Kế toán các khoản vay là việc thu thâp, xử lý, kiểm tra, phân tích và lưu trữ các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 311, TK 341 để phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn, dài hạn và tình hình trả nợ vay của DN.
2.9.1. Chứng từ sử dụng
o Hợp đồng [Xem phụ lục 1 PL1.40]
o Phiếu thu [Xem phụ lục 1 PL1.39]
o Biên bản thanh lý hợp đồng [Xem phụ lục 1 PL1.42]
o Phiếu chi [Xem phụ lục 1 PL1.41]
2.9.2. Tài khoản sử dụng
2.9.3. Sổ kế toán
o Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
Số hiệu Tên tài khoản
311 Vay ngắn hạn
o Sổ cái tài khoản 311 [ Phụ lục 2.13]
2.9.4. Quy trình kế toán tiền vay ngắn hạn
Trước tiên kế toán thanh toán lập bộ hồ sơ vay ( bảng kê công nợ phải trả, hóa đơn, hợp đồng / đơn đặt hàng, …) để trả nợ cho nhà cung cấp, rồi chuyến bộ hồ sơ đến kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. sau khi được ký duyệt kế toán thanh toán gửi bộ hồ sơ vay tới ngân hàng. Nếu ngân hàng chấp nhận sẽ lập hợp đồng cho vay và gửi giấy báo có về cho công ty. Kế toán nhập giấy báo có vào máy, lập bảng kê các khoản vay để theo dõi và tiến hành hoàn trả khoản vay theo quy định trong hợp đồng vay.
Lưu đồ 2.9: Kế toán tiền vay
2.9.5. Trích yếu một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Ngày 07/01/2014 Phiếu thu PT0005 Thu nợ vay ngắn hạn - Hợp đồng vay số 01/HĐV - 2014 ngày 01-01-2014 của Nguyễn Thanh Hoa số tiền: 1.200.000.000 đồng
Chứng từ gồm:- Phiếu thu PT05 [Xem phụ lục 1 PL1.39]
- Hợp đồng vay [Xem phụ lục 1 PL1.40]
Sổ kế toán:- Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái tài khoản 311 [Xem phụ lục 2 PL2.13] - Sổ cái tài khoản 1111 [Xem phụ lục 2 PL2.01] - Sổ quỹ tiền mặt [Xem phụ lục 2 PL2.31]
Định khoản : Nợ TK 1111: 1.200.000.000 đ Có TK 3111: 1.200.000.000 đ
- Ngày 17/01/2014 Phiếu chi số PC0086 Hoàn trả vốn Hoàn trả vốn Hợp đồng vay ngắn hạn số 07/HĐV - 2013 ngày 17-03-2013, của Nguyễn Thị Anh Thư
Chứng từ gồm: Phiếu chi PC0086, Biên bản thanh lý hợp đồng vay Chứng từ gồm:- Phiếu chi PC086 [Xem phụ lục 1 PL1.41]
- Biên bản thanh lý hợp đồng [Xem phụ lục 1 PL1.42]
Sổ kế toán:- Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái tài khoản 311 [Xem phụ lục 2 PL2.13] - Sổ cái tài khoản 1111 [Xem phụ lục 2 PL2.01] - Sổ quỹ tiền mặt [Xem phụ lục 2 PL2.31]
Định khoản : Nợ TK 3111: 800.000.000 đ
Có TK 1111 : 800.000.000 đ
2.10. KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ
Kế toán nợ phải trả là việc thu thâp, xử lý, kiểm tra, phân tích và lưu trữ các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản 331 để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của DN cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo HĐKT đã ký.
2.10.1. Chứng từ sử dụng
o Hợp đồng [Xem phụ lục 1 PL1.21]
o Đơn đặt hàng [Xem phụ lục 1 PL1.22]
o Hóa đơn [Xem phụ lục 1 PL1.20, 46, 47]
o Phiếu kiểm nghiệm vật tư [Xem phụ lục 1 PL1.24]
o Phiếu nhập kho [Xem phụ lục 1 PL1.23, 44, 45]
o Lệnh chi [Xem phụ lục 1 PL1.43]
2.10.2. Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên tài khoản
331 Phải trả cho người bán
2.10.3. Sổ kế toán
o Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
o Sổ cái tài khoản 331 [ Phụ lục 2.15]
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp, kế toán thanh toán sẽ lập danh sách nợ đến hạn trả rồi chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. sau khi được ký duyệt, kế toán thanh toán sẽ tiến hành thanh toán các khoản nợ theo danh sách thông qua các hình thức:
Trả bằng tiềm mặt đối với những hóa đơn có giá trị < 20 triệu đồng
Chuyển khoản thanh toán qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị > 20 triệu đồng.
Trường hợp chưa thể thanh toán đúng hạn thì kế toán sẽ lập bộ hồ sơ vay ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp hoặc lập một bản xin gia hạn nợ gửi đến nhà cung cấp.
2.10: Lưu đồ Kế toán khoản phải trả
2.10.5.Trích yếu một vài nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Ngày 06/01/2014 UNC số 03, thanh toán Hóa đơn số 6223, ngày 05-11-2013 và hóa đơn số 6517, ngày 25-11-2013 cho Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Việt Đức số tiền: 127.297.500 đồng
Chứng từ gồm: - UNC03 [Xem phụ lục 1 PL1.17, 43]
- Phiếu nhập kho [Xem phụ lục 1 PL1.44, 45] - Hóa đơn [Xem phụ lục 1 PL1.46, 47]
Sổ sách: - Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32]
- Sổ cái TK 331 [Xem phụ lục 2 PL2.15] - Sổ cái TK 112 [Xem phụ lục 2 PL2.02]
Định khoản : Nợ TK 331: 127.297.500 đ Có TK 112: 127.297.500 đ
- Ngày 13/01/2014 mua 3.800 kg nguyên vật liệu bột màu Titan 826 nhập kho của công ty TNHH TM Đạt Huê,theo hóa dơn 0773 với đơn giá chưa thuế VAT 10% là 64.735 đ/kg, chưa thanh toán.
Chứng từ gồm:- Hóa đơn 0773 [Xem phụ lục 1 PL1.20]
- Hợp đồng [Xem phụ lục 1 PL1.21] - Phiếu nhập kho [Xem phụ lục 1 PL1.23] - Đơn dặt hàng [Xem phụ lục 1 PL1.22] - Phiếu kiểm nghiệm [Xem phụ lục 1 PL1.24]
Sổ sách: - Sổ nhật ký chung [Xem phụ lục 2 PL2.32] - Sổ cái TK 133 [Xem phụ lục 2 PL2.04] - Sổ cái TK 152 [Xem phụ lục 2 PL2.06] - Sổ cái TK 331 [Xem phụ lục 2 PL2.15] Định khoản: Nợ TK 1521: 245.993.000 đ (3.800 kg * 64.735đ/kg) Nợ TK 1331: 24.599.300 đ (245.993.300 * 10%) Có TK 331: 270.592.300 đ