trì bao gồm các nội dung:
3.2.1.1. Quy trình bảo trì sản phẩm dự án ứng dụng công nghệ thông tin
3.2.1.2.Nội dung bảo trì phần cứng
Cần đảm bảo các nội dung nhƣ sau: a) Vệ sinh phần cứng
- Vệ sinh bên ngoài thùng máy;
- Vệ sinh bàn phím, chuột và các thiết bị ngoại vi; - Vệ sinh màn hình;
- Vệ sinh bên trong thùng máy tính; - Kiểm tra lần cuối;
b) Kiểm tra đánh giá định kỳ hệ thống thông tin
- Lập kế hoạch kiểm tra đánh giá định kỳ bao gồm: Kiểm tra máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu và kiểm tra hoạt động của các ứng dụng;
- Các báo cáo về tình trạng servers, tình trạng vận hành của các chƣơng trình ứng dụng, khuyến cáo, cảnh báo và tối ƣu hóa các chức năng chƣơng trình.
c) Giám sát hệ thống: Nhóm trực giám sát hệ thống có nhiệm vụ trực và kiểm tra thƣờng xuyên trạng thái của hệ thống để phát hiện và đăng ký các sự cố (kể cả các nguy cơ tiềm ẩn về sự cố trong tƣơng lai).
3.2.1.3.Nội dung bảo trì phần mềm, cơ sở dữ liệu
Nội dung bảo trì gồm 2 loại: - Chỉnh sửa cái đã có (loại 1) - Nâng cấp, thêm cái mới (loại 2)
a) Hiểu phần mềm đã có:
- Theo tài liệu nắm chắc các chức năng;
- Theo tài liệu chi tiết hãy nắm vững các đặc tả chi tiết, điều kiện kiểm thử…; - Dò đọc chƣơng trình nguồn, hiểu trình tự xử lý chi tiết của hệ thống.
b) Chỉnh sửa phần mềm đã có:
- Bảo trì chƣơng trình nguồn, tạo các mô đun mới và dịch lại;
- Thực hiện kiểm thử unit và tu chỉnh những mục liên quan có trong tài liệu đặc tả;
- Chú ý theo sát tác động của mô đun đƣợc sửa đến các thành phần khác trong hệ thống.
c) Phát triển phần mềm mới:
- Khi thêm chức năng mới phải phát triển chƣơng trình cho phù hợp với yêu cầu đã có;
- Cần tiến hành từ thiết kế, lập trình, gỡ lỗi và kiểm thử unit với các chức năng mới đƣợc thêm vào;
- Phản ảnh vào giao diện của phần mềm (thông báo, phiên bản, trợ giúp…) liên quan đến những thay đổi trên phần mềm hiện tại.
d) Kiểm chứng tính nhất quán bằng kiểm thử kết hợp:
- Đƣa đơn vị (unit) đã đƣợc kiểm thử vào hoạt động trong hệ thống hiện tại; - Điều chỉnh sự tƣơng thích giữa các mô đun;
- Dùng các dữ liệu trƣớc đây khi kiểm thử để kiểm thử lại tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống;
- Chú ý hiệu ứng làn sóng trong chỉnh sửa (hiệu chỉnh một đơn vị này nhƣng lại tạo ra sự hiệu chỉnh trên nhiều đơn vị khác).
đ) Kiểm tra khi hoàn thành bảo trì:
- Kiểm tra nội dung mô tả có trong tài liệu đặc tả chƣa?;
- Cách ghi tài liệu có phù hợp với mô tả môi trƣờng phần mềm mới hay không?;
- Những thay đổi đã đƣợc phản ánh đầy đủ trong hồ sơ phát triển hay chƣa? e) Lập biểu quản lý bảo trì:
- Quản lý tình trạng bảo trì;
- Lập biểu quản lý tình trạng bảo trì: + Ngày, tháng, giờ;
+ Nguyên nhân;
+ Tóm tắt các khắc phục;
+ Chi tiết khắc phục, hiệu ứng làn sóng; + Ngƣời làm bảo trì;
3.2.1.4. Lập, thẩm định và phê duyệt quy trình bảo trì
a) Trách nhiệm lập quy trình bảo trì:
- Nhà thầu thi công có trách nhiệm lập và bàn giao cho chủ đầu tƣ quy trình bảo trì;
- Nhà thầu cung cấp thiết bị lắp đặt có trách nhiệm lập và bàn giao cho chủ đầu tƣ quy trình bảo trì đối với thiết bị do mình cung cấp trƣớc khi lắp đặt;
- Trƣờng hợp nhà thầu thi công, nhà thầu cung cấp thiết bị lắp đặt không lập đƣợc quy trình bảo trì thì chủ đầu tƣ có thể thuê tổ chức tƣ vấn khác có đủ điều kiện năng lực để lập quy trình bảo trì và có trách nhiệm chi trả chi phí tƣ vấn.
b) Căn cứ lập quy trình bảo trì:
- Quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng; - Quy trình bảo trì của dự án tƣơng tự, nếu có; - Chỉ dẫn của nhà sản xuất thiết bị;
- Kinh nghiệm quản lý, sử dụng sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin và thiết bị đƣợc lắp đặt vào công trình;
- Các quy định có liên quan của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền.
c) Quy trình bảo trì đƣợc lập bảo đảm bao quát toàn bộ sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin, bao gồm các nội dung sau:
- Quy định đối tƣợng, phƣơng pháp và tần suất kiểm tra; - Quy định nội dung và chỉ dẫn thực hiện bảo dƣỡng;
- Xác định thời điểm, đối tƣợng và nội dung cần kiểm định định kỳ; - Quy định thời điểm và chỉ dẫn thay thế định kỳ các thiết bị lắp đặt;
- Chỉ dẫn phƣơng pháp sửa chữa, chỉnh sửa các hƣ hỏng, lỗi hệ thống của sản phẩm dự án ứng dụng công nghệ thông tin;
Trƣờng hợp có tiêu chuẩn kỹ thuật về bảo trì hoặc có quy trình bảo trì của dự án tƣơng tự phù hợp thì chủ đầu tƣ có thể quyết định sử dụng tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc quy trình đó cho dự án mà không cần lập quy trình bảo trì riêng.
Quy trình bảo trì đƣợc thể hiện rõ ràng, công khai bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh (đối với các dự án do nƣớc ngoài đầu tƣ) trên giấy, đĩa từ hoặc các phƣơng tiện khác.
d) Thẩm định, phê duyệt quy trình bảo trì
Chủ đầu tƣ có trách nhiệm tiếp nhận quy trình bảo trì do nhà thầu thi công và nhà thầu cung cấp thiết bị lắp đặt; tổ chức thẩm định và phê duyệt quy trình bảo trì trƣớc khi nghiệm thu sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin đƣa vào khai thác, sử dụng, trừ trƣờng hợp pháp luật có quy định khác.
Chủ đầu tƣ có thể thuê tƣ vấn thẩm tra một phần hoặc toàn bộ quy trình bảo trì do nhà thầu lập để làm cơ sở cho việc thẩm định, phê duyệt.
3.2.1.5. Lập kế hoạch và dự toán chi phí bảo trì
- Kế hoạch bảo trì đƣợc lập hằng năm trên cơ sở quy trình bảo trì đƣợc duyệt và hiện trạng sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin, bao gồm các nội dung sau:
- Tên công việc thực hiện; - Thời gian thực hiện; - Phƣơng thức thực hiện; - Chi phí thực hiện.
Đơn vị quản lý, sƣ dụng sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin có trách nhiệm lập và phê duyệt kế hoạch bảo trì để làm căn cứ thực hiện bảo trì.
Đối với dự án có nhiều chủ sở hữu, các chủ sở hữu có trách nhiệm xem xét, thỏa thuận thống nhất kế hoạch bảo trì đối với phần sở hữu chung theo quy định của pháp luật có liên quan.
Kế hoạch bảo trì có thể đƣợc sửa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện. Đơn vị quản lý, sử dụng sản phẩm quyết định việc sửa đổi, bổ sung kế hoạch bảo trì.
Việc sửa chữa, thay thế, chỉnh sửa thiết bị sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc, thủ tục đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Đơn vị quản lý, sử dụng sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin tự quyết định về kế hoạch sửa chữa, thay thế, chỉnh sửa với các nội dung sau: tên dự án ứng dụng công nghệ thông tin hoặc thiết bị cần sửa chữa, thay thế; lý do sửa chữa hoặc thay thế, mục tiêu sửa chữa hoặc thay thế; khối lƣợng công việc; dự kiến chi phí, dự kiến thời gian thực hiện và thời gian hoàn thành.
3.2.1.6. Kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa
Đơn vị quản lý, sử dụng sản phẩm tự tổ chức thực hiện việc kiểm tra, bảo dƣỡng và sửa chữa theo quy trình bảo trì nếu đủ điều kiện năng lực hoặc thuê tổ chức có đủ điều kiện năng lực thực hiện.
Việc kiểm tra có thể đƣợc thực hiện thƣờng xuyên hoặc định kỳ bằng trực quan, bằng các thiết bị kiểm tra chuyên dụng khi cần thiết để đánh giá hiện trạng, phát hiện kịp thời dấu hiệu xuống cấp, những hƣ hỏng của sản phẩm dự án ứng dụng công nghệ thông tin, thiết bị công nghệ để làm cơ sở cho việc bảo dƣỡng.
Công tác bảo dƣỡng phải đƣợc quy định cụ thể các bƣớc thực hiện phù hợp. Việc sửa chữa, chỉnh sửa đƣợc thực hiện định kỳ hoặc đột xuất với các nội dung cụ thể sau:
- Sửa chữa, chỉnh sửa định kỳ bao gồm sửa chữa hƣ hỏng hoặc thay thế thiết bị bị hƣ hỏng, chỉnh sửa lỗi hệ thống đƣợc thực hiện định kỳ theo quy định của quy trình bảo trì;
- Sửa chữa, chỉnh sửa đột xuất đƣợc thực hiện khi sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin bị hƣ hỏng, lỗi hệ thống do chịu các tác động đột xuất nhƣ va đập, cháy và những tác động đột xuất khác hoặc khi có biểu hiện có thể gây
hƣ hỏng đột biến ảnh hƣởng đến an toàn sử dụng, vận hành hoặc có khả năng xảy ra sự cố dẫn tới thảm họa.
Kết quả kiểm tra, bảo dƣỡng, sửa chữa, chỉnh sửa phải đƣợc ghi chép và lập hồ sơ để quản lý và theo dõi.
3.2.1.7. Kiểm định chất lượng phục vụ bảo trì
Kiểm định chất lƣợng phục vụ bảo trì đƣợc thực hiện trong các trƣờng hợp sau:
- Kiểm định định kỳ theo quy trình bảo trì đƣợc duyệt;
- Khi phát hiện thấy chất lƣợng sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin có những hƣ hỏng, sai sót, lỗi hệ thống của một số bộ phận, hạng mục ứng dụng công nghệ thông tin, không đảm bảo an toàn cho việc khai thác, sử dụng; - Khi cần có cơ sở để quyết định việc nâng cấp, chỉnh sửa, mở rộng sản phẩm của dự án ứng dụng công nghệ thông tin.
Trình tự thực hiện kiểm định chất lƣợng
- Đơn vị quản lý, sử dụng sản phẩm của dự án lựa chọn tổ chức có đủ điều kiện về năng lực thực hiện kiểm định chất lƣợng theo yêu cầu kiểm định nêu nêu trên;
- Tổ chức kiểm định thực hiện khảo sát, lập đề cƣơng kiểm định chất lƣợng phù hợp với yêu cầu kiểm định;
- Đơn vị quản lý, sử dụng sản phẩm của dự án phê duyệt đề cƣơng công việc kiểm định.
- Tổ chức kiểm định thực hiện kiểm định theo đề cƣơng đƣợc duyệt, đánh giá hiện trạng chất lƣợng đối tƣợng kiểm định và đề xuất phƣơng án khắc phục.
3.2.1.8. Quản lý chất lượng công việc bảo trì
giữ hồ sơ bảo trì theo quy định của pháp luật về quản lý chất lƣợng dự án đầu tƣ ứng dụng công nghệ thông tin và các quy định pháp luật khác có liên quan.