Kế toán chi phí trả trước là việc thu thâp, xử lý, kiểm tra, phân tích và lưu trữ các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 142, TK 242 để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng chưa được tính vào ch phí sản xuất kinh doanh của kỳ phát sinh, và việc kết chuyển các chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán sau1 năm tài chính hoặc 1 kỳ kinh doanh.
2.8.1 Tài khoản sử dụng
Chi phí trả trước bao gồm chi phí trả trước ngắn hạn (TK142) và chi phí trả trước dài hạn (TK 242).
Căn cứ vào thời gian mà ta đưa vào tài khoản 142 (thời gian < 1 năm) hay tài khoản 242 (thời gian >1 năm).
Chi phí trả trước bao gồm khoản trả trước tiền thuê đất, thuê văn phòng , thuê kho bãi, lợi thế thương mại, sửa chữa lớn tài sản cố định và chi phí phân bổ công cụ dụng cụ. Tiền thuê đất, thuê văn phòng, thuê kho bãi thể hiện số tiền thuê đất đã được trả trước. Tiền thuê trả trước được phân bổ vào Kết quả hoạt động kinh doanh theo phương pháp đường thẳng tương ứng với thời gian thuê.
Lợi thế thương mại được phản ánh ban đầu khi xác định giá trị doanh nghiệp và được phân bổ theo phương pháp đường thẳng.
Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định và công cụ dụng cụ được phản ánh ban đầu theo nguyên giá và được phân bổ theo phương pháp đường thẳng.
2.8.2 Tóm tắt quy trình kế toán chi phí trả trước
Trước tiên kế toán tập hợp tất cả các hóa đơn liên quan tới chi phí trả trước. sau đó, lập bảng kê các khoản chi phí trả trước. và định kỳ sẽ lập bảng chứng từ phân bổ chi phí trả trước
2.8.3 Trích yếu một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Ngày 31/01/2014 phân bổ tiền thuê đất Nhà xưởng tại Khu công nghiệp Hiệp Phước, huyện Nhà Bè
Chứng từ gồm: - Bảng tính phân bổ chi phí trả trước [Xem phụ lục 2 PL2.25] Sổ kế toán: - Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái tài khoản 214 [Xem phụ lục 2 PL2.12]
Thời gian bắt đầu phân bổ 01.01.2010, tổng chi phí 13.696.680.835 thời gian phân bổ là 465 tháng (38 năm, 9 tháng)
Chi phí phân bổ trong kỳ = 13.696.680.835đ = 29.455.228đ/ tháng 465 tháng
Định khoản: Nợ TK 6245: 29.455.228 Có TK 2423: 29.455.228