- Lu ý: Khi soạn phải trình bày mạch lạc, rõ ràng tránh hiểu nhầm.
2.8. Kỹ thuật giao dịch tại hội chợ, triển lãm quốc tế
Thông thờng có các th mời tham gia của các ban tổ chức ở các nơi trên thế giới về triển lãm và hội chợ. Hoặc có những định kỳ hàng năm ở các nớc trên thế giới có tổ chức các hội chợ và triển lãm, nếu công ty có nhu cầu sẽ tìm hiểu ở phòng thơng mại và công nghiệp mỗi nớc.
Nội dung chủ yếu gồm:
• Tính chất, vị trí, thời gian diễn ra và thời hạn công tác.
• Điều kiện, thể thức trng bày ở triển lãm, hội chợ
• Giá cả thuê và chi phí dịch vụ liên quan, kèm theo cả sơ đồ bố trí phân khu triển lãm...
Các công ty sẽ phải chuẩn bị những việc sau:
• Lập kế hoạch công tác chung và kế hoạch công trình triển lãm. Kế hoạch chung (kế hoạch tổng quát) xác định mục đích, yêu cầu cần đạt đợc khi tham gia, xác định tổng quát hình thức trình bày, số liệu quảng cáo, các lời trích dẫn... Kế hoạch công trình triển lãm là kế hoạch cụ thể nh thiết kế triển lãm, phơng pháp làm việc trong khu tham gia, thời gian, chế độ công tác...
• Lập kế hoạch tiển khai khi có các tình huống khách hàng đến mua hàng, ký hợp đồng hay cách liên hệ khách hàng hậu triển lãm.
• Liệt kê danh mục hàng trng bầy và các vật dụng mang theo
• Thuê ngoài hay tự thiết kế mỹ thuật và kỹ thuật quảng cáo
• Lựa chọn và huấn luyện cán bộ tham gia
• Lập kế hoạch và lịch chuyên chở và bốc dỡ hàng hoá
Công việc triển lãm có rất nhiều việc nảy sinh và phức tạp nên trớc khi tham gia phải lo tới các vấn đề từ việc nhỏ đến việc lớn có kế hoạch sắp xếp cụ thể và giữ chỉ đạo chung. Luôn luôn kiểm tra giám sát trớc, trong và sau thời gian tham gia triển lãm hội chợ.
Cuối cùng là phải tổng kết công tác tham gia hội chợ triển lãm và tài liệu khách hàng thu thập qua hội chợ triển lãm trên.
Nghiệp vụ tham gia hội chợ triển lãm:
• Nghiên cứu tình hình kinh tế, chính trị, thơng mại của nớc đăng cai, nắm rõ hoặc thuê t vấn hay dịch vụ về các việc về luật pháp, phong tục tập quán và điều kiện vận tải thuế quan.
• Xem xét tính chất, điều lệ, thành phần số lợng và danh mục và chất lợng hàng sẽ trng bày. Tính toán chi phí thuê và chi phí liên quan so với lợi ích thu đợc và vị thế tơng quan, thậm chí phải xem xét cả tình hình hàng hoá và giá cả hiện hành ở nớc đăng cai và trên thế giới, xem xét cả tính chất cạnh tranh của các đối tợng tham gia...
• Chuẩn bị các tài liệu in ấn quảng cáo, thu thập t liệu, catalô...
• Xây dựng các mẫu chào hàng, mẫu hợp đồng, mẫu thu thập t liệu khách hàng...
• Tiêu chuẩn, cách thức phát tài liệu và kỷ vật nếu có
• Kịp thời gửi giấy mời tới các khách hàng có quan hệ
• Thao diễn, trình bày nếu cần thiết
• Chuẩn bị nơi thơng thảo ký hợp đồng nếu có.
Ngoài ra, còn phải chuẩn bị các mẫu tài liệu trong khi tham gia hội chợ triển lãm nh tài liệu khách hàng, giới thiệu công ty....
III. Đàm phán trong giao dịch ngoại thơng