Mục tiờu đặt ra khi xõy dựng chương trỡnh
Xõy dựng cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ phự hợp để nõng cao hiệu quả và tớnh khả thi trong hoạt động quản lý.
Bước đầu ứng dụng phương phỏp tớnh điểm cú phần mềm hỗ trợ để lựa chọn thuốc trong đấu thầu: xỏc định chi phớ trờn cựng một mặt bằng về kỹ thuật, tài chớnh, thương mại để so sỏnh, xếp hạng cỏc hồ sơ dự thầu.
Tối ưu húa cụng khai minh bạch cụng việc chấm thầu
Rỳt ngắn thời gian đấu thầu --> tiết kiệm nhõn lực, vật lực, tăng hiệu quả
Số húa cỏc số liệu thu được --> khả thi húa việc sử dụng, giỏm sỏt lượng số liệu, dữ liệu khổng lồ, trỏnh tỡnh trạng bỏ sút nhà thầu tốt
Đảm bảo lợi ớch & thuận lợi cho người sử dụng khi triển khai
Đảm bảo tớnh khả thi: Chi phớ/ Hiệu quả.
Ngụn ngữ tin học lựa chọn xõy dựng chương trỡnh: Tớnh bảo mật, Khả năng cập nhật, gửi thụng tin trực tuyến
Tối ưu húa giao diện và quy trỡnh hoạt động cho người sử dụng
Nghiờn cứu phõn tớch quy trỡnh hoạt động chấm thầu để xõy dựng mụ hỡnh tin học húa
Trong quỏ trỡnh đấu thầu thuốc cú sự liờn quan của 3 đối tượng: Hội đồng thầu, nhà thầu cựng với sự giỏm sỏt cơ quan quản lý chức năng. Từ năm 2008, bệnh viện được phộp phờ duyệt hồ sơ mời thầu và kết quả thầu. Bộ Y Tế chịu trỏch nhiệm phờ duyệt kế hoạch đấu thầu cho cỏc bệnh viện trung ương trực thuộc Bộ.
91
Bất cập: điều này khiến cho việc quản lý gặp nhiều khú khăn vỡ với lượng hồ sơ cồng kềnh lờn tới hàng trăm loại thuốc khụng dễ dàng để quản lý kiểm soỏt được tất cả.Việc lựa chọn thuốc trỳng thầu chưa rừ ràng, chủ yếu theo cỏc tiờu chớ ưu tiờn và theo kinh nghiệm, dễ dẫn đến sai sút.
Đề tài đó tham khảo cỏc quy định về đấu thầu, luật dược, thụng tư hướng dẫn đấu thầu cung ứng thuốc ….và cỏc tiờu chớ chấm thầu của cỏc đơn vị để xõy dựng bảng điểm cho cỏc tiờu chuẩn xột thầu và sử dụng bảng điểm trờn để xột thầu cho gúi thầu thuốc theo tờn generic năm 2010. [31], [53], [56].
Chương trỡnh cũng giỳp cho tổ chuyờn gia đấu thầu xỏc định được chi phớ trờn cựng một mặt bằng về kỹ thuật, tài chớnh, thương mại để so sỏnh, xếp hạng cỏc hồ sơ dự thầu. Từ đú lựa chọn được cỏc mặt hàng cú giỏ đỏnh giỏ thấp nhất.
92
Bảng 3.42.Yờu cầu về tiờu chuẩn kỹ thuật của thuốc trước và sau khi ỏp dụng phương phỏp tớnh điểm
STT Cỏc tiờu chớ Phương phỏp cũ Phương phỏp t nh điểm
Yờu cầu trước khi tớnh điểm Yờu cầu khi ỏp dụng tớnh điểm Mức điểm
1
Tớnh phỏp lý
Cú SĐK hoặc GPNK do cơ quan cú thẩm quyền cấp (với thuốc nhập khẩu)/ GPLH (với thuốc sản xuất trong nước):
+ Cú
+ Khụng
Cú SĐK (visa) hoặc GPNK do cơ quan cú thẩm quyền cấp (với thuốc nhập khẩu)/ GPLH (với thuốc sản xuất trong nước) :
+ Cú + Khụng 5 điểm 5 điểm 0 điểm 2 Nước sản xuất.
Thuốc sản xuất trong nước đạt tiờu chuẩn GMP
Thuốc sản xuất tại Chõu Âu, Nhật, Úc, Mỹ.
Thuốc sản xuất tại Chõu Á, liờn doanh.
Nhúm 1: Cỏc nước Chõu Âu và một số nước: Mỹ, Canada, Arhentina, Nhật, Singapo, Úc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhúm 2: Việt Nam và cỏc nước Chõu Á (trừ Trung Quốc, Ấn Độ) và cỏc quốc gia khỏc khụng thuộc nhúm 1.
Nhúm 3: Trung Quốc, Ấn Độ, Banglades, Pakistan. 30 điểm 20 điểm 10 điểm 3 Uy tớn, tiờu chuẩn của nhà sản xuất Uy tớn của nhà sản xuất
Tiờu chuẩn GMP- EU, GMP – WHO, GMP – ASEAN.
Thuốc SX đạt tiờu chuẩn GMP –WHO
Thuốc SX đạt tiờu chuẩn GMP –ASIAN
Khụng đạt tiờu chuẩn GMP 20 điểm 10 điểm 0 điểm 4 Hiệu quả lõm sàng Uy tớn về chất lượng thực tế sử dụng, đú sử dụng cú hiệu quả tốt và an toàn tại cỏc bệnh viện trong cả nước.
Đẫ từng sử dụng ổn định tại bệnh viện Chưa từng sử dụng. 10 điểm 0 điểm 5 Uy tớn của cụng ty phõn phối.
Cung ứng thuốc đỳng và đủ, kịp thời.
Giải quyết sự cố ngay khi cú vấn đề.
Đó giao dịch và cú uy tớn với bệnh viện.
Đó bỏn hàng trờn 3 năm trờn toàn quốc.
Đó bỏn hàng 2 – 3 năm trờn toàn quốc.
Đóbỏn hàng 1-2 năm trờn toàn quốc.
Đó bỏn hàng dưới 1 năm trờn toàn quốc
Chưa từng bỏn hàng trờn toàn quốc.
5 điểm 4 điểm 3 điểm 2 điểm 0 điểm 3
93
STT Cỏc tiờu chớ Phương phỏp cũ Phương phỏp t nh điểm
6
Hạn sử dụng của thuốc
Đối với những thuốc cú hạn dựng từ 3 năm trở lờn, khi giao hàng phải cũn ớt nhất 18 thỏng
Đối với những thuốc cú hạn dựng từ 2 năm trở lờn, khi giao hàng phải cũn ớt nhất 12 thỏng. Cũn hạn sử dụng trờn 12 thỏng.. Cũn hạn sử dụng dưới 12 thỏng. 10 điểm 0 điểm 7 Tương đương sinh học
Ưu tiờn cỏc thuốc cú chứng minh tương đương sinh học.
iểm thưởng: ối với mặt hàng thuốc cú tương đương sinh học, được cộng thờm 0 điểm
+ 10 điểm (nếu cú) 8 Tiờu chuẩn kho bảo quản.
Khụng cú yờu cầu Kho đạt GSP
Khụng đạt GSP 10 điểm 0 điểm 9 Thời gian thanh toỏn (cú cam kết) Khụng cú yờu cầu Trả chậm trờn 3 thỏng. Trả chậm trong 2 – 3 thỏng. Trả chậm trong 1 – 2 thỏng. Trả chậm dưới 1 thỏng 5 điểm 4 điểm 3 điểm 0 điểm 10 Giỏ KK/KKL
Khụng cú yờu cầu Cú bản KK/KKL giỏ thuốc cũn hiệu lực.
Khụng cú bản KK/KKL giỏ thuốc.
5 điểm 0 điểm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
11
Giỏ Giỏ hợp lý, ổn định.
Phự hợp với khả năng kinh phớ của bệnh viện.
Chọn giỏ đỏnh giỏ thấp nhất:
Giỏ đỏnh giỏ = Giỏ tham dự thầu/Tổng điểm kỹ thuật tương ứng
94
Bước đầu ứng dụng phần mềm t nh điểm trong xột thầu.
Việc ỏp dụng phương phỏp tớnh điểm rất cần thiết cho cụng việc chọn thầu, tuy nhiờn cũng đũi hỏi nhiều nhõn lực và thời gian cho việc tớnh toỏn và dễ sai sút, gõy sai lệch kết quả xột thầu.
Đề tài đó phối hợp với cụng ty DDS Việt Nam viết phần mềm đấu thầu để tự động tớnh điểm theo hồ sơ chào thầu của cỏc nhà thầu, tớnh giỏ đỏnh giỏ, giỳp cho tổ chuyờn gia lựa chọn được cỏc mặt hàng thuốc cú giỏ đỏnh giỏ thấp nhất để xột chọn.
Hỡnh 3.34: Quy trỡnh đấu thầu dựa trờn phần mềm
(PM: Phần mềm)
Phương phỏp tớnh điểm cú phần mềm hỗ trợ đó được ỏp dụng trong xột thầu thuốc theo tờn generic, đõy là gúi thầu cú nhiều nhà thầu và nhiều mặt hàng thuốc tham dự nhất. Phần mềm đó giỳp giảm chi phớ, thời gian, nhõn lực và nõng cao tớnh minh bạch trong quỏ trỡnh đấu thầu.
Mụ hỡnh hệ hỗ trợ quyết định dựng trong đấu thầu
Trước khi đi vào phõn tớch, thiết kế và phỏt triển mụ hỡnh hệ hỗ trợ quyết định dựng trong đấu thầu tại Bệnh viện Hữu nghị, việc xem xột cỏc qui trỡnh được sử dụng trong đấu thầu thuốc được thực hiện bằng tay đă làm từ trước đú là điều cần thiết.
Cụng tỏc đấu thầu, đặc biệt là đấu thầu thuốc vào cỏc bệnh viện từ trước đến nay vẫn được coi là cú qui trỡnh phức tạp và yờu cầu khả năng nghiệp vụ cao. Khối lượng thụng tin cần xử lớ là rất lớn: lờn hàng nghỡn thuốc thành phẩm, với hàng chục nhà thầu.
95
Hệ hỗ trợ quyết định là chương trỡnh được thiết lập với cỏc bước can thiệp tỏc động nhằm loại bỏ tất cả cỏc cụng đoạn mang tớnh thủ cụng, điều đú sẽ giỳp loại bỏ khụng chỉ cỏc nhầm lẫn mà trỏnh được cả việc bỏ sút cú thể gõy thiệt hại cho cỏc nhà thầu và ảnh hưởng tới uy tớn bệnh viện
Để tin học húa toàn bộ qui trỡnh đầu thầu sẽ tốn rất nhiều thời gian, cụng sức thậm chớ là bất khả thi. Hệ hỗ trợ quyết định sử dụng trong đấu thầu tại Bệnh viện Hữu nghị tin học húa những bước sau trong qui t nh đấu thầu (cú thể chỉ là một phần trong một bước): Chuẩn bị đấu thầu, cung cấp hồ sơ, làm hồ sơ thầu, chấm thầu, bỏo cỏo phờ duyệt.
Xõy dựng và triển khai chương trỡnh: Chương trỡnhh đấu thầu gồm cú 2 phần:
Dành cho bệnh viện (Hội đồng thầu):
Tạo phiờn thầu mới: Danh mục: tờn hoạt chất, dạng bào chế, hàm lượng, tờn gốc. Số lượng dự kiến. Giỏ kế hoạch.
Nhập bảng điểm cho cỏc tiờu chớ kỹ thuật theo hồ sơ mời thầu từ đú tớnh ra giỏ đỏnh giỏ cho từng mặt hàng
In bỏo cỏo về thụng tin dự thảo danh mục thầu để t nh cơ quan quản lư phờ duyệt
Xuất danh mục mời thầu để lập hồ sơ gửi cỏc nhà thầu
Nhập thụng tin về nhà thầu và thụng tin về thuốc tham gia dự thầu vào chương t nh. Tự động tớnh điểm cỏc tiờu chuẩn kỹ thuật của từng mặt hàng theo cỏc thụng tin trong hồ sơ chào thầu của cỏc nhà thầu. Tớnh giỏ đỏnh giỏ cho cỏc mặt hàng đỏp ứng tiờu chuẩn kỹ thuật giỳp quỏ trỡnh chấm thầu cụng bằng, minh bạch, nhanh chúng, hạn chế sai sút.
Quản lý kết quả chấm thầu cũng như toàn bộ dữ liệu và quỏ t nh chấm thầu
In bỏo cỏo trỡnh cơ quan quản lý kết quả thầu
Dành cho nhà thầu (Cụng ty dược phẩm)
Nhập thụng tin về bản thõn nhà thầu
Nhập thụng tin về cỏc thuốc tham gia dự thầu theo mẫu quy định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xuất file gửi cho cỏc bệnh viện
Chương trỡnh đó hỗ trợ được cỏc giai đoạn:
1. Chuẩn bị đấu thầu: Lập danh mục, biểu giỏ
2. Cung cấp hồ sơ cho nhà thầu: dạng văn bản và dạng phần mềm để nhà thầu nhập dữ liệu về thuốc của mỡnh
3. Làm hồ sơ thầu: giỳp nhà thầu trong quỏ trỡnh làm hồ sơ thầu, chuẩn húa về dữ liệu: tờn thuốc, số lượng v..v..
96
4. Chấm thầu. Tớnh điểm cho từng mặt hàng tham dự thầu. tớnh giỏ đỏnh giỏ.
5. Tổng kết, thống kờ dữ liệu kết quả thuốc trỳng thầu để lập bỏo cỏo xin phờ duyệt
Hỡnh 3.35: Quy trỡnh đấu thầu thụng thường chưa can thiệp tin học
Hỡnh 3.36: Ứng dụng chương trỡnh tin học hỗ trợ một số bước trong quy trỡnh đấu thầu (Cỏc ụ in đậm đó được tin học hỗ trợ)
1 1..CChhuuẩẩnnbbịị đ đấấuutthhầầuu 2 2..TThhụụnnggbbỏỏoo m mờờiitthhầầuu 3 3..MMuuaahhồồssơơ t thhầầuu 4 4..CCuunnggccấấpphhồồ s sơơtthhụụnnggttiinn t thhầầuu 6 6..LLààmmhhồồ s sơơ 5 5..NNộộpphhồồssơơ t thhầầuu 8 8..BBỏỏooccỏỏoo P Phhờờdduuyyệệtt 7 7..CChhấấmm t thhầầuu 9 9. . ý kết ý kết h hợợppđđồồnngg Bệnh viện Hội đồng thầu Nhà thầu Cụng ty dược phẩm 1 1..CChhuuẩẩnnbbịị đ đấấuutthhầầuu 2 2..TThhụụnnggbbỏỏoo m mờờiitthhầầuu 3 3..MMuuaahhồồssơơ t thhầầuu 4 4..CCuunnggccấấpphhồồ s sơơtthhụụnnggttiinn,,CCDD 6 6..LLààmmhhồồ s sơơ tthhầầu u 5 5..NNộộpphhồồssơơ t thhầầuu 8
8. . Bỏo cỏoBỏo cỏo P Phhờờdduuyyệệtt 7 7..CChhấấmm t thhầầu u 9 9..KKýýkkếếtt h hợợppđđồồnngg Bệnh viện Hội đồng thầu Nhà thầu Cụng ty dược phẩm 3
97
Chuẩn bị đấu thầu, cung cấp hồ sơ và làm hồ sơ thầu:
Thực hiện bởi: Hội đồng thầu và cỏc nhà thầu
Trước đõy, hội đồng thầu Bệnh viện Hữu nghị lập danh sỏch thuốc mời thầu sử dụng phần mềm Excel rồi in ra và gửi kốm vào hồ sơ mời thầu. Cỏc nhà thầu sau khi nhận được danh sỏch thuốc mời thầu sẽ lựa chọn ra cỏc loại thuốc muốn tham gia đấu thầu, đỏnh mỏy lại cỏc tờn thuốc và thụng tin đi kốm, in ra và nộp cho bệnh viện. Như vậy, cú thể thấy, cụng sức dành cho việc đỏnh mỏy, in ấn và chi phớ trong bước cung cấp hồ sơ đấu thầu là tốn kộm, nhàm chỏn, và lặp đi lặp lại
Hệ hỗ trợ quyết định giải quyết được vấn đề này bằng cỏch sau: Bệnh viện Hữu nghị chỉ nhập dữ liệu vào chương trỡnh hỗ trợ đấu thầu một lần duy nhất sau đú kết xuất ra một file dữ liệu.
Nhà thầu nhận hồ sơ mời thầu kốm theo một đĩa CD-ROM cú chứa file dữ liệu núi trờn, sau đú mở ra và chỉ sử dụng thao tỏc đơn giản là đỏnh dấu kiểm tra vào cỏc thuốc họ muốn tham gia dự thầu, họ cũng phải làm thờm thao tỏc nhập cỏc thụng tin về tư cỏch phỏp nhõn dành cho từng loại thuốc trờn cỏc bảng biểu chuẩn mà chương trỡnh cung cấp cho, sau đú từng nhà thầu đỳc đĩa CD gửi lại cho bệnh viện.
Cú thể nhận thấy, bằng việc sử dụng hệ hỗ trợ quyết định trong đấu thầu thuốc, quỏ trỡnh gừ lại cỏc thụng tin được loại bỏ hoàn toàn.
Chấm thầu:
Điều phức tạp trong việc sử dụng hệ thống chấm thầu thuốc bằng tay nằm ở chỗ, rất nhiều nhà thầu cung cấp cựng một loại thuốc tại cỏc mức giỏ khỏc nhau.
Như vậy, đối với một loại thuốc cú tờn trong danh mục chào thầu,cỏc thành viờn của hội đồng thầu sẽ phải thu thập tất cả hồ sơ tham gia dự thầu của tất cả cỏc nhà thầu cung cấp loại thuốc đú. Sau đú, họ phải lật đến trang hồ sơ cú ghi loại thuốc đú và sử dụng biện phỏp thủ cụng như là dựng bỳt phủ cỏc màu sắc khỏc nhau để đỏnh dấu vào dữ liệu về thuốc cần chấm thầu.
Quỏ trỡnh này diễn ra rất chậm và dễ gặp sai sút cũng như tốn khỏ nhiều và cụng sức. Mặt khỏc để tớnh điểm và giỏ đỏnh giỏ của cỏc mặt hàng tham dự thầu đũi hỏi thực hiện rất nhiều phộp tớnh, dễ nhầm lẫn gõy sai lệch kết quả thầu.
Đối với hệ thống chấm thầu sử dụng cụng nghệ hỗ trợ quyết định yờu cầu đặt ra là cỏc hạng mục dữ liệu được sắp xếp và bố trớ một cỏch hợp lý trờn giao diện người sử dụng sao cho cỏc dữ liệu về cựng một loại thuốc được cung cấp bởi cỏc nhà thầu 3
98
khỏc nhau tại cỏc mức giỏ khỏc nhau được đặt sỏt nhau về mặt vật lý và thể hiện ngay ra trờn màn hỡnh.
Một cụng việc quan trọng nữa là căn cứ vào cỏc tiờu chớ kỹ thuật của hồ sơ chào thầu, hệ hỗ trợ tự động tớnh điểm, từ đú tớnh ra giỏ đỏnh giỏ cho từng mặt hàng thuốc. Hội đồng thầu cú thể dễ dàng so sỏnh giữa cỏc thuốc tương đương để xỏc đinh xem thuốc nào sẽ được lựa chọn.
Hỡnh 3. 37 : Màn hỡnh hỗ trợ lựa chọn thuốc trong đấu thầu tại bệnh viện
Bỏo cỏo xin phờ duyệt:
Hội đồng thầu lựa chọn thuốc trỳng thầu chỉ bằng một thao tỏc click chuột, hạng mục dữ liệu này ngay lập tức được đưa vào cơ sở dữ liệu những thuốc trỳng thầu. Cú thể cú một danh sỏch tạm thời cỏc nhà thầu cung cấp một loại thuốc nào đú (một vài nhà thầu) được lựa chọn trong giai đoạn này. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cỏc thuốc trỳng thầu một lần nữa được rà soỏt lại xem cỏc hồ sơ về tư cỏch