71 02 $a Organisation for Economic Co-operation and Development 830 0 $a OECD reviews of regional innovation.
2.1.4. Ứng dụng LIBOL6.0 trong lưu thông mượn trả
Phục vụ bạn đọc là việc Thư viện tạo cho bạn đọc khả năng sử dụng các ấn phẩm và các nguồn thông tin khác tại các phòng đọc, phòng mượn. Nhờ có phần mềm hỗ trợ mà phân hệ Mượn - Trả đã thực hiện được quá trình lưu thông ấn phẩm giữa thư viện và bạn đọc cũng như giữa các thư viện với nhau. Đồng thời nó cũng giúp Thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình mượn trả để tiến hành những thống kê đa dạng.
Về cơ bản phân hệ Mượn - Trả của Libol 6.0 gồm các tính năng chính sau đây:
• Tự động hóa tối đa: Hoạt động mượn trả được tự động hóa tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ công của cán bộ thư viện và đảm bảo chính sách với bạn đọc của thư viện được chấp hành chặt chẽ. Chương trình tự động hợp lệ bạn đọc: kiểm tra hạn thẻ, số sách bạn đọc được mượn (quota), sách bạn đọc giữ quá hạn và tiền phạt nếu có; Hợp lệ ấn phẩm: Những mã xếp giá nào còn rỗi? Ngày trả ấn phẩm. Chương trình cũng tự động in phiếu ghi mượn sau khi bạn đọc đã được mượn tài liệu.
• Tích hợp mã vạch: Việc tích hợp với mã vạch (cả cho thẻ đọc và cho ấn phẩm) giúp cho cán bộ thư viện có thể nhanh chóng ghi mượn, trả bằng máy đọc mã vạch (barode scanner). Có thể thích hợp với các thiết bị ngoại vi khác như thẻ từ, cổng từ tính.
• Thống kê đa dạng: Vẽ đồ thị về hoạt động lưu thông tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau như những ấn phẩm được mượn nhiều nhất, những bạn đọc, nhóm bạn đọc mượn nhiều nhất, thống kê lượt lưu thông tài liệu theo năm, tháng, ngày.
• Xử lý ấn phẩm mượn quá hạn: Phân hệ tự động lên danh sách những ấn phẩm mượn quá hạn và in thư theo mẫu định sẵn theo thời gian biểu quy định.
Phân hệ mượn và trả là công cụ hữu hiệu và đắc lực trong việc quản lý lưu thông tài liệu, đảm bảo việc thực thi các chính sách của thư viện liên quan đến hoạt động này.
Chức năng "Ghi mượn" ghi lại những thông tin về việc mượn sách trong thư viện của bạn đọc và nó cũng cho phép cán bộ thư viện kiểm tra được số bản rỗi của một ấn phẩm hay trạng thái mượn sách của một bạn đọc.
Để thực hiện chức năng "Ghi mượn" cán bộ thư viện phải thực hiện các bước sau:
- Nhập thẻ của bạn đọc - Nhập số đăng ký cá biệt
Nhập thẻ bạn đọc để đưa ra được những thông tin sơ bộ của bạn đọc và trạng thái mượn sách của bạn đọc.
Ví dụ: ngày sinh, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn thẻ, số sách được mượn, sổ sách đã mượn, số sách còn được mượn… Những thông tin này giúp cho cán bộ thư viện dễ dàng quyết định bạn đọc có quyền được mượn sách nữa hay không, hay bạn đọc có phải nộp tiền phạt vì sách đã quá hạn.
Hình 21: Giao diện nhập thẻ bạn đọc
Nhập đăng ký cá biệt của cuốn sách nhằm xác định bạn đọc có nhu cầu đọc cuốn sách đó. Nhập thẻ và số đăng ký cá biệt đều bằng máy đọc mã vạch.
Chức năng ghi mượn được chia làm 2 phần: mượn về và mượn đọc tại chỗ. Do cách tổ chức của Trung tâm, thì chỉ ghi lại quá trình mượn về chứ không ghi lại quá trình mượn đọc tại chỗ, vì hệ thống phòng đọc đều là kho mở.
Mượn về
Sau khi đã xác định được số thẻ bạn đọc mượn sách và thông tin về ấn phẩm cần mượn, chương trình sẽ yêu cầu thủ thư phải xác định một số thông số sau: Xác định thời điểm mượn và xác định thời điểm trả thì chương trình tự động điền ngày mượn, ngày trả vào. Sau khi đã xác định đầy đủ những thông số cần thiết cho mượn thì quá trình ghi mượn cho bạn đọc thành công.
Hình 22: Giao diện mượn tài liệu về nhà
In phiếu mượn:
Ngoài ra, khi nhấn nút "kết thúc", chương trình sẽ tự động hiển thị "phiếu mượn sách". Cán bộ thư viện có thể in phiếu mượn để bạn đọc ký nhận. Thông tin trong phiếu mượn sách bao gồm: Tên người mượn, số thẻ, tên sách mượn, ĐKCB của sách mượn, ngày mượn, hạn phải trả sách. Sau khi in phiếu, thủ thư có thể đưa cho bạn đọc ký nhận.
Hình 23: Giao diện in phiếu mượn tài liệu
Ghi trả
Chức năng “ghi trả” có nhiệm vụ ghi nhận việc trả sách, xác định lại những yêu cầu đặt mượn được đến lượt hay chưa. Ngoài ra còn có nhiệm vụ lưu lại nhật ký quá trình mượn sách của bạn đọc. Để thực hiện việc trả sách của bạn đọc, cán bộ thư viện chỉ việc quét số đăng ký cá biệt của cuốn sách đó, rồi xác nhận thì chương trình sẽ hiển thị thông báo công việc trả sách đã hoàn thành "Trả ấn phẩm thành công".
Chương trình cho phép kiểm tra lịch sử mượn của bạn đọc, ấn phẩm đang được mượn và ai đang mượn, liệt kê danh sách bạn đọc mượn quá hạn, in ra các thông báo để gửi đến bạn đọc, đưa ra các mức phí phạt, khoá thẻ, thiết lập các tham số về chính sách lưu thông của tài liệu.
Hình 25: Giao diện danh sách mượn quá hạn
Ngoài ra chức năng thống kê theo thời gian và thống kê theo thuộc tính đã giúp Thư viện nắm bắt được quá trình mượn trả ấn phẩm, tần suất ấn phẩm được mượn cao nhất, … đã hỗ trợ đắc lực cho công tác bổ sung tài liệu của Thư viện.
Như vậy, lưu thông tài liệu tự động với sự trợ giúp của phần mềm Libol đã làm giảm tải công việc cho cán bộ thư viện, tiết kiệm thời gian cho bạn đọc và đáp ứng kịp thời nhu cầu của bạn đọc.