- Hệ số thanh toán tức thời:
3.2.4. Nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản phải thu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh các khoản phải thu phát sinh như là một tất yếu khách quan. Một trong các nhân tố ảnh hưởng đến các khoản phải thu thì chính sách tín dụng thương mại có tác động lớn nhất, nó không những ảnh hưởng trực tiếp để quy mô của các khoản phải thu mà còn làm tăng doanh thu, giảm chi phí hàng tồn kho. Tín dụng thương mại đem đến cho công ty nhiều lợi thế nhưng cũng gặp không ít rủi ro. Do đó, để nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản phải thu, công ty nên: Xây dựng chính sách tín dụng thương mại hiệu quả: thông thường bao gồm một trình tự hợp lý cho các giải pháp mà nó áp dụng cho các hợp đồng đã quá hạn. Các biện pháp có thể áp dụng như bảng dưới:
Bảng 3.2 Thủ tục thu nợ đối với các hợp đồng quá hạn
Thời gian quá hạn Giải pháp cụ thể
30 ngày Điện thoại nhắc nhở các hợp đồng đã đến hạn thanh toán và yêu cầu thanh toán cho Công ty.
50 ngày Gửi thư hoặc Fax kèm theo thông tin hợp đồng thúc giục trả tiền và khuyến cáo, có thể làm giảm uy tín trong các yêu cầu tín dụng. 70 ngày Cho nhân viên tín dụng đến trực tiếp làm việc, khẳng định thông
báo hủy bỏ tín dụng và có thể nhờ pháp luật can thiệp.
90 ngày Chuyển vào nợ khó đòi, nếu giá trị hợp đồng lớn thì nhờ pháp luật can thiệp.
Như vậy, tiến trình thu nợ không những phát sinh thêm chi phí mà có thể làm giảm mối quan hệ và làm mất long khách hàng, bởi vì họ luôn có lý do cho sự chậm trễ của mình. Người mua hàng thường mong muốn kéo dài thời hạn thanh toán, nhưng lại không muốn làm mất uy tín hay đối phó với ngân hàng, pháp luật. Trong khi, các Công ty cung cấp lại mong muốn thu hồi khoản nợ để hạn chế những chi phí phát sinh. Chính vì thế biện pháp để giảm thiểu rủi ro trong công tác thu hồi nợ cũng như giữ mối quan hệ với khách hàng, Công ty cần có những chính sách để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm hoặc trả nợ nhanh. Biện pháp chủ yếu là áp dụng mức chiết khấu trong mỗi đợt thanh toán. Tuy nhiên, cần có sự linh hoạt trong việc áp dụng mức chiết khấu cho khách hàng trong từng giai đoạn thanh toán.
Đối với khách hàng thanh toán ngay Công ty nên áp dụng mức chiến khấu ưu đãi cho khách hàng, mức chiết khấu này sẽ cao hơn mức chiết khấu hiện hành của Công ty (1%). Do đó mức chiết khấu sẽ được áp dụng cho khách hàng khi thanh toán ngay là từ 1,5% - 2% tùy theo mối quan hệ làm ăn với Công ty và được hưởng những sự ưu đãi khác như hỗ trợ thêm chi phí vận chuyển, hoặc nhận được mức giá ưu đãi trong đơn hàng tiếp theo và được trừ ngay trên đơn hàng mua.
Bảng 3.3 Mức lãi suất ngân hàng
Mức lãi suất huy động/năm 6% Mức lãi suất cho vay/năm 8% Mức lãi suất huy động ngày 0,017% Mức lãi suất cho vay ngày 0,022%
Trang 74
Giả sử giá trị đơn hàng cần thanh toán là 100.000.000 đồng.
Nếu khách hàng thanh toán ngay cho công ty thì sẽ được hưởng mức chiết khấu là 1,5% trên giá trị đơn hàng: 1,5% * 100.000.000 = 1.500.000 đồng.
Mặt khác nếu khách hàng không thanh toán ngay cho công ty mà chiếm dụng vốn của công ty để đầu tư vào các hoạt động khác như gửi ngân hàng thì số tiền khách hàng có được là: 0,017% * 100.000.000 * 30 = 510.000 đồng.
Kết quả trên cho thấy sự chênh lệch của việc khách hàng thanh toán ngay và chiếm dụng vốn của công ty để gửi ngân hàng. Do đó, việc xây dựng mức chiết khấu phù hợp sẽ kích thích khách hàngthan h toán sớm cho công ty, góp phần gia tăng số lượng đơn hàng trong tháng cũng như số lượng trên mỗi lần nhập.
Đối với khách hàng thanh toán trong thời hạn tín dụng thì sẽ áp dụng mức chiết khấu ngang bằng với mức chiết khấu theo chính sách của công ty là 1% và mức chiết khấu này cũng được trừ ngay trên hóa đơn thanh toán.
Đối với khách hàng thanh toán chậm hơn thời hạn tín dụng theo thỏa thuận thì sẽ không được hưởng mức chiết khấu thanh toán mà chỉ được hưởng mức chiết khấu theo số lượng tiêu thụ vào cuối tháng. Nếu trường hợp khách hàng thanh toán chậm hơn thời hạn tín dụng từ 10 đến 20 ngày thì công ty sẽ tiến hành biện pháp phạt tiền. Số tiền phạt được áp dụng dựa trên số ngày khách hàng chiếm dụng vốn quá thời hạn tín dụng của công ty và mức lãi suất ngân hàng hiện hành như hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán: 0,022% * 100.000.000 * Số ngày thanh toán chậm. Vì khi khách hàng thanh toán chậm thì doanh nghiệp phải đi vay ngân hàng để lấy nguồn vốn tái đầu tư. Do đó trong các hợp đồng tới, Công ty nên thêm khoản mục người mua phải trả lãi vay nếu thanh toán chậm. Tuy nhiên, việc phạt tiền nên hạn chế áp dụng với khách hàng, trừ một số khách hàng có hệ số tín dụng thấp hoặc thường xuyên thanh toán chậm. Do đó, chính sách tín dụng của Công ty cần có sự linh hoạt để giữ mối quan hệ đối tác với các khách hàng.
Công ty phải tiến hành đánh giá tuổi nợ của các khoản phải thu: nhằm xác định
tỷ lệ các khoản phải thu hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ các khoản phải thu trả chậm so với quy định của chính sách, từ đó nắm bắt những thông tin tín dụng tổng quát về khách hàng và điều chỉnh các yếu tố của chính sách tín dụng cho phù hợp. Ngoài ra việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là vấn đề cần thiết trong công tác quản trị của Công ty, nhưng nếu khoản mục này phát sinh ngày càng nhiều, thể hiện một số lớn các khoản phải thu quá hạn trả nợ so với chính sách, đồng nghĩa với bộ sưu tập tín dụng khách hàng của Công ty đang gặp vấn đề, hoặc một chính sách tín dụng quá nới lỏng đã chấp nhận một số khách hàng có khả năng tài chính kém.