6. Kết cấu của đề tài
3.1.2.3 Quá trình cung cấp sản phẩm cho khách hàng
Bước 1. Nhận thông tin về đấu thầu:
Mọi thành viên trong Công ty khi biết thông tin mời tham gia dự án, đấu thầu, chào hàng cạnh tranh đều có thể thông báo cho Tổng Giám đốc, phòng Dự án biết. Phòng Dự án tiếp nhận thông tin và ghi tóm tắt yêu cầu, địa chỉ và người liên hệ vào sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng.
Bước 2. Xem xét:
Phòng Dự án cử người tiếp xúc, thăm dò, nghiên cứu tìm hiểu nội dung của HSMT, xem xét chi tiết các chủng loại hàng hoá và ghi lại kết quả xem xét vào biểu P-21- F1 rồi trình Tổng Giám đốc xem xét quyết định, nếu không có khả năng thì dừng, nếu có khả năng thì mua HSMT.
Nguồn: ISO công ty EDH
Bước 3. Mua hồ sơ mời thầu:
Sau khi đã nghiên cứu và phân tích kỹ thế mạnh, khả năng cung cấp hàng, phòng Dự án tiến hành mua hồ sơ mời thầu HSMT.
Bước 4. Nghiên cứu và phân công:
Phòng Dự án sau khi nghiên cứu kỹ nội dung HSMT và các thông tin liên quan đến HSMT, báo cáo với Tổng Giám đốc về kế hoạch sơ bộ rồi tiến hành lập kế hoạch để thực hiện hồ sơ dự thầu, phân công cụ thể cho các đơn vị liên quan thực hiện các yêu cầu của HSMT, nếu không có khả năng hoặc đủ điều kiện dự thầu thì dừng.
Bước 5. Lập hồ sơ thầu:
Các đơn vị liên quan: Phòng kỹ thuật chuẩn bị các tài liệu kỹ thuật hoặc kiểm tra các nội dung chào kỹ thuật do các đơn vị khác chuẩn bị và chuẩn bị các bản vẽ thiết kế có mức độ phù hợp với yêu cầu HSMT, phòng Tài chính kế toán, phòng Vật tư- Xuất nhập khẩu hoặc những người được Tổng Giám đốc chỉ định chịu trách nhiệm chuẩn bị các nội dung dưới dạng văn bản mà HSMT yêu cầu.
Sau khi đã chuẩn bị xong các công việc được giao dạng văn bản, chuyển toàn bộ các văn bản đó và các tài liệu có liên quan cho phòng Dự án để hoàn tất hồ sơ dự thầu.
Bước 6. Duyệt:
Sau khi tập hợpđầy đủ các nội dung của hồ sơ dự thầu, phòng Dự án trình Tổng Giám đốc duyệt và ký trước khi đóng gói hồ sơ dự thầu. Nếu nội dung chào thầu chưa phù hợp, Tổng Giám đốc sẽ yêu cầu các phòng chức năng làm lại hoặc bổ xung hoàn chỉnh. HSDT chỉ được ký duyệt và đóng gói khi các nội dung đã phù hợp.
Bước 7. Nộp hồ sơ và tham gia mở thầu:
Phòng Dự án nộp hồ sơ dự thầu và thay mặt Tổng Giám đốc Công ty tham gia lễ mở thầu, báo cáo lại với Tổng Giám đốc tình hình, kết quả mở thầu và phân tích kết quả để có cách nhìn tổng quan về thị trường.
Phòng Dự án cập nhật thông tin vào bảng theo dõi các gói thầu và chào hàng cạnh tranh. Tiếp tục liên hệ nắm bắt tình hình chung trả lời hoặc phối hợp với các đơn vị khác làm rõ nội dung HSDT mà chủ đầu tư yêu cầu.
Bước 8. Thương thảo và ký hợp đồng:
Nếu không được chọn, phòng Dự án lưu hồ sơ theo P-16
Nếu được chọn là đơn vị trúng thầu, phòng Dự án chuẩn bị các nội dung cần thiết, cung cấp các tài liệu có liên quan cho Tổng Giám đốc xem xét lại trước khi thương thảo.
Trong quá trình thương thảo hợp đồng, phòng Dự án ghi nhận các thay đổi so với hồ sơ dự thầu, báo cáo Tổng Giám đốc để có những biện pháp xử lý kịp thời.
Bước 9. Đặt hàng và theo dõi thực hiện:
Sau khi thương thảo và ký hợp đồng, phòng Dự án tiến hành đặt hàng nội bộ (P 06-F1). Nếu là hàng không qua sản xuất phòng Vật tư – Xuất nhập khẩu tiếp nhận và xử lý tiếp, nếu là hàng qua sản xuất sẽ được thực hiện theo kế hoạch thực hiện công trình (P-02).
Bước 10. Giao hàng và hoàn thiện các hồ sơ:
Khi hàng chuẩn bị cập cảng, đã về kho hoặc đến thời hạn giao hàng, phòng Dự án liên hệ với khách hàng để có kế hoạch giao hàng và cùng phòng Tài chính kế toán, phòng Vật tư xuất nhập khẩu, phòng Kỹ thuật, phòng Thử nghiệm, Nhà máy sản xuất TBĐ chuẩn bị các tài liệu, văn bản, giấy tờ, liên quan đến hợp đồng để làm các thủ tục giao hàng.
Sau khi đã giao hàng cho khách hàng, phòng Dự án phải lưu hồ sơ như quy định P-16.
Như vậy đặc trưng của việc cung cấp sản phẩm Tự động hóa trạm cho khách hàng dưới dạng đấu thầu cạnh tranh các dự án. Chính vì thế quá trình cung cấp các sản phẩm này có nhiều đặc trưng khác so với các sản phẩm tiêu dùng, thiết bị công nghiệp … đó là thời gian cung cấp và triển khai dự án kéo dài, việc thực hiện các dự án liên quan đến nhiều các đơn vị khác nhau, thực hiện nhiều các thủ tục giao dịch, thanh toán, pháp lý. Với đặc trưng này các chiến lược marketing cũng cần có các chương trình tiếp cận, chào hàng khác nhau và có thể là cả vận động hành lang để có được lợi thế trong đấu thầu.