Bảng 2.6: Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của FSI
Bước Lưu đồ Biểu mẫu
Bước 1
Phê duyệt Cân nhắc
Tổng hợp và đề xuất ý kiến Xác định nhu cầu đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo
Triển khai hoạt động đào tạo Đào tạo nội bộ Đào tạo ngoài
BM – ĐT – 01: Xác định nhu cầu đào tạo
-
+
-
Bước 5
Đánh giá kết quả đào tạo Đánh giá sau đào tạo
-+ +
Tổng hợp kết quả đào tạo và trình GĐ phê duyệt
+- -
Cân nhắc
BM- ĐT- 06: Phiếu khảo sát kết quả đào tạo BM – ĐT – 07: Báo cáo tổng hợp kết quả đào tạo
2.2.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực
Nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực tại công ty FSI được xác định trên cơ sở đề xuất đào tạo của các phòng ban, bộ phận, cũng như đề xuất của phòng HCNS và của chính nhân viên trên cơ sở đánh giá kết quả thực hiện công việc hiện tại. Nhu
cầu đào tạo được xác định dựa trên những nội dung: các đối tượng nào cần và sẽ tham gia đào tạo, đào tạo với những nôi dụng nào. Nhu cầu đào tạo của tháng tiếp theo được các trưởng bộ phận đề xuất với phòng HCNS trước ngày 25 hàng tháng. Trên cơ sở đề xuất và xét duyệt của BGĐ công ty, phòng HCNS tổng hợp lại nhu cầu đào tạo của toàn công ty. Trong bước xác định nhu cầu đào tạo, các trưởng phòng ban, bộ phận có trách nhiệm tập hợp lại nhu cầu tại bộ phận phụ trách, gửi về phòng HCNS theo biểu mẫu quy định. Ngoài ra, trong trường hợp đột xuất, cá nhân có nhu cầu đào tạo làm đề xuất đào tạo có phê duyệt của trưởng bộ phận phòng ban, bộ phận trình BGĐ phê duyệt và gửi về phòng HCNS. Kết quả tổng hợp sẽ được phòng HCNS sử dụng làm cơ sở cho các bước tiếp theo trong quy trình đào tạo nguồn nhân lực.
Ngoài ra, cán bộ phụ trách đào tạo sẽ xác định nhu cầu đào tạo hàng năm theo kế hoạch bao gồm:
• Đào tạo nhân viên mới: đào tạo hiểu biết chung nhất về công ty và các nội dung khác căn cứ vào các yêu cầu về kiến thức kỹ năng thực hiện công việc mà nhân viên sẽ đảm nhận.
• Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên định kỳ: nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao năng lực cốt lõi của tổ chức và mục tiêu phát triển nghề nghiệp, thăng tiến trong kế hoạch phát triển cá nhân của nhân viên.
• Chuẩn bị nguồn nhân lực cho mục tiêu phát triển của công ty: gồm các chương trình đào tạo cán bộ quản lý
• Đối với mỗi vị trí công việc, việc đào tạo chuyên môn có thể được chia thành nhiều mức khác nhau tương ứng với bản mô tả công việc để đáp ứng yêu cầu công việc thực tế.
Thực tế thì cách thức công ty xác định nhu cầu đào tạo chưa bắt nguồn từ việc phân tích người lao động mà mà mới chỉ dừng lại ở việc phân tích tổ chức và phân tích công việc, nhiệm vụ cần thiết. Người lao động nếu muốn đi học thì sẽ tự đề xuất, nhưng phải trước thời hạn khoá đào tạo theo kế hoạch được tổ chức. Như vậy người lao động không hoàn toàn chủ động việc học của mình. Qua phỏng vấn điều tra tại công ty, thực tế đôi khi người lao động muốn học nhưng không thể tham gia. Hay một số người hoàn thành công việc không được tốt lắm nhưng không có ý thức đi học, lại không nằm trong kế hoạch đào tạo nên chất
lượng nguồn nhân lực có thể không đạt hiệu quả. Hoặc một số lao động có danh sách trong kế hoạch nhưng không muốn đi, có thể làm cho tinh thần học tập trong khoá đào tạo giảm sút dù có tham gia đầy đủ.
Kết quả cuộc phỏng vấn đối với một vài nhân viên của công ty như sau. Chị Lương Thị Hiền - nhân viên phòng hành chính nhân sự có kinh nghiệm làm việc tại FSI gần hơn 3 năm. Những năm đầu tiên mới vào làm việc chị cũng được tham gia đào tại nhân viên mới, và kỹ năng văn thư lưu trữ, kỹ năng soạn thảo văn bản. Sau đó chị không tham gia thêm khoá đào tạo nào, vì các chương trình đào tạo của công ty không có chương trình nào phù hợp với công việc của chị nữa. Tuy nhiên chị vẫn muốn đi học kỹ năng đàm phán, bởi công việc của chị cần giao tiếp với các nhà cung ứng bên ngoài để mua bán hoặc thuê các văn phòng phẩm, nhu cầu thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc. Người thứ hai được phỏng vấn là anh Nguyễn Duy Đại, làm công việc trợ lý ở bộ phận kỹ thuật bảo hành. Anh cho biết công việc của anh là tiếp đón khách hàng mang sản phẩm lỗi tới bảo hành, ghi yêu cầu của họ và giao lại cho bộ phận kỹ thuật, ghi thông tin khách hàng và hẹn khách hàng ngày tới lấy sản phẩm đã được sửa chữa và dán tem bảo hành lần sửa đó. Do vậy, sau khi được đào tạo qua các khoá Đào tạo nhân viên mới, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm, anh Đại không có nhu cầu học thêm khoá đào tạo nào nữa. Người thứ ba trong cuộc phỏng vấn khảo sát là anh Nguyễn Sinh Thái, người có hơn 4 năm kinh nghiệm trong việc kinh doanh phân phối các loại máy văn phòng, nhưng mới vào làm tại FSI hơn 3 tháng, anh mới được tham gia 2 khoá đào tạo là đào tạo nhân viên mới, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm. Hiện tại anh không có nhu cầu đi học thêm khoá đào tạo vì muốn tập trung vào công việc bán hàng để hoàn thành doanh số được giao vì anh đã tham gia nhiều khoá đào tạo ở các công ty cũ trước kia.
Nhân viên làm việc tại công ty nhiều năm, thường không có nhu cầu đào tạo
thêm nữa, vì họ thấy rằng các kinh nghiệm, kỹ năng để làm việc của họ đã đủ dùng trong công việc hiện tại, và cũng chưa có kế hoạch phát triển nghề nghiệp tương lai. Các chương trình đào tạo hàng năm không có nhiều điều mới mẻ để họ tham gia. Trong số những nhân viên mới vào thì có thể có những người đã theo học các khoá đào tạo tương tự tại các công ty khác trước kia. Nếu cứ xét theo danh sách đi học thì không xuất phát từ nhu cầu của người lao động. Cần phải xem xét lại xác định cho chính xác nhu cầu của người lao động cũng như của
doanh nghiệp. Ngoài ra, cần làm mới công việc, cho người lao động lâu năm có thể học được nhiều kỹ năng mới, thoả mãn nhu cầu học tập.
2.2.2.2. Tổng hợp, đề xuất ý kiến và lập kế hoạch đào tạo
Sau khi các phòng ban có đề xuất, phòng HCNS xem xét, tổng hợp các đề xuất, xây dựng kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực chi tiết trình BGĐ phê duyệt. Trường hợp BGĐ không đồng ý, phòng HCNS có nhiệm vụ trao đổi lại các phòng ban để điều chỉnh lại đề xuất đào tạo cho phù hợp. Trên cơ sở bản kế hoạch này, BGĐ xem xét và chỉnh sửa nếu cần thiết. Ngoài ra, kế hoạch đào tạo còn phải được sự đóng góp của các trưởng bộ phận nhằm đảm bảo phù hợp về thời gian, địa điểm đào tạo, với kế hoạch công việc chuyên môn. Kế hoạch đào tạo được xây dựng định kỳ theo năm, quý, tuần và khi có nhu cầu phát sinh. Sau khi kế hoạch đào tạo được phê duyệt, phòng HCNS thông báo cho nhân viên và các trưởng bộ phận. Sau khi được thông báo, nhân viên được cử tham gia đào tạo có trách nhiệm xác nhận được thông báo và có phản hồi về phòng HCNS nếu có vấn đề phát sinh. Kế hoạch đào tạo được xác định trên những nội dung: lựa chọn đối tượng đào tạo, xác định chương trình đào tạo, lựa chọn giáo viên và dự tính chi phí đào tạo.
Đối với việc lựa chọn đối tượng đào tạo, căn cứ vào nhu cầu đào tạo các cán bộ công nhân viên trong công ty gửi lên và kế hoạch đào tạo hàng năm mà người làm công tác đào tạo sẽ lựa chọn ra những đối tượng thích hợp. Tại FSI, các CBNV khi được tuyển vào làm việc, thì đều được sắp xếp thứ bậc trong công ty căn cứ vào khả năng làm việc, kinh nghiệm làm việc, hay vị trí chức vụ đảm nhận. Do đó việc lựa chọn đối tượng đào tạo cũng một phần nào dễ dàng hơn. Tuy nhiên, cách lựa chọn đối tượng như thế cũng làm cho một vài người có nhu cầu học nhưng lại ở cấp độ thấp hơn không thể tham gia được, hoặc người đi học thực sự không có nhu cầu đào tạo. Sau đó, dựa vào số lượng đối tượng đào tạo sẽ xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với từng nhóm đối tượng. Từ đó xác định kênh đào tạo nội bộ hay đào tạo ngoài để lựa chọn giáo viên đào tạo. Cán bộ phụ trách tuyển dụng đào tạo sẽ lựa chọn các giảng viên thông qua các tiêu chí: phương pháp giảng dạy, chi phí giảng dạy, kinh nghiệm giảng dạy để lựa chọn ra giảng viên phù hợp cho các các chương trình đào tạo. Một số doanh nghiệp tư vấn đào tạo FSI hay sử dụng: công ty Cổ phần Phát triển năng lực tổ chức OCD, công ty EduViet, công ty tư vấn nhân sự TalentPool. Đây đều là những công ty tư
vấn đào tạo nổi tiếng hiện nay. Để lựa chọn được nhà cung ứng đào tạo nào thì cần qua đánh giá tổ chức đào tạo.
Bảng 2.7: Bảng kế hoạch đào tạo của FSI
Bậc Đối tượng Nội dung/Chương trình Phạm vi đào tạo 1 Nhân viên học việc, thực tập - Giới thiệu về công ty, nội quy công ty
- Kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề
- Kỹ năng lập kế hoạch - Kỹ năng quản lý thời gian
Đào tạo nội bộ
2 Nhân viên thử việc, nhân viên chính thức
- Các quy trình làm việc
- Kỹ năng giải quyết vấn đề, đàm phán
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Kỹ năng bán hàng, marketing - Nâng cao kỹ năng tin học văn phòng
- Đào tạo nội bộ - Đào tạo ngoài: thuê ngoài, khách hàng đào tạo
3 Quản lý cấp cao, cấp trung - Kỹ năng đánh giá nhân sự- Kỹ năng giao việc - Kỹ năng lập chiến lược hoạt động
- Kỹ năng ra quyết định
- Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên
- Đào tạo nội bộ - Đào tạo ngoài
(Nguồn: phòng HCNS) Có thể thấy, bảng kế hoạch trên chưa được chi tiết về thời gian và địa điểm đào tạo, nôi dung đào tạo cũng không có sự đột phá mới mẻ dù đã được phân nhóm đối tượng cụ thể. Trong thời gian mới thành lập, công tác đào tạo chưa được chú trọng, hoặc tổ chức với tần suất thấp, việc phân nhóm đối tương đào tạo còn hạn chế. Chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của FSI định hướng từ các lớp nhân viên nền tảng như học việc, thực tập. Đó là chủ trương tự nuôi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực từ cấp thấp nhằm xây dựng sự gắn bó với công ty.
Một yếu tố nữa trong quá trình lập kế hoạch đào tạo đó là chi phí đào tạo. FSI hỗ trợ kinh phí cho các khóa đào tạo trong kế hoạch trên cơ sơ ngân sách được BGĐ phê duyệt hàng năm. Ngân sách đào tạo được sử dụng và phân bổ trên cơ sở: Khóa học tổ chức phải có hiệu quả và ưu tiên hỗ trợ kinh phí cho các CBNV có
cống hiến lâu năm. Đối với các khóa đào tạo bên ngoài hoặc đào tạo lấy chứng chỉ do Cá nhân xin đi học, ngân sách hỗ trợ được xem xét và phê duyệt đối với từng trường hợp cụ thể dựa trên mức độ cần thiết của khóa đào tạo và đóng góp thực tế vào công việc. Chi phí đào tạo tại FSI bao gồm các khoản phí sau:
• Chi phí cho giảng viên hướng dẫn giảng dạy
• Chi phí văn phòng phẩm, trang thiết bị học
• Chi phí địa điểm học, chi phí đi lại cho học viên và có thể cả giảng viên
• Chi phí giải khát giữa giờ
• Chi phí khác
Dưới đây là bảng chi phí đào tạo qua các năm của FSI
Bảng 2.8: Chi phí đào tạo qua các năm 2011-2013
Đơn vị: %/tổng doanh thu
Năm 2011 2012 2013
% chi phí đào tạo/
tổng danh thu 0,09 0,1 0,13
(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động - FSI 6 năm hoạt động) Khi tổ chức tiến đến sự phát triển cao hơn, chú trọng cho công tác đào tạo cũng là một việc làm có tính tất yếu. Nền tảng tài chính là một trong những cơ sở quyết định cho công tác đào tạo. Sự tăng lên về chi phí đào tạo tại công ty FSI có thể thấy rõ rệt. Để tránh sự nhầm lẫn tăng về chi phí đào tạo do những nguyên nhân như lạm phát, giá cả thi trường…chi phí đào tạo được tính theo đơn vị % trên tổng daonh thu. Sự tăng lên về chi phí đào tạo xuất phát từ nhiều nguyên nhân, trong đó những nguyên nhân chính chủ yếu là mở rộng, tăng cường đầu tư cho hoạt động đào tạo; hay đổi mới trong nội dung, phương thức đào tạo. Xuất phát từ thực trạng công tác đào tạo tại FSI có thể thấy rằng việc tổ chức đào tạo thông qua kênh nội bộ có ưu điểm tiết kiệm chi phí nhưng hiệu quả khôg có tính ổn định cao. Việc sử dụng những kênh đào tạo ngoài tốn thêm chi phí nhưng lại giúp học viên có khả năng tiếp thu tốt hơn. Bên cạnh đó, việc đầu tư các phương tiện, đổi mới địa điểm đào tạo cũng làm phát sinh thêm những chi phí khác. Sự khủng hoảng của thị trường cũng có tác động làm cho công ty FSI tăng cường các biện pháp để thắt chặt chi phí hơn. Việc vẫn tăng cường chi phí đào tạo là một phương thức nhằm thực hiện chiến lược phát triển, đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu công việc. Tuy nhiên, sự tăng lên về chi phí đào tạo không
chỉ xuất phát từ đầu tư, tăng cường cho hoạt động đào tạo mà còn là kết quả của quá trình đào tạo không phục vụ cho hoạt động của công ty. Nói cách khác, đó là sự lãng phí chi phí đào tạo cho những nhân sự đã được đào tạo nhưng lại không tiếp tục làm việc tại FSI. Đây là một hệ quả của sự mất mát nguồn nhân lực sau đào tạo.
2.2.2.3. Triển khai hoạt động đào tạo
Sau khi đã xây dựng được kế hoạch đào tào phù hợp, phòng HCNS tiến hành hoạt động đào tào tuỳ theo phạm vi đào tạo là đào tạo nội bộ hay đào tạo bên ngoài.
Với đào tạo nội bộ: phòng HCNS lấy ý kiến sơ bộ, liên hệ người đào tạo và soạn thảo thông báo đào tạo trình BGĐ phê duyệt. Sau khi đã được phê duyệt, thông báo đào tạo (kèm văn bản) được gửi tới các cá nhân, phòng ban có liên quan. Phòng HCNS chuẩn bị trang thiết bị đào tạo, phòng đào tạo, tài liệu đào tạo, quà đào tạo (nếu có); phiếu khảo sát đào tạo. Tài liệu đào tạo nội bộ phải là các tài liệu được công ty phê chuẩn làm tài liệu đào tạo được sử dụng để thực hiện các hoạt động đào tạo nội bộ trong công ty. Kết thúc mỗi khóa đào tạo, người phụ trách đào tạo bằng phương pháp chọn mẫu tiến hành kiểm tra tính hiệu quả của việc đào tạo. Thông thường tổ chức kiểm tra cho người được đào tạo bằng các phương pháp như kiểm tra miệng hoặc thao tác thực tế/lập “Bảng thu hoạch đào tạo“; sau đó lập “Báo cáo kết quả đào tạo” (đào tạo do công ty tổ chức, không thuê giáo viên bên ngoài) gửi bộ phận nhân sự và trình ban giám đốc làm căn cứ đánh giá, cập nhật thông tin vào “Kế hoạch đào tạo năm”. Trong trường hợp mời giáo viên bên ngoài đến đào tạo, cán bộ nhân sự báo cáo và