2.2.5.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
a, Quan điểm của nhà quản trị
Quan điểm quản trị của doanh nghiệp đối với công tác kiểm soát là điều rất quan trọng, nhà quản trị có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc kiểm soát thì hoạt động kiểm soát trong công ty mới được chú trọng. Theo điều tra khảo sát tại bảng 2 (chi tiết tại phụ lục 02) cho thấy 16,67% cho rằng điều này rất ảnh hưởng, 40 %
cho rằng ảnh hưởng không có ai là nghĩ điều này không ảnh hưởng. Có tới 30% số nhà quản trị được hỏi cho biết họ dành rất nhiều thời gian cho công tác này, 50% dành nhiều thời gian, có thể nhận định các nhà lãnh đạo tại công ty rất hiểu vai trò của công tác kiểm soát này. Quan điểm kiểm soát hiện nay của nhà quản trị tại công ty không phải là quan điểm bớt lông tìm vết, cố gắng tìm bằng được lỗi sai của nhân viên, dìm bằng được nhân viên xuống mà quan điểm của công ty là kiểm soát để xây dựng một hệ thống làm việc hiệu quả hơn, kiểm soát tìm ra lỗi sai rồi nhanh chóng sửa chữa, chỉnh lý phù hợp để nhanh chóng thực hiện được mục tiêu đã đề ra của tổ chức. Qua đó cho thấy nhận thấy nhận thức về kiểm soát các nhà quản trị là rất đúng đắn, hợp lý, hợp tình.
b, Nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Theo kết quả khảo sát tại bảng 2 (chi tiết tại phụ lục 02) tới 36,67% cho rằng điều này rất ảnh hưởng đến công tác kiểm soát của doanh nghiệp. Có một nguồn nhân lực đảm bảo được đào tạo đầy đủ chuyên nghiệp rất dễ dàng thực hiện công tác kiểm soát, hiểu được vì sao phải kiểm soát, có đủ trình độ để vận hành công tác kiểm tra quản lý cũng như rất nhiều các hoạt động khác. Đặc biệt là đội ngũ nhân lực đi kiểm soát chỉ khi có một đội ngũ kiểm soát giỏi trung thực mới thực sự tốt cho việc thực hiện công tác kiểm soát nếu không gây tốn kém về thời gian tiền bạc của công ty. Thực tế tại công ty, người thực hiện chức năng kiểm soát thường là các cấp bậc quản lý họ có ưu điểm về kinh nghiệm, có nhiều mối quan hệ kinh doanh nhưng đối với việc cập nhật sự dụng các phần mềm thiết bị hiện đại còn kém hơn nhân viên, vì vậy mà việc kiểm tra báo cáo cũng là do nhân viên tự lập ra, nếu không tinh ý quản lý có thể bị nhân viên qua mặt, dấu đi những khoản sai phạm của mình dễ dàng. Các quản lý, nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát tại Công ty Vinacap đã hoàn thành tương đối tốt nhiệm vụ của mình, các đợt kiểm soát định kỳ hay đột xuất đều được tiến hành đầy đủ theo kế hoạch đã định sẵn, đã có phát hiện sai phạm lập biên bản nộp báo cáo trình cấp lãnh đạo rõ ràng chi tiết. Thực tế đã phát hiện được tương đối nhiều sai phạm, các sai phạm đều được báo cáo và xử lý phù hợp tuy nhiên không phải lúc nào cũng kiểm soát được hết, như có hợp đồng chưa kiểm tra kỹ nhân viên trình ký không kiểm tra cận thận đã ký kết gửi cho khách hàng thì nhận được phản hồi hợp đồng có vấn đề hay hồ sơ có vấn đề, hay nhân viên kho không kiểm tra ký hàng xuất mà xuất nhầm cho hai khách hàng với nhau,… còn có vài trường hợp nữa nhưng đa số là những lỗi nhỏ
không gây thiệt hại quá lớn, có thể dàn xếp ổn thỏa với khách hàng. Hoặc đôi lúc nhân viên kiểm soát vẫn chưa hoàn toàn hoàn thành đúng nghĩa vụ của mình, như một số sai phạm nhỏ nhân viên không báo cáo mà phát hiện sai phạm trực tiếp phản ánh với nhân viên đó, mặc dù từ trước đến nay việc như thế xảy ra không nhiều à chưa bao giờ xảy ra sự việc nghiêm trọng và tổn hại nhưng như vậy vẫn không được nhân viên kiểm soát phải làm đúng nguyên tắc hơn nữa. Vì vậy mà từ trước đến nay công ty rất quan tâm đến việc đào tạo nhân lực tốt giỏi cho công ty, thông qua việc thường xuyên mở các cuộc họp buổi chia sẽ kiến thức kinh nghiệm làm việc cho nhân viên.
c, Nguồn lực tài chính
Trong thời buổi kinh tế khó khăn hiện nay, khi mà việc giữ cho công ty không bị phá sản và vẫn kinh doanh có lãi như hiện tại là điều rất đáng mừng, tuy so với các thời kỳ lằm ăn khấm khá trước đây khả năng huy động vốn hay các khoản chi không bị cân nhắc quá kỹ và khó khăn như bây giờ thì việc các khoản chi cho việc cắt giảm kiểm soát giảm xuống theo là điều dễ hiểu nhưng không phải vì vậy mà hoạt động kiểm soát không được công ty ưu tiên. Các nhà quản lý của công ty hiểu rằng việc tiến hành các công tác kiểm soát tốt kỹ càng nhất ở thời điểm hiện tại mới là biện pháp hay để giúp công ty cắt giảm những chi phí phát sinh không đáng có từ trước, kiểm soát tốt hiệu quả công việc cao hơn sẽ đem về nhiều doanh thu cho công ty hơn.
d, Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất tuy không phải một yếu tố có tầm ảnh hưởng lớn đến công tác kiểm soát của công ty (theo số liệu tại bảng 2 phần phụ lục, 10 % cho là ảnh hưởng, tới 50% cho rằng chỉ ảnh hưởng ở mức bình thường). Nhưng không phải vì thế mà ta loại bỏ tầm ảnh hưởng của nhân tố này, thực chất thì cơ sở vật chất kỹ thuật như một công cụ trợ giúp cho việc kiểm soát trở nên thuận lợi dễ dàng hơn, hay như nhà văn phòng làm việc của công ty không được lớn lắm nên chỗ để hàng mẫu hàng khách gửi về bảo hành trả lại rất chật hẹp, hàng hóa bị xếp chồng lên nhau đôi khi nhân viên lại không kiểm soát hết dẫn đến mất hàng mất giấy tờ, hàng gửi bảo hành của khách nhưng quên,.. và chính điều này có thể gây ra những thiệt hại cả về uy tín lẫn tiền bạc của công ty. Hoặc như công ty có máy quét vân tay nhằm để nhận dạng nhân viên trong công ty đã giúp ích rất nhiều cho kiểm soát: tần suất có mặt tại công ty, có đi làm muộn, về sớm hay không,… giúp đánh giá công bằng hơn về ý thức chăm chỉ tự giác thực hiện nội quy công ty nhờ đó mà nhân viên trong công ty đi làm đúng giờ hơn
không được tự ý đi ra ngoài có bằng chứng cụ thể để tiến hành phạt hay trừ lương đối với nhân viên hay vi phạm mà trước đây rất khó kiểm soát nổi, và không có tính công bằng như bây giờ. Ngoài ra việc công ty có quy trình sản xuất dây cáp điện rất hiện đại được đầu tư bài bản giúp ích rất nhiều cho việc kiểm soát chất lượng đầu ra của sản phẩm, các sản phẩm do Vinacap sản xuất được khách hàng tin tưởng tin dùng đảm bảo chất lượng tốt theo yêu cầu của khách, tuy nhiên do công ty thực hiện tương đối nhiều các hợp đồng thương mại nên việc kiểm soát chất lượng còn khó khăn.
e, Quy mô hoạt động của doanh nghiệp
Quy mô của công ty hiện này thuộc nhóm vừa, tuy quy mô không ảnh hưởng lắm đến hoạt động kiểm soát nhưng nếu công ty có quy mô lớn hơn các hoạt động kiểm soát được diễn ra dễ dàng hơn, như việc kiểm soát thu mua nguyên vật liệu công ty chỉ hoạt động ở mức vừa chính vì vậy các đơn đặt hàng mua nguyên vật liệu không quá nhiều để tiến hành thu mua một lượng lớn, thu mua lớn rất dễ kiểm soát được các nhà cung cấp vì trong trường hợp này hay tổ chức hình thức đấu thầu cung cấp hình thức này giúp ta kiểm soát chính xác hoạt động kinh doanh hiện tại của nhà cung cấp có tốt hay không thông qua các yêu cầu khi mở thầu, càng nhiều yêu cầu chi tiết được dưa ra hơn thì công việc kiểm soát dỡ hơn, không phải mua từng đơn hàng nhỏ chất lượng nguyên vật liệu không tương đương nhau, hay phụ thuộc vào nhà cung cấp vì cần nguồn nguyên liệu giá rẻ hơn để cạnh tranh.
2.2.5.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
a, Môi trường vĩ mô
Thực tế tại công ty các nhân tố kinh tế, chính trị văn hóa – xã hội được đa số cho rằng có mức độ ảnh hưởng bình thường (tới 46,67%); 26,67% cho là không ảnh hưởng lắm (chi tiết tại bảng 2 phần phụ lục 02). Các nhân tố này chỉ giúp cho các nhà quản trị đưa ra một vài tiêu chuẩn kiểm soát sao cho phù hợp với thời kỳ hiện nay hay giúp nhà quản lý có các hoạt động điều chỉnh đúng đắn, như tình hình kinh tế khủng hoảng biến động thì công ty đưa ra các tiêu chuẩn về tiết kiệm chi phí, tăng cường kiểm soát thông tin thị trường có quyết định về giá mua thu nguyên vật liệu, giá bán sản phẩm; người tiêu dùng thắt chặt chi tiêu hơn trước nên lúc này công ty phải kiểm soát lượng khách hàng của mình, đưa ra chính sách kịp thời hợp lý, đê lôi kéo khách hàng về với công ty hay hạn chế việc mất đi các khách hàng quan trọng. Hay về tình hình chính trị xã hội khi mà nguồn nguyên liệu của công ty hầu hết nhập từ Trung
Quốc thì lần căng thẳng vừa rồi giữa hai nước cũng có ảnh hưởng và tác động đến công ty, công ty cần kiểm soát kỹ hơn vì có thể bất kỳ lúc nào các đối tác phía Trung Quốc sẽ ngừng cung cấp hàng.
b, Môi trường vi mô
Nhà cung cấp: nếu có một sự kiểm soát tốt đối với các nhà cung cấp của mình
thì hiển nhiên các vấn đề như nguồn nguyên vật liệu, hay các hàng hóa mua về đối với nhà cung cấp hàng hóa sẽ không phải bận tâm đến. Tuy nhiên thì việc kiểm soát này là rất khó vì bản thân công ty là một chủ thể khác không hề lắm bắt được ý đồ hay hiểu hết cách thức hoạt động của họ vì vậy mà yếu tố này không được cho là có quá nhiều ảnh hưởng đến công tác kiểm soát mà từ trước đến nay công ty chỉ đưa ra các biện pháp có thể giảm thiểu rủi ro mà ta không kiểm soát được đến từ các nhà cung cấp hiện tại mà thôi. Như nhà cung cấp một số loại dây cáp cho công ty khi không sản xuất được Sam Cường, Glink thì công ty chỉ kiểm soát được đến mức thường xuyên thúc giục giao hàng, nhắc nhở giao hàng đúng hẹn hay yêu cầu phải đảm bảo chất lượng thôi chứ không thể kiểm soát được họ có giao hàng cho mình đúng hẹn hay không, hàng có chất lượng hay không vì có không đảm bảo thì hiện tại công ty vẫn phải tiếp tục làm việc với doanh nghiệp đó do không tìm được nhà cung cấp khác hơn họ được.
Khách hàng: thực tế nhà quản trị của công ty nận định rằng không như với nhà
cung cấp, khách hàng tuy ta cũng không thể kiểm soát hết được nhưng lại có thể đưa ra các tiêu chuẩn kiểm soát phù hợp với các yêu cầu của khách như về vấn đề bảo hành, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, quy cách sản phẩm … áp dụng cho nhân viên đặc biệt là nhân viên bán hàng, để không xảy ra những sai phậm không đáng có trong quản lý và giúp việc kiểm soát trở nên thiết thực hơn. Làm tốt công đoạn kiểm soát này đóng góp phần lớn cho việc xây dựng một hệ thống kiểm soát hiệu quả của công ty. Điều này cũng thể hiện rất rõ thông qua kết quả điều tra được tại bảng 2 (xem chi tiết phần phụ lục 02) 50% người được hỏi cho rằng khách hàng rất ảnh hưởng đến công tác kiểm soát.