III. Thực trạng quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng du lịch thương mại Hải Nam
6. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu 1 Tổ chức thu mua
6.1 Tổ chức thu mua
Nhu cầu tiêu dùng xã hội ngày càng phát triển không ngừng để đáp ứng đầy đủ đó buộc quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phải được diễn ra một cách thường xuyên, xu hướng ngày càng tăng về quy mô, nâng cao chất lượng sản phẩm. Chính vì vậy các doanh nghiệp cần phải tiến hành cung ứng thường xuyên nguồn nguyên liệu đầu vào, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Muốn vậy trong khâu thu mua cần phải quản lý tốt về mặt khối lượng, quy cách chủng loại nguyên vật liệu sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất, cần phải tìm được nguồn thu nguyên vật liệu với giá mua hợp lý với giá trên thị trường, chi phí thu mua thấp. Điều này góp phần vào việc giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành của sản phẩm.
6.2 Tổ chức tiếp nhận
+ Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng chủng loại vật liệu theo đúng quy đinh trong hợp đồng, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển.
+ Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận đến kho doanh nghiệp, tránh hư hỏng, mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận nguyên vật liệu phải quán triệt một số yêu cầu sau đây:
- Mọi vật tư hàng hóa tiếp nhận đều phải đủ giấy tờ hợp lệ
-Mọi vật liệu tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm. - Xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại
- Phải có biên bản xác nhận nếu có hiện tượng thiếu thừa, hư hỏng hoặc sai quy cách.
+Khi tiếp nhận, thủ kho phải ghi số thực nhận cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thủ kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán ký nhận và vào sổ chứng từ.