71 02 $a Organisation for Economic Co-operation and Development 830 0 $a OECD reviews of regional innovation.
2.2.2. Kết quả đánh giá hiệu quả sử dụng Libol6.0 Đánh giá chung
Đánh giá chung
Sau 4 năm sử dụng phần mềm Libol 6.0, Trung tâm TT - TV ĐH KTQD đã đạt được những thành tựu đáng kể. Theo đánh giá chung, Trung tâm mới ứng dụng khoảng 70% các tính năng sẵn có của Libol 6.0. Việc sử dụng hết những tính năng của phần mềm còn phụ thuộc nhiều yếu tố khác nhau nằm ngoài sự chủ động của
thư viện, như việc mượn liên thư viện đòi hỏi phải có chính sách chung của các thư viện, quản lý dữ dữ liệu dạng ảnh, âm thanh đòi hỏi thư viện phải có các loại dữ liệu này … Tuy vậy, phần mềmLibol 6.0 đã thể hiện nhiều ưu điểm và phần nào đã đáp ứng được những yêu cầu mà Trung tâm đặt ra, đó là:
- Libol là phần mềm được đánh giá là có giao diện thân thiện với người sử dụng. - Phần mềm chạy trên hệ quản trị CSDL Oracle, hệ điều hành UNIX, điều đó cho phép quản trị với CSDL lớn hơn phiên bản 5.0 chạy trên hệ quản trị CSDL SQL. Vì CSDL được quản trị trên hệ quản trị CSDL Oracle và chạy trên hệ điều hành UNIX ở trên server riêng biệt với server quản trị web Libol do vậy nó cho phép bảo mật và an toàn dữ liệu tốt hơn Libol 5.0.
- Cho phép quản trị các dữ liệu số dưới dạng file với định dạng khác nhau như text, pdf, âm thanh, hình ảnh.
- Quản lý bạn đọc vào ra thư viện ngay tại cửa bảo vệ thư viện cũng như quản lý số bạn đọc đến từng phòng của thư viện.
- Quản lý gửi đồ của bạn đọc khi vào thư viện
- Giúp cho cán bộ thư viện giảm bớt các thao tác trong quá trình xử lý tài liệu nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung và hình thức, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
- Góp phần nâng cao trình độ tin học của cán bộ Trung tâm. - Tạo ra nhiều sản phẩm và dịch vụ thông tin.
- Tạo khả năng liên kết và hội nhập của hệ thống
- Tạo điều kiện cho bạn đọc tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả. - Đáp ứng được cùng một lúc số lượng lớn bạn đọc thông qua hệ thống mạng LAN và mạng Internet.
- Cho phép tra cứu thông tin qua cổng Z 39.50
Trên đây là một số ưu điểm nổi trội khi ứng dụng phần mềm Libol 6.0 và hiệu quả đạt được khi ứng dụng cụ thể trong từng công việc như sau.
Hợp lý hóa dây truyền xử lý thông tin, chuẩn hóa công tác xử lý tài liệu,
Hoạt động thông tin tư liệu không chỉ là thu thập và cất giữ tài liệu trong kho mà phải là chọn lọc, đánh giá, phân tích, tổ chức, phân phối những thông tin chính xác cần thiết theo yêu cầu của người dùng tin. Điều đó đòi hỏi công tác thông tin tư liệu phải thực hiện một loạt công đoạn theo một trật tự hợp lý mà người ta gọi là dây chuyền thông tin tư liệu. Việc áp dụng phần mềm quản trị thư viện giúp thư viện tổ chức hợp lý dây truyền xử lý thông tin, đó là:
Bắt đầu từ khâu bổ sung, việc xây dựng đơn đặt được làm một cách khoa học, các thông tin đưa vào đơn đặt được lấy từ mục lục của các nhà xuất bản, được tra trùng trên cơ sở dữ liệu của thư viện để loại bỏ sự trùng lặp, sau đó các thông tin trong đơn đặt được chuyển sang khâu biên mục sơ lược và sẽ được sẽ được sử dụng tiếp trong khâu biên mục chi tiết để không phải nhập lại các dữ liệu đã nhập trước đó. Các thao tác in số đăng ký cá biệt, mã vạch, được làm ngay từ khâu xử lý sơ bộ, như vậy sau khi xong khâu biên mục chi tiết tài liệu được chuyển sang khâu phục vụ ngay mà không cần phải quay lại khâu biên mục sơ lược.
Về mô tả nội dung tài liệu: Việc mô tả nội dung tài liệu được lấy từ trong phần “Hàng đợi chờ biên mục chi tiết” của phân hệ Biên mục. Đây chính là một tiện ích của Libol, dữ liệu chỉ cần xử lý một lần có thể sử dụng nhiều lần, cho nhiều mục đích khác nhau. Danh mục các ấn phẩm trong phần Hàng đợi chờ biên mục chi tiết được hiển thị dưới dạng ISBD rút gọn, cùng với mã tài liệu, tên cán bộ tiến hành biên mục sơ lược và ngày, giờ nhập vào CSDL.
- Hỗ trợ các từ điển tham chiếu về khung phân loại DDC, từ khóa, từ điển chuyên ngành luận án luận văn, từ điền chuyên ngành nghiên cứu khoa học.
Trong khâu lưu trữ và bảo quản:
- Xây dựng được hệ thống mục lục, đáp ứng được đúng nhu cầu sử dụng của Trung tâm, như tạo được đúng khuôn mẫu của phiếu mục lục và in ra được hệ thống mục lục theo các chuyên ngành phục vụ và có tính thẩm mỹ cao.
- Một hệ thống định vị được gắn trên tài liệu (code) cho phép xác định được vị trí của tài liệu một cách thuận tiện và dễ dàng. Cụ thể là đối với kho mở, phần
mềm hỗ trợ sắp xếp tài liệu theo chỉ số định danh và kho kín tài liệu được sắp xếp theo số ĐKCB của tài liệu.
Trong khâu tìm và phổ biến thông tin:
- Tìm kiếm nhanh hơn, chính xác hơn, cho mượn, trả thuận lợi hơn, nhanh chóng hơn.
- Kết quả tìm có thể hiển thị theo đơn giản, theo ISBD, theo MACR. Cho biết trạng thái xếp giá của từng kho.
- Tra cứu đồng thời trên nhiều thư viện bằng giao thức Z39 50.
- Xem thông báo sách mới theo những lĩnh vực bạn đọc quan tâm, gửi ý kiến đóng góp và tham gia diễn đàn thư viện.
Chuẩn hóa công tác xử lý nghiệp vụ:
Trước đây, Trung tâm TT-TV ĐHKTQD đã sử dụng phần mềm CDS/ISIS Version 3.0 để xử lí tài liệu, xây dựng CSDL với hơn 26.500 biểu ghi. Việc sử dụng phần mềm này đã góp phần to lớn cho những bước đi ban đầu và trưởng thành của Trung tâm trong công tác tin học hoá. Đặc biệt là nó đã tạo cho Trung tâm một CSDL tài liệu khá lớn. Đến năm 2002, sau khi tiếp nhận Dự án Giáo dục Đại học mức A, trong đó được trang bị phần mềm quản trị thư viện mới, đó là phần mềm Libol của Công ty Tinh vân, Trung tâm có điều kiện để áp dụng MARC21, chuẩn mô tả AACR2, khung phân loại DDC… một cách chính thức. Sau khi có phần mềm Libol Trung tâm đã tiến hành chuyển đổi CSDL cũ sang CSDL mới theo cấu trúc của MARC21. Việc chuyển đổi này bước đầu đáp ứng được việc phục vụ tra cứu trực tiếp trên hệ thống máy tính của Trung tâm. Tuy nhiên, cũng từ việc chuyển đổi này, đã phát hiện ra những sai sót của CSDL cũ, nhờ những công nghệ của phần mềm mới. Trung tâm đã tiến hành hiệu đính lại toàn bộ CSDL cũ, do vậy chất lượng CSDL đã được nâng lên một bước đáng kể.
Khi biên mục theo MARC21, Trung tâm đã phối hợp với bên cung cấp phần mềm cho xây dựng phiếu nhập tin (Worksheet) mới dựa trên MARC21. Sau một thời gian, cán bộ biên mục đã thành thạo, Trung tâm đã nhập dữ liệu trực tiếp trên máy tính. Đây chính là hình thức biên mục gốc mà Trung tâm áp dụng cho biên
mục các tài liệu tiếng Việt không lấy biểu ghi qua mạng Internet. Đối với các tài liệu tiếng nước ngoài có chỉ số ISBN , Trung tâm thường áp dụng phương pháp biên mục sao chép, thông qua cổng Z39.50. Khi biểu ghi được tải về, sẽ thêm bớt một số trường đặc trưng để cho phù hợp với Trung tâm. Chính vì vậy mà chất lượng biểu ghi được đảm bảo, ít sai xót hơn, thời gian xử lý tài liệu nhanh hơn, rút ngắn thời gian đưa tài liệu đến tay bạn đọc. Trong quá trình biên mục, Libol còn hỗ trợ hệ thống từ điển tham chiếu rất chính xác, kiểm soát được tính nhất quán và cung cấp khả năng biên mục cho nhiều loại hình tài liệu khác nhau, bao gồm cả các loại hình truyền thống như sách, báo tạp chí, luận án luận văn và các loại hình khác như băng video, CD-ROM, đặc biệt là khả năng tích hợp dữ liệu số và lữu trữ toàn văn. Những thay đổi này không những đã tạo ra sự biến chuyển về chất trong công tác xử lý tài liệu mà còn làm giảm tải công việc cho cán bộ thư viện. Theo kết quả điều tra cán bộ thư viện của Trung tâm thì nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm Libol mà công việc xử lý tài liệu được chuẩn xác hơn, tạo ra được sự thống nhất trong hệ thống thư viện có sử dụng khổ mẫu biên mục MARC21 và đặc biệt là đã xây dựng được các CSDL, đáp ứng được nhu cầu thông tin của bạn đọc.
Tăng cường khả năng liên kết và hội nhập của hệ thống:
Việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ còn giúp Trung tâm dễ dàng hội nhập và chia sẻ thông tin với các thư viện khác trong nước. Việc sử dụng phần mềm Libol với các chuẩn biên mục máy MARC21, chuẩn trao đổi thông tin ISO2709, chuẩn tra cứu liên thông Z39.50 cùng với phông chữ UNICODE đã làm cho thư viện dễ dàng hơn trong liên kết với các thư viện khác trong hệ thống cũng như liên kết với quốc tế và khu vực. Việc Libol hỗ trợ chuẩn tra cứu liên thông Z39.50 đã cho phép thư viện có thể tra cứu thông tin, lấy thông tin từ nhiều thư viện khác nhau trên thế giới, có thể lấy biểu ghi theo chuẩn biên mục MARC21 để đỡ công xử lý tài liệu, cũng qua cổng này, có thể giới thiệu tài liệu của Việt Nam ra nước ngoài. Đó là những lợi ích to lớn và là cửa ngõ để hội nhập vào cộng đồng thư viện trên thế giới.
Quản lý tốt hơn các nguồn tài nguyên thông tin của thư viện:
yếu tố cấu thành nên thư viện. Đó là tài sản vô giá được tích lũy trong suốt thời gian tồn tại của mỗi thư viện. Việc áp dụng phần mềm Libol quản lý nguồn tài nguyên của Trung tâm là một trong những chức năng đem lại nhiều hiệu quả nhất cho việc tự động hoá thư viện.
Với sự bùng nổ thông tin đang diễn ra hiện nay, khối lượng thông tin nhập vào các thư viện là rất lớn và đa dạng. Việc quản lý tài nguyên do Libol mang lại được thể hiện theo hai khía cạnh. Một là quản lý tài nguyên thông tin như quản lý tài sản của cơ quan đảm bảo không bị hao hụt, mất mát. Hai là tổ chức tài nguyên thông tin để sẵn sàng cho việc sử dụng có hiệu quả. Libol có khả năng bao quát được tài liệu bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau, với những ngôn ngữ khác nhau và có khả năng quản lý kho sách tốt, không hạn chế, theo dõi được tình trạng sách của từng kho bằng các báo cáo, có các tính năng xử lý mất, thanh lý, chuyển kho, nhập kho… Trong công tác bổ sung phần mềm đã đưa ra được các báo cáo, thống kê về tần suất sử dụng tài liệu, để từ đó Trung tâm biết được nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc để có chính sách bổ sung hợp lý. Thao tác kiểm kê trong phân hệ bổ sung đảm bảo cho việc quản lý tài nguyên thông tin như một nguồn tài sản của thư viện. Công việc kiểm kê là việc làm cần thiết của mỗi thư viện nhưng nếu làm thủ công thì tốn rất nhiều thời gian và công sức nên không được tiến hành thường xuyên. Libol với cơ sở dữ liệu thư mục quản lý đến từng ký hiệu tài liệu và thiết bị gom dữ liệu sử dụng công nghệ mã vạch, chỉ cần các thao tác đơn giản, nhẹ nhàng và nhanh chóng là có thể xử lý tự động cho kết quả về tình trạng tài sản của kho tài nguyên thông tin.
Trước đây khi sử dụng phần mềm CDS/ISIS, có thể tổ chức được tài liệu có trong kho để phục vụ tra cứu nhưng vì khó quản lý lưu thông nên khó có thể biết một tài liệu cụ thể có sẵn sàng để phục vụ hay không. Với đầy đủ các chức năng quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông, Libol cho phép theo dõi chặt chẽ từng tài liệu ở tất cả các khâu và tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể đưa ra các báo cáo cần thiết cho công tác quản lý. Đồng thời thống kê được các loại hình tài liệu, in ra theo các khuôn dạng đã được thiết lập và in ra sổ đăng ký tổng quát.
Ngoài ra với sự hỗ trợ của công tác thống kê mà Trung tâm đã xây dựng được chính sách bổ sung nguồn tài liệu phù hợp.
Theo kết quả điều tra cán bộ thư viện và đánh giá của bạn đọc thì nguồn tài nguyên của Trung tâm được quản lý một cách chặt chẽ, linh hoạt và dễ dàng khai thác sử dụng.
Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin, thư viện:
Từ khi ứng dụng phần mềm Libol thì công tác quản lý và phục vụ bạn đọc đã triển khai được nhiều hoạt động thiết thực hơn, với nhiều hình thức phục vụ tại các phòng đọc, phòng mượn, phòng báo tạp chí, phòng tra cứu, phòng tài liệu điện tử, phòng đọc luận văn, luận án và truy cập Internet... Qua đó, giúp bạn đọc khai thác hết được nguồn tài nguyên của Trung tâm và tiếp cận một cách sâu rộng với nguồn tri thức trên mọi lĩnh vực.
Phần mềm đã hỗ trợ Thư viện tổ chức kho tài liệu theo hướng kho mở, cách tra cứu tìm tin và trợ giúp quá trình quản lý bạn đọc, lưu thông tài liệu một cách dễ dàng.
Tổ chức kho tài liệu theo hướng kho mở:
Ngay từ khi ứng dụng phần mềm, Trung tâm đã xác định việc tổ chức kho tài liệu là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong công tác phục vụ bạn đọc. Bên cạnh các loại hình kho truyền thống, như kho mượn, kho đọc tổ chức theo kiểu kho kín, Trung tâm bắt đầu tổ chức dạng kho mở như kho sách tiếng Việt, tiếng nước ngoài, kho đọc luận án luận văn… Nhờ có phần mềm hỗ trợ mà trong kỹ thuật tổ chức kho tài liệu được dễ dàng, kho được tổ chức sắp xếp theo số đăng kí cá biệt (đối với kho kín) và số định danh (đối với kho mở). Kí hiệu phải đảm bảo tính thống nhất, tính ứng dụng cao (như cho công tác thống kê, kiểm kê kho) và có tính mở để có thể phát triển được các loại hình tài liệu khác khi cần. Trung tâm đã triển khai hệ thống ký hiệu cá biệt trên cơ sở các dấu hiệu thời gian khi tài liệu được bổ sung vào Thư viện và ký hiệu cho kho mở cũng theo thời gian cộng thêm dấu hiệu chuyên ngành. Hệ thống ký hiệu cá biệt được dùng để tạo và in mã vạch, phục vụ việc tự động hoá lưu thông tài liệu.
Tra cứu tìm tin:
Trước đây bạn đọc phải đến thư viện mới có thể tra cứu được thông tin về tài liệu trên hệ thống mục lục truyền thống, thì bây giờ nhờ có hệ thống mục lục trực tuyến mà bạn đọc có thể tra cứu được qua mạng internet, mạng LAN vào mọi lục mọi nơi. Công việc tìm kiếm nhanh hơn, bạn đọc cần tài liệu gì, chỉ cần tra trên Libol, Libol sẽ cung cấp toàn bộ biểu ghi thư mục, tình trạng tài liệu (đang cho mượn hay đang trong kho), vị trí tài liệu... Theo kết quả điều tra thì có tới 75.7% bạn đọc trả lời là công việc tìm tin trên phần mềm là nhanh, đáp ứng được nhu cầu tin của họ, 15.1% là trung bình và 9% cho là chậm, vì lý do đường truyền. Như vậy có thể khẳng định việc tìm tin trên máy tính là đã đạt được hiệu quả.
Bảng 37: Kết quả điều tra về tốc độ tìm tin
Nội dung câu hỏi
Tổng số Giới tính Trình độ học vấn
330 Nam Nữ Sinh viên Thạc sỹ Tiến
sỹ Giáo sư/Phó giáo sư 6. Tốc độ tìm tin có nhanh không? Nhanh 250 75. 7 12 0 36. 3 130 39.3 220 66.6 10 3.3 5 1.5 5 1.5