Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và lưu trữ các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 334, TK 3382, TK 3383, TK3384, TK3389 để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao đông của DN về tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về người lao động.
Theo chính sách của Công ty, Công ty sẽ đóng toàn bộ các khoản chi phí về KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên mà không phải khấu trừ lương.
2.12.1. Nội dung của quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương.
a. Quỹ tiền lương của DN: là toàn bộ tiền lương mà DN dùng để trả cho tất cả các
loại lao động do DN trực tiếp quản lý và sử dụng. quỹ tiền lương được phân thành 2 loại: tiền lương chính và tiền lương phụ.
Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động được tính theo khối lượng
công việc hoàn thành hoặc tính theo thời gian làm nhiệm vụ chính tại DN bao gồm: Tiền lương theo sản phẩm tiền lương theo thời gian và các khoản phụ cấp kèm theo.
Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc
tại DN nhưng vẫn lương theo chế độ quy định như: tiền lương nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ việc riêng nhưng được hưởng lương v.v…
b. Quỹ BHXH:
Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp trong các trường hợp bị mất khả năng lao động như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức,…
Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 26% trên tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên trong từng kỳ kế toán, trong đó:
Công ty chịu 26% trên tổng quỹ lương và được tính toàn bộ vào chi phí SXKD.
c. Quỹ BHYT
Quỹ BHYT là quỹ dung để đài thọ người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh, được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 4,5% trên tổng tiền ương phải trả cho công nhân viên, trong đó
Công ty chịu 4.5% trên tổng quỹ lương và được tính vào chi phí SXKD. Toàn bộ 4,5% trích được DN nộp hết cho công ty BHYT tỉnh hoặc thành phố. Quỹ này dung để mua BHYT cho công nhân viên.
d. Quỹ KPCĐ
KPCĐ là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp.
KPCĐ được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng quỹ lương phải trả cho từng kỳ kế toán và được tính hết vào chi phí SXKD, trong đó dành cho công đoàn cơ sở hoạt động là 1% và 1% nộp cho công đoàn cấp trên.
e. Quỹ bảo hiểm thất nghiệp
Quỹ BHTN là quỹ dùng tài trợ khi người lao động trong chấm dứt hợp đồng lao động đối với công ty.
Theo quy định hiện hành BHTN được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương phải trả cho từng kỳ kế toán, trong đó công ty sẽ chịu 2% và được tính hết vào chi phí SXKD
2.12.2. Nguyên tắc phân phối:
Lương cơ bản là cơ sở tính lương những ngày công thời gian, công phép, lễ tết, và công nghỉ hưởng BHXH và để trích nộp BHXH, BHYT cho người lao động.
Thu nhập thực tế sẽ được phân phối theo kết quả sản xuất kinh doanh và được tính theo hệ số lương công việc.
Hệ số lương công việc được xác định căn cứ vào tính chất công việc, khối lượng công việc và mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
Lương sản phẩm sẽ được phân phối theo kết quả sản xuất kinh doanh và được tính theo hệ số trượt. Hệ số trượt được xác định từ kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng của mỗi đơn vị.
2.12.3 Các hình thức trả lương:
Lương sản phẩm (đối với công nhân trực tiếp sản xuất) Lương sản phẩm = Đơn giá x Sản lượng x Hệ số trượt
Lương thời gian (đối với bộ phận phục vụ)
Lương thời gian = Ngày công x Mức lương công việc x Hệ số trượt
Lương tạm tuyển (đối với nhân viên thử việc và công nhân đào tạo)
Tùy theo mức độ và tính chất công việc mà công ty trả với mức lương khác nhau theo quy chế tuyển dụng của côn ty.
Lương khoán gia công
Lương khoán gia công = Đơn giá x số lượng sản phẩm
2.12.4. Cách tính lương
Lương sản phẩm:
Lương phép:
Lương làm thêm:
2.12.5. Phụ cấp lương & các khoản có tính chất lương:
Phụ cấp trách nhiệm: đối với người lao động giữ chức vụ từ chuyền trưởng, tổ
trưởng trở lên, thủ phụ kho, thủ quỹ, phụ trách kế toán các khu, trưởng phó phòng, Giám đốc & Phó giám đốc xí nghiệp, Quản đốc, Ban Tổng Giám đốc… Việc chi trả phụ cấp trách nhiệm được trích từ quỹ lương của đơn vị.
Phụ cấp kiêm nhiệm: Tuỳ theo năng lực và sự phân công của lãnh đạo, nếu
người lao động có khả năng kiêm nhiệm thêm công việc khác ngoài việc chính mà tổ chức giao thì sẽ được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm. Khoản phụ cấp này do Tổng giám đốc duyệt tùy theo mức độ công việc kiêm nhiệm.
Phụ cấp độc hại: Những công nhân trực tiếp làm việc trong những môi trường
như: công nhân tổ pha màu, công nhân hàn dập cắt, công nhân nấu ăn...
Tiền lương dự trữ: những công nhân được điều động sang bổ trợ các công
đoạn khác thì được bổ sung tiền lương. Tiền lương được bổ sung phải đảm bảo cao hơn tiền lương lúc ban đầu.
Các khoản phụ cấp do ban lãnh đạo công ty quyết định.
Các khoản lương bị trừ (Cán bộ quản lý có quyết định của Tổng giám đốc):
o Tiền tạm ứng còn thừa
o Tiền bồi thường
o Doanh thu kế hoạch không đạt
o Không đủ chuẩn ATLĐ / Bị lập biên bản ATLĐ
o Lập chậm / sai báo cáo.
Tiền thưởng & phân phối tiền thưởng: Người lao động được trả tiền thưởng
theo quy chế trả lương, trả thưởng của công ty đã được đại hội đồng cổ đông thông qua như: Tết Dương Lịch, lễ 10/3, 30/4, 1/5, 2/9, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, tết Nguyên Đán…
2.12.6 Chứng từ sử dụng:
o Bảng tổng hợp thanh toán lương và phụ cấp [Xem phụ lục 1 PL1.53]
o Phiếu chi [Xem phụ lục 1 PL1.54, 55]
o Lệnh chi [Xem phụ lục 1 PL1.56]
2.12.7. Tài khoản sử dụng:
Số hiệu Tên tài khoản
334 Phải trả người lao động 3341 Phải trả công nhân viên 3342 Phải trả người lao động khác 3382 Kinh phí công đoàn
3383 Bảo hiểm xã hội
3384 Bảo hiểm y tế
3389 Bảo hiểm thất nghiệp
2.12.8 Sổ kế toán
Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32] Sổ cái tài khoản 334 [Xem phụ lục 2 PL2.17] Sổ cái tài khoản 338 [Xem phụ lục 2 PL2.18]
2.12.9 Trích yếu một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
- 03/03/4014 Tiền thưởng xếp loại LĐ tiên tiến (A,B,C) 6 tháng cuối năm 2013 cho CB- CNV công ty 383.690.000 đồng.
Chứng từ gồm: Phiếu chi [Xem phụ lục 1 PL1. 55] Sổ sách:- Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái tài khoản 334 [Xem phụ lục 2 PL2.17] - Sổ cái tài khoản 111 [Xem phụ lục 2 PL2.01]
Định khoản: Nợ TK 3341: 383.690.000 đ
Có TK 1111: 383.690.000 đ
- 20/01/2014 chi trả lương kỳ 2 tháng 1 năm 2014 cho CB-CNV công ty 716.784.000đ.
Chứng từ gồm:- Phiếu chi [Xem phụ lục 1 PL1.54]
- Bảng lương [Xem phụ lục 1 PL1.53]
Sổ sách:- Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái tài khoản 334 [Xem phụ lục 2 PL2.17] - Sổ cái tài khoản 111 [Xem phụ lục 2 PL2.01]
Có TK 1111: 716.784.000 đ
- 17/01/2014 Nộp BHXH tháng 01/2014 (đợt 1) 200.000.000đ, bằng tiền gởi NH
Chứng từ gồm: Lệnh chi 24 [Xem phụ lục 1 PL1.56] Sổ sách:- Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái tài khoản 338 [Xem phụ lục 2 PL2.18] - Sổ cái tài khoản 112 [Xem phụ lục 2 PL2.02]
Định khoản: Nợ TK 3381: 200.000.000 đ
Có TK 1121: 200.000.000 đ
2.13 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN VAY DÀI HẠN
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền vay dài hạn và tình hình thanh toán các khoản tiền vay dài hạn của doanh nghiệp.
Vay dài hạn là khoản vay có thời hạn trả trên một năm.
2.13.1 Chứng từ sử dụng
o Hợp đồng
o Phiếu thu [Xem phụ lục 1 PL1.57]
2.13.2 Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên tài khoản
341 Vay dài hạn
2.13.3 Sổ kế toán
o Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
o Sổ cái TK 341[ Xem Phụ lục 2PL 2.19]
2.13.4 Trích yếu một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Ngày 09/01/2014 Thu nợ vay dài hạn - Hợp đồng vay dài hạn số 01 *341 / HĐVDH - 2014 với số tiền là: 3.000.000.000 đ
Chứng từ gồm: Phiếu thu PT0007 [Xem phụ lục 1 PL1.57] Sổ sách:- Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái tài khoản 111 [Xem phụ lục 2 PL2.01] - Sổ cái tài khoản 341 [Xem phụ lục 2 PL2.19]
Định khoản:
Nợ TK 1111: 3.000.000.000 đ Có TK 341: 3.000.000.000 đ
2.14 KẾ TOÁN TÀI KHOẢN QUỸ KHEN THƯỞNG, PHÚC LỢI
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi của doanh nghiệp. Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi được trích từ lợi nhuận sau thuế TNDN của doanh nghiệp để dùng cho công tác khen thưởng, khuyến khích lợi ích vật chất, phục vụ nhu cầu phúc lợi công cộng, cải thiện và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động.
2.14.1 Chứng từ sử dụng
o Phiếu chi [Xem phụ lục 1 PL1.58, 59]
o Hóa đơn [Xem phụ lục 1 PL60, 61, 62]
o ….
2.14.2 Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên tài khoản
353 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 3531 Quỹ khen thưởng
3532 Quỹ phúc lợi
3534 Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty
2.14.2 Sổ kế toán
o Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
o Sổ chi tết TK 353[ Xem Phụ lục 2PL 2.34]
2.14.3 Quy trình kế toán
2.14.4 Trích yếu một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Ngày 06/01/2014 tiền thưởng 6 tháng cuối năm 2013 cho Ban điều hành công ty với số tiền là: 50.000.000 đ
Chứng từ gồm: Phiếu chi số PC0013[Xem phụ lục 1 PL1.58, 59] Sổ sách:- Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái tài khoản 111 [Xem phụ lục 2 PL2.01] - Sổ cái tài khoản 353 [Xem phụ lục 2 PL2.34]
Định khoản:
Nợ TK 353: 50.000.000 đ
Có TK 111: 50.000.000 đ
Chứng từ gồm:-Phiếu chi số PC149 [Xem phụ lục 1 PL1. 59]
-Hóa đơn [Xem phụ lục 1 PL1.60,61,62]
Sổ sách:- Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái tài khoản 111 [Xem phụ lục 2 PL2.01] - Sổ cái tài khoản 353 [Xem phụ lục 2 PL2.34]
Định khoản:
Nợ TK 353: 42.160.000 đ
Có TK 111: 42.160.000 đ
2.15 KẾ TOÁN NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU
Kế toán nguồn vốn chủ sở hữu là việc thu thâp, xử lý, kiểm tra, phân tích và lưu trữ các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhóm tài khoản loại 4 để phản ánh tình hình hiện có và tình hình tăng giảm các nguồn vốn thuộc sở hữu của các cổ đông.
2.15.1 Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên tài khoản
411 Nguồn vốn kinh doanh
4111 Vốn đầu tư chủ sở hữu
4118 Vốn khác
2.15.2 Tình hình vốn chủ sở hữu
- Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0300756478 do SKHĐT Tp.HCM đăng ký lần đầu ngày 15 tháng 01 năm 1998, vốn điều lệ ban đầu của Công ty là 30.000.000.000 đồng (Ba mươi tỷ đồng), với hơn 300 cổ đông.
- Hiện tại vốn điều lệ công ty là 34.500.000.000 đồng (Ba mươi bốn tỷ năm trăm triệu đồng.).
- Vốn đầu tư của chủ sở hữu được ghi nhận theo số vốn thực góp của chủ sở hữu. Cổ tức phải trả cho các cổ đông được ghi nhận là khoản phải trả trong Bảng Cân đối kế toán của Công ty sau khi có thông báo chia cổ tức của Hội đồng Quản trị Công ty.
- Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối là số lợi nhuận từ các hoạt động của doanh nghiệp sau khi trừ (-) các khoản điều chỉnh do áp dụng hồi tố thay đổi chính sách kế toán và điều chỉnh hồi tố sai sót trọng yếu của các năm trước
2.16. KẾ TOÁN LỢI NHUẬN CHƯA PHÂN PHỐI
Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lợi nhuận, lỗ) sau thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp.
2.16.1. Chứng từ sử dụng
o Phiếu chi [Xem phụ lục 1 PL1.63]
o Sổ cái TK 421 [Xem phụ lục 2 PL2.20]
2.16.2. Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên tài khoản
421 Lợi nhuận chưa phân phối
4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
2.16.3 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
- Ngày 02/01/2014 trả lãi nợ vay dài hạn cho Nguyễn Thị Ngọc Lan số tiền 15.000.000đ
Chứng từ gồm: Phiếu chi số PC001 [Xem phụ lục 1 PL1.63] Sổ sách:- Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái tài khoản 111 [Xem phụ lục 2 PL2.01] - Sổ cái tài khoản 421 [Xem phụ lục 2 PL2.20] - Sổ cái tài khoản 635 [Xem phụ lục 2 PL2.27]
Định khoản:
Nợ TK 6353: 11.250.000 đ
Nợ TK 4212: 3.750.000 đ Có TK 111: 15.000.000 đ
2.17. KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ
Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là việc thu thâp, xử lý, kiểm tra, phân tích và lưu trữ các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 511 để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.17.1. Chứng từ & sổ sách sử dụng:
o Hóa đơn GTGT [Xem phụ lục 1 PL1.17, 48]
o Hợp đồng [Xem phụ lục 1 PL1.19, 49]
o Phiếu xuất kho [Xem phụ lục 1 PL1.18]
o Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
o Sổ cái tài khoản 511 [Xem phụ lục 2 PL2.21]
2.17.2. Tài khoản sử dụng:
511 Doanh thu bán hàng
5111 Doanh thu bán hàng hóa
5112 Doanh thu bán các thành phẩm
2.17.3 Hạch toán doanh thu:
Kế toán doanh thu căn cứ vào hóa đơn bán hàng ( liên xanh) do phòng kinh doanh và phiếu xuất kho của kế toán vật tư chuyển đến, sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ và tiến hành nhập hóa đơn vào phầm mềm, ghi nhận doanh thu. Hóa đơn được lưu riêng, photo 1 bản kèm theo bộ chứng từ chuyển cho kế toán thanh toán.
2.17.4 Trích yếu một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Ngày 03/01/2014 xuất kho thành phẩm bán hàng cho công ty TNHH Song Hà theo hóa đơn 0003462 với tổng giá trị 479 262 069 đ, thuế GTGT 10%, chưa thu tiền.
Chứng từ gồm:- Hợp đồng [Xem phụ lục 1 PL1.19]
- Hóa Đơn 3462[Xem phụ lục 1 PL1.17] - Phiếu Xuất kho [Xem phụ lục 1 PL1.18]
Sổ sách: - Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32] - Sổ cái TK 131 [Xem phụ lục 2 PL2.03] - Sổ cái TK 33311 [Xem phụ lục 2 PL2.16] - Sổ cái TK 5112 [Xem phụ lục 2 PL2.21] Định khoản: Nợ TK 131: 479.262.069 đ Có TK 5112: 435.692.790 đ Có TK 33311: 43.569.279 đ
- Ngày 23/01/2014 xuất kho bán 506.7 kg phế liệu thu hồi dây đồng cho công ty TNHH 1TV TM Điện Thắng theo hóa đơn 003717 với tổng trị giá 72.400.900đ, chưa thanh toán.
Chứng từ gồm:- Hợp đồng [Xem phụ lục 1 PL1.49]
- Hóa Đơn 03717[Xem phụ lục 1 PL1.48]
Sổ sách: - Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái TK 131 [Xem phụ lục 2 PL2.03] - Sổ cái TK 33311 [Xem phụ lục 2 PL2.16] - Sổ cái TK 5112 [Xem phụ lục 2 PL2.21]
Định khoản: Nợ TK 131: 72.400.900 đ Có TK 5111: 65.819.000 đ Có TK 33311: 6.581.900 đ
2.18 KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM
Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và lưu trữ các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 621, TK 622, TK 627, TK 154 để phản ánh tình hình chi phí sản xuất và xây dựng giá thành cho sản phẩm.
Tính giá thành sản phẩm Mã AL-100-030 (Trắng 3kg) với số lượng thành phẩm nhập kho 9.121 bình.
2.18.1 Kế toán nguyên vật liệu trực tiếp.
2.18.1.1. Chứng từ sử dụng:
o Đề nghị xuất kho NVL [Xem phụ lục 1 PL1.32]
o Phiếu xuất kho NVL [Xem phụ lục 1 PL1.31]
o Phiếu nhập kho [Xem phụ lục 1 PL1.23]
o Hóa đơn GTGT (khi mua NPL) [Xem phụ lục 1 PL1.20]
o Bảng thực hiện chi phí sản xuất sản phẩm [Xem phụ lục 1 PL1.68]
2.18.1.2. Sổ sách sử dụng:
o Sổ cái TK 621[Xem phụ lục 2 PL2.23]
o Sổ cái TK 1521[Xem phụ lục 2 PL2.06]
o
CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN BẠCH TUYẾT 414 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh, HCM
BẢNG THỰC HIỆN CHI PHÍ SẢN XUẤT SẢN PHẨM
Tháng 1 Năm 2014 Mã SPCT: [AL100-030 - Trắng - 3Kg]; STT Khoản mục SL TP ( Kg) Thành tiền Hệ số quy đổi: 9.121 bình * 3 27 363 1 Chi phí NVL trực tiếp 1.507.436.256
2 Chi phí nhân công trực tiếp 130.516.877 3 Chi phí sản xuất chung 72.798.015
2.18.1.3. Tài khoản sử dụng: Số hiệu Tên tài khoản
621 Chi phí NVL trực tiếp
2.18.1.4. Hạch toán thực tế: ( Sản phẩm AL100-030- Trắng 3kg)
Căn cứ vào Bảng thực hiện chi phí cho sản phẩm sơn Trắng 3kg tại công ty tháng 01/2014, ta có bút toán sau:
Xuất nguyên liệu dùng cho sản xuất
Nợ TK 621: 1.507.436.256 Có TK 1521: 1.507.436.256
Cuối kỳ kết chuyển chi phí NVLTT vào TK 1541 để tính giá thành sản phẩm