- Kết luận (tối đa 0,5 điểm)
3.2.3 Chuyên môn hóa hợp đồng
Để tránh tình trạng mỗi nhân viên tự soạn hợp đồng rồi trình ký sau khi đàm phám, điều này sẽ dẫn đến các điều khoản không đảm bảo tính pháp lý đôi khi lại mâu thuẫn với các điều khoản khác. Điều này hay xẩy đối với các điều khoản mới được thêm vào (sử dụng hợp đồng mẫu để soạn thảo). Nhật Nam nên có bộ phận chuyên trách về soạn thảo hợp đồng và giám sát việc thực thi
44
của hợp đồng sao cho có hiệu quả nhất, để làm được điều này thì Nhật Nam nên:
Thành lập và tuyển dụng bộ phận pháp chế trong công ty. Bộ phận này sẽ hỗ trợ việc thực thi pháp luật trong công ty như vấn đề sở hữu trí tuệ, hợp đồng cung cấp, hợp đồng đại lý và lao động. Bên cạnh đó, khi có tranh chấp xẩy ra, với chuyên môn của mình thì bộ phận này sẽ giải quyết có hiệu quả hơn so với trước đây là do nhân viên phụ trách đại lý đi giải quyết.
Bồi dưỡng và nâng cao kiến thức luật pháp cho các nhân viên thực hiện việc soạn thảo và thực thi hợp đồng. Điều này không những giúp họ có cách nhìn rõ hơn về hệ thống luật pháp mà còn vận dụng vào công việc sao cho có lợi cho công ty nhất.
45
4. KẾT LUẬN
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp là một điều thuận lợi so với các doanh nghiệp khác (doanh nghiệp chưa ứng dụng), đặc biệt là ứng dụng các phần mềm quản lý vào trong công tác điều hành của doanh nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích nhất định như giảm thời gian thực hiện, giảm chi phí nhân công. Vì vậy, thị trường phần mềm còn nhiều khoảng trống rộng lớn ở Việt Nam cần lấp vào những khoản trống đó, Nhật Nam đã sử dụng nhiều phương thức kinh doanh để xâm nhập nhanh chóng vào thị trường, trong đó có phương thức đại lý chiếm một vị trí quan trọng trong chiến lược này. Tuy nhiên khi thực hiện, Nhật Nam và đại lý ràng buộc nhau bởi hợp đồng đại lý nhằm xác định rõ trách nhiệm quyền và nghĩa vụ của hai bên còn nhiều vướng mắc.
Cho đến nay, do còn tồn tại nhiều hạn chế nhất định trong khâu soạn thảo hợp đồng cũng như việc nghiên cứu áp dụng các văn bản pháp luật áp dụng vào hợp đồng nên hợp đồng này chỉ mang tính hình thức chưa trú trọng vào thực tiễn hoạt động đại lý cũng như các quy định pháp luật hiện hành. Để khắc phục những hạn chế này, Nhật Nam nhất thiết thực hiện đồng bộ từ giai đoạn chuẩn bị ký kết hợp đồng, hoàn thiện nội dung hợp đồng và thiết lập bộ phận chuyên trách soạn thảo hợp đồng đại lý.
Trong quá trình thực hiện đề tài, do có nhiều hạn chế về thời gian và kiến thức có giới hạn nên không tránh khỏi những thiếu sót về nội dung. Rất mong được sự đóng góp từ phía Quý Thầy Cô của Khoa Luật Kinh doanh.
PHỤ LỤC 1 - BÁO CÁO GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP Người làm báo cáo:
Họ và tên: Nguyễn Hữu Quy Lớp: Luật kinh doanh 3 – Khóa 13 MSSV: 3310107635
Nội dung báo cáo
1. Thông tin đơn vị thực tập
Tên công ty: CÔNG TY CP PHẦN MỀM DOANH NGIỆP NHẬT NAM
Tên giao dịch: VIETBIRD CORPORATION
Địa chỉ: 366/5D CHU VĂN AN, P.12, Q.BÌNH THẠNH, TP.HCM
Điện thoại: 08.35161008 FAX: 08.35160975
Website: www.vietbird.com.vn
Email: info@vietbird.com.vn
2. Lịch sử hình thành, tồn tại và phát triển tại đơn vị
Công ty CP Phần Mềm Doanh Nghiệp Nhật Nam (Sau đây gọi là Nhật Nam) được thành lập vào ngày 27/07/2007, tiền thân các sáng lập viên từ các công ty phần mềm hàng đầu ở TP.Hồ Chí Minh.
Vốn điều lệ công ty đăng ký kinh doanh là 10 tỷ đồng, vốn này được hình thành từ các cổ đông và được các cổ đông góp đủ sau 3 tháng thành thành lập. Hiện tại các cổ đông hiện hữu của công ty khoảng 32 thành viên, trong đó các cổ đông là các nhân viên là 17 người, hàng năm công ty có chính sách thưởng cổ phiếu cho các nhân viên có đóng góp tích cực vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
3. Lĩnh vực hoạt động
Công ty Nhật Nam hoạt đông trong lĩnh vực phần mềm, Nhật Nam sản xuất và cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp ra thị trường. Sản phẩm chủ yếu là phần mềm Kế toán (Vietbird Accounting), phần mềm quản lý khách hàng (Vietbird CRM), phần mềm quản lý bán hàng (Vietbird Sales), phần mềm quản lý sản xuất (Vietbird Production), và hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện (Vietbird ERP).
Bên cạnh những hoạt động chính, công ty còn gia công phần mềm cho các đối tác trong và ngoài nước. Đối tác trong nước, là thiết kế và lập trình các phần mềm theo yêu cầu đặt hàng của khách hàng, các phần mềm này thường có những tính năng chuyên biệt cho khách hàng đó, ít khi được sử dụng lại cho khách hàng khác. Đối tác nước ngoài, chủ yếu ở Nhật Bản, họ thuê Nhật Nam (outsourcing) viết các phần hành (component) để họ tích hợp (integrate) vào hệ thống của họ đang có.
4. Mô hình tổ chức công ty như sau:
1.4.1 Đại Hội đồng cổ đông
Đại Hội đồng cổ đông là tổ chức cao nhất trong công ty bao gồm tất cả cổ đông hiện hữu của công ty. ĐHĐCD hoạt động trên cơ chế biểu quyết theo phiếu và quyết định các vấn đề quan trọng của công ty. ĐHĐCĐ họp thường niên vào quy 3 của năm để thông qua chính sách và kế hoạch của năm tới và họp
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN P. PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM P. TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH P. LẬP TRÌNH P. KINH DOANH P. TELE MARKETING P.TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG
vào Quý 1 hàng năm để đánh giá kết quả hoạt động của năm vừa qua và thông qua chính sách cổ tức.
1.4.2 Hội đồng quản trị
Hội Đồng Quản trị chịu trách nhiệm các vấn đề hoạt động của công ty mà ĐHĐCĐ đã thông qua. HĐQT có hoạt động chính là quyết định đầu tư của công ty & huy động tài chính của các dự án.
1.4.3 Tổng giám đốc
Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, nhân danh công ty trong các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổng giám đốc thực thi chính sách, kế hoạch do Hội đồng quản trị giao và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị.
1.4.4 Phòng Kế toán
Phòng kế toán thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình trong công việc kế toán. Đảm bảo chế độ báo cáo phục vụ cho công việc điều hành nội bộ của công ty và thực hiện chế độ theo cơ quan Thuế.
1.4.5 Phòng Tổ chức – Hành chính
P.TC-HC có trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho công ty. Ngoài ra còn phụ trách các vấn đề nội bộ như sắp xếp cuộc họp, làm thư ký các cuộc họp, sắp xếp lịch công tác, điều hành xe,…
1.4.6 Phòng Phát Triển Sản phầm
P.Phát Triển sản phẩm hay còn gọi là Phòng Nghiên cứu & Phát triển (R&D) phụ trách các công việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm cho công ty. Phòng này được xem như là phòng sản xuất trong các công ty sản xuất.
1.4.7 Phòng Lập trình
Phòng Lập trình chịu trách nhiệm chỉnh sửa sản phẩm cho các dự án mà công ty đang thực hiện. Phòng này phối hợp với các phòng ban khác tạo ra doanh thu cho công ty.
1.4.8 Phòng Kinh doanh
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về thực hiện ký kết các hợp đồng chuyển giao phần mềm. Dựa vào kết quả của Phòng Telemarketing, phòng này sẽ tiếp xúc, giới thiệu, demo để tiến hành ký kết hợp đồng.
1.4.9 Phòng Telemarketing
Phòng này thực hiện công việc tìm kiếm khách hàng thông qua công cụ tiếp thị qua điện thoại (telemarketing). Kết quả của phòng này sẽ được chuyển đến Phòng Kinh doanh để thực hiện tiếp công đoạn sau.
1.4.10 Phòng Triển khai ứng dụng
Sau khi hợp đồng được ký kết, Phòng Triển khai sẽ thực hiện hợp đồng, sắp xếp lịch chuyển giao phần mềm, lập yêu cầu chỉnh sửa phần mềm, cũng như yêu cầu các nguồn lực để hợp đồng có thể thực hiện tốt.
1.4.11 Phòng Tư vấn & Khảo sát
Để nắm rõ mô hình hoạt động, các đặc thù của khách hàng, phòng Tư vấn & Khảo sát sẽ tiến hành công việc của mình để phục vụ cho khách hàng cũng như Phòng Triển khai để thực hiện hợp đồng.
5. Nhận xét về công ty thực tập
Nhật Nam được thành lập từ những người có tâm huyết trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nhìn vào công ty luôn luôn có “sức sống” từ bên trong nội bộ hay chính từ trong những nhân viên. Mô hình tổ chức hoạt động của Nhật Nam tương đối gọn nhẹ, không phân qua nhiều cấp, từ đó Tổng giám đốc cũng có thể giám sát được chất lượng sản phẩm và dịch được chuyển giao cho khách hàng như thế nào. Trong công ty, mỗi nhân viên đều có trách nhiệm chăm sóc khách hàng, mà không nhất thiết phải là đội ngũ chuyên trách.
Hoạt động kinh doanh rất sôi động, công ty đã xây dựng chiến lược cũng như những chính sách kinh doanh khá phù hợp với thị trường Việt Nam. Mặc dù, những năm vừa qua kinh tế suy thoái, nhưng công ty vẫn tăng trưởng (chứ không bị thu hẹp nhưng một số công ty cùng ngành). Hệ thống khách hàng mà Nhật Nam cung cấp khắp cả nước, bên cạnh hệ thống bán hàng trực tiếp, công ty còn thiết lập hệ thống bán hàng qua đại lý. Các đại lý chủ yếu phân phối các sản phẩm đóng gói (package) của Nhật Nam đến khách hàng, các đại lý thường là các công ty kinh doanh thiết bị, linh kiện máy vi tính, máy văn phòng,..họ thường tiếp xúc với khách hàng và cung cấp một bộ giải pháp từ thiết bị đến phần mềm cho khách hàng.
5.1 Vị trí thực tập
Tác giả thực tập ngay chính công ty tác giả đang làm việc từ khi thành lập đến nay. Công tác từ hầu hết các bộ phận liên quan đến khách hàng từ nhiều năm qua như Phòng Triển Khai ứng dụng, Phòng Bảo Hành, Phòng Kinh doanh. Và hiện nay, tác giả đang phụ trách bộ phận phát triển hệ thống đại lý tại Nhật Nam. Từ sự trãi nghiệm này, tác giả am hiểu nhất định về hoạt động của Nhật Nam. Mặc dù như vậy, Nhật Nam vẫn tồn tại những yếu kém nhất định về mặt quản lý nhất là hoạt động pháp lý tại công ty còn nhiều hạn do không có người chuyên trách về bộ phận này, tiến tới công ty sẽ lập bộ phận Pháp Chế để quản lý các vấn đề liên quan đến pháp lý của công ty như Sở Hữu Trí Tuệ, Hợp đồng lao đồng, Hợp đồng cung cấp phần mềm và dịch vụ, Hợp đồng hợp tác kinh doanh, Hợp đồng đại lý.
Tác giả cũng sẽ tham gia vào đội ngũ này trong tương lai, vì vậy tác giả cũng đang xây dựng những vấn đề liên quan đến nhưng vấn đề công ty đang thiếu sót để công ty ngày càng lớn mạnh hơn.
5.2 Những khía cạnh pháp lý của công ty
Như đã trình bày ở trên, vì chưa có bộ phận chuyên trách về mãng pháp lý của công ty, nên tự thân mỗi người đặt ra một mẫu hợp đồng và thực hiện theo đó, từ đó những vấn đề khác thường theo thói quen hay theo tự tìm hiểu nên không có tính hệ thống cũng như quy trình xử lý theo đúng pháp luật, những thiếu sót đó là:
Về Sở Hữu Trí Tuệ: Công ty chưa xây dựng được một cơ chế bảo mật những sản phẩm mà công ty đang phát triển (source safe). Đã xẩy ra tình trạng nhiều nhân viên nghỉ việc đã mang theo phần mềm
và thành lập công ty để kinh doanh. Vấn đề này cũng đang được Hội đồng quản trị quan tâm rất nhiều.
Về lao động:
Về Hợp đồng cung cấp phần mềm:
Trang: 1/3
PHỤ LỤC 2 – HỢP ĐỒNG ĐẠI LÝ GỐC HỢP ĐỒNG ĐẠI LÝ
TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm ….
Số hợp đồng: YYMMDD/HĐDL
Căn cứ Bộ luật dân sự đã được Quốc Hội nước Cộng Hoà XHCN Việt Nam thông qua ngày 14/06/2005.
Căn cứ vào nhu cầu của Công ty ... và khả năng của Công ty Cổ Phần Phần Mềm Doanh Nghiệp Nhật Nam.
Chúng tôi gồm:
BÊN A: CTY CP PHẦN MỀM DOANH NGHIỆP NHẬT NAM
Địa chỉ : 366/5D Chu Văn An, Phường 12, Q.Bình Thạnh, TP.HCM
Điện thoại : (848) 866 9636 Fax: (848) 866 9635
Đại diện : Ông Nguyễn Đức Bảo
Chức vụ : Tổng Giám đốc Mã số thuế : 0305105053 BÊN B: Địa chỉ Điện thoại Đại diện Chức vụ Mã số thuế Số tài khoản
Hai bên cùng thống nhất ký kết hợp đồng với các điều khoản sau đây:
ĐIỀU 1: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
1.1 Bên B nhận làm đại lý phân phối sản phẩm phần mềm kế toán VIETBIRD và các dịch vụ di kèm do bên A sản xuất và kinh doanh.
1.2 Bên B tự trang bị cơ sở vật chất, địa điểm kinh doanh, nhân viên phụ trách kinh doanh để có thể thực hiện được công việc đại lý của mình.
ĐIỀU 2: PHƯƠNG THỨC ĐẠI LÝ VÀ THÙ LAO ĐẠI LÝ
2.1 Bên B chỉ thực hiện công việc bán hàng, tìm kiếm khách hàng. Sau đó do Bên A trực tiếp ký hợp đồng với khách hàng và thực hiện hợp đồng. Trường hợp này bên
Trang: 2/3
bên B được hưởng 5% giá trị hợp đồng.
2.2 Bên B thực hiện công việc bán hàng, ký kết hợp đồng với khách hàng và triển khai phần mềm (cài đặt và đào tạo sử dụng) thì bên B được hưởng 40% giá trị hợp đồng.
2.3 Bên B thực hiện công việc bán hàng, ký kết hợp đồng, triển khai phần mềm và chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu của khách hàng thì bên B được phép thương lượng giá trị với khách hàng. Trường hợp này bên B được hưởng 65% giá trị hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
ĐIỀU 3: GIÁ CẢ
3.1 Trường hợp bên B bán sản phẩm theo khoản 2.1 và 2.2 Điều 2 bên B phải bán theo giá quy định của bên A. Giá này được bên A gửi kèm thông báo hiệu lực trong một thời gian nhất định.
3.2 Trường hợp bên B bán sản phẩm theo khoản 2.3 Điều 3 thì bên B tự quyết định giá bán đối với khách hàng nhưng không được thấp hơn giá quy định của bên A
ĐIỀU 4: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
4.1 Ngày 05 hàng tháng, hai bên tiến hành xác định doanh thu và hoa hồng trong kỳ, sau đó được lập thành một bảng thanh toán về hoa hồng.
4.2 Bên B sẽ thanh toán cho bên A trong vòng 5 ngày kể từ ngày hai bên đã xác nhận về doanh thu và hoa hồng.
ĐIỀU 5: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A
5.1 Quyền của bên A
a) Bên A quy định giá bán sản phẩm khi bên B bán theo khoản 2.1 và 2.2 Điều 2. Bên B không được bán thấp hoặc cao hơn giá mà bên A đã quy định.
b) Bên A sẽ thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động đại lý bên B về thực thi theo hợp đồng đã ký kết.
5.2 Nghĩa vụ của bên A
a) Bên A sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, sửa lỗi, khắc phục những sự cố do lỗi kỹ thuật gây ra.
b) Bên A chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm khi có tranh chấp xẩy ra.
c) Bên A có nghĩa vụ tổ chức các khóa đào tạo và nâng cao kiến thức về kinh doanh sản phẩm phần mềm theo lịch trình đã định.
Trang: 3/3
ĐIỀU 6: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B
6.1 Quyền của bên B
a) Bên B có quyền được tham gia vào các khóa huấn luyện đào tạo của bên A tổ chức. Và nhận được thông báo các khóa này từ bên B.
b) Bên B được nhận các tài liệu giới thiệu sản phẩm (catologe) và các tài liệu kỹ thuật đi kèm về sản phẩm phần mềm do bên A cung cấp.
c) Bên B được quyền chủ động trong việc tuyển dụng, đào tạo nhân sự và cộng tác viên trong hoạt động đại lý của mình.
6.2 Nghĩa vụ của bên B
a) Bên B có nghĩa vụ tôn trọng quyền tác giả sản phẩm, không được sao chép, cung