Qui trình mua – bán sản phẩm trong kênh: Công ty cổ phần Sao Thái Dương quy định
việc mua – bán sản phẩm phải theo đúng quy trình và hạn chế việc mua hàng vượt cấp. Công ty đăt ra chính sách giá đối với từng cấp trong kênh. Ví dụ, khi đại lý cấp II đặt hàng trực tiếp qua văn phòng của công ty thì vẫn thanh toán theo chính sách giá như của đại lý cấp II và không được công ty hỗ trợ chi phí vận chuyển và doanh số này được tính cho đại lý cấp I quản lý thị trường đó. Phương pháp này vừa tạo nên tính hệ thống trong kênh, các dòng chảy của sản phẩm đơn giản hơn, công tác quản lý dễ dàng, hiệu quả hơn và đặc biệt là mang lại nhiều lợi ích cho thành viên kênh.
Vì thế, đánh giá hoạt động mua bán hàng hóa trong kênh phân phối của công ty Sao Thái Dương, em chủ yếu xem xét quy trình mua hàng của các đại lý, nhân viên bán hàng đối với công ty. Đây chính là kênh mạng lại doanh thu nhiều nhất cho công ty.
Qui trình mua hàng như sau:
- Khi ký hợp đồng là đại lý độc quyền cấp I hay nhân viên bán hàng tại vùng, chủ đại lý và nhân viên bán hàng ký kết với công ty “ hợp đồng nguyên tắc” về mua bán hàng hóa. Hợp đồng này quy định trách nhiệm của mỗi bên trong dòng di chuyển của hàng hóa.
- Nhận đặt hàng: Nhân viện phụ trách bán hàng tại văn phòng của công ty tiếp nhận yêu cầu mua hàng của đối tác, trao đổi, ghi nhân các thông tin liên quan tới đơn hàng như chủng loại, quy cách, số lượng, chất lượng sản phẩm, phương thức giao hàng, thời gian địa điểm giao hàng, công tác vận chuyển – bốc xếp, phương thức thanh toán. - Kiểm tra thông tin: Trong phân đoạn này, nhân viên văn phòng sẽ làm 2 việc, thứ nhất là kiểm tra thông tin về đối tác như tình hình dư nợ, năng lực hoạt động dựa vào các tiêu chuẩn sẵn, nếu đối tác không đủ điều kiện mua hàng thì trình lên cấp trên quyết định. Thứ hai là kiểm tra khả năng đáp ứng của công ty như nguồn hàng, lượng tồn kho…, tổng hợp đơn hàng chuyển cho thủ kho, bán giám đốc nhà máy để dự kiến sản lượng sản xuất.
- Xác nhận đơn hàng: xác nhận lại với đối tác về các thông tin trên, cập nhật thay đổi nếu có, xác định giá thanh toán, tỷ lệ chiết khấu nếu có.
- Lập phiếu đặt hàng, chuyển đến kho để giao hàng.
Trường hợp đối tác đổi hàng, trả hàng: Khi công ty đã xuất hóa đơn, bộ phận bán hàng sẽ xem xét nguyên nhân , nếu là nguyên nhân khách quan do lỗi từ phía công ty thì lập biên bản và chuyển về công ty xử lý. Nếu là do lỗi của đối tác thì mọi phí tổn sẽ do đối tác chịu.
- Cập nhật, lưu trữ các chứng từ liên quan tới đơn hàng. - Theo dõi nợ và thực hiện thu nợ của đối tác.
Có thể nhận thấy, quy trình mua – bán của công ty còn nhiều giai đoạn, nhiều thủ tục nên chưa tạo được nhiều thuận lợi trong giao dịch, số lượng chứng từ cho mỗi lần giao dịch nhiều, gây khó khăn trong bảo quản và lưu trữ thông tin. Điều này có thể làm cho quá trình cung ứng sản phẩm chậm chễ, tác động xâu tới hiệu quả kinh doanh. Công ty cần nghiên cứu cải thiện hoạt động này đề kích thích phân phối.
Về tình hình thanh toán trong mua – bán hàng hóa, để đảm bảo các tỉ số tài chính, vòng chu chuyển của vốn, công ty cũng quy định phương thức thanh toán chặt chẽ. Thông thường, các đơn hàng sẽ phải thanh toán ngay. Các đối tác có thâm niên gắn bó với công ty sẽ được ưu tiên trả chậm 1 tháng hoặc một đơn hàng.
Đơn vi: 1.000.000 đồng Chỉ tiêu 2008 2009 2010 2011 Tổng DT 19.998 27.948 44.760 63.358 Phải thu khách hàng 2.538 4.558 2.396 1.912 Tỷ trọng 12.7 % 16.3 % 5.3 % 3.0 % ( Nguồn: P. Kế toán) Bảng 7 : Tình hình thu hồi nợ
Thực trạng trong những năm qua cho thấy tỉ lệ nợ của khách hàng là tương đối thấp. Năm 2008 tỷ trọng nợ của khách hàng trong doanh thu là 12.7 % năm 2009 là 16.3 % . Nguyên nhân có thể là do năm 2008 nhà máy sản xuất chính của công ty bắt đầu hoạt động và nâng cao năng lực sản xuất, kênh phân phối không kịp mở rộng để đáp ứng, nên công ty áp dụng ưu đãi tài chính cho khách hàng để kích thích tiêu thụ. Năm 2010, tỷ trọng này đã giảm nhanh và nhiều xuống tới 5.3 % và chỉ còn 3 % năm 2011 đây là dấu hiệu đáng mừng vì khả năng tiêu thụ của công ty không bị ảnh hưởng nhiều. Như vậy, trong hoạt động mua bán, tình hình thu nợ với khách hàng được công ty quản lý tốt. Dòng tiền thu về của công ty chủ yếu qua kênh này. Tuy vậy, công ty cần đánh giá các hệ số tài chính để có thể dùng biện pháp chả chậm hay chiết khấu thanh toán cho khách hàng để thúc đẩy kênh hoạt động nến thấy cần thiết.