IV. MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÂC TỔ CHỨC
3. Về tầm hạn quản trị (Tầm hạn kiểm soât) 1 Khâi niệm tầm hạn quản trị
3.1 Khâi niệm tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị hay còn gọi lă tầm hạn kiểm soât, nó nói lín khả năng quản trị (kiểm soât) tốt được của một quản trị viín đối với thuộc cấp. Ví dụ: một quản trị viín kiểm soât tốt được 10 nhđn viín gọi lă tầm hạn quản trị 10; kiểm soât tốt được 15 người gọi lă tầm hạn quản trị 15, … vă tầm hạn quản trị 15 rộng hơn tầm hạn quản trị 10. Tầm hạn quản trị rộng sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng, ngược lại tầm hạn quản trị hẹp sẽ bất lợi cho quản trị.
3.2 Những lợi ích của tầm hạn quản trị rộng
- Trước hết, tầm hạn quản trị rộng sẽ lăm giảm được chi phí cho quản trị. Ta có
thể lấy ví dụ sau:
+ Nếu tầm hạn quản trị 6 thì ta có (1 x 6 = 6); (6 x 6 = 36); (36 x 6 = 216). Vậy, nếu tổ chức năy có khoảng 259 người thì có 3 cấp quản trị, trong đó có 43 quản trị viín vă 216 người không có chức vụ.
+ Nếu tầm hạn quản trị được nđng lín lă 10 thì ta có (1 x 10 = 10); (10 x 10 = 100); (100 x 10 = 1000). Như vậy, ta thấy tổ chức năy có 3 cấp, trong đó có 21 quản trị viín vă 1000 người không chức vụ. So với ví dụ trín ta thấy số nhđn viín gấp 4 lần nhưng quản trị viín chỉ gần phđn nửa, do đó tiết kiệm rất nhiều chi phí về tiền lương vă câc chi phí khâc cho bộ mây quản trị.
- Thứ hai, tầm hạn quản trị rộng bộ mây quản trị gọn nhẹ, lăm cho công tâc lênh đạo, kiểm tra – kiểm soât được dễ dăng hơn. Bỡi vì tầm hạn quản trị rộng sẽ giảm số lượng cân bộ quản trị, từ đó câc mối quan hệ ít, quâ trình lênh đạo, kiểm tra – kiểm soât được thuận tiện dễ dăng, đỡ phức tạp hơn. Sau đđy lă một ví dụ cho vấn đề năy.
+ Nếu trong một trường học có 1 ông Hiệu trưởng vă 2 ông Phó hiệu trưởng thì xuất hiện: n! 3!
Amn = = = 6 mối quan hệ. (n – m)! (3 – 2)!
+ Nếu có 4 ông Phó hiệu trưởng thì có đến:
5!
= 20 mối quan hệ. (5 – 2)!
Cứ như vậy, nếu trong hệ thống có nhiều cân bộ quản trị sẽ phât sinh thím nhiều mối quan hệ phức tạp, ông Hiệu trưởng khó có thể lênh đạo vă kiểm soât tốt được.
- Thứ ba, tầm hạn quản trị rộng sẽ dễ thống nhất ý kiến vă hănh động. Nếu một
quyết định năo đó cần tham khảo ý kiến tất cả câc quản trị viín thì ta thấy một khối lượng quâ lớn. Để gđy sự chú ý (khuyến câo) câc nhă quản trị, một tâc giả người Phâp (V. A. Graicun) đưa ra công thức chứng minh phản biện như sau:
2n
N = n( + n – 1) Trong đó: N- lă số lần tham khảo ý kiến 2 n- lă tầm hạn quản trị
+ Giả sử ta có tầm hạn quản trị 6 (n = 6). Ta có số lần tham khảo ý kiến lă:
26
N = 6( + 6 – 1) = 222 lần. 2
212
N = 12 ( + 12 – 1) = 24.708 lần 2
Như vậy, ta thấy tầm hạn tăng 2 lần mă số lần tham khảo ý kiến gấp 111 lần, thật lă một phản biện lý thú nhắc nhở câc nhă quản trị cần quan tđm nhiều đến tầm hạn quản trị.
Tuy nhiín, tầm hạn quản trị rộng hay hẹp không hoăn toăn phụ thuộc văo năng lực quản trị của người quản trị mă còn phụ thuộc tính đồng nhất công việc của đối tượng quản trị. Nếu tính đồng nhất công việc của đối tượng quản trị căng cao thì tầm hạn quản trị căng rộng, ngược lại thì tầm hạn quản trị sẽ hẹp. Ở Hoa kỳ người ta đúc kết kinh nghiệm mỗi quản trị viín có thể quản trị (kiểm soât) tốt được:
+ Từ 4 đến 7 người, khi nhiệm vụ khâc nhau.
+ Từ 8 - 20 , khi nhiệm vụ tương đối đồng nhất.
+ Từ 21 - 41 , khi nhiệm vụ đồng nhất, ví dụ như một lớp học chẳng hạn. Từ đó chúng ta có thể rút ra băi học kinh nghiệm. Để nđng cao tầm hạn quản trị người ta có thể tiến hănh bằng nhiều câch, nhưng trước hết vă cần thiết lă phải nhóm gộp những thănh viín có những nhiệm vụ gần hoặc đồng nhất với nhau chung một nhóm, tạo thuận lợi cho người lênh đạo của nhóm kiểm soât tốt công việc, nđng cao tầm hạn quản trị vă hiệu quả quản trị.