6. Kết cấu của đề tài
4.2.1 Tăng cường dịch vụ khách hàng
Dịch vụ khách hàng bao gồm các nhóm yếu tố : trước quá trình giao dịch, trong quá trình giao dịch và sau quá trình giao dịch.
Những yếu tố trước quá trình giao dịch : EDH cần thiết lập một môi trường thuận lợi cho dịch vụ khách hàng. Xây dựng bản tuyên bố chính sách dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp như, khi nào hàng hóa được giao sau khi ký kết hợp đồng, thủ tục giải quyết hàng hóa bị trả lại và hàng hóa đến chậm, phương thức vận
chuyển sẽ cho phép khách hàng biết họ sẽ được những dịch vụ gì. Lập kế hoạch đề phòng các trường hợp như đình công hay thiên tai có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, xây dựng cơ cấu tổ chức để thực hiện chính sách dịch vụ khách hàng và việc cung cấp các hướng dẫn kỹ thuật, sổ tay khách hàng nhằm tạo điều kiện thúc đẩy mốt quan hệ giữa khách hàng và EDH.
Những yếu tố trong quá trình giao dịch có nhiều yếu tố khác nhau nhưng cần đặc biệt chú trọng đến thời gian giao hàng đúng hẹn như hợp đồng đã ký. Để giải quyết vấn đề này tác giả đề xuất cụ thể giải pháp tăng cường việc xử lý thông tin đơn hàng ở mục 4.2.2.
Những yếu tố sau quá trình giao dịch bao gồm loại dịch vụ cần thiết để hỗ trợ khách hàng như lắp đặt, bảo hành, thay thế, sửa chữa. Giải quyết các kiến nghị phàn nàn của khách hàng, thay thế sản phẩm tạm thời trong quá trình sửa chữa. Những công việc này diễn ra sau khi bán sản phẩm nhưng cần phải được lập kế hoạch trước trong giai đoạn trước giao dịch và trong quá trình giao dịch.
Tuy nhiên trong hoạt động sản xuất kinh doanh lợi nhuận vẫn là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Bởi lẽ đó EDH cần xác định được mức dịch vụ tối ưu cho việc cung cấp hàng hóa. Để xác định mức dịch vụ tối ưu, doanh nghiệp cần xây dựng được hàm doanh thu và chi phí dịch vụ hậu cần kinh doanh theo đồ thị sau :
Hình 41 : Mối quan hệ doanh thu/chi phí vơi mức dịch vụ khách hàng
Mức cải thiện dịch vụ hậu cần khách hàng
Lợi nhuận tối đa Doanh thu
Chi phí hậu cần Chi phí hay doanh thu
4.2.2Xây dựng hệ thống MRP
MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi :
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì ? - Cần bao nhiêu ?
- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào ?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất ? - Khi nào nhận được hàng ?
Sơ đồ 41 : Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng thời điểm cần thiết. Hệ thống kế hoạch này thường xuyên được cập nhật dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và sự biến động của môi trường bên ngoài. Lịch trình sản xuất Hồ sơ hóa đơn vật tư Hồ sơ vật tư dự trữ Chương trình hoạch định nhu cầu vật tư
MRP Loại vật tư cần đặt hàng Số lượng bao nhiêu Thời gian đặt
Tác giả đề xuất quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu theo sơ đồ : đầu vào gồm có lịch trình sản xuất, hồ sơ hóa đơn vật liệu, hồ sơ nguyên liệu dự trữ ; đầu ra là loại vật tư cần đặt hàng, số lượng bao nhiêu, thời gian đặt hàng.
Lịch trình sản xuất : Lịch tiến độ sản xuất chỉ rõ nhu cầu loại vật tư và thời gian cần thiết để sản xuất loại sản phẩm đó. Lịch tiến độ sản xuất được xây dựng dựa trên cơ sở kế hoạch thực hiện công trình của công ty.
Hồ sơ hóa đơn vật liệu : Cung cấp các thông tin về các loại chi tiết, linh kiện và bộ phận hợp thành cần thiết để tạo ra một đơn vị sản phẩm cuối cùng. Các thông tin này lấy từ đề nghị xuất vật tư của tất cả các phòng ban liên quan, đặc biệt là phòng kỹ thuật.
Trên cơ sở bảng danh sách vật tư ở trên phòng vật tư có thể lập đơn hàng theo nhóm vật tư như : Đơn hàng theo nhóm bộ phận, chi tiết của sản phẩm ; đơn hàng theo sản phẩm điển hình ; đơn hàng cho vật liệu phụ.
Hồ sơ dự trữ : Hỗ sơ dự trữ cho chúng ta biết lượng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện có. Nó dùng để ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận trong những thời gian cụ thể. Hồ sơ dự trữ cho biết tổng nhu cầu, đơn hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác như người cung ứng, độ dài thời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng. Hỗ sơ dữ trữ nguyên vật liệu cần phải đảm bảo độ chính xác cao (90%). Nếu không sẽ dẫn đến việc không hoạch định chính xác lượng vật liệu cần cung ứng và không có chính sách tồn kho đúng đắn.
Trên cơ sở trên, tác giả để xuất tối ưu hóa mô đun xử lý đơn hàng trên hệ thống ERP theo nguyên lý của MRP nhằm tối ưu hóa quá trình này nhằm giảm thời gian đặt hàng, tối ưu hóa tồn kho từ đó giảm được chi phí sản xuất kinh doanh. Trong trường hợp cần thiết có thể nhờ đơn vị tư vấn về IT viết lại mô đun phần mềm này nhằm xử lý thông tin vật tư theo thuật toán tối ưu nhất.
4.2.3Tăng cường công tác quản lý chất lượng trong sản xuất
Trong thời gian tới EDH vẫn định hướng chất lượng sản phẩm theo như cam kết với khách hàng: Hướng tới Khách hàng - Cung cấp những sản phẩm đã được cải tiến nhằm thỏa mãn các yêu cầu của Khách hàng.
Tuy nhiên để một sản phẩm thực sự có chất lượng cao đối với khách hàng, EDH cần phải tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau trong quá trình sản xuất:
- Thỏa mãn mọi yêu cầu của khách hàng: Khách hàng bao gồm khách hàng nội bộ của mình và khách hàng ngoài doanh nghiệp.
- Liên tục cải tiến chất lượng bằng cách áp dụng vòng tròn Deming, bao gồm: Hoạch định chất lượng (P), tổ chức thực hiện (D), kiểm tra (C), điều chỉnh và cải tiến (A).
Hình 42: Vòng tròn Deming
Quá trình hoạch định chất lượng: EDH phải cụ thể hóa tất cả các tiêu chuẩn cần đạt được đối với dòng sản phẩm này như các tiêu chuẩn của IEC, TCVN, tiêu chuẩn của EVN và tổng cục đo lường Việt Nam. Trên cơ sở các tiêu chuẩn đó EDH cần soạn thảo các văn bản kiểm tra (check list) và ban bố cho các phòng ban liên quan để thực hiện đồng bộ.
Để đạt được chất lượng cao nhất đối với sản phẩm cuối cùng thì sản phẩm qua các công đoạn sản xuất phải đạt được chất lượng theo tiêu chuẩn kiểm tra đã đưa ra. Mỗi sản phẩm dở dang của các công đoạn như gia công cơ khí trên máy CNC, hàn, sơn, lắp ráp cơ khí, lắp ráp thiết bị điện, đấu dây, thử nghiệm cần phải được kiểm tra chặt chẽ theo văn bản kiểm tra và có ký tên trước khi chuyển sang công đoạn
sau. Điều này không những có ý nghĩa quan trọng về mặt chất lượng mà còn có ý nghĩa về mặt tiết kiệm chi phí khi ngăn ngữa được sản phẩm lỗi, hỏng, sai sót khi đưa đến các công đoạn sau.
Tổ chức thực hiện: Để đảm đạt được các mục tiêu chất lượng đề ra EDH cần tăng cường các công tác sau để đảm bảo rằng các kế hoạch sẽ được điều khiển một cách hợp lý.
- Tạo sự nhận thức một cách đầy đủ hơn về mục tiêu chất lượng và sự cần thiết, lợi ích của việc thực hiện các mục tiêu đó đối với những người có trách nhiệm. - Giải thích cho mọi người biết chính xác những nhiệm vụ kế hoạch chất lượng cụ
thể cần thiết phải thực hiện trong từng giai đoạn.
- Tổ chức những chương trình đào tạo và giáo dục, cung cấp những kiến thức, kinh nghiệm cần thiết đối với việc thực hiện kế hoạch. Xây dựng chương trình động viên khuyến khích người lao động tham gia tích cực vào quản lý chất lượng.
- Ban hành hệ thống tiêu chuẩn quy trình bắt buộc.
- Cung cấp đầy đủ các nguồn lực ở những nơi và lúc cần thiết, kể cả những phương tiện kỹ thuật dùng để kiểm soát chất lượng.
Kiểm tra, kiểm soát chất lượng: Để đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng được thực hiện theo đúng những yêu cầu kế hoạch đặt ra trong quá trình tổ chức thực hiện, EDH cần tăng cường các hoạt động kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Hai nhà máy sản xuất cần phải thực hiện những nhiệm vụ kiểm soát sau một cách liên tục :
- Theo dõi tình hình thực hiện, tổ chức thu thập thông tin và các dữ liệu cần thiết về chất lượng thực hiện.
- Đánh giá tình hình thực hiện chất lượng và xác định mức độ chất lượng đạt được trong thực tế của doanh nghiệp.
- So sánh chất lượng thực tế với kế hoạch phát hiện các sai lệch và đánh giá các sai lệch đó trên các phương diện kinh tế, kỹ thuật.
- Phân tích các thông tin nhằm tìm kiếm, phát hiện các nguyên nhân dẫn đến việc thực hiện chệch đi so với mục tiêu kế hoạch đặt ra. Tác giả đề xuất sử dụng biểu
đồ nhân quả (hay biểu đồ Kaoru Ishikawa) để xác định các vấn đề gây ra biến động về chất lượng :
-
Hình 43 : Biểu đồ nhân quả
Điều chỉnh và cải tiến:Khi tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết, cần phân biệt rõ ràng giữa việc loại trừ hậu quả và loại trừ nguyên nhân của hậu quả. Sửa lại những phế phẩm và phát hiện sai sót trong quá trình thực hiện bằng việc làm thêm thời gian, sửa lại sản phẩm hỏng đều là những hoạt động xóa bỏ hậu quả chứ không phải nguyên nhân. Để phòng tránh các phế phẩm ngay từ ban đầu, phải tìm và loại bỏ những nguyên nhân ngay từ khi chúng còn ở dạng tiềm năng. Quá trình cải tiến thực hiện theo các hướng chủ yếu sau :
- Thay đổi quá trình nhằm giảm khuyết tật. - Thực hiện quy trình mới.
- Phát triển sản phẩm và tối ưu hóa quá trình.
4.2.4 Hoàn thiện công tác nghiên cứu phát triển sản phẩm
Kết quả
Con người Máy móc
Tác giả đề xuất tái cơ cấu phòng nghiên cứu phát triển để đáp ứng yêu cầu phát triển sản phẩm trong thời gian tới. Hiện tại phòng nghiên cứu phát triển mới có 5 người bao gồm cả trưởng phòng, tác giả đề xuất cơ cấu như sau:
Sơ đồ 41: Cơ cấu tổ chức phòng R&D
- Trưởng phòng: Lập kế hoạch cũng như các mục tiêu nghiên cứu và triển khai ứng dụng
- Nhóm phát triển phần mềm: 5 người - Nhóm nghiên cứu ứng dụng: 3 người
- Nhóm tích hợp hệ thống với hạ tầng viễn thông: 3 người
- Nhóm hỗ trợ khách hàng như đào tạo vận hành, tư vấn khắc phục sự cố: 3 người Đầu tư về đào tạo và cơ sở vật chất phòng nghiên cứu phát triển, đây là điều kiện cần để các kỹ sư, chuyên gia của EDH cùng cá nhân và các tổ chức bên ngoài tiến hành thiết kế thử nghiệm các công nghệ mới cũng như phát triển hệ thống.
Phối hợp cao với một nhà cung cấp có sự mạnh cạnh tranh nhằm phối hợp giữa các yếu tố quốc tế và địa phương, bởi các nhà cung cấp có bí quyết công nghệ, thương hiệu- uy tín quốc tế, tiêu chuẩn chất lượng cao. Trong khi đó EDH có lợi thế về quan hệ khách hàng, kinh nghiệm cũng như độ linh hoạt trong sản xuất. Một số chương trình nghiên cứu EDH cần nghiên cứu triển khai như:
- Nghiên cứu triển khai lắp đặt hệ thống đo đếm từ xa.
- Giải pháp đo đếm tích hợp với hệ thống quản lý kinh doanh hiện đại. - Giải pháp thu thập dữ liệu và điều khiển không người trực.
- Giải pháp nâng cao khả năng tải của máy biến áp dầu. Trưởng phòng Nhóm phát triển phần mềm Nhóm nghiên cứu ứng dụng Nhóm tích hợp hệ thống và hạ tầng viễn thông Nhóm hỗ trợ khách hàng
- Giải pháp kết nối trong vận hành với các nhà máy thủy điện. - Giải pháp chống tổn thất phi kỹ thuật hiệu quả.
- Nghiên cứu xây dựng cấu hình rơ le sa thải phụ tải.
- Nghiên cứu truyền dẫn thông tin vô tuyến kết hợp với hạ tầng viễn thông … EDH cần tổ chức các buổi hội thảo để định hướng tầm nhìn công nghệ đối với các nhà khoa học trong và ngoài nước về Tự động hóa trạm. Trên cơ sở định hướng đó, EDH có thể độc lập cũng như hợp tác nghiên cứu với các tổ chức bên ngoài như các viện, trung tâm nghiên cứu của các trường đại học công nghệ. Khi các kết quả nghiên cứu tiến hành đăng ký sở hữu trí tuệ theo Luật Cạnh tranh, đây có thể là lợi thế cạnh tranh bền vững trong một khoảng thời gian nhất định. Phối với các doanh nghiệp liên quan như Viễn thông và Công nghệ thông tin để tăng khả năng tích hợp hệ thống.
Sau khi tuyển dụng thêm cơ cấu phong nghiên cứu phát triển, EDH nên có các chương trình đào tạo như:
- Đào tạo định hướng: Giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển công ty, giời thiệu cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, giới thiệu về văn hóa doanh nghiệp, đào tạo kỹ năng mềm như làm việc theo nhóm để mọi người có thể gắn kết trong quá trình làm việc.
- Đào tạo chuyên môn: Có các chương trình đào tạo nội bộ, thuê các tổ chức bên ngoài cũng như đào tạo ở nước ngoài để nhân viên có điều kiện phát triển năng lực cá nhân, đóng góp cho quá trình phát triển sản phẩm tối ưu và có lợi thế cạnh tranh nhờ sự khác biệt hóa.
Bên cạnh quá trình đào tạo phát triển nhân viên, chuyên gia cao cấp EDH cần có những chế độ đãi ngộ như lương thưởng thích đáng. EDH cũng cần tăng cường phát triển văn hóa doanh nghiệp để không ngừng phát triển nhân viên không chỉ nhân viên R&D mà còn cả những nhân viên trong bộ phận khác. Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng trong việc giữ chân nhân viên, có như vậy EDH mới có thể phát triển dòng sản phẩm Tự động hóa nói riêng và các sản phẩm khác nói chung nhanh và bền vững.
4.2.5.1 Thiết kế chiến lược và chương trình định giá
Khi xác định giá dòng sản phẩm công ty cần tuân theo quy trình sáu bước : Thứ nhất công ty phải xác định một cách thận trọng trong mục tiêu Marketing của mình, như đảm bảo sống sót, tăng lợi nhuận tối đa trước mắt, tăng tối đa mức thu nhập hiện tại, tăng tối đa mức tiêu thụ, tăng tối đa việc hớt phần ngon của thị trường, hay dành vị trí dẫn đầu về mặt chất lượng sản phẩm.
Thứ hai là công ty phải xác định đồ thị nhu cầu thể hiện số lượng sản phẩm thị trường sẽ mua trong thời kỳ nhất định với các mức giá khác nhau. Nhu cầu càng co dãn thì công ty có thể ấn định giá càng cao.
Thứ ba là công ty ước tính giá thành của mình sẽ thay đổi như thế nào với mức sản lượng khác nhau và với trình độ kinh nghiệm sản xuất khác nhau đã tích được.
Thứ tư là công ty khảo sát giá của các đối thủ cạnh tranh để làm cơ sở xác định vị trí giá của mình.
Thứ năm là công ty lựa chọn một trong những phương pháp định giá sau : định