3.1.1. Quản lý các khoản phải thu:
Các khoản phải thu của công ty đang có xu hướng tăng dần trong giai đoạn năm 2011 - 2013, trong đó khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng cao nhất. Chính sách tín dụng của công ty lỏng lẻo đặc biệt là đối với khách hàng là doanh nghiệp. Do đó, Công ty cần có các biện pháp giảm các khoản phải thu vì khách hàng chiếm dụng vốn với số lượng lớn và thời gian dài sẽ dẫn đến tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn thấp. Biện pháp khắc phục tốt nhất là quy định chặt chẽ trong hợp đồng về thời hạn, phương thức, địa điểm thanh toán. Nếu bên nào vi phạm thì bên đó phải chịu trách nhiệm bồi thường và thực hiện đầy đử các cam kết trong hợp đồng. Nếu bên vi phạm không hợp tác thì có thể nhờ cơ quan pháp luật can thiệp. Như vậy mới tăng nhanh được khả năng thanh toán, thu hồi công nợ để tiếp tục vòng vốn kinh doanh.
Ngoài ra để quản lý các khoản phải thu, nhà quản lý cần theo dõi các khoản phải thu, từ đó có thể thay đổi chính sách tín dụng cho phù hợp. Theo định kì nhất định, nhà quản lý cần tiến hàng phân loại các khoản phải thu và chi tiết theo từng khách hàng. Các khoản phải thu có thể được phân loại thành 5 nhóm sau:
Nhóm 1: thường bao gồm các khoản phải thu trong hạn mà doanh nghiệp đánh
giá có đủ khả năng thu hồi đúng hạn. Các khách hàng nợ này thường là những doanh nghiệp, cá nhân vững chắc về tài chính, về tổ chức, uy tín và thương hiệu.
Nhóm 2: thường bao gồm các khoản phải thu quá hạn dưới 90 ngày. Các khách
hàng nợ này thường là những doanh nghiệp, cá nhân có tình hình tài chính khá tốt, khách nợ truyền thống, có độ tin cậy.
Nhóm 3: thường bao gồm các khoản phải thu quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày.
Các khách hàng nợ này thường là các doanh nghiệp, cá nhân có tình hình tài chính không ổn định, hiện tại có khó khăn nhưng có triển vọng phát triển hoặc cải thiện.
Nhóm 4: thường bao gồm các khoản phải thu quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày.
Các khách hàng nợ này thường là những doanh nghiệp, cá nhân có tình hình tài chính xấu, không có triển vọng rõ ràng hoặc khách nợ cố ý không thanh toán nợ.
Nhóm 5: thường bao gồm các khoản phải thu quá hạn trên 360 ngày. Các khách
hàng nợ này thường là những doanh nghiệp phá sản hoặc chuẩn bị phá sản không có khả năng trả nợ hoặc không tồn tại.
Giả định áp dụng với một số khách hàng doanh nghiệp tiêu biểu của công ty TNHH Tài Tâm, ta thu được kết quả sau:
Bảng 3.1. Bảng phân loại một số khách hàng tiêu biểu của công ty hiện nay
Nhóm Khách hàng
1 Oriflame, Prudential
2 Bibomark, công ty TNHH Minh Long
3 Dược An Khang, công ty tư nhân Quang inh 4 An Phát, Long Hải
5 Steak Upp
(Nguồn: Phòng kế toán)
Sau khi lập được bảng theo dõi các khoản phải thu theo từng khách hàng trên công ty cần theo dõi chặt chẽ những khoản nợ này. Đặc biệt cần quan tâm đến những khách hàng thuộc nhóm 4 và 5, những khách hàng này thường không thể trả tiền cho công ty do đó công ty nên xem xét thiết lập một lịch trình thanh toán từng phần hay không bởi vì nhận được một vài phần tiền cón tốt hơn là không thu lại được gì, hơn nữa nếu khó có thể thu hồi khoản tiền này thì công ty có thể xem xét các công ty thu hồi nợ với tỷ lệ % mức phí hợp lý.
Ngoài ra để đảm bảo giữ được khách hàng và thu hồi hết các khoản phải thu thì công ty nên thành lập bộ phận tín dụng bằng cách sử dụng các nhân viên từ các bộ phận kinh doanh, kế toán. Bộ phận kế toán có trách nhiệm thu thập thông tin về khách hàng và phân tích đánh giá khách hàng, đề xuất ban giám đốc duyệt hạn thanh toán. Theo dõi nợ phải thu theo từng nhân viên kinh doanh, theo từng khách hàng, hối thúc nhân viên kinh doanh đòi nợ. Còn bộ phận kinh doanh có trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp khách hàng và cung cấp các thông tin ban đầu như giấy phép kinh doanh cho bộ phận kế toán, đàm phán với khách hàng và đề xuất hạn thanh toán của từng khách hàng cho kế toán quản trị và ban giám đốc để xét duyệt. Ngay sau khi ký hợp đồng bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ đòi nợ khách hàng theo kế hoạch từ bộ phận kế toán. Đối với các khoản nợ gần đến hạn, bộ phận kinh doanh nên gửi thư cảm ơn khách hàng, mục đích là nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Đối với khách hàng không có thiện chí trả nợ thì bộ phận kinh doanh sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để đòi nợ.
59