3.4.1.1 Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Trung tâm
Việc quản lý chí phí các dự án đầu tư xây dựng công trình muốn đạt được kết quả tốt thì việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý thành một thể
thống nhất và có sự hợp tác tích cực của các thành viên tham gia quản lý dự
gia và xác định rõ nhiệm vụ của từng đối tượng. Do vậy cần phải thiết lập sơ đồ quản lý và phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của từng thành viên trong
công tác tổ chức quản lý dự án. Việc phân công quyền hạn, trách nhiệm và
hình thức quản lý, phương thức làm việc rõ ràng cho từng thành viện quản lý để có chuẩn mực và đường lối thực hiện và phải chịu trách nhiệm đối với công việc quyền hạn được phân công.
Tùy vào mỗi dự án đầu tư xây dựng công trình, để quản lý tốt chí phí dự án và hiệu quả của dự án việc thiết lập được bộ máy quản lý phù hợp là điều kiện quan trọng đầu tiên. Các dự án khác nhau thì có hình thức quản lý và bộ máy hoạt động khác nhau để tăng tính hiệu quả và chất lượng quản lý, mỗi dự án cần có một bộ máy quản lý phù hợp để quản lý dự án đạt hiệu quả cao nhất. Do Trung tâm là đơn vị trực thuộc và chịu sự quản lý của Sở Nông nghiệp và PTNT có các dự án nằm trên các địa bàn được phân bố khắp nơi
trên địa bàn tỉnh nênviệc quản lý các dự án được chia thành các tổ trực thuộc
phòng chuyên môn để hoạt động, quản lý và chịu sự phân công của trưởng phòng nên căn cứ thực tiễn tác giả đề xuất việc phân công tổ chức của Trung
tâm như sau:
- Xây dựng bộ máy quản lý: Việc thực hiện thiết lập sơ đồ quản lý
trong Ban thể hiện được tính chuyên nghiệp cũng như trình độ quản lý của Trung tâm được thể hiện một cách khoa học và hiệu quả. Đưa ra sơ đồ quản lý để quản lý về nhân sự, về công việc và quản lý được rõ ràng công khai và minh bạch, việc điều hành và phân công công việc được thực hiện theo sơ đồ và quy trình rõ dàng. Việc phân công nhiệm vụ theo đúng chuyên ngành và lĩnh vực của nhân viên, việc hoạt động quản lý có sự liên kết và hỗ trợ chặt
chẽ giữa các phòng chuyên môn.
Xây dựng quy trình quản lý dự án để là tiêu chuẩn áp dụng trong cả Trung tâm về quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, công việc
quản lý được thực hiện theo những quy định và quy trình quản lý. Cách phân
công công việc, giao việc trong Trung tâm một cách khoa học hợp lý không
trồng chéo, tránh sự điều hành của nhiều đối tượng các cấp khác nhau gây mất hiệu quả công việc của cấp dưới và gây ức chế cho cán bộ nhân viêc thực hiện.
Mỗi phòng chuyên môn cũng xây dựng quy trình hoạt động quản lý
riêng của từng phòng về công việc thực hiện và những quy định và các bước thực hiện của công tác quản lý của phòng. Việc quản lý cán bộ trong phòng và kiểm soát được công việc của các thành viên một cách thuận tiện và đạt hiệu quả cao, việc phối hợp công việc giữa các phòng đơn giản và tiếp nhận thông tin nhanh không thông qua nhiều bước và thủ tục hành chính rắc rối.
- Mô hình quản lý dự án đề xuất:
+ Mô hình quản lý các dự án của Ban hiện nay còn chưa hiệu quả và
thúc đẩy hết tinh thần cũng như khả năng làm việc của các thành viên và cả
Ban trong việc điều hành và phân công nhân sự quản lý công việc. Dẫn đến việc thực hiện trong các giai đoạn của dự án chưa đạt được hiệu quả cao nhất do chưa có cán bộ nhân viên chuyên trách và thực hiện theo chuyên ngành
riêng. Nhiều cán bộ phải thực hiện nhiều nhiệm vụ và công việc khác nhau
dẫn đến làm chi phối về chất lượng thực hiện công việc.
+ Số lượng Phòng chức năng của Ban còn ít nên sự phân công công việc chồng chéo của các cán bộ kỹ thuật dẫn đến hiệu quả làm việc thấp.
Ngoài ra Trung tâm chưa xây dựng phòng thí nghiệm riêng, cũng như chưa
tuyển dụng thêm các cán bộ thực hiện giám sát trong công tác an toàn lao động thi công ngoài hiện trường các dự án.
+ Việc thanh toán, quyết toán các dự án gặp khó khăn gây mất thời gian do việc chuyển giao hồ sơ, tập hợp hồ sơ từ các phòng liên quan. Khi Sở Tài chính tiến hành quyết toán thì vẫn phải bố trí người làm kỹ thuật của
Phòng Giám sát thi công đi kèm để hỗ trợ.
Một trong những yếu tố giúp cho việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
công trình đạt hiệu quả cao chính là mô hình quản lý dự án. Chính vì vậy, để khắc phục những tồn tại của Trung tâm tác giả đề xuất mô hình quản lý dự án
như sau (xem hình 3.1)
Hình 3.1. Đề xuất mô hình tổ chức bộ máy của Trung tâm
- Xây dựng quy định tác phong công sở tại Trung tâm: Phong cách làm
việc trong Trung tâm cũng thể hiện và đánh giá được tính chuyên nghiệp của cán bộ quản lý, việc thực hiện thời gian làm việc tại Trung tâm, quy định về
trang phục làm việc, giờ giấc làm việc, tác phong và phương thức làm việc
tiếp khách thể hiện được sự điều hành và quản lý tốt nhân sự trong Trung tâm. Để thực hiện tốt phong cách và tác phong làm việc cũng cần có những quy
định và hướng dẫn rõ ràng đối với đội ngũ nhân sự trong Trung tâm. Ngày
làm việc và giờ giấc nghỉ ngơi thực hiện đúng quy định, trang phục làm việc
Giám đốc Các Phó giám đốc Phòng Tài chính - Kế toán Phòng Giải phóng mặt bằng Phòng Quản lý dự án Phòng Giám sát thi công Phòng Thí nghiệm - ATLĐ Phòng Hành chính - Tổng hợp
phải thống nhất và đồng bộ. Vì thế xây dựng phong cách làm việc cho cán bộ trong Trung tâm là điều tất yếu để xây dựng một Trung tâm quản lý chuyên nghiệp về mọi mặt. Tạo không khí làm việc hăng say và môi trường phát triển cho các cán bộ nhân viên trẻ nhiệt huyết và cống hiến cho sự nghiệp. Công tác tiếp nhận hồ sơ, thông tin một cách chuyên nghiệp và rõ ràng. Phong cách làm việc và ứng sử trong cơ quan văn minh lịch sự
- Phân cấp quản lý: Bộ máy hoạt động và kiểm soát tốt công việc và
đánh giá được hiệu quả công việc cần phân cấp quản lý để quản lý theo các mục tiêu chiến lược và mục tiêu cho từng dự án
Cấp quản lý tác nghiệp: Có trách nhiệm thực hiện công việc được phân công trong kế hoạch thực hiện, trong chương trình của dự án. Quản lý và theo dõi, xem xét đối chiếu hàng ngày tình hình thực hiện các công việc của dự án đang được tiến hành với các yêu cầu nêu trong trương trình dự án như: người
thực hiện, thời điểm thực hiện, kết quả thực hiện... nhằm thông tin kịp thời
cho các cấp quản lý để quản lý và xử lý thông tin.
Cấp trung gian: Liên quan chủ yếu đến trưởng các phòng, tổ trưởng điều hành dự án và các cộng sự là các cá nhân được phân công làm trưởng các nhóm công việc. Phạm vi ở cấp độ này là giám sát, theo dõi để xác định sớm nhất các ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng hoàn thành công việc của dự án, đến chi phí và đến tiến độ hoàn thành dự án. Từ đó đưa ra các biện pháp điều
chỉnh kịp thời cần thiết và phản hồi những thông tin về những khó khăn,
vướng mắc gặp phải trong tiến trình thực hiện dự án cho cấp điều hành chiến lược xử lý, giải quyết.
Cấp quản lý chiến lược: Đây là cấp độ quản lý cao nhất trong bộ máy
quản lý dự án, liên quan đến giám đốc Trung tâm hoặc chủ nhiệm dự án.
Nhiệm vụ quản lý, điều hành ở cấp độ này là nhận những thông tin từ cấp điều hành trung gian về tiến độ chất lượng, chi phí và các kết quả từng phần
theo định kỳ về khó khăn, vướng mắc nghiêm trọng vượt quá thẩm quyền của trưởng phòng, tổ trưởng điều hành dự án để từ đó ra quyết định phù hợp.
Việc quản lý dự án phải phân định rõ trách nhiệm của từng đối tượng và từng công việc cụ thể, buộc mỗi người phải tôn trọng và thực hiện đúng những quyền và nghĩa vụ được quyết định giao phó. Việc điều hành dự án được tốt đòi hỏi ngoài các cán bộ thực hiện tốt công việc của chính mình ngoài ra còn tình thần hỗ trợ và làm việc theo nhóm một cách khăng khít và hiệu quả. Sẵn sàng giúp đỡ chia sẻ và hợp tác giải quyết những khó khăn, vướng mắc nảy sinh trong việc thực hiện dự án.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ nòng cốt: Việc xây dựng Trung tâm quản lý
vững mạnh đòi hỏi việc phân công giao việc và ủy thác cho những cán bộ
nòng cốt của Trung tâm phải đúng đắn thể hiện về đạo đức, năng lực, trình độ,
kinh nghiệm và chuyên ngành. Xây dựng đội ngũ nòng cốt của Trung tâm để
có khả năng xử lý, điều hành, phân công và giải quyết công việc một cách linh hoạt và chuyên nghiệp, chính vì vậy việc lựa chọn và định hướng xây
dựng đội ngũ chủ chốt có đủ năng lực thực hiện và quản lý tốt các dự án nhỏ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
độc lập là điều cần thiết trong Trung tâm hiện nay. Do mỗi năm Trung tâm
phải quản lý điều hành rất nhiều dự án lớn nhỏ, việc điều hành chỉ đạo của
giám đốc và lãnh đạo Trung tâm không thể nào quán xuyến và sử lý tốt được
hết những công việc hiện trường hay những công việc khẩn cấp đòi hỏi phải
sử lý ngay. Trung tâm cần có kế hoạch tuyển dụng thêm đội ngũ cán bộ kỹ
thuật tăng cường cho công tác quản lý các dự án, xây dựng kế hoạch đào tạo
cho những cán bộ còn yếu và chưa được đào tạo qua các lớp quản lý dự án,
lớp định giá, lớp đấu thầu và giám sát công trình. Đặc biệt Trung tâm cần có
đội ngũ cán bộ chuyên gia có năng lực, trình độ và kinh nghiệm để giúp cho Trung tâm xử lý các tình huống khẩn cấp và khó khăn trong việc thực hiện
Để có thể xây dựng những đội ngũ quản lý dự án giỏi, điều cần được quan tâm trước tiên là lựa chọn và đào tạo các chuyên viên quản lý giỏi có chuyên môn và chắc về kiến thức, được huấn luyện và đào tạo đủ phẩm chất chuyên môn quản lý có khả năng làm việc độc lập và cũng có khả năng làm việc theo nhóm một cách chuyên nghiệp để cấu thành một bộ máy quản lý tốt. Sau đó đối với mỗi một dự án công trình cần phải đưa ra một quy mô nhóm hợp lý và đúng người tham gia.
Việc lựa chọn và xây dựng đội ngũ những người làm công tác quản lý
dự án hiệu quả bao gồm việc lựa chọn quy mô nhóm quản lý dự án hợp lý, lựa chọn người lãnh đạo dự án đạt tiêu chuẩn, việc hoạt động nhóm thành một tổ chức quản lý có kỷ luật cao và chuyên nghiệp về mọi mặt. Ngoài việc xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý hoạt động làm việc theo nhóm quản lý; để tập trung trí tuệ của các thành viên trong nhóm quản lý mà còn là động lực để phát triển chuyên môn của từng cán bộ trong nhóm để trao đổi kinh nghiệm chuyên môn quản lý, rèn luyện được nhiều kỹ năng làm việc cũng như chia sẻ thành công cũng như những thất bại trong công tác quản lý để rút ra được kinh nghiệm để cùng nhau nhìn nhận và giải quyết tốt hơn trong công tác quản lý.
- Tăng cường cơ sở vật chất, máy móc thiết bị phục vụ cho công tác quản
lý điều hành dự án: Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho các bộ nhân viên
trong Trung tâm không ngừng được tăng cường trang bị và mua sắm thiết bị nhằm cung cấp những thiết bị và cơ sở tốt nhất cho cán bộ làm việc và quản lý dự án. Tăng cường trang bị đồ dùng văn phòng (như máy tính, máy in, máy toàn đạc,...), đồ dùng chuyên dụng (như các phần mềm tính toán, kiểm tra,...)
và phương tiện đi lại phục vụ cho Trung tâm. Tăng cường cập nhật, đầu tư mua
mới những máy móc thiết bị công nghệ khoa học áp dụng trong việc kiểm tra
các dự án bằng những thiết bị chuyên dụng, phần mền máy tính hỗ trợ công tác quản lý kiểm soát nhanh cho nhân viên quản lý dự án. Xây dựng và mở rộng văn phòng làm việc, trang thiết bị được mua mới và đầu tư nhiều thiết bị công
nghệ cao cho cán bộ công nhân viên trong Trung tâm.
Xây dựng phòng thí nghiệm quản lý kiểm tra chất lượng riêng của Trung tâm, với các máy móc kiểm tra thiết bị kiểm tra chất lượng vật liệu, vật tư đầu vào của dự án nhằm chủ động kiểm soát được chất lượng vật tư vật liệu sử dụng phục vụ cho các dự án riêng biệt, tránh phụ thuộc và mất kiểm soát kiểm tra chất lượng từ các đơn vị tư vấn khác.
Mua sắm các thiết bị chuyên dụng phục vụ cho cán bộ nhân viên của Trung tâm quản lý và kiểm tra chất lượng công trình ngoài hiện trường công trường thực hiện dự án như máy bắn bê tông, máy toàn đạc điện tử... có như vậy việc kiểm tra và quản lý chất lượng dự án công trình được cán bộ nhân viên quản lý trong ban có thể chủ động và kiểm soát tốt trước khi xảy ra nhiều sai phạm làm tổn hại đến chất lượng, chi phí và thời gian thực hiện công trình.
3.4.1.2. Nâng cao trình độ nguồn nhân lực của Trung tâm
Đào tạo dài hạn sẽ mang tính chất chính quy, đào tạo những nhà quản
lý dự án tương lai, có chuyên môn sâu về kỹ năng quản lý dự án và một số kiến thức liên ngành. Các khóa đào tạo ngắn hạn sẽ bổ sung kiến thức và kỹ năng cho cán bộ Quản lý dự án. Thông qua hình thức đào tạo ngắn hạn, cần lồng ghép chương trình trao đổi, học tập kinh nghiệm đối với các cán bộ trực
tiếp tham gia các công tác liên quan. Đây là những cơ hội để Trung tâm cập
nhật những thông tin mới nhất, trao đổi các vướng mắc đã xảy ra và xác định được các phương án xử lý tối ưu.
Đặc biệt, để triển khai các dự án ODA, Trung tâm cần có kế hoạch
tuyển chọn nhân sự có khả năng ngoại ngữ, hoặc tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia quản lý nâng cao trình độ ngoại ngữ để có thể chủ động trong công tác điều hành dự án.
3.4.1.3 Phân định công việc, trách nhiệm quản lý rõ ràng, cụ thể
Mục đích phân chia công việc là giảm các quá trình thực hiện phức tạp thành những chuỗi nhiệm vụ có thể hoạch định theo mục đích, mục tiêu và có thể kiểm soát quá trình thực hiện. Sự phân chia các công việc sẽ tiếp tục cho đến khi không còn sự chồng chéo nhau giữa các công việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kết quả phân chia công việc từng tầng, từng lớp sẽ cho các chi tiết công việc một cách rõ ràng và dẫn đến cán bộ QLDA sẽ không bị sót việc làm chậm trễ các công việc về sau. Có thời gian hoàn thành cụ thể thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Dễ dàng ước lượng chi phí và thời gian. Có một mục đích rõ ràng với mọi đối tượng có liên quan. Trách nhiệm cho sự hoàn thành công tác đã được phân công rõ ràng.
Thực tế trong công việc hiện nay, nhiều nơi nhiều đơn vị vẫn biết là