Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài là công cụ đánh giá mức tác động chủ yeus của môi trƣờng bên ngoài đến tổ chức. Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài đƣợc xây dựng theo năm bƣớc:
Lập danh mục các yếu tố bên ngoài có vai trò quyết định đối với sự thành công nhƣ đã nhận diện trong quá trình kiểm tra các yếu tố bên ngoài.
34
Phân loại tầm quan trọng từ 0,0 (ít quan trọng nhất) đến 1,0 (quan trọng nhất) cho mỗi yếu tố. Sự phân loại này cho thấy tầm quan trọng tƣơng ứng của các yếu tố đối với các yếu tố này.
Phân loại từ 1 (phản ứng ít) đến 4 (phản ứng tốt) cho mỗi yếu tố quyết định sự thành công để cho thấy cách thức mà các chiến lƣợc hiện tại của tổ chức phản ứng với các yếu tố này.
Nhân mức độ quan trọng của mỗi yếu tố với điểm phân loại tƣơng ứng của nó để xác định số điểm vầ tầm quan trọng.
Cộng tổng sổ điểm vầ tầm quan trọng cho mỗi yếu tố để xác định tổng số điểm quan trọng cho tổ chức.
Tổng sổ điểm quan trọng của một tổ chức cao nhất là 4,0 và thấp nhất là 1,0. Nhƣ vậy nếu tổng số điểm quan trọng là 2,5 cho thấy khả năng phản ứng của tổ chức đối với môi trƣờng là trung bình, nếu tổng số điểm quan trọng nhỏ hơn 2,5 cho thấy khả năng phản ứng của tổ chức với môi trƣờng là yếu, nếu tổng số điểm quan trọng lớn hơn 2,5 cho thấy khả năng phản ứng với môi trƣờng là tốt hay các chiến lƣợc của tổ chức đã tận dụng có hiệu quả các cơ hội hiện có và tối thiểu hóa các ảnh hƣởng tiêu cực có thể có của các mối đe dọa bên ngoài.
Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài đã hình thành bức tranh tổng quát về các yếu tố bên ngoài ảnh hƣởng đến sức cạnh tranh của tổ chức. Tuy nhiên, việc cho điểm từng yếu tố cũng nhƣ việc xác định mức độ quan trọng của các yếu tố còn mang tính chủ quan.