Để hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT ( Mẫu 01 - GTGT)
- Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 02 - GTGT)
- Bản thanh toán hàng đại lý ký gửi ( Mẫu 14 - BH)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán...
- Tờ khai thuế GTGT và các chứng từ kế toán khác liên quan
Để hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 156 “ Hàng hoá” - TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá của DN.
- TK 632 “Giá vốn hàng bán” - TK này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ.
- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ” - TK này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- TK 512 “Doanh thu nội bộ” - TK này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty hạch toán toàn ngành.
- TK3387 “ Doanh thu cha thực hiện” - TK này dùng để phản ánh doanh thu cha thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.
- TK521 “ Chiết khấu thơng mại” - TK này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thơng mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua hàng đã mua hàng với khối lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc cam kết mua bán hàng hoá.
- TK 531 “Hàng bán bị trả lại” - TK này dùng để phản ánh doanh thu của số thành phẩm hàng hoá đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do lỗi của doanh nghiệp.
- TK 532 “Giảm giá hàng bán” - TK này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán.
- TK 641 “Chi phí bán hàng” - TK này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá , lao vụ, dịch vụ bao gồm các chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, giới thiệu bảo hành sản phẩm , hàng hoá...
- TK 642 “Chi phí quản lý DN” - TK này dùng để phản ánh các chi phí chung của DN gồm các chi phí quản lý KD, chi phí quản lý hành chính, chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của cả DN.
- TK 911 “Xác định kết quả KD” - TK này dùng để xác định kết quả hoạt động SX, KD và các hoạt động khác của DN trong một kỳ hạch toán.
-TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” - TK này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra , số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách Nhà nớc.
Ngoài ra còn có thể sử dụng các tài khoản liên quan khác nh: TK111, TK112, TK131...