QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH:
Thủ tục hành chính là cách thức của Nhà nước phục vụ dân thế nào. Nhân dân tín nhiệm Nhà nước qua việc công chức giải quyết các thủ tục cho dân. Thủ tục hành chính phải đơn giản, công khai, một cửa nhằm phục vụ dân tốt hơn, chống gây phiền nhiễu, hối lộ, tham nhũng. Vì vậy cần có những qui định chặt chẽ các vấn đề sau đây để công chức ở các công sở thực hiện.
Công sở thường xuyên tiếp xúc và giải quyết công việc của công dân và tổ chức phải niêm yết công khai bảng thông báo, hướng dẫn với các nội dung sau:
1. Ngày nhận, trả hồ sơ trong tuần.
2. Các loại giấy tờ cần thiết, cấp xác nhận của từng loại giấy tờ.
3. Bảng hướng dẫn các văn bản pháp luật liên quan đến việc giải quyết các vấn đề cụ thể, thuộc chức năng thẩm quyền của công sở.
4. Các khoản lệ phí hành chính theo qui định của cấp có thẩm quyền. 5. Thời gian thẩm định và giải quyết từng loại hồ sơ.
Công sở giải quyết công việc của công dân và tổ chức phải bố trí khoa học, hợp lý quy trình giải quyết, qui định thời gian giải quyết từng loại hồ sơ, không để ùn tắc công việc, không để công dân, tổ chức phải chờ đợi.
Trường hợp công việc do nhiều bộ phận cùng công sở giải quyết, thủ trưởng công sở phải giao việc cho một bộ phận chịu trách nhiệm đầu mối. Công dân, tổ chức chỉ cần liên hệ với bộ phận này khi giải quyết công việc.
Khi tiếp nhận hồ sơ, công chức thực hiện công vụ phải kiểm tra các giấy tờ, thủ tục. Trường hợp thiếu hoặc không đúng qui định thì hướng dẫn bổ sung; ghi rõ vào phiếu yêu cầu bổ sung giấy tờ còn thiếu hoặc chưa đúng qui định.
Khi nhận đủ hồ sơ, phải cấp giấy biên nhận đã nhận đủ, giấy hẹn ngày, giờ, trả kết quả.
Hồ sơ gởi đến theo đường bưu điện, công chức nhận hồ sơ phải ghi vào sổ theo dõi.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, đúng qui định phải gởi giấy báo đã nhận đủ hồ sơ và hẹn ngày, giờ, trả lời kết quả.
Khi vấn đề công dân yêu cầu không đúng chức năng, thẩm quyền giải quyết của công sở, công chức tiếp dân có trách nhiệm hướng dẫn đương sự đến đúng công sở có thẩm quyền giải quyết.
Trường hợp, đơn hồ sơ gởi qua đường bưu điện, công chức phụ trách công việc có trách nhiệm gởi đơn, hồ sơ đó đến đúng công sở có chức năng, thẩm quyền giải quyết, sau đó thông báo bằng công văn cho đương sự biết.
Công chức giải quyết đơn, hồ sơ có trách nhiệm nghiên cứu tỉ mỉ, cẩn thận để có quyết định đúng đắn, chính xác.
Nghiêm cấm việc nghiên cứu đơn, hồ sơ qua loa tắc trách dẫn đến quyết định sai, gây thiệt hại cho công dân, tổ chức.
Trường hợp không giải quyết được phải trả lời hoặc thông báo bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do cho đương sự biết.
Công chức giải quyết hồ sơ phải chấp hành quy trình thời gian, thời hạn đã qui định cho việc xử lý từng loại hồ sơ.
Khi trả lời kết quả hoặc hồ sơ phải có chữ ký của đương sự.
Nếu trả lời kết quả theo đường công văn cần ghi rõ ngày, giờ gởi văn thư có ký nhận của nhân viên văn thư.
Công chức, bộ phận giải quyết hồ sơ có trách nhiệm trước công sở và công dân về việc để thất lạc hoặc tiết lộ thông tin trong hồ sơ cho người không có trách nhiệm biết.
Thư góp ý của công dân và tổ chức phải được ghi vào sổ và báo cáo thủ trưởng công sở.
Thư góp ý về thái độ làm việc, về biểu hiện cửa quyền, hách dịch, nhũng nhiễu gây phiền hà cho dân của công chức phải xử lý và thông báo cho người góp ý biết.