Tại công ty Vinacap, việc tổ chức kiểm tra kiểm soát thông qua hai loại hình là kiểm soát định kỳ và kiểm soát đột xuất.
Kiểm soát định kỳ áp dụng đối với các dự án, phương án, chương trình cụ thể
đã vạch sẵn từ trước đó và đến thời điểm cụ thể theo tháng, hoặc theo từng giai đoạn thực hiện dự án mà nhà quản lý sẽ tiến hành kiểm tra, thời điểm kiểm tra được thông báo trước cho nhân viên được biết để đến thời điểm sẽ trình lên nhà quản lý các sổ sách chứng từ, các loại báo cáo kết quả đã đạt được trong thời gian qua, nhằm mục đích giúp nhà quản trị quản lý sát sao được công việc hiện giờ nhân viên đang làm cũng như có những thay đổi điều chỉnh kịp thời từ việc bổ sung nhân sự, tài chính, kỹ thuật,.. đến ra quyết định tạm ngưng tạm dừng; hay giúp đôn đốc thúc nhân viên sớm hoàn thành nhiệm vụ của mình không lơ là.
Cứ theo định kỳ hàng tháng, Ban kiểm soát của công ty sẽ tiến hành xem xét, kiểm tra sổ sách, giấy tờ, các báo cáo, lịch trình làm việc, kết quả kinh doanh tổng hợp tất cả các phòng, tài chính của công ty, lượng hàng tồn trong kho, lượng xuất nhập, báo cáo chất lượng hàng sản xuất của công ty, phân tích hiệu quả hiệu suất công việc của nhân viên. Ở mức kiểm soát định kỳ thấp hơn như tại các phòng kinh doanh của công ty, định kỳ cuối tháng admin của phòng đệ trình một loạt các báo cáo như doanh thu trong tháng, báo cáo thu hồi công nợ trong tháng ( khách hàng còn nợ bao nhiêu tiền hàng) các báo cáo này thì chi tiết tới từng mỗi nhân viên trong phòng, giúp giám đốc bán hàng biết rõ được cụ thể năng suất của nhân viên, số tiền hàng khách nợ tương ứng để đốc thúc thu hồi nợ hay khen thưởng nhân viên có thành tích xuất sắc cũng như kiểm soát được nhân viên làm việc kém hiệu quả hơn, làm cho hiệu quả của việc kiểm soát được rõ ràng cụ thể, tránh trường hợp đánh giá sai. Hay tại bộ phận kho thường nộp các báo cáo hàng tồn kho, hàng yêu cầu sản xuất, số lượng hàng đã sản suất cho
các dự án của công ty tương ứng với mỗi phòng ban cụ thể cho trưởng bộ phận kho, rồi báo cáo tới Phó Tổng giám đốc (Ông Ngô Hữu Tâm) từ đó báo cáo với ban kiểm soát để có được cái nhìn chung nhất về tình hình hoạt động hiện tại công ty để có thể đưa ra các quyết định, phương án cụ thể hợp lý nhất. Được thể hiện thông qua số liệu thu thập được tại bảng 4 (chi tiết tại phụ lục 02) như sau: 70% nhân viên có biết các cuộc kiểm tra kiểm soát của công ty, 20% thỉnh thoảng được biết, 10% không được biết, nguyên nhân có thể là do ngoài kiểm soát định kỳ như đã định ra công ty còn sử dụng thêm kiểm soát đột xuất dẫn đến một số trường hợp không biết về kiểm soát là điều dễ hiểu. Nhận định chung, việc sử dụng loại hình kiểm soát liên tục áp dụng cho tất cả các đối tượng vấn đề trong công ty đã được thực hiện tương đối tốt, cung cấp được nhiều thông tin hữu ích cho các nhà quản trị cũng như ban kiểm soát, thông tin được cập nhật liên tục tới nhà quản trị đã giúp ích rất nhiều cho việc quản lý; tuy nhiên đối với việc kiểm soát định kỳ tại mỗi phòng ban nên thực hiện đình kỳ 1 tuần/lần sẽ giúp quản lý nhân viên được sát sao hơn nữa.
Kiểm soát đột xuất: Theo số liệu thu thập được tại bảng 4 (chi tiết tại phụ lục
02), có tới 40% số nhân viên được hỏi cho biết họ bị kiểm tra đột xuất, 10% thỉnh thoảng có bị kiểm soát, 50% không thấy bị kiểm soát đột xuất; có thể hiểu việc kiểm soát này tại công ty thường áp dụng cho những phòng ban có năng suất hiệu quả công việc kém hơn hoặc các bộ phận quan trọng phải được kiểm soát thường xuyên mới đạt hiệu quả cao. Kiểm soát đột xuất tại công ty thường được áp dụng với phòng ban có năng suất kém hơn hoặc vào một thời điểm mà nhà quản trị xem xét thấy hợp lý như: vào thời điểm gần tết âm lịch, hầu như giám đốc các bộ phận, Tổng giám đốc cùng Phó Tổng giám đốc hay đi họp trên Tổng Công ty cụ thể là tại Tập đoàn VNPT hay đi biếu quà tết khách hàng thời gian này nhân viên công ty thường lơ là công việc không có lãnh đạo phòng việc đến muộn về sớm hay xảy ra, giữa giờ làm việc hay đi ra ngoài hoặc việc duy trì ăn cơm tại công ty không được đều đặn như trước, nhân viên hay đi ra ngoài ăn hơn dẫn đến không đảm bảo thời gian làm việc đi ăn sớm và về muộn quá giờ quy định nghỉ trưa,… Vì thế mà các giám đốc bộ phận thường đột xuất gọi điện thoại về kiểm tra nhân viên trong phòng, hay kiểm tra tình hình thực hiện công việc như hợp đồng với các bên đã thỏa thuận thì làm hợp đồng gửi đối tác hay chưa; các báo cáo đến thời gian nộp đã nộp hay chưa,…. Hoặc các lãnh đạo cấp cao thỉnh thoảng đi xuống nhà xưởng kiểm tra tiến độ hoạt động sản xuất, nhân viên có chăm chỉ làm
việc hay không, hoặc đơn giản đột xuất giám đốc phụ trách triệu tập nhân viên dưới quyền mình và mở cuộc họp kín; có thể lãnh đạo nhà xưởng sản xuất sẽ bị gọi lên họp kèm theo báo cáo tình hình sản xuất …
Việc tiến hành kiểm tra đột xuất như vậy được công ty thực hiện tương đối tốt, kết quả là thực tế đã giúp giám đốc bán hàng biết được Phòng kinh doanh viễn thông &CNTT luôn có hiệu quả công viêc tốt, đem về nhiều doanh thu nhất cho công ty nhưng khi vắng sếp trong phòng thì nhân viên rất chểnh mảng, công việc bị ứ đọng ùn tắc chính vì thế mà khi giám đốc phòng vắng mặt thì Phó Tổng giám đốc phụ trách phòng thường xuyên đi xuống kiểm tra tiến độ công việc, từ đó mà nhân viên phòng tích cực làm hơn. Hay việc đột xuất xuống nhà kho cũng đem lại hiệu quả đáng kinh ngạc, thường các nhân viên lao động chân tay tại kho rất hay tranh thủ ngồi tán gẫu nói chuyên phiếm với nhau nhưng sau nhiều lần Tổng Giám đốc hay Phó Tổng giám đốc đột ngột đi xuống mà không báo thì tình hình như trên đã cải thiện rõ rệt, tuy nhiên nói có thể kiểm soát được hết các hoạt động của công ty thì không thể mà việc đưa ra cách kiểm soát này đã giúp phần nào trong công tác quản trị tại công ty Vinacap được tiến hành thuận lợi và hiệu quả hơn.