Tại công ty, các khoản chi phí bán hàng bao gồm: chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, bao bì; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí bảo hành; chi phí quảng cáo, tiếp thị, dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác. Cần theo dõi chi tiết theo từng nội dung kinh tế của từng khoản chi phí.
Mỗi loại chi phí có chứng từ, hóa đơn như sau:
-Đối với chi phí nhân viên bán hàng, căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương, Bảng kê trích trước tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn…
-Đối với chi phí vật liệu, bao bì; dụng cụ đồ dùng cần có phiếu xuất kho…
-Đối với chi phí khấu hao TSCĐ cần có bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. -Đối với chi phí quảng cáo, tiếp thị, dịch vụ mua ngoài, chi phí bảo hành, chi phí bằng tiền khác thì cần hóa đơn thanh toán các dịch vụ mua ngoài, chứng từ vận chuyển, phiếu chi, giấy báo Nợ…
Dưới đây là phiếu chi liên quan tới chi phí bán hàng: Biểu 2.2.15. Tài khoản sử dụng là TK 641-“Chi phí bán hàng”, và 7TK cấp 2 là: -TK 6411-Chi phí nhân viên
-TK 6412-Chi phí vật liệu
-TK 6413-Chi phí dụng cụ, đồ dùng -TK6414-Chi phí khấu hao TSCĐ -TK6415-Chi phí bảo hành
-TK6417-Chi phí dịch vụ mua ngoài -TK 6418-Chi phí bằng tiền khác.
Các sổ được dùng là: Sổ cái TK 641, các sổ chi tiết tài khoản 6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6417, 6418.
Trình tự kế toán chi phí bán hàng và trình tự nhập liệu trên máy tính: Căn cứ vào các chứng từ gốc ban đầu (phiếu chi, giấy báo Nợ, phiếu xuất kho, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ…), kế toán cần phản ánh kịp thời các khoản chi phí này theo từng nội dung kinh tế cho phù hợp.
-Với chi phí nhân viên bán hàng, kế toán tiền lương lập “Bảng thanh toán lương và phụ cấp” rồi tập hợp vào “Bảng phân bổ tiền lương và bảo
hiểm xã hội” và căn cứ vào đó để tính toán, phân bổ các chi phí liên quan đến bán hàng vào chi phí nhân viên.
-Với chi phí vật liệu, dụng cụ, đồ dùng thì kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ do chuyển lại sẽ tập hợp các khoản chi phí vật liệu, dụng cụ phục vụ cho việc bán hàng để nhập liệu vào máy tính.
Với khoản chi phí chi ra bằng tiền, trực tiếp qua TK 111 đối ứng với TK 641 thì kế toán sẽ vào “Kế toán chi tiết”, chọn “ Kế toán tiền vốn”, Chọn tiếp “Phiếu chi” - như hình 2.2.16, hình 2.2.17, và nhập các số liệu, Ên
Ctrl+S để lưu kết quả nhập. Từ đó, số liệu sẽ được đưa tới TK 641, vào sổ cái
TK 641, Sổ cái TK tiền và các sổ liên quan khác.
Riêng đối với khoản chi phí khấu hao TSCĐ thì kế toán cuối tháng chọn “Kế toán tổng hợp”, chọn “Khấu hao tài sản cố định”, chọn “Tháng 11” “Năm 2011”. Theo những thông tin khai báo ban đầu, hàng tháng máy sẽ tự động theo đó tính khấu hao và đưa vào từng khoản đã xác định. Đối với chi phí khấu hao TSCĐ liên quan đÕn bán hàng sẽ được đưa vào sổ chi tiết TK 6414, sổ cái TK 641. Cuối tháng thực hiện bút toán xác định kết quả kinh doanh.
-Các khoản chi phí khác liên quan tới bán hàng cũng được kế toán cập nhật thường xuyên. Từ giao diện chính, kế toán chọn “Kế toán chi tiết”, chọn “Các nghiệp vụ kế toán khác” đối với các nghiệp vụ liên quan tới chi phí tiền lương cho nhân viên bán hàng, chi phí bằng tiền tạm ứng... Kế toán nhập các số liệu, thông tin cần thiết liên quan, nội dung nghiệp vụ, định khoản tài khoản, số tiền, Ên Ctrl+S để lưu kết quả nhập liệu. Sau đó căn cứ vào đó, số liệu sẽ được chuyển tới các sổ là Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 641- Biểu 2.2.18, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan.